Gestione degli asset e controllo del magazzino: soluzioni efficaci per l’amministrazione

Piccola azienda di software dell’hinterland milanese. 50 dipendenti, inclusi gli addetti all’amministrazione. Alcuni programmatori lavorano fuori sede, direttamente presso i clienti. L’azienda deve fornire loro gli strumenti di lavoro, il PC e il telefono, SIM inclusa. Società manifatturiera, specializzata in carpenteria metallica. Molti operai, alcuni impiegati in amministrazione, una magazzinodecina di addetti al magazzino. Gli operai devono essere dotati di DPI, dispositivi di protezione individuale. Ci sono alcuni computer in amministrazione e nei magazzini. Qualche telefono cellulare con SIM aziendale. Società di engineering. Computer o tablet in tutti gli uffici, telefoni e SIM ai dipendenti, carta di credito aziendale ai venditori che sono spesso in trasferta. Qualcuno dei manager ha l’auto come “fringe benefit”.
La gestione dei beni aziendali
I “beni aziendali” sono una categoria molto vasta. Ci sono i “cespiti” materiali (locali, arredamento, macchinari, computer, telefoni, ecc.) e quelli immateriali (marchio, know-how, brevetti, certificazioni, contratti…). Ma anche soltanto la gestione di computer, telefoni, carte di credito è sufficiente a complicare la vita all’amministrazione: come tenerli sotto controllo? Bisogna sapere chi ha che cosa, quanti computer sono disponibili per i nuovi assunti, quanti telefoni sono ormai troppo vecchi e vanno sostituiti. E i dispositivi di sicurezza? Esistono precise disposizioni di legge ((il T.U. D.Lgs 81/08), che prescrivono i requisiti dei DPI per la protezione dei lavoratori. Elmetti e caschi, guanti, indumenti anticalore, occhiali, visiere, scarpe di sicurezza. E allora, come sappiamo che cosa manca, quali misure di scarpe sono ancora in magazzino, quali sono state già assegnate? Ma non si tratta solo di questo. Il responsabile della contabilità deve sapere con precisione e annotare regolarmente quali asset, con termine inglese ormai diffuso, sono in possesso dell’azienda.ufficio Esiste un registro dei cespiti, nel quale essi vanno iscritti, corredati dal loro valore, che può essere soggetto ad ammortamento, oppure può cambiare: al ribasso, se si tratta di un macchinario, di un telefono, di un’automobile; al rialzo, se si tratta di un brevetto che sta avendo successo. Insomma, la gestione dei cespiti, dei beni aziendali, è importante, in particolare ai fini fiscali, ma anche per il suo impatto sulla vita quotidiana dell’azienda.
La gestione dei beni aziendali

E’ chiaro che la tradizionale gestione cartacea, se può essere adeguata ai puri fini fiscali, non si presta affatto ad un controllo degli asset agile ed efficace. Per le aziende molto grandi, dove il magazzino ha dimensioni considerevoli, esistono soluzioni tecnologiche complesse. Ad esempio, ogni asset può essere individuato non solo attraverso un numero di inventario, ma anche attraverso la tecnologia RFID, che lo identifica e lo colloca in una determinata posizione.

Nelle imprese di minori dimensioni, nelle PMI, il tracking assegnazione e la disponibilità degli asset possono essere controllati attraverso un software apposito, che raccoglie in un database tutti i beni, corredati dalle loro caratteristiche, inclusa l’eventuale scadenza, ad esempio di una SIM. Il software beni aziendali interroga questo database, individua la disponibilità dell’asset, lo scarica dal magazzino quando viene assegnato, per cui l’ufficio acquisti può provvedere ad un nuovo ordine o ad una sostituzione. E attraverso il tracking assegnazione si sa di quali asset è in possesso ogni dipendente: in caso di dimissioni, è chiaro che cosa deve restituire.

Insomma, un software di gestione degli asset facilita l’amministrazione sotto molti aspetti, dalla responsabilità fiscale e patrimoniale, alla gestione del magazzino, all’assegnazione di beni al personale, al tracking di queste assegnazioni.

Tanto meglio se questo software beni aziendali non è isolato, ma fa parte di una suite completa di gestione delle risorse umane, come avviene in HR-Assistant (per approfondire, visita la pagina dedicata).

Qualche spunto per il 2021

Il 2021 è iniziato un po’ in sordina, senza feste fino all’alba (tranne rare e illegali eccezioni), fuochi artificiali (a parte quelli privati, che invece sono esplosi, in tutti i sensi), brindisi di mezzanotte (per lo più anticipati alle 22, oppure riferiti alla mezzanotte di Paesi ad est del nostro). Il 2020 non verrà rimpianto da nessuno, tranne dai colossi delle vendite on line o della comunicazione planetaria. Ma, archiviato l’anno bisestile malefico, che cosa possiamo aspettarci dal 2021, almeno nel campo delle Risorse Umane? E’ quasi obbligatorio che nel blog di un fornitore di software per la gestione del personale ci sia, a gennaio, una riflessione sull’anno che verrà. Rispondiamo quindi a questo obbligo “morale” cercando di dire qualche cosa di, forse, meno prevedibile. Appare evidente che lo smart working, o, meglio, il lavoro agile, non finirà con la pandemia. Al contrario, a livello mondiale se ne prevede l’incremento. Anche in Italia, dopo l’aumento record nella prima fase di lockdown, da maggio ad oggi sono smart workers il 24% del totale, cioè un milione di lavoratori nella PA e 4 milioni nel settore privato. In particolare, nelle aziende di Informatica e Telecomunicazioni si arriva ad una percentuale del 56%.
Il lavoro agile per le nuove generazioni

Il lavoro agile, o, meglio ancora, il lavoro flessibile in senso lato piacerebbe, in particolare, ai Millennials e alla cosiddetta Generazione Z, cioè i nati tra il 1996 e il 2010 che si stanno affacciando adesso al mercato del lavoro. Un aspetto della nuova tendenza sarà il nomadismo digitale, per cui sarà possibile lavorare per qualunque azienda vivendo ovunque, anche in ambienti più “a misura d’uomo”. Questa prospettiva già nel 2019 ha portato ad iniziative volte a facilitare l’insediamento di nomadi digitali in regioni, come la Calabria, la Sicilia e la Sardegna, un tempo soggette all’emigrazione verso il Nord industriale.

Il lato oscuro del lavoro flessibile è naturalmente un aumento esponenziale della tendenza alla precarizzazione dei lavoratori, già iniziata in questi ultimi anni.

Nell’ambito delle risorse umane, a seguito dell’incremento dello smart working, tutti gli strumenti di una piattaforma HR che possano contribuire a risolvere le difficoltà del lavoro a distanza, sia per il management che per la gestione del personale, acquisteranno uno spazio sempre maggiore.

Un’altra prevedibile tendenza per questo e i prossimi anni è lo spazio che andranno acquisendo nelle piattaforme HR gli algoritmi di Intelligenza Artificiale. Le possibilità sono talmente vaste che ci limiteremo in questo momento a delineare solo alcuni scenari di sviluppo. La maggiore affidabilità del riconoscimento delle immagini incrementerà l’introduzione automatica dei dati nelle piattaforme di gestione del personale. Attraverso la lettura automatica dei cedolini, ad esempio, o degli scontrini, nel caso di trasferte e note spese, diventerà sempre meno necessario inserire i dati a mano. La stessa funzionalità modificherà profondamente anche i software di recruiting: dall’acquisizione automatica dei CV, algoritmi di Intelligenza Artificiale sapranno ricavare dati utili a una prima scrematura dei possibili candidati. Il lavoro dei reclutatori, sia nelle aziende specializzate che negli uffici del personale aziendali, diventerà più agevole e produttivo.

Analytics e intelligenza artificiale

E non vogliamo tralasciare un altro aspetto che apre grandi potenzialità per la gestione delle risorse umane: un ampio uso degli analytics che tenga sotto controllo diversi indicatori critici, per valutare il livello di soddisfazione dei dipendenti ma anche per prevedere i lavoratori a rischio di dimissioni volontarie, che possono rappresentare per un’impresa una grave perdita sia per il tempo speso nella formazione che per le difficoltà di rimpiazzo.

Tuttavia, se l’Intelligenza Artificiale sta aprendo grandi scenari per il futuro, introduce anche interrogativi su come cambierà il mondo del lavoro, a cui gli anni a venire dovranno trovare risposta. D’altra parte, esiste qualche modo per opporsi ai cambiamenti che avanzano?

Comunque vada, HR-Assistant si sta muovendo per anticipare il futuro, senza dimenticare il diritto alla privacy e il rispetto per i lavoratori.  (per conoscere meglio la piattaforma HR-Assistant, clicca qui)

Studio di caso: rendicontazione in un’impresa di servizi

La rendicontazione commesse non riguarda soltanto progetti internazionali o attività ad alto valore aggiunto. In un post precedente abbiamo osservato come anche in realtà più piccole, in attività più vicine alla vita di ogni giorno, si può presentare la necessità di rendicontare le ore lavorate. Portiamo qui un esempio, tratto da un caso reale.
Il caso: funzionamento del servizio
Impresa di pulizie lombarda. Una decina di addetti, che presta servizio in diverse sedi, per lo più studi commerciali o piccole aziende. L’impresa ha stipulato un contratto con ciascuno dei clienti, dove è indicato il numero di ore mensili da garantire. Sono prefissati anche i giorni in cui viene effettuata l’attività: però le pulizie devono avvenire comunque, anche se uno di questi giorni cade in una festività, quindi gli addetti sono liberi di organizzarsi autonomamente e scegliere un giorno diverso. Quando gli spazi da pulire sono limitati, ogni addetto è assegnato ad una singola sede. Ma ci sono clienti più grandi, che richiedono due o più addetti. In tal caso i dipendenti si organizzano tra di loro, dividendosi il lavoro e il numero di ore previste. Può capitare che ci sia l’esigenza, da questo o quel cliente, di effettuare ore in più: ad esempio, in questo periodo di pandemia, per la sanificazione degli ambienti. Oppure può servire a un cliente che in un giorno semifestivo, quando al pomeriggio la sede di lavoro è chiusa, un addetto dell’impresa vada ad aprire al tecnico dell’azienda elettrica, o ad altro fornitore di servizi. Anche in questo caso l’impresa deve fatturare al cliente ore di straordinario.
Le esigenze del cliente

Com’è evidente, i lavoratori non possono utilizzare nessun sistema di timbratura manuale, visto che la loro sede di lavoro è sul territorio. Non hanno a disposizione un computer, da cui fare una timbratura virtuale standard. Possono usare solo lo smartphone personale.

In effetti all’impresa serve soltanto sapere se il numero di ore previste da contratto è stato effettuato e da chi, o se ci sono stati imprevisti e si devono fatturare ore di straordinario. Quindi, più che la timbratura, l’impresa chiede ai suoi dipendenti la consuntivazione delle ore lavorate.

Grazie ad essa, l’amministrazione raggiunge due obiettivi. Il primo: definire le ore totali effettuate da ogni addetto da inviare al consulente del lavoro per l’elaborazione dei cedolini. Il secondo: sapere se ci sono delle ore di straordinario da fatturare al cliente.

Finora tutto questo è passato attraverso un sistema informale di sms, messaggi whatsapp, pezzi di carta. L’impresa è in crescita, quindi questo sistema non è scalabile: è necessario trovare una modalità più efficiente per evitare che l’amministrazione si trovi sommersa da avvisi scollegati tra loro e corra il rischio di fare errori. Tanto più gravi se andassero a toccare le fatture per il cliente, addebitandogli un numero di ore di straordinario superiore a quelle reali.

La soluzione di HR-Assistant
Visto che i lavoratori hanno a disposizione solo gli smartphone, possono consuntivare le ore effettuate usando l’App HR-Assistant per la rendicontazione commesse. All’amministrazione arriva il dettaglio per commessa delle ore, in base al quale il modulo Rendicontazione commesse di HR-Assistant calcola le eventuali eccedenze, da fatturare ai clienti come straordinario. Il report tiene conto dei giorni del mese in cui viene effettuato il lavoro e delle ore previste per ciascun giorno. In certi casi bisogna aggiungere alcune ore in più distribuite ogni due settimane. L’amministrazione può vedere sulla piattaforma HR-Assistant la consuntivazione di ciascun addetto, il cui totale viene inviato al consulente del lavoro per l’emissione dei cedolini. Ha inoltre a disposizione la differenza tra ore previste mensili dovute a ciascun cliente e ore rendicontate, ovvero le ore di straordinario. Può leggere facilmente tutti i dati attraverso report e cruscotti divisi per cliente, personalizzati secondo le proprie esigenze. Niente più foglietti sparsi, né rischio di commettere errori di trascrizione. I dati per i cedolini e la fatturazione sono subito disponibili e calcolati con precisione. Risultato: tempo e risorse per attività più importanti.

Per approfondire: clicca qui