Software di rilevazione presenze dipendenti: timbrature online e QR-Code Skip to content

Timbrare il cartellino: perdita di tempo o garanzia? Perché dotarsi di software di rilevazione presenze

Rivediamo una scena cult del primo “Fantozzi” (1975): Paolo Villaggio/Fantozzi corre per un lungo corridoio, incitato dai colleghi, sotto il controllo del capoufficio che detta le regole (“No, non lo aiutate, sennò è squalificato”). Cade, si rialza a fatica, arriva con le ultime forze alla timbratrice vecchio stile e riesce a timbrare alle 8:30 in punto, prima di crollare a terra distrutto.

Sono passati 45 anni: come stanno le cose oggi?

Esistono alcune regole nuove, che dopo il 2000 hanno introdotto obblighi ma anche garanzie per i lavoratori. Citiamo per prima una recente sentenza della Corte di Giustizia UE (14 maggio 2019, causa C55-18). Essa si basa su una precedente Direttiva sulla salute e la sicurezza dei lavoratori e stabilisce che deve essere istituito un sistema di registrazione dell’orario di lavoro giornaliero, a garanzia del diritto agli straordinari del dipendente. In altre parole, come può un lavoratore dimostrare che sta effettuando ore di straordinario se non c’è un sistema che calcola la durata effettiva della sua giornata lavorativa?

Quindi, la sentenza ha riletto la timbratura del cartellino non come un “fastidio” per il lavoratore, ma come un suo preciso diritto.

La timbratura come diritto e garanzia

In questo Paese, dove prevalgono le PMI, le aziende più piccole spesso non hanno un sistema di rilevazione presenze codificato o un software di rilevazione presenze. Considerano invece tutti i lavoratori presenti a meno che risultino in permesso, in ferie o malati. E nelle aziende di maggiori dimensioni di norma operai e impiegati non hanno difficoltà a timbrare il cartellino, mentre i dipendenti laureati sono spesso intolleranti verso questo tipo di controllo.

Con la gestione timbrature si intreccia oggi la tutela della sicurezza in azienda. In una ditta che impiega una decina di persone, non è difficile per la segretaria sapere chi è presente, in caso di incendio o di altro evento che porti all’evacuazione del luogo di lavoro. Ma se il numero di addetti è superiore, come si fa a sapere chi c’è senza una rilevazione presenze sicura ed affidabile?

Le timbrature rappresentano quindi, in molti casi, un diritto e una garanzia per i lavoratori.

E le metodologie si sono evolute rispetto alla vecchia timbratrice di Fantozzi.

La timbratura virtuale

L’introduzione dei software gestione presenze in cloud ha portato a varie modalità di timbratura virtuale. Non mancano versioni aggiornate di bollatrici, ma la timbratura attraverso computer o smartphone si sta largamente diffondendo. Spesso la timbratura da telefono è “geolocalizzata”, così si può sapere con precisione se il lavoratore l’ha effettuata dal posto di lavoro. Questa funzione è usata di frequente quando le sedi operative sono più di una oppure il dipendente lavora presso terzi.

I rischi connessi alla tutela della privacy nel caso di geolocalizzazione hanno portato il Garante (provvedimento 08/09/2016 n° 350) ad intervenire in materia. Le app per timbratura virtuale possono essere usate, specie per chi svolge regolarmente attività fuori sede, ma con determinate regole a tutela del lavoratore.

Anche il QR Code può essere utilizzato per le timbrature virtuali. La metodologia è utile dove non è possibile utilizzare uno smartphone, ad esempio in luoghi privi di connessione internet, come i cantieri isolati: i lavoratori possono usare un badge dotato di QR code che deve essere “letto” attraverso un tablet o altro strumento analogo.

Ma i “furbetti del cartellino” di cui si è parlato molto negli ultimi anni hanno spinto la tecnologia ad individuare ulteriori strumenti per accertare che la timbratura sia effettuata davvero dal lavoratore e non dai suoi amici o conoscenti. La Pubblica Amministrazione, con la cosiddetta Legge Concretezza (L. 19 giugno 2019 n. 56) ha introdotto sistemi di verifica biometrica dell’identità (ad esempio attraverso l’impronta digitale o l’iride) e di videosorveglianza per i dipendenti. E’ evidente che anche questa modalità si presta a contestazioni su possibile violazione della privacy ed infatti il Garante è intervenuto ripetutamente per evidenziare i rischi quando si utilizzano sia la biometria che la videosorveglianza.

Le ultime frontiere della rilevazione presenze

Ma l’ultima (inquietante) frontiera per la rilevazione presenze è il microchip sotto pelle: si diventa un po’ bionici ma si possono anche comprare bevande dal distributore aziendale, fare fotocopie, prendere l’ascensore senza dover utilizzare altri badge di riconoscimento.

Ci sembra davvero troppo. Meglio affidarsi a un software rilevazione presenze moderno e flessibile, come quello della piattaforma HR di HR-Assistant. Un programma di rilevazione presenze garantisce sia il diritto dell’azienda al controllo degli orari di lavoro sia la tutela del lavoratore, la sua sicurezza e il suo diritto al riconoscimento degli straordinari. Per sapere come HR-Assistant affronta il problema delle timbrature clicca qui

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