Studio di caso: rendicontazione in un’impresa di servizi

La rendicontazione commesse non riguarda soltanto progetti internazionali o attività ad alto valore aggiunto. In un post precedente abbiamo osservato come anche in realtà più piccole, in attività più vicine alla vita di ogni giorno, si può presentare la necessità di rendicontare le ore lavorate. Portiamo qui un esempio, tratto da un caso reale.
Il caso: funzionamento del servizio
Impresa di pulizie lombarda. Una decina di addetti, che presta servizio in diverse sedi, per lo più studi commerciali o piccole aziende. L’impresa ha stipulato un contratto con ciascuno dei clienti, dove è indicato il numero di ore mensili da garantire. Sono prefissati anche i giorni in cui viene effettuata l’attività: però le pulizie devono avvenire comunque, anche se uno di questi giorni cade in una festività, quindi gli addetti sono liberi di organizzarsi autonomamente e scegliere un giorno diverso. Quando gli spazi da pulire sono limitati, ogni addetto è assegnato ad una singola sede. Ma ci sono clienti più grandi, che richiedono due o più addetti. In tal caso i dipendenti si organizzano tra di loro, dividendosi il lavoro e il numero di ore previste. Può capitare che ci sia l’esigenza, da questo o quel cliente, di effettuare ore in più: ad esempio, in questo periodo di pandemia, per la sanificazione degli ambienti. Oppure può servire a un cliente che in un giorno semifestivo, quando al pomeriggio la sede di lavoro è chiusa, un addetto dell’impresa vada ad aprire al tecnico dell’azienda elettrica, o ad altro fornitore di servizi. Anche in questo caso l’impresa deve fatturare al cliente ore di straordinario.
Le esigenze del cliente

Com’è evidente, i lavoratori non possono utilizzare nessun sistema di timbratura manuale, visto che la loro sede di lavoro è sul territorio. Non hanno a disposizione un computer, da cui fare una timbratura virtuale standard. Possono usare solo lo smartphone personale.

In effetti all’impresa serve soltanto sapere se il numero di ore previste da contratto è stato effettuato e da chi, o se ci sono stati imprevisti e si devono fatturare ore di straordinario. Quindi, più che la timbratura, l’impresa chiede ai suoi dipendenti la consuntivazione delle ore lavorate.

Grazie ad essa, l’amministrazione raggiunge due obiettivi. Il primo: definire le ore totali effettuate da ogni addetto da inviare al consulente del lavoro per l’elaborazione dei cedolini. Il secondo: sapere se ci sono delle ore di straordinario da fatturare al cliente.

Finora tutto questo è passato attraverso un sistema informale di sms, messaggi whatsapp, pezzi di carta. L’impresa è in crescita, quindi questo sistema non è scalabile: è necessario trovare una modalità più efficiente per evitare che l’amministrazione si trovi sommersa da avvisi scollegati tra loro e corra il rischio di fare errori. Tanto più gravi se andassero a toccare le fatture per il cliente, addebitandogli un numero di ore di straordinario superiore a quelle reali.

La soluzione di HR-Assistant
Visto che i lavoratori hanno a disposizione solo gli smartphone, possono consuntivare le ore effettuate usando l’App HR-Assistant per la rendicontazione commesse. All’amministrazione arriva il dettaglio per commessa delle ore, in base al quale il modulo Rendicontazione commesse di HR-Assistant calcola le eventuali eccedenze, da fatturare ai clienti come straordinario. Il report tiene conto dei giorni del mese in cui viene effettuato il lavoro e delle ore previste per ciascun giorno. In certi casi bisogna aggiungere alcune ore in più distribuite ogni due settimane. L’amministrazione può vedere sulla piattaforma HR-Assistant la consuntivazione di ciascun addetto, il cui totale viene inviato al consulente del lavoro per l’emissione dei cedolini. Ha inoltre a disposizione la differenza tra ore previste mensili dovute a ciascun cliente e ore rendicontate, ovvero le ore di straordinario. Può leggere facilmente tutti i dati attraverso report e cruscotti divisi per cliente, personalizzati secondo le proprie esigenze. Niente più foglietti sparsi, né rischio di commettere errori di trascrizione. I dati per i cedolini e la fatturazione sono subito disponibili e calcolati con precisione. Risultato: tempo e risorse per attività più importanti.

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