Le difficoltà che le aziende stanno attraversando, prima per la crisi economica serpeggiante poi per la pandemia conclamata, ha costretto spesso i manager a concentrarsi sull’immediato, sulla gestione quotidiana, limitando la pianificazione al breve o brevissimo termine. Tuttavia, sarebbe meglio guardare un po’ più in là e sfruttare tutti gli strumenti disponibili per analizzare i processi dell’azienda, per valutarne le criticità, per evidenziare i punti forti e i punti deboli e pianificare eventuali azioni correttive. Solo un attento monitoraggio dei processi può consentire di comprendere se gli obiettivi pianificati sono raggiungibili, anche in un periodo critico come questo, o valutare le azioni per accrescere l’efficienza del sistema.
Quindi il controllo di gestione rappresenta un passaggio obbligato per comprendere quale sarà la performance aziendale. Ma esso non dovrebbe limitarsi solo ai risultati economici, bensì monitorare, ad esempio, la cultura organizzativa dell’impresa, quell’insieme di valori, comportamenti e relazioni che la caratterizzano, all’interno e all’esterno. In una parola, tutti quei fattori umani che per molti aspetti rappresentano l’impresa.
Quali strumenti?
Quali sono gli strumenti per mettere in atto questo monitoraggio?
Non è certo nostra intenzione affrontare un tema così vasto e complesso; ci interessa solo porre l’attenzione su un’area di indagine, quella dei risultati sociali. All’interno di un’azienda, essi identificano il livello di soddisfazione di tutti coloro che vi sono coinvolti, dai dipendenti al management, alla proprietà; all’esterno, il grado di fiducia che l’impresa riscuote da parte di finanziatori, stakeholders, mondo politico, pubblica amministrazione.
Riguardo al personale, spesso le aziende sono senza saperlo già in possesso di buona parte dei dati necessari per le valutazioni grazie ai software gestionali, non ultimo il software HR: a titolo di esempio i dati che provengono dalla gestione ferie e permessi, da cui si ricava il tasso di assenteismo, che, se è elevato, può indicare una condizione di malessere dei dipendenti.
La definizione di indicatori per la pianificazione e il monitoraggio richiede di riflettere su almeno quattro requisiti: completezza, rilevanza, flessibilità, comprensibilità.
Concentriamoci brevemente sugli ultimi due. La flessibilità consente di modificare gli indicatori in funzione delle variazioni nell’ambiente circostante e delle strategie dell’impresa; la comprensibilità permette che i risultati della misurazione possano essere diffusi all’interno dell’impresa e che tutti possano condividerli.
Alcune tipologie di indicatori
Esistono diverse tipologie di indicatori. Qui accenneremo brevemente ad uno di essi, i CSF, più adatti alla fase di pianificazione, ma applicabili anche al controllo strategico per la loro flessibilità. Tratteremo successivamente con più spazio i KPI, perché più strettamente connessi con il monitoraggio. I CSF (Critical Success Factor), ovvero i “fattori chiave di successo”, possono essere usati sia per il sistema informativo gestionale che per l’analisi dei requisiti. Essi rappresentano le aree chiave i cui risultati garantiscono all’organizzazione una performance di successo. Perciò il management dovrebbe dedicare loro una particolare attenzione.
Essi possono essere identificati in quattro tipi principali. Il primo riguarda i fattori industriali, intesi come la caratteristica specifica del settore a cui appartiene l’impresa: ad esempio, nel caso di una start-up innovativa, proprio l’innovazione rappresenta un CSF.
Il secondo identifica i fattori ambientali, sia interni che esterni, come il clima aziendale, lo sviluppo tecnologico, la concorrenza.
Il terzo considera i fattori strategici, più strettamente connessi alla pianificazione in quanto risultato della strategia competitiva che si è definita. Rientra in questo CSF il posizionamento che si ricerca per l’azienda e le sue dimensioni in termini di produzione e di marketing.
Infine vi sono i fattori temporali, legati ai cambiamenti e alla crescita interna: perciò tendono a essere di breve durata e a modificarsi a seconda delle barriere, delle sfide e delle influenze che si possano presentare.
L’identificazione dei CSF è prioritaria per la definizione dei KPI (Key Performance Indicators). Ma di questo riparleremo, perché, come già detto, si connettono maggiormente all’attività dell’HR. Poiché sono criteri specifici e misurabili, devono fondarsi sui dati in possesso dell’azienda, molti dei quali già disponibili in una piattaforma HR, come quella proposta da HR-Assistant, ma spesso poco sfruttati per il monitoraggio e la valutazione dei processi aziendali.
