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Le vacanze stanno finendo, le scuole cominciano a riaprirsi (come possono), le spiagge con gli ombrelloni (forse) distanziati e le misure di sicurezza anti-Covid si svuotano, la maggior parte degli Italiani tornano dai luoghi, per lo più nazionali, dove hanno passato le ferie. I dubbi e i timori per l’autunno, in particolare sotto l’aspetto sanitario, creano un motivo di rimpianto in più, rispetto a quelli consueti del rientro dalle vacanze.
Ma Natale è lontano, quest’anno ci sono pochi ponti, prima delle prossime ferie “lunghe” deve passare un sacco di tempo…
La pianificazione ferie non può essere trascurata
E allora perché parlarne, adesso che si torna a casa? Non sarebbe meglio aspettare i primi raggi di primavera, le giornate che si allungano, quell’aria tiepida che fa pensare alla bella stagione?
In effetti se l’azienda in cui si lavora non deve restare aperta tutti i giorni dell’anno, se ciascuno può decidere anche all’ultimo momento quando e dove andare in ferie, non c’è ragione di anticipare i tempi.
Ma quando non si può arrestare la produzione, quando deve sempre essere garantita la reperibilità, insomma in tutti quei casi in cui le attività non si fermano, la pianificazione ferie dei dipendenti è essenziale. A Natale e a Capodanno spesso si opta per la chiusura aziendale, la gestione ferie per pochi giorni non è difficile, ma il piano ferie può diventare terreno di scontro quando riguarda luglio e agosto. Non si tratta solo di preferire un mese ad un altro, ma di conciliare le ferie con le esigenze familiari, le vacanze scolastiche dei figli, i permessi del partner.
Il sistema più comune vede il responsabile HR o la sua segretaria raccogliere in un calendario ferie su foglio excel i dati provenienti da altri calendari concordati tra responsabili e dipendenti, di solito in una riunione comune. Un sistema di questo tipo rischia di generare errori, di trascinarsi per le lunghe; alla fine si ottiene un prospetto complessivo che necessita di un successivo passaggio di richiesta e approvazione.
Un software di gestione ferie ti aiuta a trovare la soluzione migliore
Tutto ciò può essere semplificato attraverso un software ferie online, come quello che offre HR-Assistant (per approfondire: https://hr-assistant.it/wordpress-2021/ferie/). Il calendario ferie è condiviso, accessibile in cloud. Il responsabile HR lo definisce, ponendo i vincoli necessari, e ciascuno può introdurvi le sue preferenze.
Non c’è rischio di trascrizioni errate, perché ciascuno controlla la propria richiesta, la decisione è condivisa e trasparente, le ferie risultano pre-approvate, se compatibili con le esigenze aziendali. In caso contrario è facile cercare un aggiustamento, senza bisogno di riunioni all’arma bianca, visto che si possono effettuare modifiche da una qualunque sede dell’azienda o anche da casa. E se accade qualcosa di improvviso, una malattia o un altro tipo di emergenza che impongano dei cambiamenti, si possono introdurre le modifiche necessarie. Se il piano ferie è chiaro, condiviso e accessibile, è anche più facile evidenziare l’ammontare delle ferie residue per ogni dipendente e programmarne la fruizione nel corso dell’anno, stabilire riunioni e attività comuni o creare report da cui emergano eventuali casi di assenteismo.
Sappiamo infine che alcuni prendono fino all’ultimo minuto dei permessi spettanti, altri invece, per ragioni varie, accumulano da un anno all’altro ferie non godute. Un software ferie di questo tipo permette di controllare più facilmente la situazione ed evitare che si crei nei confronti dei lavoratori un “debito” dell’azienda: se dovessero licenziarsi, esso verrebbe a costituire una voce passiva a volte non trascurabile.
In conclusione, si torna a casa, ma perché non programmare già le prossime vacanze?
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