Anticamera di studio medico. Una stanza più o meno grande, che può ospitare più ambulatori, con arredo nuovo o di recupero, spesso affollata, specie quando più medici prestano servizio contemporaneamente.

Tra i pazienti chi si lamenta dell’attesa, chi cerca di passare il tempo chiacchierando con il vicino, chi legge indifferente a tutto. Al bancone, o alla scrivania presenti nell’anticamera ci sono uno o più addetti, spesso donne, che si occupano di disciplinare la coda dei pazienti, prendendo nota dell’ordina di arrivo, predisponendo le ricette da far firmare al dottore, rispondendo alle domande forse sempre uguali dei pazienti in attesa.

Ma qual è la condizione lavorativa di questi addetti? Sono autonomi o dipendenti del medico per cui lavorano?

A gennaio 2013 è stata promulgata la legge 4/2013 sulle “professioni non organizzate in ordini o collegi” o le “professioni associative”, per quei lavoratori che non sono inseriti in ordini o collegi. A queste categorie la legge ha imposto una serie di obblighi, tra cui la promozione di garanzie a tutela dell’utente, ma ha anche consentito di creare “associazioni a carattere professionale di natura privatistica, fondate su base volontaria, senza alcun vincolo di rappresentanza esclusiva, con il fine di valorizzare le competenze degli associati e garantire il rispetto delle regole deontologiche, agevolando la scelta e la tutela degli utenti nel rispetto delle regole sulla concorrenza” (art.2).

Ecco quindi che queste segretarie di studio medico, che siamo abituati a vedere in “simbiosi” col medico stesso, fanno ormai solitamente parte di un’associazione di lavoro indipendente, spesso una cooperativa, cui vengono demandate tutte le incombenze amministrative e organizzative in conseguenza delle quali i pazienti vedono al proprio posto ogni giorno quella particolare segretaria, ovvero un/una sostituto/sostituta qualora la titolare sia impossibilitata, per uno o più giorni, a presentarsi al lavoro.

I responsabili di queste associazioni, che sono sempre più numerose in Italia, si trovano di fronte a problematiche di organizzazione del lavoro comuni anche ad altri settori, come in genere l’ambito sanitario o quello socio-assistenziale. A fronte di un numero più o meno grande di studi medici, devono predisporre un orario giornaliero per i dipendenti, individuare eventuali sostituti da utilizzare in caso di assenze, che possono anche essere improvvise, come è naturale nel caso di permessi per malattia. La situazione è resa più complessa dagli orari di ambulatorio molto differenziati dei medici, che determinano un utilizzo del personale variegato e non standardizzabile. Poiché nello stesso studio medico la stessa persona potrebbe essere utilizzata in orari diversi per medici diversi, la gestione dei turni diventa estremamente complessa e la possibilità di errore si incrementa, se tale gestione non può contare su un software che controlli tutti i passaggi. Se poi qualcuno si assenta, magari avvisando con poco preavviso, la gestione manuale si fa decisamente impossibile.

Pertanto risulta sempre più indispensabile un software specifico capace di controllare turni e sostituzioni, di verificare gli incroci, di evitare gli errori, di facilitare il responsabile nella ricerca del possibile sostituto. In questo senso risulta di grandissimo valore la possibilità di effettuare la ricerca del sostituto accedendo al software tramite App su smartphone, potendo così fare a meno di un computer che spesso può non essere disponibile e consentendo di contattare immediatamente il sostituto senza necessità di ulteriori passaggi.

Altro aspetto importante può essere la possibilità di informare il sostituto su dati sensibili specifici di un particolare studio medico, consentendogli di svolgere il proprio lavoro garantendo al tempo stesso il rispetto della normativa sui dati sensibili.

A tutte le problematiche sopra esposte può rispondere la soluzione in cloud HR-Assistant che include un modulo studiato per le esigenze degli studi medici. Il modulo “Turni e Sostituzioni” garantisce una distribuzione ottimale dei turni lavorativi del personale, evita il rischio di sovrapposizioni ed errori di assegnazione degli addetti, semplifica la gestione delle sostituzioni consentendo di individuare facilmente attraverso la App per smartphone il sostituto e di contattarlo immediatamente senza bisogno di ulteriori passaggi.

La tecnologia fornisce gli strumenti per semplificare tante problematiche che in passato dovevano essere gestite manualmente, con consumo di tempo e fatica: HR-Assistant lavora per semplificare e rendere più efficace e soddisfacente il lavoro quotidiano.