La sicurezza dei dati nei sistemi in cloud

L’accelerazione che la pandemia di Covid-19 ha dato allo smart working sta convincendo molte aziende che è necessario fornirsi di uno strumento di gestione del personale su piattaforma digitale, anche quando il numero dei dipendenti è limitato e i controlli apparentemente più semplici. Il passaggio è culturale, per cui la prima questione è se scegliere un programma installato all’interno dell’azienda, sul computer di chi si occupa dell’amministrazione o sulla intranet, oppure una piattaforma in cloud. Riveste anche un ruolo significativo nella decisione il problema della sicurezza dei dati. E’ meglio gestire i documenti e i dati del personale internamente, con tutte le responsabilità conseguenti, come la necessità di organizzarne la conservazione e i backup, oppure affidare questo delicato compito all’esterno?

Gestione e sicurezza dei dati: i rischi del fai da te

L’istinto sembrerebbe far propendere verso la prima opzione. Niente va all’esterno, c’è un controllo totale dei dati, al massimo si fa un contratto di assistenza con la società produttrice del programma prescelto. Ma i rischi in realtà possono essere molto elevati. Un esempio tratto da un caso reale.

Registro elettronico in una scuola superiore. Non c’è ancora l’obbligo di introdurlo nell’attività quotidiana: un Liceo Scientifico parte con la sperimentazione di una piattaforma installata sulla propria intranet. La segreteria inserisce i dati, i docenti cominciano a usare il sistema. 

Passa un paio d’anni, la società produttrice mette sul mercato una piattaforma in cloud, abbandona quella vecchia. La scuola non si è preoccupata di salvare i propri dati con regolarità, parecchi vanno persi. Un bel problema.

Altre difficoltà che potrebbero verificarsi quando si gestisce la sicurezza in proprio? Qualche esempio: hardware di memorizzazione dei dati che improvvisamente non funziona più, attacchi alla sicurezza informatica che mandano i sistemi in tilt, cancellazioni involontarie di dati…e, perché no, incendi o eventi naturali catastrofici, come alluvioni o terremoti.

La cybersecurity e i sistemi in cloud

La scelta del cloud è in realtà più sicura: la piattaforma deve offrire per contratto non solo il backup personalizzato dei dati (ogni settimana, orni giorno, ogni ora), ma anche sistemi di sicurezza efficaci, secondo le regole della cosiddetta cyber security. Ad esempio deve assicurare il cambio password degli utenti con un intervallo prestabilito, accettare password solo con determinati requisiti (lettere, numeri, caratteri speciali) e completamente diverse da quelle precedenti. E deve disporre di un controllo dei redirect (reindirizzamenti), ovvero, se la rete aziendale wifi utilizza indirizzi IP dinamici, ogni volta che uno di questi cambia all’utente deve essere chiesto di effettuare di nuovo il login. 

Sembra un fastidio inutile, ma è una garanzia: il reindirizzamento potrebbe essere causato da un tentativo degli hacker di entrare nel sito.

La piattaforma HR-Assistant e la sicurezza dei dati

Quanto descritto sopra è esattamente ciò che assicura la piattaforma HR-Assistant (per saperne di più: clicca qui), facendosi carico di tutte le problematiche di sicurezza del cliente. Una prova? Ancora un esempio tratto da un caso reale.

Impiegato dell’ufficio personale in prova con un elevato livello di autorizzazioni a operare sui dati. Per una qualche ragione, riceve la comunicazione che il suo contratto non verrà rinnovato. Gli prende la rabbia, non riesce a contenersi: senza riflettere sulle conseguenze, anche personali, delle sue azioni cancella un buon numero di account, a partire da quello dell’HR, più parecchi documenti già caricati relativi a trasferte di lavoro dei colleghi. Magra consolazione per lui, un disastro per l’HR e l’azienda.

Che cosa è successo dopo? Nessun problema. Nella piattaforma HR-Assistant i dati e i documenti non possono essere realmente cancellati da un utente, l’eliminazione è solo virtuale. L’assistenza quindi può in tempi brevissimi ripristinare tutto quello che sembrava sparito, riportando i dati a un tempo precedente la cancellazione, senza perdere nessuno di quelli inseriti dopo.

Insomma, la piattaforma fornisce uno standard di sicurezza a più livelli, e può ripristinare efficacemente e rapidamente dati e documenti perduti.

Un problema in meno per le aziende…

La rendicontazione: a chi serve?

Ufficio elettorale di uno dei circa 7000 Comuni presenti nel nostro Paese. L’orario di ricevimento del pubblico è già stato esteso per consentire il ritiro del certificato elettorale, del duplicato per chi lo ha perso, per la consegna dei documenti di chi voterà da casa, e per ogni altra necessità. Il personale dovrà fare ore di straordinario per coprire il prolungamento di apertura dell’ufficio. C’è una timbratrice che attesta lo svolgimento dell’orario contrattuale e di eventuali straordinari.

Un reparto ospedaliero. Lavoro intenso per dottori e personale sanitario. Ogni tanto qualcuno è assente per motivi personali o di salute. Chi c’è deve fermarsi al di là del proprio orario. C’è una timbratrice che attesta lo svolgimento dell’orario contrattuale e di eventuali straordinari.

Il cantiere di una villetta in costruzione. Lavoro in economia, solo il capomastro e cinque muratori. Ogni tanto, quando serve, arriva l’elettricista, o l’idraulico. Tra una quindicina di giorni, quando saranno montati i termosifoni e pronta la base per il pavimento, arriverà il piastrellista. Non c’è nessuna timbratrice.

Studio di un commercialista. Siamo vicini alla scadenza della presentazione del modello Unico. Molti clienti, molto lavoro. Già da quindici giorni le quattro impiegate dello studio stanno facendo straordinari. Ma lo studio è piccolo. Non c’è nessuna timbratrice.

Impresa di pulizie. Le addette e gli addetti lavorano presso uffici dislocati in parti diverse della città. Non sempre riescono a stare nei tempi previsti per effettuare il loro lavoro. Non c’è nessuna timbratrice.

Rendicontazione: attività diverse, usi diversi

Come si vede da questi pochi esempi, sono tante le attività che richiedono il controllo delle ore di lavoro effettuate dai dipendenti, ma spesso, specie nelle piccole imprese, non c’è nessuna timbratrice, o altro strumento capace di comunicare questi dati all’ufficio personale. Che succede allora?

 

 

Il lavoratore dichiara quante ore lavorative ha effettuato quel giorno, nella migliore delle ipotesi su un modello cartaceo, spesso su un foglio qualunque. Il datore di lavoro, o per suo conto la segretaria o altro incaricato, raccoglie tutti i pezzi di carta che ha ricevuto giornalmente o settimanalmente e cerca di capirci qualcosa. Si pensi ad una situazione dove le ore sono fortemente monitorate e hanno un impatto notevole sullo sviluppo del progetto, come il caso della rendicontazione di progetti europei.  Evidentemente l’impegno che tutto questo richiede non è poco, il rischio di errore è elevato e soprattutto il tempo da impiegare per fare ordine potrebbe essere usato molto meglio se si adottasse una metodologia più strutturata. Cioè se il lavoratore avesse modo giornalmente di presentare attraverso uno strumento online una rendicontazione della propria attività. Se potesse quindi accedere via smartphone, ormai nelle mani di tutti, ad una piattaforma che permetta la rendicontazione, indicando per ogni specifica attività le ore impiegate, giustificando un eventuale ritardo rispetto a quanto previsto, richiedendo il pagamento di uno straordinario.

La rendicontazione per attività poco complesse

Ci sono almeno due modi di definire una rendicontazione di questo tipo. Il primo si fonda su un elemento oggettivo, l’orologio: il lavoratore accede al modulo on line in un determinato momento, registrato dal sistema, sceglie da un menu l’attività che va ad effettuare, e ogni volta che questa cambia accede di nuovo e modifica la scelta. L’orologio registra i tempi di svolgimento di ogni singola attività. Ma gli inconvenienti sono molti: ci si può dimenticare di effettuare l’operazione, se si svolgono attività diverse, e poi l’orario complessivo va arrotondato per eccesso o per difetto, perché l’orologio considera i minuti e i secondi (3 ore e 2 minuti, 2 ore e 58).

L’altro modo è fondato sulle attività e non sul tempo. A fine giornata, il lavoratore sceglie dal menu quella o quelle che ha svolto e fa corrispondere a ciascuna un numero di ore, fino a completare l’orario giornaliero. Può inserire ore di straordinario, giustificandone la necessità. Il datore di lavoro o l’amministrazione possono verificare facilmente l’effettuazione dell’orario contrattuale, senza temere errori di trascrizione. Possono anche controllare le ore di straordinario, vedere se ci sono anomalie, ovvero se certi lavoratori ne hanno usate di più rispetto ad altri con un ruolo analogo. Dall’esame dei dati si può anche capire se qualche attività richiede più tempo di quello previsto, e valutare se bisogna fare interventi in termini di aumento del personale o di pianificazione delle ore.

Rendicontazione di progetti europei e altre attività a 360°

Insomma, non dobbiamo pensare solo alla rendicontazione di progetti europei, alla rendicontazione progetti di studi di informatica o di centri di ricerca, ma anche a quella che si effettua in imprese di dimensioni e professionalità variegate, in aree lavorative molto differenti tra loro.

Perciò una rendicontazione delle ore di lavoro appoggiata a una piattaforma in cloud, come quella che offre HR-Assistant (per approfondire: clicca qui) può trovare applicazione in realtà più o meno complesse, adattarsi in modo flessibile e personalizzato a settori lavorativi tra loro apparentemente lontani. Con risparmio di tempo e fatica.

Pianificare e rendicontare: un percorso di Qualità

Pianificare…rendicontare…Sempre più spesso imprese di ogni genere si trovano a fare i conti con queste attività, che possono presentarsi molto complesse. Ad esempio, diverse aziende partecipano a progetti europei, sperando di ottenere qualcuno dei finanziamenti che la UE destina a svariate finalità, dall’agricoltura alla pesca, all’industria, alla ricerca, agli aiuti umanitari. La presentazione dei progetti e la stesura dei documenti richiesti per l’approvazione, ovvero tutto ciò che concerne finalità, obiettivi, contenuti e pianificazione delle attività, si presentano talmente complesse che vengono attivati corsi da Università ed enti privati per insegnare come muoversi in questo campo.

L’importanza della pianificazione progetti

D’altra parte, ogni progetto per poter essere svolto al meglio e non rischiare il fallimento nei risultati o nei costi deve partire da una corretta pianificazione, che ne analizzi nel dettaglio obiettivi, tempi, modalità, risorse, ecc. In particolare questo ultimo elemento, la valutazione delle risorse necessarie, appare particolarmente importante in una azienda che voglia allocare in modo efficace ed efficiente il personale. 

Spesso il costo delle ore/uomo è quello più significativo all’interno di un progetto, ed è indice di qualità ed affidabilità il rispetto dei tempi previsti nella pianificazione per il completamento del progetto. Perciò questa fase è molto delicata, in quanto le risorse possono essere sottostimate o sovrastimate con conseguenze gravi sull’andamento del progetto in termini di costi o di risultati nei tempi previsti. 

Monitoraggio e rendicontazione progetti

Quando poi l’attività parte, diventa essenziale un costante monitoraggio, sia per convalidare l’adeguatezza della pianificazione, sia per verificare che tutto proceda nel modo previsto. Ed alla fine la correttezza del processo deve essere confermata attraverso la rendicontazione, dove quanto è stato previsto deve coincidere con quanto è stato impiegato e, se ci sono stati degli scostamenti, deve essere possibile analizzarne le ragioni.

 

Le ricadute positive di una buona pianificazione e rendicontazione progetti

Ma un modulo di pianificazione e di rendicontazione apre prospettive più ampie, in particolare per il responsabile di un’azienda e per l’HR. Se la pianificazione è stata effettuata correttamente, deve aver portato a concludere e rendicontare il progetto secondo le previsioni. Se così non è, possono esserci stati errori nella pianificazione, le cui ragioni vanno esaminate con attenzione. Se, ad esempio, l’errore si ripete anche in altri progetti portati avanti dallo stesso team, bisogna intervenire per sanare il problema, con azioni di riassetto del gruppo o di sostituzione dei responsabili. Se invece l’errore è su un progetto ma non su altri, si può osservare se gli sforamenti in termini di tempo (e quindi di budget) sono legati ad un singolo componente la squadra e se questo componente ha manifestato le stesse difficoltà in altri progetti. In tal caso si può pensare per lui un percorso di formazione, la cui necessità senza un’analisi di questo tipo probabilmente non si sarebbe evidenziata.

La rendicontazione progetti come parte della Politica della Qualità

Insomma, un buon processo di pianificazione e di rendicontazione progetti assume un valore fondamentale nella “politica della qualità” di un’azienda, intesa in senso di analisi reale dei processi adottati e non apparente, come spesso succede. L’imprenditore e l’HR possono verificare la produttività dell’azienda, il primo sui piani del rapporto costi/rendimenti, il secondo sul piano del personale, della motivazione e delle competenze possedute da ciascuno, delle eventuali necessità formative. Analogamente, a livello di responsabili di progetto, si possono far emergere errori di valutazione, utili per le successive pianificazioni.

Ma un processo di questa complessità richiede un supporto efficace attraverso strumenti che facilitino la gestione progetti. Proprio a questo scopo HR-Assistant ha sviluppato il modulo “Rendicontazione progetti” (per approfondire: Clicca qui) con l’obiettivo di tenere sotto controllo costi, risorse e risultati delle commesse, garantendo controllo dei tempi, flessibilità e personalizzazione nel rispetto delle esigenze specifiche di ogni azienda.

Programmare i turni: un compito sfidante

10:30 di un luminoso mattino di ottobre. La classe 4^H di un Liceo Scientifico romano. Gli studenti ascoltano distrattamente (salvo il solito “primo della classe”) la lezione di Fisica, che viene dopo la lezione di Matematica, che è venuta dopo quella di Scienze. Dopo verranno due ore di Italiano (Dante e Ariosto) e per finire un’ora di Latino. Domani la mattinata parte più leggera: due ore di Scienze Motorie, poi Religione, ma dopo qualche altra disciplina veramente indigesta. Ma chi l’ha fatto l’orario?

Due di notte nel reparto di terapia intensiva di un ospedale bolognese. Maria, infermiera specializzata, in forza al reparto da molti anni, sta affrontando la terza notte consecutiva. Una notte difficile, per di più, perché ci sono molti casi critici da monitorare frequentemente. Non toccava a lei questo turno di notte, ma Luisa si è ammalata ed è dovuta subentrare. Ma perché tocca sempre a lei?


Pianificare i turni è complesso

Sono molte le attività che richiedono la programmazione di turni. La scuola è un caso particolare, con una molteplicità di vincoli dipendenti da luoghi fisici (aule, palestre), da criteri didattici (disporre di ore consecutive per i compiti in classe, evitare l’accumulo nella stessa giornata di discipline troppo pesanti) lavorativi (garantire un orario accettabile per i docenti). Non a caso esistono software specializzati, che comunque non sono sufficienti e richiedono l’intervento manuale di chi li utilizza. Ma fabbriche a ciclo continuo, ospedali, commissariati devono avere un addetto che settimanalmente o mensilmente programma i turni di lavoro per operai, infermiere e medici, agenti di polizia, che interviene rapidamente per gestire le sostituzioni, quando qualcuno è impossibilitato a recarsi sul posto di lavoro. E ci sono naturalmente criteri e vincoli da rispettare, a partire da quelli legislativi sul lavoro notturno (D.Lgs. 66/2003, art. 7: “il lavoratore ha diritto a undici ore di riposo consecutivo ogni ventiquattro ore”) o i CCNL del settore, che definiscono il monte ore settimanale, la tipologia di turnistica, i tempi dei riposi compensativi, con un’infinità di casi particolari.

Materia molto complessa, quindi. Perciò, la gestione turni risulta davvero sfidante. Anche perché è facile ritrovarsi con colleghi o dipendenti scontenti, che premono per delle modifiche, che sospettano favoritismi, e magari vanno a lamentarsi al livello superiore, direttamente dal capo. E comunque, anche se tutto fila liscio, ci vuole un sacco di tempo per far quadrare il piano turni, rispettando i vincoli contrattuali e specifici della propria realtà lavorativa.

Il programma dei turni di lavoro

Certo, esistono oggi dei software gestione turni che possono dare una mano. Bisogna però che siano sufficientemente complessi da permettere l’applicazione dei vincoli tipici del proprio settore e regolarne i parametri o l’ambito di applicazione, come ad esempio le ore individuali di lavoro per giorno o settimana o mese, la presenza o meno dei turni notturni e le modalità di effettuazione, ecc.

Shift Assistant (per approfondire: Shift Assistant) fa proprio questo, aiutando chi si occupa del programma turni dipendenti nella creazione di un prospetto turni per la propria azienda. Uno dei suoi punti di forza è proprio la gestione dei vincoli, sia proponendo quelli più comuni, sia fornendo all’utente vincoli personalizzati.

Tutto risolto? Certo che no. Non esiste software né hardware che elimini gli scontenti, quelli che pensano di saper fare meglio, quelli che sono convinti che il turno del vicino sia sempre più verde. Ma uno strumento efficace che dia una mano può essere un buon punto di partenza.