Ufficio elettorale di uno dei circa 7000 Comuni presenti nel nostro Paese. L’orario di ricevimento del pubblico è già stato esteso per consentire il ritiro del certificato elettorale, del duplicato per chi lo ha perso, per la consegna dei documenti di chi voterà da casa, e per ogni altra necessità. Il personale dovrà fare ore di straordinario per coprire il prolungamento di apertura dell’ufficio. C’è una timbratrice che attesta lo svolgimento dell’orario contrattuale e di eventuali straordinari.
Un reparto ospedaliero. Lavoro intenso per dottori e personale sanitario. Ogni tanto qualcuno è assente per motivi personali o di salute. Chi c’è deve fermarsi al di là del proprio orario. C’è una timbratrice che attesta lo svolgimento dell’orario contrattuale e di eventuali straordinari.
Il cantiere di una villetta in costruzione. Lavoro in economia, solo il capomastro e cinque muratori. Ogni tanto, quando serve, arriva l’elettricista, o l’idraulico. Tra una quindicina di giorni, quando saranno montati i termosifoni e pronta la base per il pavimento, arriverà il piastrellista. Non c’è nessuna timbratrice.
Studio di un commercialista. Siamo vicini alla scadenza della presentazione del modello Unico. Molti clienti, molto lavoro. Già da quindici giorni le quattro impiegate dello studio stanno facendo straordinari. Ma lo studio è piccolo. Non c’è nessuna timbratrice.
Impresa di pulizie. Le addette e gli addetti lavorano presso uffici dislocati in parti diverse della città. Non sempre riescono a stare nei tempi previsti per effettuare il loro lavoro. Non c’è nessuna timbratrice.
Rendicontazione: attività diverse, usi diversi
Come si vede da questi pochi esempi, sono tante le attività che richiedono il controllo delle ore di lavoro effettuate dai dipendenti, ma spesso, specie nelle piccole imprese, non c’è nessuna timbratrice, o altro strumento capace di comunicare questi dati all’ufficio personale. Che succede allora?
Il lavoratore dichiara quante ore lavorative ha effettuato quel giorno, nella migliore delle ipotesi su un modello cartaceo, spesso su un foglio qualunque. Il datore di lavoro, o per suo conto la segretaria o altro incaricato, raccoglie tutti i pezzi di carta che ha ricevuto giornalmente o settimanalmente e cerca di capirci qualcosa. Si pensi ad una situazione dove le ore sono fortemente monitorate e hanno un impatto notevole sullo sviluppo del progetto, come il caso della rendicontazione di progetti europei. Evidentemente l’impegno che tutto questo richiede non è poco, il rischio di errore è elevato e soprattutto il tempo da impiegare per fare ordine potrebbe essere usato molto meglio se si adottasse una metodologia più strutturata. Cioè se il lavoratore avesse modo giornalmente di presentare attraverso uno strumento online una rendicontazione della propria attività. Se potesse quindi accedere via smartphone, ormai nelle mani di tutti, ad una piattaforma che permetta la rendicontazione, indicando per ogni specifica attività le ore impiegate, giustificando un eventuale ritardo rispetto a quanto previsto, richiedendo il pagamento di uno straordinario.
La rendicontazione per attività poco complesse
Ci sono almeno due modi di definire una rendicontazione di questo tipo. Il primo si fonda su un elemento oggettivo, l’orologio: il lavoratore accede al modulo on line in un determinato momento, registrato dal sistema, sceglie da un menu l’attività che va ad effettuare, e ogni volta che questa cambia accede di nuovo e modifica la scelta. L’orologio registra i tempi di svolgimento di ogni singola attività. Ma gli inconvenienti sono molti: ci si può dimenticare di effettuare l’operazione, se si svolgono attività diverse, e poi l’orario complessivo va arrotondato per eccesso o per difetto, perché l’orologio considera i minuti e i secondi (3 ore e 2 minuti, 2 ore e 58).
L’altro modo è fondato sulle attività e non sul tempo. A fine giornata, il lavoratore sceglie dal menu quella o quelle che ha svolto e fa corrispondere a ciascuna un numero di ore, fino a completare l’orario giornaliero. Può inserire ore di straordinario, giustificandone la necessità. Il datore di lavoro o l’amministrazione possono verificare facilmente l’effettuazione dell’orario contrattuale, senza temere errori di trascrizione. Possono anche controllare le ore di straordinario, vedere se ci sono anomalie, ovvero se certi lavoratori ne hanno usate di più rispetto ad altri con un ruolo analogo. Dall’esame dei dati si può anche capire se qualche attività richiede più tempo di quello previsto, e valutare se bisogna fare interventi in termini di aumento del personale o di pianificazione delle ore.
Rendicontazione di progetti europei e altre attività a 360°
Insomma, non dobbiamo pensare solo alla rendicontazione di progetti europei, alla rendicontazione progetti di studi di informatica o di centri di ricerca, ma anche a quella che si effettua in imprese di dimensioni e professionalità variegate, in aree lavorative molto differenti tra loro.
Perciò una rendicontazione delle ore di lavoro appoggiata a una piattaforma in cloud, come quella che offre HR-Assistant (per approfondire: clicca qui) può trovare applicazione in realtà più o meno complesse, adattarsi in modo flessibile e personalizzato a settori lavorativi tra loro apparentemente lontani. Con risparmio di tempo e fatica.
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