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Casi di successo

La società New Amuser
Srl è stata in grado di
organizzare in molto
modo efficiente la
gestione delle risorse umane
migliorando il controllo, riducendo
le spese generali e ottimizzando
l’accesso alle informazioni
con l’aiuto della nostra soluzione.

New Amuser srl

La Società

New Amuser Srl, ora Allium Tech srl, è stata fondata nel 2010. La linea di business della società comprende la progettazione, lo sviluppo e la produzione di software per applicazioni di telecomunicazioni e automazione dei processi.

 Il problema

La società aveva circa 100 dipendenti in due sedi di lavoro. L’organizzazione del lavoro e la cultura aziendale presentavano notevoli disomogeneità tra le due sedi, ed anche nella stessa sede erano presenti differenze su aspetti contrattuali e orari di lavoro, riconducibili alla storia della società che era passata attraversato incorporazioni e fusioni di unità di business eterogenee. Prima di usare la nostra soluzione, le informazioni riguardanti il personale erano disperse in una molteplicità di documenti cartacei, file excel, posta elettronica, vecchi archivi informatici, senza alcuna comunicazione tra i diversi materiali. L’attività di gestione dei dipendenti era divisa tra più persone, che avevano anche altri compiti, ed era coinvolta anche una società di consulenza esterna. La condivisione delle informazioni era praticamente nulla. Spesso esse erano addirittura duplicate, in quanto ogni addetto si era creato un foglio Excel per gestire il suo compito specifico e lo aggiornava basandosi su dati raccolti da telefonate o e-mail che, naturalmente, nel tempo diventavano obsoleti. Gli errori erano molto frequenti e  abbastanza difficili da scoprire e da gestire a causa della dispersione e disorganizzazione delle informazioni. Nel migliore dei casi erano necessari tempo e sforzi notevoli per risolverli.

Una delle attività più critiche era la gestione delle assenze e la verifica di inizio e fine dell’orario di lavoro dei dipendenti. Ciò era dovuto al fatto che la società doveva gestire più contratti e orari di lavoro differenti per le diverse categorie di dipendenti e le diverse sedi. In particolare  i dipendenti non erano molto attenti nell’effettuare correttamente le loro timbrature in entrata e in uscita. Perciò la gestione delle presenze era un compito piuttosto complesso che richiedeva tempo e fatica. Gli errori erano frequenti e il personale delle risorse umane era costretto a perdere molto tempo nell’interagire con i dipendenti al fine di correggere le anomalie.

C’erano anche problemi ricorrenti con i cedolini poiché i dipendenti riportavano errori relativi a specifici dati mensili: ad esempio le spese di trasferta, le assenze, il pagamento degli straordinari. Quando questo accadeva era necessario scavare negli archivi cartacei o nelle e-mail per trovare i dati e poi, verificata la correttezza delle informazioni, inviarle all’ufficio paghe.

Era anche particolarmente difficile rendicontare le ore lavorate dai dipendenti poiché alcuni di loro erano riluttanti a svolgere questo compito e sistematicamente non riuscivano a completarlo entro il tempo richiesto. Era anche frequente trovare incongruenze nelle ore rendicontate il che costringeva a rimandare la rendicontazione al dipendente perché correggesse gli errori

La soluzione

L’installazione di una prima versione del software per la centralizzazione delle informazioni e la gestione semi-automatica dei processi, che ancora non si chiamava HR-Assistant, è iniziata nel 2013 ad ha fatto subito registrare uno straordinario impatto sull’efficienza e sulla coerenza dei processi HR.

Tutte le informazioni disperse in diverse fonti e strumenti sono state introdotte nel database dipendenti. Questo ha anche permesso di creare omogeneità e colmare le lacune nelle informazioni disponibili.

I moduli tradizionali cartacei utilizzati dai dipendenti per richiedere ferie, permessi, trasferte, pagamento di straordinari e così via sono stati sostituiti da moduli elettronici ed è stato messo in atto un processo automatizzato per raccogliere le autorizzazioni on-line e inviare notifiche.

La gestione delle presenze è stata enormemente semplificata grazie ai controlli automatizzati e alla possibilità per i dipendenti di correggere autonomamente gli errori  a seguito delle notifiche inviate loro dal sistema. Gli interventi si sono limitati solo ad alcuni casi specifici, ad es. le malattie dei dipendenti,  oppure la gestione presenze dei dirigenti o di altro personale che lavora presso il cliente. Il sistema produceva automaticamente tutti i dati variabili da inviare all’ufficio paghe ed in tal modo una buona quantità di tempo è stata risparmiata e gli errori notevolmente ridotti.

E’ stata inoltre messa in funzione una procedura semplice ed efficace per rendicontare le ore di lavoro. L’intero processo è stato gestito dal sistema che inviava promemoria via email al personale in prossimità della data di scadenza per la rendicontazione. Se necessario erano inviati ulteriori solleciti al dipendente e contemporaneamente la notifica degli stessi anche al suo capo per migliorare il rispetto delle scadenze. Il numero di errori è stato notevolmente ridotto grazie a controlli automatici di coerenza nella immissione dei dati. Altro grande vantaggio per i dirigenti è venuto dalle analisi e dai report disponibili attraverso il sistema. In particolare, i report prodotti automaticamente potevano essere utilizzati dai manager per controllare la produttività e il progresso dei progetti.

Il progetto ha raccolto anche informazioni utili a misurare l’impatto economico della soluzione sulla gestione delle risorse umane.

Risultati

L’impatto globale è stato impressionante. La carta è rapidamente scomparsa dalla scrivania HR, migliaia di ore di personale di staff sono state risparmiate grazie all’automazione di quasi tutti i processi, l’accesso alle informazioni è stato semplificato e il miglioramento complessivo della qualità assicurata è stato notevole.

Sulla base dei risultati ottenuti per un periodo di oltre due anni, si è stimato che la soluzione abbia permesso di risparmiare più dell’ 80% del tempo solo nelle attività di controllo presenze. Mentre prima dell’introduzione del sistema erano necessarie tre unità di personale interno a tempo pieno e un impiegato presso l’ufficio paghe per effettuare tutte le attività HR, solo un impiegato interno è poi risultato sufficiente per effettuare tutto il lavoro dopo l’introduzione della soluzione software. L’HR Manager ha potuto liberare il suo tempo dalle attività di gestione dei dipendenti e dedicarsi maggiormente a occuparsi del personale, a migliorare la formazione, la comunicazione interna e la motivazione.

Grazie alle analisi e ai report, si è potuta ottenere una significativa ottimizzazione delle spese di viaggio.

Il dipartimento delle risorse umane ha avuto gli strumenti per presentare informazioni tempestive e accurate sui costi del personale e sulla produttività a ogni riunione del top management.

La qualità dei processi HR è notevolmente migliorata, come è stato documentato dalle eccellenti valutazioni raccolte durante le ispezioni ISO9001.

L’impatto economico globale dell’introduzione del sistema è stato stimato nell’ordine di € 50.000

Riconoscimenti

Siamo grati a New Amuser per quello che abbiamo imparato lavorando con loro. I difficili problemi che abbiamo affrontato per costruire una risposta adeguata alle loro esigenze ci ha stimolati a trovare soluzioni efficaci da proporre ad altri clienti. Abbiamo imparato molto dal lavoro sul campo, osservando i problemi reali che si dovevano gestire, studiando i comportamenti degli utenti di e analizzando l’impatto della soluzione sull’organizzazione.

Questa esperienza fondamentale ci ha dato lo slancio per sviluppare ulteriormente HR-Assistant e il nostro business.