Pianificare…rendicontare…Sempre più spesso imprese di ogni genere si trovano a fare i conti con queste attività, che possono presentarsi molto complesse. Ad esempio, diverse aziende partecipano a progetti europei, sperando di ottenere qualcuno dei finanziamenti che la UE destina a svariate finalità, dall’agricoltura alla pesca, all’industria, alla ricerca, agli aiuti umanitari. La presentazione dei progetti e la stesura dei documenti richiesti per l’approvazione, ovvero tutto ciò che concerne finalità, obiettivi, contenuti e pianificazione delle attività, si presentano talmente complesse che vengono attivati corsi da Università ed enti privati per insegnare come muoversi in questo campo.
L’importanza della pianificazione progetti
D’altra parte, ogni progetto per poter essere svolto al meglio e non rischiare il fallimento nei risultati o nei costi deve partire da una corretta pianificazione, che ne analizzi nel dettaglio obiettivi, tempi, modalità, risorse, ecc. In particolare questo ultimo elemento, la valutazione delle risorse necessarie, appare particolarmente importante in una azienda che voglia allocare in modo efficace ed efficiente il personale.
Spesso il costo delle ore/uomo è quello più significativo all’interno di un progetto, ed è indice di qualità ed affidabilità il rispetto dei tempi previsti nella pianificazione per il completamento del progetto. Perciò questa fase è molto delicata, in quanto le risorse possono essere sottostimate o sovrastimate con conseguenze gravi sull’andamento del progetto in termini di costi o di risultati nei tempi previsti.
Monitoraggio e rendicontazione progetti
Quando poi l’attività parte, diventa essenziale un costante monitoraggio, sia per convalidare l’adeguatezza della pianificazione, sia per verificare che tutto proceda nel modo previsto. Ed alla fine la correttezza del processo deve essere confermata attraverso la rendicontazione, dove quanto è stato previsto deve coincidere con quanto è stato impiegato e, se ci sono stati degli scostamenti, deve essere possibile analizzarne le ragioni.
Le ricadute positive di una buona pianificazione e rendicontazione progetti
Ma un modulo di pianificazione e di rendicontazione apre prospettive più ampie, in particolare per il responsabile di un’azienda e per l’HR. Se la pianificazione è stata effettuata correttamente, deve aver portato a concludere e rendicontare il progetto secondo le previsioni. Se così non è, possono esserci stati errori nella pianificazione, le cui ragioni vanno esaminate con attenzione. Se, ad esempio, l’errore si ripete anche in altri progetti portati avanti dallo stesso team, bisogna intervenire per sanare il problema, con azioni di riassetto del gruppo o di sostituzione dei responsabili. Se invece l’errore è su un progetto ma non su altri, si può osservare se gli sforamenti in termini di tempo (e quindi di budget) sono legati ad un singolo componente la squadra e se questo componente ha manifestato le stesse difficoltà in altri progetti. In tal caso si può pensare per lui un percorso di formazione, la cui necessità senza un’analisi di questo tipo probabilmente non si sarebbe evidenziata.
La rendicontazione progetti come parte della Politica della Qualità
Insomma, un buon processo di pianificazione e di rendicontazione progetti assume un valore fondamentale nella “politica della qualità” di un’azienda, intesa in senso di analisi reale dei processi adottati e non apparente, come spesso succede. L’imprenditore e l’HR possono verificare la produttività dell’azienda, il primo sui piani del rapporto costi/rendimenti, il secondo sul piano del personale, della motivazione e delle competenze possedute da ciascuno, delle eventuali necessità formative. Analogamente, a livello di responsabili di progetto, si possono far emergere errori di valutazione, utili per le successive pianificazioni.
Ma un processo di questa complessità richiede un supporto efficace attraverso strumenti che facilitino la gestione progetti. Proprio a questo scopo HR-Assistant ha sviluppato il modulo “Rendicontazione progetti” (per approfondire: Clicca qui) con l’obiettivo di tenere sotto controllo costi, risorse e risultati delle commesse, garantendo controllo dei tempi, flessibilità e personalizzazione nel rispetto delle esigenze specifiche di ogni azienda.
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