Per gli studi medici è necessario un buon software turni e sostituzioni Skip to content

Turni e sostituzioni: un aiuto digitale

strumenti medici

In questi tempi di pandemia, se possiamo farne a meno, evitiamo di recarci nello studio del nostro medico di base. Però può capitare che ci serva un medicinale, una ricetta per degli esami, un certificato, e allora ci rivolgiamo alla segretaria del dottore, che si occuperà delle nostre esigenze. Quando succede, non ci passa affatto per la testa di chiederci come sia gestito l’ambulatorio, se la segretaria sia dipendente del dottore oppure di qualcun altro, come venga sostituita se si ammala o va in ferie.

Negli ultimi anni sono sorte in Italia molte cooperative tra medici, che mettono in comune strutture e  servizi, inclusa la segreteria. Nelle realtà più piccole, sono le segretarie stesse che si uniscono in cooperativa, sostituendosi a vicenda quando è necessario. In quelle più grandi, come accade di frequente a Roma o a Milano, nascono Srl o SaS con un’organizzazione più articolata: c’è un responsabile (qualche volta addirittura un amministratore delegato) e un’amministrazione che provvede al funzionamento di tutti gli studi medici consorziati, inclusa la gestione turni di lavoro.

turnistica su carta

Queste organizzazioni diventano quindi PMI e si trovano di fronte alla solita sfida: la digitalizzazione di strumenti e servizi. In particolare nel campo per loro più delicato, turni e sostituzioni delle segretarie, perché negli studi medici la continuità del servizio non può mai venir meno.

Quando gli studi consorziati sono pochi e il giro delle segretarie è inferiore alla decina, si può ancora pensare di organizzare tutto a mano. Ad ogni studio corrisponde di norma una sola segretaria, gli orari di ciascuna sono noti a tutti e le sostituzioni si trovano facilmente. Ma se il numero degli studi medici aumenta, l’organizzazione si complica un bel po’.

Un esempio reale

Associazione di medici di base a Roma, costituita come Srl, con un amministratore delegato e un’assemblea dei soci. L’impresa impiega alcuni addetti per l’amministrazione e le necessità comuni. Le segretarie sono dipendenti a tempo indeterminato e lavorano in più di uno studio. Quattro o cinque usufruiscono del part-time, secondo tipologie e numero di ore variabili. Alcune sono disponibili ad effettuare straordinari quando manca una collega;  se necessario, si chiama altro personale a tempo determinato.

Gli orari degli studi sono tutti diversi: solo mattino, solo pomeriggio, mattina e pomeriggio. Anche i giorni di ambulatorio cambiano da medico a medico. Quindi la turnistica è complicata, e lo sarà sempre di più, perché l’associazione è in crescita.

All’inizio l’amministrazione provvedeva manualmente all’assegnazione delle segretarie ai vari studi e alla loro eventuale sostituzione. Poi il numero degli studi medici è diventato troppo elevato, così è stato contattato un professionista che ha sviluppato un’applicazione excel, complessa da gestire e costosa. Soprattutto poco flessibile: ad ogni nuova assunzione o alla nuova acquisizione di uno studio andava modificata, con costi ulteriori. Alla fine il responsabile ha cominciato a cercare su internet qualche software turni e sostituzioni che potesse rispondere alle loro necessità.

Quali esigenze?

Prima di tutto, l’assegnazione di una segretaria ad uno studio, o a più di uno, magari in giorni diversi. E poi, le sostituzioni, da organizzare spesso con poco preavviso. Di norma le segretarie sono donne, possono avere bambini piccoli, e questi hanno la tendenza ad ammalarsi negli orari più disparati, frequentemente a tarda  sera. Così al responsabile o all’amministrazione arrivano richieste di sostituzione in qualunque momento, e gli interventi devono essere immediati, perché il servizio non può essere interrotto.

tabellone con turni

L’ideale sarebbe una app sullo smartphone: gli addetti alle sostituzioni potrebbero vedere chi c’è a disposizione per quello studio, cliccare sul suo numero di telefono e avere una risposta immediata, da qualunque luogo, anche da un ristorante o dalla palestra.

E ancora: la gestione di ferie e permessi. Non si tratta di emergenze, però, senza un software turni e sostituzioni adeguato, un giorno di ferie potrebbe non essere coperto. Non è facile tenere tutto sotto controllo, ma, se la sostituzione salta, il disservizio è grave.

Insomma, il caso descritto presenta caratteri di complessità e delicatezza, e richiede attenzione, tempismo, precisione e flessibilità.

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