La gestione dei beni aziendali: perchè dotarsi di strumenti adeguati Skip to content

Gestione degli asset e controllo del magazzino: soluzioni efficaci per l’amministrazione

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Piccola azienda di software dell’hinterland milanese. 50 dipendenti, inclusi gli addetti all’amministrazione. Alcuni programmatori lavorano fuori sede, direttamente presso i clienti. L’azienda deve fornire loro gli strumenti di lavoro, il PC e il telefono, SIM inclusa. Società manifatturiera, specializzata in carpenteria metallica. Molti operai, alcuni impiegati in amministrazione, una magazzinodecina di addetti al magazzino. Gli operai devono essere dotati di DPI, dispositivi di protezione individuale. Ci sono alcuni computer in amministrazione e nei magazzini. Qualche telefono cellulare con SIM aziendale. Società di engineering. Computer o tablet in tutti gli uffici, telefoni e SIM ai dipendenti, carta di credito aziendale ai venditori che sono spesso in trasferta. Qualcuno dei manager ha l’auto come “fringe benefit”.
La gestione dei beni aziendali
I “beni aziendali” sono una categoria molto vasta. Ci sono i “cespiti” materiali (locali, arredamento, macchinari, computer, telefoni, ecc.) e quelli immateriali (marchio, know-how, brevetti, certificazioni, contratti…). Ma anche soltanto la gestione di computer, telefoni, carte di credito è sufficiente a complicare la vita all’amministrazione: come tenerli sotto controllo? Bisogna sapere chi ha che cosa, quanti computer sono disponibili per i nuovi assunti, quanti telefoni sono ormai troppo vecchi e vanno sostituiti. E i dispositivi di sicurezza? Esistono precise disposizioni di legge ((il T.U. D.Lgs 81/08), che prescrivono i requisiti dei DPI per la protezione dei lavoratori. Elmetti e caschi, guanti, indumenti anticalore, occhiali, visiere, scarpe di sicurezza. E allora, come sappiamo che cosa manca, quali misure di scarpe sono ancora in magazzino, quali sono state già assegnate? Ma non si tratta solo di questo. Il responsabile della contabilità deve sapere con precisione e annotare regolarmente quali asset, con termine inglese ormai diffuso, sono in possesso dell’azienda.ufficio Esiste un registro dei cespiti, nel quale essi vanno iscritti, corredati dal loro valore, che può essere soggetto ad ammortamento, oppure può cambiare: al ribasso, se si tratta di un macchinario, di un telefono, di un’automobile; al rialzo, se si tratta di un brevetto che sta avendo successo. Insomma, la gestione dei cespiti, dei beni aziendali, è importante, in particolare ai fini fiscali, ma anche per il suo impatto sulla vita quotidiana dell’azienda.
La gestione dei beni aziendali

E’ chiaro che la tradizionale gestione cartacea, se può essere adeguata ai puri fini fiscali, non si presta affatto ad un controllo degli asset agile ed efficace. Per le aziende molto grandi, dove il magazzino ha dimensioni considerevoli, esistono soluzioni tecnologiche complesse. Ad esempio, ogni asset può essere individuato non solo attraverso un numero di inventario, ma anche attraverso la tecnologia RFID, che lo identifica e lo colloca in una determinata posizione.

Nelle imprese di minori dimensioni, nelle PMI, il tracking assegnazione e la disponibilità degli asset possono essere controllati attraverso un software apposito, che raccoglie in un database tutti i beni, corredati dalle loro caratteristiche, inclusa l’eventuale scadenza, ad esempio di una SIM. Il software beni aziendali interroga questo database, individua la disponibilità dell’asset, lo scarica dal magazzino quando viene assegnato, per cui l’ufficio acquisti può provvedere ad un nuovo ordine o ad una sostituzione. E attraverso il tracking assegnazione si sa di quali asset è in possesso ogni dipendente: in caso di dimissioni, è chiaro che cosa deve restituire.

Insomma, un software di gestione degli asset facilita l’amministrazione sotto molti aspetti, dalla responsabilità fiscale e patrimoniale, alla gestione del magazzino, all’assegnazione di beni al personale, al tracking di queste assegnazioni.

Tanto meglio se questo software beni aziendali non è isolato, ma fa parte di una suite completa di gestione delle risorse umane, come avviene in HR-Assistant (per approfondire, visita la pagina dedicata).

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