Valutare il clima aziendale ai tempi dello smart working

Facce lunghe, fuga precipitosa appena l’orologio indica la fine dell’orario di lavoro, assenze più o meno giustificate… molti possono essere i segnali che il clima aziendale ha qualcosa che non va. Per l’HR, per i dirigenti è importante capire se gli impiegati, a qualunque livello, sono soddisfatti del proprio lavoro, se mantengono un buon livello di motivazione, insomma se si trovano bene in azienda. Anche in tempi incerti come quelli che stiamo vivendo, i dipendenti più bravi possono trovare senza particolari difficoltà un altro impiego, se ritengono che ne valga la pena, se pensano che le loro esigenze non siano soddisfatte a sufficienza, se perdono interesse a quello che stanno facendo. E inserire un nuovo impiegato richiede tempo e risorse, che sarebbe meglio non sprecare inutilmente.

Valutare il clima aziendale in smart working

D’altra parte stiamo assistendo ad un cambiamento apparentemente inarrestabile: già prima della pandemia di questo 2020, lo smart working aveva cominciato a diffondersi in molti settori lavorativi. Come si fa a capire il clima aziendale se vediamo il viso dei nostri sottoposti attraverso uno schermo, se ci limitiamo a scambiare con loro mail o messaggi, se la chat aziendale diviene il nostro strumento principale di comunicazione?

Già da tempo sono entrati a pieno titolo nel mondo HR gli strumenti di indagine per valutare la motivazione, il benessere, la soddisfazione complessiva dei lavoratori. L’adesione delle aziende ai protocolli ISO 9000 per la gestione della Qualità ha determinato il proliferare di sondaggi e di misurazioni su tutti gli attori coinvolti nel processo di ideazione e sviluppo di un processo o di un prodotto, diventando prassi comune e consolidata e coinvolgendo, naturalmente, anche il cliente finale.

Lo smart working in tempo di coronavirus, con il distanziamento reciproco e l’allontanamento dalla sede di lavoro, ha reso tutto questo ancora più necessario. I lavoratori non condividono fisicamente gli stessi spazi, non si incontrano più al caffè, hanno difficoltà ad avvicinare colleghi e superiori.

Le soluzioni per sondaggi di clima aziendale

Quindi la somministrazione di sondaggi al personale può consentire di avere un feedback affidabile del clima organizzativo e della percezione di qualità di lavoratori e clienti. A questo scopo HR-Assistant propone al suo interno il modulo Sondaggi (per approfondire: clicca qui). Grazie ad esso e alla disponibilità di un questionario specifico sul clima aziendale. che può essere modificato secondo le proprie esigenze, diventa facile e veloce eseguire il sondaggio opportuno.

Talvolta le difficoltà della gestione ordinaria, l’affanno di raggiungere il fatturato previsto non lasciano spazio alla formazione professionale dei lavoratori, che invece rappresenta un investimento per il futuro ed è percepito come un’opportunità di crescita personale, con una ricaduta positiva sul clima aziendale.

Ma come individuare i corsi utili per il personale? Come valutarne l’efficacia? 

Questionari e corsi di formazione

 

In questo campo HR-Assistant propone un modulo specifico, la Valutazione delle competenze, (per approfondire: clicca qui), che consente anche la possibilità di auto-valutazione per il dipendente. Grazie a questo strumento l’HR o il dirigente possono individuare i corsi utili per migliorare le competenze presenti in azienda e le persone più adatte per seguirli.

La stima dell’efficacia del corso è però spesso quasi una formalità, affidata ai fornitori del corso stesso. Non è facile valutare se il lavoratore ha ricevuto quell’insieme di conoscenze che si rivelerà utile nell’attività quotidiana, e nemmeno organizzare in proprio dei questionari e delle prove di verifica. Anche in questo il modulo Sondaggi di HR-Assistant può fare la differenza.

Il mondo del lavoro sta cambiando. Come in ogni cosa ci saranno vantaggi e svantaggi. La tecnologia può aiutarci a risolvere molti problemi ­­ma sta a noi saper scegliere con attenzione gli strumenti più adatti per affrontare il futuro.

Timbrare il cartellino: perdita di tempo o garanzia? Perché dotarsi di software di rilevazione presenze

Rivediamo una scena cult del primo “Fantozzi” (1975): Paolo Villaggio/Fantozzi corre per un lungo corridoio, incitato dai colleghi, sotto il controllo del capoufficio che detta le regole (“No, non lo aiutate, sennò è squalificato”). Cade, si rialza a fatica, arriva con le ultime forze alla timbratrice vecchio stile e riesce a timbrare alle 8:30 in punto, prima di crollare a terra distrutto.

Sono passati 45 anni: come stanno le cose oggi?

Esistono alcune regole nuove, che dopo il 2000 hanno introdotto obblighi ma anche garanzie per i lavoratori. Citiamo per prima una recente sentenza della Corte di Giustizia UE (14 maggio 2019, causa C55-18). Essa si basa su una precedente Direttiva sulla salute e la sicurezza dei lavoratori e stabilisce che deve essere istituito un sistema di registrazione dell’orario di lavoro giornaliero, a garanzia del diritto agli straordinari del dipendente. In altre parole, come può un lavoratore dimostrare che sta effettuando ore di straordinario se non c’è un sistema che calcola la durata effettiva della sua giornata lavorativa?

Quindi, la sentenza ha riletto la timbratura del cartellino non come un “fastidio” per il lavoratore, ma come un suo preciso diritto.

La timbratura come diritto e garanzia

In questo Paese, dove prevalgono le PMI, le aziende più piccole spesso non hanno un sistema di rilevazione presenze codificato o un software di rilevazione presenze. Considerano invece tutti i lavoratori presenti a meno che risultino in permesso, in ferie o malati. E nelle aziende di maggiori dimensioni di norma operai e impiegati non hanno difficoltà a timbrare il cartellino, mentre i dipendenti laureati sono spesso intolleranti verso questo tipo di controllo.

Con la gestione timbrature si intreccia oggi la tutela della sicurezza in azienda. In una ditta che impiega una decina di persone, non è difficile per la segretaria sapere chi è presente, in caso di incendio o di altro evento che porti all’evacuazione del luogo di lavoro. Ma se il numero di addetti è superiore, come si fa a sapere chi c’è senza una rilevazione presenze sicura ed affidabile?

Le timbrature rappresentano quindi, in molti casi, un diritto e una garanzia per i lavoratori.

E le metodologie si sono evolute rispetto alla vecchia timbratrice di Fantozzi.

La timbratura virtuale

L’introduzione dei software gestione presenze in cloud ha portato a varie modalità di timbratura virtuale. Non mancano versioni aggiornate di bollatrici, ma la timbratura attraverso computer o smartphone si sta largamente diffondendo. Spesso la timbratura da telefono è “geolocalizzata”, così si può sapere con precisione se il lavoratore l’ha effettuata dal posto di lavoro. Questa funzione è usata di frequente quando le sedi operative sono più di una oppure il dipendente lavora presso terzi.

I rischi connessi alla tutela della privacy nel caso di geolocalizzazione hanno portato il Garante (provvedimento 08/09/2016 n° 350) ad intervenire in materia. Le app per timbratura virtuale possono essere usate, specie per chi svolge regolarmente attività fuori sede, ma con determinate regole a tutela del lavoratore.

Anche il QR Code può essere utilizzato per le timbrature virtuali. La metodologia è utile dove non è possibile utilizzare uno smartphone, ad esempio in luoghi privi di connessione internet, come i cantieri isolati: i lavoratori possono usare un badge dotato di QR code che deve essere “letto” attraverso un tablet o altro strumento analogo.

Ma i “furbetti del cartellino” di cui si è parlato molto negli ultimi anni hanno spinto la tecnologia ad individuare ulteriori strumenti per accertare che la timbratura sia effettuata davvero dal lavoratore e non dai suoi amici o conoscenti. La Pubblica Amministrazione, con la cosiddetta Legge Concretezza (L. 19 giugno 2019 n. 56) ha introdotto sistemi di verifica biometrica dell’identità (ad esempio attraverso l’impronta digitale o l’iride) e di videosorveglianza per i dipendenti. E’ evidente che anche questa modalità si presta a contestazioni su possibile violazione della privacy ed infatti il Garante è intervenuto ripetutamente per evidenziare i rischi quando si utilizzano sia la biometria che la videosorveglianza.

Le ultime frontiere della rilevazione presenze

Ma l’ultima (inquietante) frontiera per la rilevazione presenze è il microchip sotto pelle: si diventa un po’ bionici ma si possono anche comprare bevande dal distributore aziendale, fare fotocopie, prendere l’ascensore senza dover utilizzare altri badge di riconoscimento.

Ci sembra davvero troppo. Meglio affidarsi a un software rilevazione presenze moderno e flessibile, come quello della piattaforma HR di HR-Assistant. Un programma di rilevazione presenze garantisce sia il diritto dell’azienda al controllo degli orari di lavoro sia la tutela del lavoratore, la sua sicurezza e il suo diritto al riconoscimento degli straordinari. Per sapere come HR-Assistant affronta il problema delle timbrature clicca qui

La programmazione turni di lavoro: un incubo per le aziende?

Negli ultimi mesi l’attenzione comune si è focalizzata più che in passato sul funzionamento degli ospedali, degli studi medici, dei centri di assistenza. La pandemia da coronavirus in corso ha messo sotto stress tutte le strutture che si occupano della salute collettiva, con un incremento a volte insostenibile dei turni. La programmazione dei turni di lavoro si è fatta particolarmente complessa, le variabili più numerose. Infermieri e medici hanno affrontato con coraggio l’emergenza, andando spesso ben oltre il loro normale orario di servizio. L’esposizione al contagio ha purtroppo messo fuori gioco vari operatori sanitari, determinando una riduzione delle risorse umane e una riprogrammazione degli orari. In più casi gli operatori della salute hanno dovuto sottoporsi a turni di lavoro incalzanti, medici neolaureati o alle prime armi si sono trovati a fronteggiare situazioni critiche e per loro totalmente nuove .

L’emergenza ha reso più difficile l’organizzazione dell’assistenza sanitaria. Ma anche in condizioni normali le diverse variabili che influenzano la programmazione dei turni di lavoro fanno venire il mal di testa a chi se ne occupa. Inoltre d’inverno ci sono da mettere in conto le assenze per malattia, d’estate le ferie, tutto l’anno i permessi per le più svariate ragioni. La gestione organizzativa deve basarsi su un programma per turni di infermieri e medici, che aiuti a tenere conto di tutti gli elementi.

Trovare il programma per turni di lavoro adatto alla situazione

La necessità di un software di gestione turni di lavoro si estende ad una infinità di altri campi. Uno di quelli più critici è sicuramente l’orario scolastico. Le variabili vanno dalle esigenze didattiche (quante ore di seguito della stessa disciplina può “sopportare” uno studente? Si può programmare un tema in classe in due ore?) al numero di giorni di lavoro settimanale dei docenti. Ci sono anche insegnanti che lavorano su due o tre scuole, e chi più ne ha più ne metta.

In questo campo anche la programmazione dei consigli di classe e degli scrutini richiede attenzione e molte ore di lavoro, specie se si deve procedere per tentativi.

E che dire di altre attività h 24? Servizi taxi, caselli autostradali, centrali elettriche, telefoniche, ecc. La programmazione turni di lavoro può prevedere orari di 4, 6, 8, anche 12 ore, con vincoli sul riposo giornaliero e settimanale. E l’organizzazione può essere messa in crisi dai permessi e dalle ferie.

Caratteristiche dei programmi di lavoro

Un programma per turni di lavoro può essere abbastanza limitato: può fornire semplicemente un aiuto all’incaricato, ad esempio segnalandogli errori e incongruenze. Ma la complessità dei vincoli esistenti in molti settori mette in crisi gli algoritmi. Ad esempio, nei programmi per l’orario scolastico, bisogna spesso intervenire manualmente perché gli allievi non debbano seguire quattro ore di Italiano lo stesso giorno, oppure un docente non abbia sei ore di lezione consecutive una mattina e una sola la mattina dopo.

Un valido sussidio alla programmazione turni di lavoro è quindi un’esigenza inderogabile. Soprattutto se supporta molteplici vincoli, se riesce a sviluppare soluzioni ottimali, se può soddisfare al meglio la gestione dei turni di lavoro.

Accanto alla suite HR-Assistant è nato ora il prodotto Shift-Assistant, il nuovo programma per turni di lavoro appositamente studiato per rispondere a tutte le esigenze. Essendo una soluzione in cloud, permette l’accesso da qualunque computer ed ha anche un’app per turni di lavoro raggiungibile tramite smartphone. E’ in più una soluzione dinamica, che può integrare vincoli specifici ed esigenze personalizzate.

Per sapere di più sul programma turni di lavoro Shift-Assistant clicca qui