Quale livello di personalizzazione per il Software HR?

E’ noto che l’Italia ha un tessuto produttivo incentrato sulle Piccole e Medie Imprese (PMI), cioè le aziende che hanno un giro d’affari inferiore ai 50 milioni di euro, più di quanto accada nel resto dell’Europa. Questo deriva probabilmente dalla storia dello sviluppo economico nel nostro Paese. Tradizionalmente l’Italia è fondata su aziende semi artigianali, a volte autonome, a volte parte di una filiera che ha per cliente qualche grande industria, come è ad esempio l’indotto FIAT. Le PMI impiegano in media l’82% dei lavoratori italiani, ma nelle regioni meridionali si arriva al 95%. Se poi si considera che il 93% delle aziende italiane ha meno di 15 dipendenti, si intuisce che entità così piccole difficilmente hanno messo in piedi la digitalizzazione dei propri processi interni. Non hanno, ad esempio, un gestionale dipendenti. La segretaria riceve le telefonate degli assenti, segna da qualche parte se un dipendente è in malattia, o ha preso un permesso. E se c’è bisogno della pianificazione turni di lavoro, sembra facile mettersi d’accordo. O no?

La digitalizzazione delle imprese in Italia

Lo studio “EY Digital Manufacturing Maturity Index 2019″ ha evidenziato che in Italia solo il 14% delle imprese ha raggiunto un elevato livello di digitalizzazione e di interconnessione. La situazione è grave proprio nelle PMI, in quanto, se il 70% delle grandi imprese ha già avviato la trasformazione, le PMI per lo più sono ancora lontane dal pianificare uno sviluppo digitale, e non riescono nemmeno a sfruttare i benefici fiscali previsti.

D’altra parte la complessità e l’interdipendenza che sempre più caratterizzano il sistema economico in tutti i Paesi stanno obbligando anche le piccole realtà produttive ad avviare il processo di digitalizzazione, a partire proprio dal gestionale dipendenti.

Le difficoltà per le piccole aziende

Tuttavia questo passaggio è reso più difficile dal fatto che spesso le piccole o piccolissime aziende hanno una gestione quasi familiare, poco strutturata, e faticano ad adattarsi a gestionali rigidi, lontani dalle loro abitudini, specie se impiegano personale avanti con gli anni. A volte hanno qualche strumento software installato sul PC, come gestionali per il magazzino o programmi per la contabilità. Sono anni luce lontane dall’idea di piattaforme generali in cloud che forniscano un gestionale per la rilevazione presenze, per le ferie e i permessi, e che offrano anche altri software utili, come quelli relativi alla gestione turni personale.

Avrebbero bisogno invece di piattaforme moderne, con moduli che comunicano tra loro, diversamente dai programmi di vecchia concezione installati sul PC della segretaria o del titolare: piattaforme flessibili, davvero “personalizzate”.

Significati di “personalizzazione”

“Personalizzate” in che senso, però? Tutti usano questa specie di parola magica, però le attribuiscono significati differenti. E’ chiaro che un gestionale dipendenti permette di scegliere nelle impostazioni del programma quali dati vedere, quali inserire. Non c’è bisogno di un supporto esterno per questo grado di personalizzazione, basta seguire i suggerimenti del programma stesso. Il sistema però ha un livello limitato di adattabilità alle esigenze del cliente, anche se sufficiente per molti utenti. Ma non per tutti.

Magari serve un report diverso, con i dati presentati in un certo modo. Magari c’è una nuova tipologia di progetti in cui si deve tener conto del costo orario, dei tempi di sviluppo, di altri aspetti specifici. Difficilmente un sistema standard può gestire pagine in cui vanno previsti campi in più, un diverso layout, l’integrazione con altri dati presenti nel sistema.

Gestionale dipendenti su misura

Si parla quindi di personalizzazioni su misura. Se si incarica qualche agenzia di software di predisporre una piattaforma così, i costi aumentano. In più si deve riuscire a descrivere le proprie esigenze in modo preciso. La società incaricata del lavoro deve effettuare l’analisi di fattibilità, valutare tempi e costi, e così via.

Ma quanti possono permettersi di pagare un software creato appositamente per loro?

Meglio cercare una piattaforma che abbia un grado maggiore di personalizzazione, sviluppata da un’azienda che ponga il proprio punto di forza nel venire incontro a chi ha esigenze particolari ma vuole un software gestionale e un software HR moderno, generale, integrato.

Insomma, tutti hanno il primo grado di personalizzazione, pochi il secondo.

Questo è il grado scelto dai software HR-Assistant e Shift-Assistant: ascoltare il cliente e comprendere eventuali esigenze particolari, adattando una piattaforma moderna e integrata, disponibile in cloud, ad un’impresa specifica, grande o piccola che sia, con occhio attento sia ai costi per il cliente che al miglioramento complessivo dell’efficienza aziendale.

Smart working: una sfida per il futuro?

L’epidemia di coronavirus che stiamo vivendo ha accelerato il processo di diffusione dello smart working, oggi tradotto con “lavoro agile”, apparso già negli anni Settanta del secolo scorso sotto la forma di telelavoro. In realtà i due concetti non sono pienamente sovrapponibili: lo smart working sfrutta l’attuale ampliamento delle reti internet e degli strumenti di connessione, dai computer agli smartphone, ai tablet, consentendo di utilizzare una postazione di lavoro libera, la propria abitazione o un luogo esterno pubblico o privato, purché dotata di connessione dati. La legge 81/2017 ha stabilito basi normative a questa nuova modalità di lavoro, ponendo l’accento su flessibilità organizzativa e volontarietà delle parti (azienda e lavoratore). E’ garantita, inoltre, allo smart worker uguaglianza di trattamento rispetto a chi lavora con modalità ordinarie anche nei casi di infortunio e malattie professionali.

La crescita dello smart working

L’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano (nato nel 2012) monitora annualmente la diffusione in Italia di questo nuovo modello lavorativo. Se nel 2018 si stimava che gli smart worker fossero circa 480.000, il 2019 ha visto un incremento del numero a quota 570.000. Le grandi aziende sono partite prima, ma anche le PMI e la Pubblica Amministrazione hanno incominciato a mettere in atto in questi ultimi anni progetti di smart working formale (12% degli enti pubblici) o informale (18%).

L’emergenza Covid-19 ha portato una serie di decreti governativi e regolamenti (D.L.17 marzo 2020 n.18, convertito nella Legge 27/2020, D.L. 34 del 19 maggio 2020; DPCM 26 aprile 2020) volti a semplificare le procedure per l’attuazione dello smart working. Di conseguenza la sua applicazione si è estesa: l’indagine Infojobs Smart Working 2020 (marzo 2020, effettuata su 189 aziende e 1149 candidati) ha rilevato che il 72% delle aziende aveva introdotto questa modalità di lavoro, con più della metà che la attivavano per la prima volta. Uno studio di CGIL e Fondazione Di Vittorio stima in 8 milioni i lavoratori così impiegati negli ultimi mesi. Altri abbassano la stima alla metà, ma l’incremento rispetto al passato è comunque elevatissimo.

E il futuro? Nell’ambito bancario il modello smart working sembra avviarsi a diventare la norma. A Londra, la società di asset management Schroders ha deciso di attivare il lavoro flessibile tutta la settimana in modo permanente. La Regione Lombardia ha indetto un bando che stanzia 4,5 milioni di Euro a fondo perduto per progetti di smart working. La ministra per la Pubblica Amministrazione, F.Dadone, ha l’obiettivo di mantenere un 30-40% del personale in smart working e incrementare tale quota nel 2021.

Software per smart working e gestione dipendenti

Di conseguenza le aziende devono attrezzarsi, e in tempi brevi. Non mancano gli strumenti di comunicazione sincrona, quelli per l’archiviazione di documenti, tool per videoconferenze, ecc. Ma è sempre più importante dotarsi di piattaforme HR che consentano la rilevazione presenze, la gestione di ferie e permessi, trasferte e note spese del personale in cloud. Anche la comunicazione tra capi e dipendenti deve trovare nuove modalità, come ad esempio una chat aziendale, dal momento che whatsapp o telegram vanno utilizzati solo per l’ambito privato.

Le nuove sfide riguardano il monitoraggio a distanza dei progetti, l’autonomia organizzativa e operativa che deve acquisire il lavoratore: perciò diventano necessari software di pianificazione e di rendicontazione progetti per mantenere visibilità sull’andamento del lavoro, anche da remoto.

HR-Assistant propone in modo integrato e in cloud questi strumenti e permette quindi di affacciarsi con cauto ottimismo a un futuro ricco di stimoli ma anche di incognite, verso le quali non si è mai abbastanza preparati.

 

Le ferie sono finite? Pensiamo alle prossime

Le vacanze stanno finendo, le scuole cominciano a riaprirsi (come possono), le spiagge con gli ombrelloni (forse) distanziati e le misure di sicurezza anti-Covid si svuotano, la maggior parte degli Italiani tornano dai luoghi, per lo più nazionali, dove hanno passato le ferie. I dubbi e i timori per l’autunno, in particolare sotto l’aspetto sanitario, creano un motivo di rimpianto in più, rispetto a quelli consueti del rientro dalle vacanze.

Ma Natale è lontano, quest’anno ci sono pochi ponti, prima delle prossime ferie “lunghe” deve passare un sacco di tempo…

La pianificazione ferie non può essere trascurata

E allora perché parlarne, adesso che si torna a casa? Non sarebbe meglio aspettare i primi raggi di primavera, le giornate che si allungano, quell’aria tiepida che fa pensare alla bella stagione?

In effetti se l’azienda in cui si lavora non deve restare aperta tutti i giorni dell’anno, se ciascuno può decidere anche all’ultimo momento quando e dove andare in ferie, non c’è ragione di anticipare i tempi. 

Ma quando non si può arrestare la produzione, quando deve sempre essere garantita la reperibilità, insomma in tutti quei casi in cui le attività non si fermano, la pianificazione ferie dei dipendenti è essenziale. A Natale e a Capodanno spesso si opta per la chiusura aziendale, la gestione ferie per pochi giorni non è difficile, ma il piano ferie può diventare terreno di scontro quando riguarda luglio e agosto. Non si tratta solo di preferire un mese ad un altro, ma di conciliare le ferie con le esigenze familiari, le vacanze scolastiche dei figli, i permessi del partner.

Il sistema più comune vede il responsabile HR o la sua segretaria raccogliere in un calendario ferie su foglio excel i dati provenienti da altri calendari concordati tra responsabili e dipendenti, di solito in una riunione comune. Un sistema di questo tipo rischia di generare errori, di trascinarsi per le lunghe; alla fine si ottiene un prospetto complessivo che necessita di un successivo passaggio di richiesta e approvazione.

 

Un software di gestione ferie ti aiuta a trovare la soluzione migliore

Tutto ciò può essere semplificato attraverso un software ferie online, come quello che offre HR-Assistant (per approfondire: https://hr-assistant.it/wordpress-2021/ferie/). Il calendario ferie è condiviso, accessibile in cloud. Il responsabile HR lo definisce, ponendo i vincoli necessari, e ciascuno può introdurvi le sue preferenze.

Non c’è rischio di trascrizioni errate, perché ciascuno controlla la propria richiesta, la decisione è condivisa e trasparente, le ferie risultano pre-approvate, se compatibili con le esigenze aziendali. In caso contrario è facile cercare un aggiustamento, senza bisogno di riunioni all’arma bianca, visto che si possono effettuare modifiche da una qualunque sede dell’azienda o anche da casa. E se accade qualcosa di improvviso, una malattia o un altro tipo di emergenza che impongano dei cambiamenti, si possono introdurre le modifiche necessarie. Se il piano ferie è chiaro, condiviso e accessibile, è anche più facile evidenziare l’ammontare delle ferie residue per ogni dipendente e programmarne la fruizione nel corso dell’anno, stabilire riunioni e attività comuni o creare report da cui emergano eventuali casi di assenteismo.

Sappiamo infine che alcuni prendono fino all’ultimo minuto dei permessi spettanti, altri invece, per ragioni varie, accumulano da un anno all’altro ferie non godute. Un software ferie di questo tipo permette di controllare più facilmente la situazione ed evitare che si crei nei confronti dei lavoratori un “debito” dell’azienda: se dovessero licenziarsi, esso verrebbe a costituire una voce passiva a volte non trascurabile.

In conclusione, si torna a casa, ma perché non programmare già le prossime vacanze?