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Digitalizzare la gestione del personale: a che punto siamo

digitalizzazione dell'amministrazione

L’Unione Europea punta da tempo sulla digitalizzazione. Il 9 marzo 2021 la Commissione Europea ha presentato un piano per la trasformazione digitale: nei dieci anni tra il 2021 e il 2030 (Digital Decade), gli Stati membri dovranno seguire un percorso di cooperazione incentrato su Competenze, Infrastrutture, Trasformazione digitale delle Imprese, Digitalizzazione dei servizi pubblici.

E il 26 gennaio di quest’anno sempre la Commissione Europea ha presentato una proposta di “Dichiarazione europea sui diritti e i principi digitali per il decennio digitale”.

In Italia, l’intervento statale sulla digitalizzazione ha portato nel 2020 alla creazione della Strategia Nazionale per le Competenze Digitali, che prevede obiettivi e azioni da mettere in atto entro il 2025, cui si aggiungono sgravi fiscali sostenuti anche dal PNRR.

digitalizzazione
Ma dove siamo?

L’indice DESI (Indice di digitalizzazione dell’economia e della società) 2021 vede l’Italia al 20° posto tra i Paesi UE. Pesa in questa posizione il livello ancora insufficiente di connettività, migliorato dal 2020 anche a causa del diffondersi dello smart working, ma ancora limitato nella velocità per la scarsa diffusione di fibra e 5G. Pesano inoltre le basse competenze digitali, specie a livello medio ed avanzato.

Tuttavia l’Italia è al decimo posto per l’integrazione delle tecnologie digitali: il 69% delle PMI ha un livello almeno base di intensità digitale (media UE 60%). E le imprese che usano la fatturazione elettronica, introdotta negli scorsi anni da vari interventi legislativi, sono quasi tre volte la media UE (95%). Ancora: tra il 2018 e il 2020 è più che raddoppiato il numero delle aziende che usano servizi in cloud (dal 15 al 38%). Invece tecnologie come Big Data, Intelligenza Artificiale, commercio elettronico non hanno ancora raggiunto una diffusione significativa.

Nel 2021 è stato pubblicato dall’ISTAT il Primo censimento permanente delle Imprese, effettuato su un campione di 280.000 aziende tra maggio e settembre 2019, ovvero prima che la pandemia di Covid 19 ridisegnasse molti aspetti del sistema economico italiano.

Il rapporto identifica cinque classi di “dinamismo” strategico delle aziende: dalla quasi totale assenza di strategie e di investimenti fino alla ricerca di innovazione, di digitalizzazione avanzata, di internazionalizzazione. Le imprese a dinamismo medio, medio-alto e alto sono meno della metà del campione ma occupano quasi il 70% degli addetti e generano un valore aggiunto complessivo vicino all’80%. In queste imprese si notano significativi investimenti in tecnologie avanzate, che determinano la crescita della produttività e la presenza sui mercati internazionali.

L’apertura verso la digitalizzazione porta con sé l’utilizzo di servizi gestionali in cloud. Restano però ancora basse le competenze in questo settore: il 39,6% delle imprese ha dovuto attivare corsi per colmare il deficit rilevato.

Un’ulteriore indagine ISTAT effettuata in piena pandemia, tra fine ottobre e metà novembre 2020, sottolinea la triplicazione in quell’anno di tecnologie per la comunicazione digitale. In particolare, lo smart working ha incrementato le applicazioni di messaggistica e di video-conferenza, ma anche i server cloud, le postazioni di lavoro virtuali, i software per la condivisione dei progetti.

Nella seconda metà di novembre 2021, l’ISTAT ha aggiornato la rilevazione. L’indagine ha interessato un campione di 90.461 imprese con 3 e più addetti dell’industria, del commercio e dei servizi.  Il rapporto evidenzia il rafforzamento delle infrastrutture digitali: appare però ancora limitata l’introduzione di tecnologie più avanzate che possano avere maggior impatto sulla produttività.

La persistenza del lavoro a distanza ha spinto all’adozione di software per la gestione aziendale, specie nel settore dei servizi. Tuttavia resta ancora basso l’interesse per le tecnologie in cloud, perfino nelle imprese più grandi: solo il 22% del campione le considera cruciali.

Le difficoltà

A causa della pandemia, la gestione del personale ha dovuto affrontare situazioni nuove: dipendenti che lavorano in sede, altri connessi via internet, altri chissà dove. E quindi difficoltà nella rilevazione presenze, nelle richieste di ferie e permessi, nelle autorizzazioni trasferte, negli inserimenti delle note spese, e così via.  Come star dietro a tutto con carta e penna o fogli excel sparsi qua e là?

Esistono ormai vari tipi di piattaforme per la gestione del personale, da quelle limitate a specifiche funzioni a quelle più ampie e complete.

ufficio del personale

E possono essere più o meno standardizzate, adattarsi più o meno alle caratteristiche proprie di ogni azienda.

Però, anche se una piattaforma HR permette di migliorare i processi tradizionali, semplificarli e renderli più efficienti, non è facile per amministrazione e utenti adattarsi a un sistema nuovo, anche se più razionale.

Guardiamo ad esempio la rilevazione presenze. C’è chi ha la timbratrice e chiede di timbrare ingressi, uscite e anche i tempi delle pause pranzo. C’è chi richiede solo due timbrature, chi nessuna. E poi c’è chi la timbratrice non l’ha mai usata, e preferisce non rischiare discussioni con i sottoposti. Allora, per rilevare le presenze, usa strumenti indiretti, come la rendicontazione.

E per trasferte e note spese? Alcuni vogliono che gli scontrini li inseriscano i lavoratori, altri che lo faccia l’amministrazione. E poi, è meglio che stiano tutti insieme in un’unica schermata, o che si possano caricare uno per volta? E quando? Alla fine della trasferta, o mentre è ancora in corso?

E non parliamo della pianificazione dei turni. Le varietà in questo caso possono essere infinite.

Ma, nel momento in cui si adotta una piattaforma per la gestione del personale, bisognerebbe evitare di replicare le procedure tradizionali: al contrario, è proprio questo il momento di adottare quelle best practices capaci di incrementare la qualità dei processi e in ultimo la produttività complessiva dell’azienda.

I vantaggi

Quali i vantaggi di una piattaforma per la gestione del personale? Solo qualche esempio: i dati (generalità degli impiegati, inquadramento, orario lavorativo) si introducono una sola volta e sono poi a disposizione in tutti i moduli; le informazioni sulle competenze dei dipendenti e sulla loro formazione si trovano facilmente; i tassi di assenteismo, le ferie e i permessi goduti o residui sono a portata di mano. E in un progetto, la rendicontazione dei dipendenti si può incrociare automaticamente con il budget previsto per sapere quante ore si possono ancora caricare o se si sono verificati sforamenti.

La valutazione del personale si semplifica, il feedback continuo consente in tempi di smart working di mantenere l’interazione tra responsabile e dipendente. E non è difficile capire a chi servirebbero dei corsi di formazione, o inserire con successo una nuova risorsa nel suo team attraverso i processi di onboarding.


Insomma…  

Il mercato si evolve, la concorrenza si fa sempre più internazionale, nuovi imprevisti si sommano alle difficoltà già esistenti: è necessario razionalizzare e facilitare il più possibile i processi. Le risorse, umane e materiali, vanno impiegate al meglio, con soddisfazione di tutti; così la programmazione si semplifica e la produttività aumenta.

HR-Assistant offre una piattaforma per la gestione del personale ad ampio spettro che mira a questi obiettivi: tenendo conto delle caratteristiche proprie di ciascuna impresa, è in grado di offrire personalizzazioni su misura all’interno di una potente soluzione standardizzata.

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