La rilevazione delle presenze è un’attività che riguarda tutte le aziende, di qualunque dimensione esse siano. E’ infatti responsabilità del datore di lavoro fornire dati precisi e verificabili; gli errori, ad esempio negli adempimenti INPS o INAIL, possono portare a sanzioni, oppure a contenziosi con i sindacati. Non si tratta solo di sapere chi c’è in un determinato giorno o orario in azienda, ma anche di tenere sotto controllo i permessi, orari o giornalieri, e le ferie, tutti dati che compaiono nel cedolino, quindi da gestire con attenzione. Ma, in una PMI non proprio piccolissima, la gestione manuale può diventare un’attività a tempo pieno per almeno un’unità di personale e il rischio di errori è elevato.
La rilevazione presenze è importante anche sotto altri punti di vista. Ad esempio, i protocolli di sicurezza richiedono un sistema sicuro che accerti il numero dei presenti in un edificio se dovesse verificarsi un incidente grave, come un incendio. Tanto più in questi tempi di incremento dello smart working, in cui una parte del personale non è fisicamente in ufficio.
Si aggiunge infine un’ulteriore complicazione: l’orario di lavoro può presentare caratteristiche svariate, a volte persino nella stessa azienda. Facciamo qualche esempio.
Molte tipologie di orario lavorativo
Primo caso. Un’azienda in cui tutti effettuano lo stesso orario, ad esempio dalle 9 alle 18 con un intervallo dalle 12 alle 13. C’è un dispositivo timbracartellini, in cui ciascuno passa il proprio badge all’ingresso e all’uscita. O quattro volte al giorno, anche per la pausa pranzo. Il dispositivo registra gli orari delle presenze, ma non la motivazione delle assenze, ovvero ferie e permessi, né avvisa in alcun modo chi ha dimenticato una timbratura. Si limita a produrre un foglio excel: tutto il lavoro che c’è poi, i controlli, i calcoli di ferie e permessi spettanti o goduti, tocca all’amministrazione.
Secondo esempio. Anche qui un solo orario di lavoro, ma nessun terminale presenze. Un impiegato raccoglie i dati, ad esempio da un registro delle firme, oppure, se l’impresa è piccola, andando a vedere di persona.
E ancora: una società di sviluppo software, dove alcuni lavorano in sede, altri presso il cliente, quindi non timbrano da nessuna parte. Oppure un’azienda con una parte dell’attività divisa su turni, per cui gli orari di molti lavoratori sono diversi tra loro, e la rilevazione presenze si complica.
L’elenco potrebbe continuare.
Una soluzione unica: la digitalizzazione delle presenze in cloud
La soluzione che fa risparmiare tempo ed errori all’amministrazione e permette un migliore utilizzo del personale esiste: l’uso di un modulo rilevazione presenze in una piattaforma per la gestione del personale in cloud. Ogni lavoratore “timbra” potendo usare modalità diverse. Chi usa il timbracartellini, chi effettua la timbratura virtuale da laptop o da app sullo smartphone, chi si serve di un lettore Qr Code posto all’ingresso dell’azienda.
Tutti i dati confluiscono in una piattaforma, dove il modulo gestione presenze li organizza e segnala le anomalie: non alla segretaria, ma direttamente al lavoratore. Meglio se il modulo è associato ad altri che gestiscono ferie e permessi: si ottiene così un controllo completo dei dati, che è affidato ai diretti interessati, perché ogni lavoratore può accedere alla sua area utente e verificarne la correttezza. E la piattaforma genera i file con tutto ciò che serve al consulente del lavoro per la produzione dei cedolini.
Insomma, la soluzione esiste, e si sta diffondendo proprio per gli indubbi vantaggi che presenta.
Noi di HR-Assistant lo sappiamo bene: la nostra piattaforma, attraverso i moduli rilevazione presenze, e ferie e permessi in cloud, aiuta le PMI a lavorare con strumenti adeguati, perché possano migliorare la propria efficienza e produttività.
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