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Trasferte e Note Spese

Organizza la tua trasferta

La gestione delle trasferte e della nota spese costituisce in ogni azienda un elemento di criticità, sia per il numero di persone coinvolte nel processo organizzativo e autorizzativo, sia per la quantità di materiale eterogeneo da raccogliere e tenere ordinato, sia per la necessità di far quadrare con precisione i costi sostenuti con i ricavi previsti. Il modulo di gestione delle trasferte è studiato per raccogliere in modo ordinato e corretto tutte le informazioni che servono ai vari attori coinvolti nel processo aziendale: chi deve autorizzare la trasferta, chi deve imputarne i costi su commessa o centro di costo, chi deve occuparsi delle eventuali prenotazioni e acquisto di titoli di viaggio, chi deve infine provvedere al calcolo nota spese e al rimborso spese trasferta sul cedolino del dipendente. Seguendo lo schema suggerito, si rende più rapido ed efficiente il processo e si evitano errori.

Processo di gestione della trasferta
Compilazione della nota spese

Con HR-Assistant la gestione note spese è più semplice ed efficiente

Al ritorno dalla trasferta puoi usare il nostro software note spese  per inserire on line tutte i costi sostenuti, allegando eventuali ricevute in formato elettronico. In questo modo si elimina la necessità per il personale di segreteria di raccogliere, gestire e archiviare tutto il materiale relativo alla gestione delle trasferte in formato cartaceo e i tempi di lavorazione vengono notevolmente ridotti.
Anche l’amministrazione risparmia tempo: infatti avendo tutte le informazioni a portata di mano i controlli risultano facilitati.

Tracciamento di molteplici tipologie di spesa

La nota spese permette di inserire diverse tipologie di spesa allo scopo di consentire analisi finalizzate alla ottimizzazione dei costi. E’ possibile inserire la diaria giornaliera e distinguere tra spese in contanti, con carta di credito aziendale e in valuta.  Sono disponibili campi note per poter trasferire informazioni e precisazioni all’amministrazione.

Con lo smartphone alleghi in un attimo le ricevute con una foto

Il software note spese ti consente di compilare la richiesta spese trasferta anche dal tuo smartphone, magari mentre stai aspettando l’aereo o sei comodamente seduto sul treno. In questo caso puoi allegare le ricevute semplicemente fotografandole. Così non rischi più di perderle o di fare confusione tra le ricevute di trasferte diverse.

E quanto tempo risparmiato! Quando torni in ufficio non devi più preoccuparti di niente. HR-Assistant ha già inoltrato la tua nota spese a chi deve autorizzarla e così il rimborso sarà più veloce.

Fotografare e allegare ricevute con smartphone
Trasferta e nota spese sempre associate

Trasferta e note spese viaggiano sempre insieme

Ogni nota spese viene automaticamente abbinata alla richiesta di rimborso spese trasferta a cui si riferisce così non rischi di fare confusione e l’accesso alle informazioni risulta facilitato.

Rimborsi chilometrici

Rimborsi chilometrici

Inserendo nel sistema le informazioni relative ai viaggi effettuati e ai chilometri percorsi, tutti i costi sono sempre sotto controllo e associati automaticamente alle commesse. Inoltre si ottiene un bel risparmio di tempo nella gestione delle trasferte, tanto nel processo autorizzativo che nella rendicontazione dei costi.

Scopri le opportunità di risparmio con l’analisi dei dati

La disponibilità di tutti i dati di spesa in formato elettronico esportabili in excel facilita i controlli e consente di effettuare analisi finalizzate alla ottimizzazione dei costi e alla definizione di politiche di saving.

Calcolo automatico dei rimborsi spesa per il dipendente

Il software note spese calcola automaticamente i rimborsi da corrispondere al dipendente che vengono poi inseriti all’interno del pacchetto di dati da inviare a fine mese al consulente del lavoro.

Statistiche spese di trasferta