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Rendicontazione progetti

Traccia i costi di progetti o commesse

La rendicontazione delle ore lavorate dal personale su progetti o commesse è un’attività fondamentale per assicurare il rispetto del budget e l’efficienza nell’utilizzo delle risorse. Senza adeguati strumenti però essa può rivelarsi molto onerosa: il dipendente tenderà ad attribuirle scarsa importanza e, di fronte all’urgenza di completare il lavoro assegnato, potrebbe procrastinare la rendicontazione col rischio di perdere il controllo delle ore effettivamente lavorate; il responsabile dovrà sollecitare il dipendente  perché rispetti le scadenze al fine di evitare pericolosi sforamenti del budget assegnato. Con HR-Assistant, grazie alla rendicontazione online e ai meccanismi di notifica automatica delle scadenze di rendicontazione, avrai sempre la situazione sotto controllo e potrai disporre in tempo reale dei dati necessari per la fatturazione.

Tracciare i costi di progetti o commesse
Definizione dei codici di rendicontazione

Definisci i progetti

Attraverso HR-Assistant è molto facile definire i progetti su cui il personale dovrà effettuare la rendicontazione on line. Puoi introdurre nel sistema i progetti in due modi:

  • direttamente dal sistema, attraverso la maschera dedicata di creazione e modifica delle commesse/progetti.
  • importando un file excel contenente l’elenco delle commesse/progetti e le relative informazioni, nel caso in cui queste devono essere gestite esternamente

Assegna i codici di rendicontazione alle risorse

I manager autorizzati assegnano a ciascun dipendente i progetti rendicontabili selezionandoli da un menu a scorrimento. Il dipendente potrà quindi inserire le ore solo sui codici a lui assegnati. L’assegnazione potrà essere modificata dai responsabili in qualunque momento.

Assegnazione di codici di rendicontazione

Rendicontazione (timesheet) utilizzabile anche per le presenze

L’attività di rendicontazione progetti può essere effettuata con cadenza giornaliera, settimanale o mensile e richiede pochissimo tempo al personale che deve semplicemente inserire le ore in corrispondenza ai codici delle commesse che trova sul foglio a lui dedicato. Se l’azienda utilizza un sistema di rilevazione presenze, il sistema è in grado di controllare la coerenza del totale di ore inserite rispetto alle ore effettivamente lavorate nel periodo.

Nel caso in cui l’azienda non utilizzi sistemi di rilevazione presenze, i dati di rendicontazione giornaliera possono eventualmente essere utilizzati per generare le informazioni di presenza o assenza dei dipendenti da inviare all’ufficio paghe.

Reminders

Il sistema può inviare reminders ai dipendenti in prossimità della data di scadenza della rendicontazione. In questo modo si può assicurare che questa attività sia effettuata nel tempo previsto da tutto il personale consentendo ai manager di scaricare dati corretti e completi.

Reminders
Reports di consuntivazione chiari e completi

Export dei dati e reports di consuntivazione chiari e completi

E’ possibile esportare i dati di rendicontazione del personale sotto forma di file excel come dati grezzi finalizzati ad elaborazioni off-line. E’ inoltre disponibile un report di consuntivazione sotto forma di prospetto riassuntivo mensile già elaborato. Il sistema conserva lo storico dei dati di rendicontazione consentendo quindi di effettuare analisi relative a qualsiasi periodo temporale.

Approfondimenti

Rispetto dei tempi di rendicontazione

Non devi più sollecitare i dipendenti perché effettuino la rendicontazione entro le scadenze prefissate. Un meccanismo di comunicazione più che collaudato assicura che i dati di rendicontazione siano sempre disponibili senza ritardi.

Anagrafiche dei progetti

Puoi associare a ciascun progetto o commessa svariate informazioni quali il cliente, la linea di prodotto/servizio, la Business Unit, le ore uomo previste, ecc. tramite le quali puoi facilmente aggregare i risultati o costruire totali parziali. Puoi anche strutturare i progetti in sotto-progetti e gestire la relativa rendicontazione.

Assegnazione dinamica dei progetti

Puoi modificare in qualsiasi momento e senza limiti l’assegnazione dei progetti ai dipendenti per gestire con la necessaria dinamicità l’allocazione delle risorse. Il sistema ne terrà conto immediatamente e modificherà di conseguenza le scelte di rendicontazione che il dipendente avrà a disposizione.

Velocizza la produzione di reports e l’elaborazione dei risultati

Puoi produrre ed esportare in excel sia i dati grezzi di rendicontazione sia un report sintetico con dati aggregati per mese, per dipendente e per progetto. In questo modo ti sarà più facile calcolare i costi di progetto e produrre i reports per la fatturazione o per la documentazione da fornire al cliente.

Rendicontazione semplice e veloce anche da smartphone

Per facilitare la rendicontazione al dipendente abbiamo creato una versione ottimizzata per gli smartphone che consente di velocizzare al massimo l’inserimento dei dati.

Personalizzazione dei reports

Siamo in grado di personalizzare la struttura dei reports sulla base delle tue esigenze in modo che si adattino perfettamente agli strumenti di elaborazione utilizzati in azienda. E’ possibile anche associare costi orari ai dipendenti e costi fissi o variabili alle attività con la possibilità di rendicontare anche le quantità, al fine di poter calcolare in automatico i costi complessivi dei progetti.