Monitorare la performance: i KPI per la gestione del personale

Piccola azienda metalmeccanica dell’hinterland milanese. La società esiste già da sessant’anni, ma il nuovo presidente, pronipote del fondatore, vuole applicare alla gestione tradizionale finora utilizzata metodologie più moderne. Ad esempio, dedicare maggiore attenzione ai processi aziendali. Ha da poco assunto una nuova HR, giovane ma già dotata di una certa esperienza, convinta, come lui, dell’importanza di investire nel capitale umano per assicurare il futuro dell’azienda. Entrambi ritengono che si debbano monitorare i processi di gestione del personale, per vedere se ci sono punti deboli e criticità. Come fare? E’ qui che intervengono i KPI (Key Performance Indicators). Se i Critical Success Factors (CSF) sono più connessi con la strategia di un’impresa, i KPI sono invece orientati al controllo operativo, e perciò più adatti a monitorare i processi aziendali. Però il legame tra i due tipi di misurazione è molto stretto: valutare con i KPI le prestazioni dei processi permette di giudicare quali tra loro siano più critici per il raggiungimento degli obiettivi strategici stabiliti con i CSF.
Che cosa sono i KPI?
I KPI possono essere definiti come una misura qualitativa e/o quantitativa utilizzata per valutare il successo di un’organizzazione, o anche solo di un dipendente, nel raggiungimento degli obiettivi di performance. In italiano vengono anche definiti indicatori chiave di prestazione (ICP), o indicatori essenziali di prestazione (IEP). Nei KPI si distinguono di solito quattro categorie: gli indicatori generali, di qualità, di costo e di servizio. Gli indicatori devono essere scelti secondo le caratteristiche dell’azienda, in quanto vanno a misurarne aspetti specifici. Il livello di servizio, ad esempio, può avere come indicatore la flessibilità nei confronti del cliente, mentre la qualità della prestazione può considerare la percentuale di scarti e di resi. Un criterio per la scelta di tali indicatori è definito in inglese con l’acronimo SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound). Ovvero essi devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti, legati a un tempo determinato. Come si vede, si tratta di indicatori concreti e quantificabili, non definiti una volta per tutte ma relativi ad un particolare momento temporale, adattabili ai cambiamenti. Per la loro qualità di indicatori specifici, non devono essere molti: c’è chi parla di una ventina per ciascuna area, chi di meno di dieci. Quello che conta è che abbiano i requisiti sopra indicati. La scelta dei KPI dovrebbe essere condivisa: i manager, l’HR, i responsabili delle aree interessate, i dipendenti stessi possono condividere la definizione degli indicatori più idonei al monitoraggio dei processi aziendali. Tanto più che essi devono essere specifici per ogni area critica individuata: ci saranno dei KPI per l’area di progettazione, per quelle di produzione, di manutenzione, per il settore commerciale, ecc.
KPI e gestione del personale

Torniamo all’esempio iniziale. Un management attento al proprio capitale umano dovrebbe monitorare costantemente l’andamento dei processi in questo settore, con l’aiuto dell’HR e di tutti gli strumenti tecnologici in possesso, a partire dalla piattaforma HR. Il sistema gestione presenze, il software gestione corsi, insomma tutti gli strumenti che possano fornire dati in questa area rappresentano un ottimo punto di partenza per la definizione e l’applicazione di KPI specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e temporali.

Ad esempio, la misurazione dell’efficienza passa attraverso la quantificazione del tasso di assenteismo o del rapporto tra ore di straordinario e ore contrattuali. La formazione rappresenta un elemento importante per la soddisfazione del personale: si possono valutare la percentuale di personale formato rispetto al totale, l’efficacia della formazione somministrata e i costi relativi. E sono indicatori chiave anche la percentuale di turnover, i tempi medi di permanenza del personale all’interno dell’impresa o in una determinata posizione, l’indice di produttività, la valutazione e la soddisfazione dei talenti, i tempi e le modalità di reclutamento. E ancora: la disparità di genere, ovvero il rapporto donne/uomini che lavorano nell’impresa, o il rapporto tra lavoratori a tempo pieno e part/time.

Come si è già detto, per la maggior parte degli indicatori il management o l’HR possono trovare i dati necessari nella piattaforma HR. Meglio ancora se questa prevede anche l’elaborazione dei dati e li restituisce sotto forma di grafici personalizzati, mettendo la gestione del personale a portata di click.

Come fa la piattaforma HR-Assistant…