Turni e sostituzioni: un aiuto digitale

strumenti medici

In questi tempi di pandemia, se possiamo farne a meno, evitiamo di recarci nello studio del nostro medico di base. Però può capitare che ci serva un medicinale, una ricetta per degli esami, un certificato, e allora ci rivolgiamo alla segretaria del dottore, che si occuperà delle nostre esigenze. Quando succede, non ci passa affatto per la testa di chiederci come sia gestito l’ambulatorio, se la segretaria sia dipendente del dottore oppure di qualcun altro, come venga sostituita se si ammala o va in ferie.

Negli ultimi anni sono sorte in Italia molte cooperative tra medici, che mettono in comune strutture e  servizi, inclusa la segreteria. Nelle realtà più piccole, sono le segretarie stesse che si uniscono in cooperativa, sostituendosi a vicenda quando è necessario. In quelle più grandi, come accade di frequente a Roma o a Milano, nascono Srl o SaS con un’organizzazione più articolata: c’è un responsabile (qualche volta addirittura un amministratore delegato) e un’amministrazione che provvede al funzionamento di tutti gli studi medici consorziati, inclusa la gestione turni di lavoro.

turnistica su carta

Queste organizzazioni diventano quindi PMI e si trovano di fronte alla solita sfida: la digitalizzazione di strumenti e servizi. In particolare nel campo per loro più delicato, turni e sostituzioni delle segretarie, perché negli studi medici la continuità del servizio non può mai venir meno.

Quando gli studi consorziati sono pochi e il giro delle segretarie è inferiore alla decina, si può ancora pensare di organizzare tutto a mano. Ad ogni studio corrisponde di norma una sola segretaria, gli orari di ciascuna sono noti a tutti e le sostituzioni si trovano facilmente. Ma se il numero degli studi medici aumenta, l’organizzazione si complica un bel po’.

Un esempio reale

Associazione di medici di base a Roma, costituita come Srl, con un amministratore delegato e un’assemblea dei soci. L’impresa impiega alcuni addetti per l’amministrazione e le necessità comuni. Le segretarie sono dipendenti a tempo indeterminato e lavorano in più di uno studio. Quattro o cinque usufruiscono del part-time, secondo tipologie e numero di ore variabili. Alcune sono disponibili ad effettuare straordinari quando manca una collega;  se necessario, si chiama altro personale a tempo determinato.

Gli orari degli studi sono tutti diversi: solo mattino, solo pomeriggio, mattina e pomeriggio. Anche i giorni di ambulatorio cambiano da medico a medico. Quindi la turnistica è complicata, e lo sarà sempre di più, perché l’associazione è in crescita.

All’inizio l’amministrazione provvedeva manualmente all’assegnazione delle segretarie ai vari studi e alla loro eventuale sostituzione. Poi il numero degli studi medici è diventato troppo elevato, così è stato contattato un professionista che ha sviluppato un’applicazione excel, complessa da gestire e costosa. Soprattutto poco flessibile: ad ogni nuova assunzione o alla nuova acquisizione di uno studio andava modificata, con costi ulteriori. Alla fine il responsabile ha cominciato a cercare su internet qualche software turni e sostituzioni che potesse rispondere alle loro necessità.

Quali esigenze?

Prima di tutto, l’assegnazione di una segretaria ad uno studio, o a più di uno, magari in giorni diversi. E poi, le sostituzioni, da organizzare spesso con poco preavviso. Di norma le segretarie sono donne, possono avere bambini piccoli, e questi hanno la tendenza ad ammalarsi negli orari più disparati, frequentemente a tarda  sera. Così al responsabile o all’amministrazione arrivano richieste di sostituzione in qualunque momento, e gli interventi devono essere immediati, perché il servizio non può essere interrotto.

tabellone con turni

L’ideale sarebbe una app sullo smartphone: gli addetti alle sostituzioni potrebbero vedere chi c’è a disposizione per quello studio, cliccare sul suo numero di telefono e avere una risposta immediata, da qualunque luogo, anche da un ristorante o dalla palestra.

E ancora: la gestione di ferie e permessi. Non si tratta di emergenze, però, senza un software turni e sostituzioni adeguato, un giorno di ferie potrebbe non essere coperto. Non è facile tenere tutto sotto controllo, ma, se la sostituzione salta, il disservizio è grave.

Insomma, il caso descritto presenta caratteri di complessità e delicatezza, e richiede attenzione, tempismo, precisione e flessibilità.

Ed è proprio quello che offre HR-Assistant (per approfondire, clicca qui).

Presenze, ferie e permessi: i vantaggi della digitalizzazione

La rilevazione delle presenze è un’attività che riguarda tutte le aziende, di qualunque dimensione esse siano. E’ infatti responsabilità del datore di lavoro fornire dati precisi e verificabili; gli errori, ad esempio negli adempimenti INPS o INAIL, possono portare a sanzioni, oppure a contenziosi con i sindacati. Non si tratta solo di sapere chi c’è in un determinato giorno o orario in azienda, ma anche di tenere sotto controllo i permessi, orari o giornalieri, e le ferie, tutti dati che compaiono nel cedolino, quindi da gestire con attenzione. Ma, in una PMI non proprio piccolissima, la gestione manuale può diventare un’attività a tempo pieno per almeno un’unità di personale e il rischio di errori è elevato.

La rilevazione presenze è importante anche sotto altri punti di vista. Ad esempio, i protocolli di sicurezza richiedono un sistema sicuro che accerti il numero dei presenti in un edificio se dovesse verificarsi un incidente grave, come un incendio. Tanto più in questi tempi di incremento dello smart working, in cui una parte del personale non è fisicamente in ufficio.

Si aggiunge infine un’ulteriore complicazione: l’orario di lavoro può presentare caratteristiche svariate, a volte persino nella stessa azienda. Facciamo qualche esempio.

 

Molte tipologie di orario lavorativo

timbratura da app

Primo caso. Un’azienda in cui tutti effettuano lo stesso orario, ad esempio dalle 9 alle 18 con un intervallo dalle 12 alle 13. C’è un dispositivo timbracartellini, in cui ciascuno passa il proprio badge all’ingresso e all’uscita. O quattro volte al giorno, anche per la pausa pranzo. Il dispositivo registra gli orari delle presenze, ma non la motivazione delle assenze, ovvero ferie e permessi, né avvisa in alcun modo chi ha dimenticato una timbratura. Si limita a produrre un foglio excel: tutto il lavoro che c’è poi, i controlli, i calcoli di ferie e permessi spettanti o goduti, tocca all’amministrazione.

Secondo esempio. Anche qui un solo orario di lavoro, ma nessun terminale presenze. Un impiegato raccoglie i dati, ad esempio da un registro delle firme, oppure, se l’impresa è piccola, andando a vedere di persona.

E ancora: una società di sviluppo software, dove alcuni lavorano in sede, altri presso il cliente, quindi non timbrano da nessuna parte. Oppure un’azienda con una parte dell’attività divisa su turni, per cui gli orari di molti lavoratori sono diversi tra loro, e la rilevazione presenze si complica.

L’elenco potrebbe continuare.

Una soluzione unica: la digitalizzazione delle presenze in cloud

La soluzione che fa risparmiare tempo ed errori all’amministrazione e permette un migliore utilizzo del personale esiste: l’uso di un modulo rilevazione presenze in una piattaforma per la gestione del personale in cloud. Ogni lavoratore “timbra” potendo usare modalità diverse. Chi usa il timbracartellini, chi effettua la timbratura virtuale da laptop o da app sullo smartphone, chi si serve di un lettore Qr Code posto all’ingresso dell’azienda.

Tutti i dati confluiscono in una piattaforma, dove il modulo gestione presenze li organizza e segnala le anomalie: non alla segretaria, ma direttamente al lavoratore. Meglio se il modulo è associato ad altri che gestiscono ferie e permessi: si ottiene così un controllo completo dei dati, che è affidato ai diretti interessati, perché ogni lavoratore può accedere alla sua area utente e verificarne la correttezza. E la piattaforma genera i file con tutto ciò che serve al consulente del lavoro per la produzione dei cedolini.

Insomma, la soluzione esiste, e si sta diffondendo proprio per gli indubbi vantaggi che presenta.

Noi di HR-Assistant lo sappiamo bene: la nostra piattaforma, attraverso i moduli rilevazione presenze, e ferie e permessi in cloud, aiuta le PMI a lavorare con strumenti adeguati, perché possano migliorare la propria efficienza e produttività.   

La digitalizzazione delle PMI: facciamo il punto

Dove siamo in Italia con la digitalizzazione delle PMI? Quanto ha influito la pandemia e la necessità di potenziare lo smart working sullo sviluppo informatico delle Piccole e Medie Imprese italiane? Allarghiamo la prospettiva alle PMI dell’Unione Europea. Nella Comunicazione della Commissione Europea del 30 marzo 2020 si dice che le PMI sono 25 milioni (il 99% di tutte le imprese) e rappresentano la spina dorsale dell’economia dell’Unione. Impiegano circa 100 milioni di lavoratori, due terzi della forza lavoro disponibile, e generano più di metà del PIL. Molte di loro hanno carattere innovativo e sono focalizzate sulle risposte al cambio climatico, sull’efficienza energetica e sulla coesione sociale.Unione Europea Le PMI rappresentano quindi la base della strategia industriale europea. Di conseguenza la Comunicazione presenta un piano per favorirle in alcuni aspetti chiave, a partire dalla transizione verso la sostenibilità e la digitalizzazione. La Comunicazione fa anche il punto sui primi mesi del 2020, all’inizio della pandemia, evidenziando il divario tra grandi imprese e PMI: il 54% delle prime in quel momento aveva già integrato tecnologie digitali, mentre solo il 17% delle PMI. Perché? Diffidenza, vulnerabilità rispetto alle minacce informatiche, difficoltà ad utilizzare i Big Data. Per non parlare dell’Intelligenza Artificiale. D’altra parte, la transizione verso la digitalizzazione deve avvenire in tempi rapidi, perché le PMI europee possano resistere alla concorrenza e alle sfide provenienti dal resto del mondo, da Oriente come da Occidente. Non a caso l’obiettivo di migliorare la competitività delle PMI europee era già nella “politica di coesione”, ovvero la principale politica di investimento UE, per gli anni 2014-20, con un finanziamento di più di 65 miliardi di Euro da parte del Fondo europeo di sviluppo regionale (FESR).
La digitalizzazione in Italia
E in Italia? Nell’indice DESI 2020 (Indice di digitalizzazione dell’economia e della società) della Commissione Europea l’Italia si piazza al 25° e quartultimo posto, seguita solo da Romania, Grecia e Bulgaria. L’indice DESI prende in considerazione cinque fattori: connettività, competenze digitali, uso di Internet da parte dei singoli cittadini, tecnologie digitali delle imprese e servizi pubblici digitali. UfficioNel calcolo complessivo, le tecnologie applicate alle imprese pesano per il 20%. Tutti e cinque gli ambiti vedono un rafforzamento in Europa, rispetto agli anni precedenti, e un lieve miglioramento anche in Italia. Tuttavia, per quanto lo Stato italiano abbia effettuato sforzi significativi per rispondere alle esigenze di connettività e di servizi on line a causa della pandemia, la digitalizzazione delle imprese resta al palo. L’Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI del Politecnico di Milano ha presentato all’inizio del 2020 una ricerca, relativa al 2019, su un campione di 1500 PMI italiane sulle 200.000 esistenti. Il 61% del campione si dichiara consapevole che è necessario innovare digitalmente le imprese, e anche un altro 27% risulta abbastanza favorevole. Da dove nasce allora la resistenza al cambiamento? Forse da una visione strategica a breve termine, causata dalle difficoltà economiche, ma principalmente dalla mancanza di competenze digitali e di informazioni sulle misure di sostegno statali.Strumenti informatici Nel complesso, lo studio ha definito quattro profili “digitali” delle PMI: Digitally Mature (26%), Inward-Oriented, ovvero digitalizzate verso l’interno, ad esempio per gli approvvigionamenti (28%), Outward-Oriented, cioè digitalizzate vero l’esterno, con una spiccata presenza online (20%), Digitally Immature (26%). E anche il cloud è ancora distante dalle PMI, tanto che solo il 30% ne fa uso. C’è principalmente una resistenza culturale, ma anche una scarsa conoscenza delle più recenti tecnologie. Ad esempio, meno della metà del campione ha sentito parlare dell’Internet of Things (IoT), che si annuncia come una delle principali svolte tecnologiche del prossimo futuro. Sembra però esserci una diffusa consapevolezza della necessità di aprirsi all’innovazione e alla digitalizzazione. Non solo l’UE, ma anche il Decreto Direttoriale 9 giugno 2019 ha previsto fondi da impiegare nella Digital Transformation delle PMI.
E le Risorse umane?

I software gestionali sono in crescita nel nostro Paese, anche se il settore resta relativamente piccolo rispetto ad altri comparti dell’industria nazionale. In più, le piattaforme HR rappresentano un segmento ancora limitato di questo stesso settore. Tuttavia, ai moduli più diffusi, come presenze o ferie e permessi, cominciano ad affiancarsi funzioni innovative su recruitment, onboarding, engagement, per citare alcuni esempi, che si appoggiano sull’Intelligenza Artificiale o sui Data Analytics, capaci di fornire oggettività e fondamento alle decisioni strategiche aziendali.

Anche per la funzione HR è tempo di accedere a piattaforme efficaci e innovative. Come HR-Assistant.

Nelle imprese di minori dimensioni, nelle PMI, il tracking assegnazione e la disponibilità degli asset possono essere controllati attraverso un software apposito, che raccoglie in un database tutti i beni, corredati dalle loro caratteristiche, inclusa l’eventuale scadenza, ad esempio di una SIM. Il software beni aziendali interroga questo database, individua la disponibilità dell’asset, lo scarica dal magazzino quando viene assegnato, per cui l’ufficio acquisti può provvedere ad un nuovo ordine o ad una sostituzione. E attraverso il tracking assegnazione si sa di quali asset è in possesso ogni dipendente: in caso di dimissioni, è chiaro che cosa deve restituire.

Insomma, un software di gestione degli asset facilita l’amministrazione sotto molti aspetti, dalla responsabilità fiscale e patrimoniale, alla gestione del magazzino, all’assegnazione di beni al personale, al tracking di queste assegnazioni.

Tanto meglio se questo software beni aziendali non è isolato, ma fa parte di una suite completa di gestione delle risorse umane, come avviene in HR-Assistant (per approfondire, visita la pagina dedicata).