Skip to content

Foglio elettronico? Forse sì, forse no

Computer con foglio di calcolo

Era il 1978 quando Dan Bricklin, allora studente alla Harvard Business School, dava vita al primo foglio elettronico: l’anno successivo, con la collaborazione di Bob Frankston dell’MIT, nasceva  VisiCalc, fusione delle parole Visible e Calculator. Dall’Apple all’IBM e oltre, il nuovo programma ha conquistato il mercato, vendendo circa un milione di copie.

Lotus 1-2-3, messo in commercio all’inizio del 1983, lo ha sostituito negli anni successivi. Nel 1985, poi, è apparso sul mercato Excel 1.0, pubblicato inizialmente per Macintosh di Apple, disponibile dal 1987 con la versione 2 anche per Microsoft Windows, che nel giro di poco tempo ha fatto il vuoto intorno a sé.

La diffusione di Microsoft Excel

Dal 1985 il programma Excel ha visto vari aggiornamenti. Nel 1995 è stato incluso nel pacchetto Microsoft Office e ne ha poi seguito la numerazione progressiva. Una curiosità: non è mai stato messo in commercio Excel 13, numero al quale nel mondo anglosassone è associata una ben nota fama di malaugurio. Siamo ora alla versione 18, che è parte di Office 2021.

Il programma ha il merito di poter essere usato per scopi diversissimi: probabilmente tutti noi ce ne siamo serviti in qualche modo, anche soltanto per redigere l’elenco degli impiegati di una impresa, con colonne che contengono il numero d’ordine, il nome e il cognome, la data di nascita, e poi la mail, il telefono e così via. In casi come questo, il vantaggio di scegliere Excel e non Word, che appartiene al medesimo pacchetto Office, sta nelle dimensioni sterminate che la lista può raggiungere: 1.048.576 righe, 16.384 colonne. per un totale di 17.179.869.184 celle. Ma il programma permette usi molto più complessi che lo rendono strumento di lavoro in svariati campi, come la ricerca, l’informatica, la contabilità e la gestione dei progetti.

Si calcola che quest’anno stiano usando Excel tra un miliardo e un miliardo e mezzo di persone in tutto il mondo. La varietà di campi in cui viene utilizzato è straordinaria. Solo qualche esempio: nell’istruzione, si serve di Excel il 17% di tutti gli addetti, nell’ingegneria quasi il 20%, nell’amministrazione il 21,6%, nella ricerca il 28,5%.

logo di Microsoft Excel
Licenza per i contenuti Pixabay
Il futuro del foglio di calcolo

Però, nell’era dei big data, dell’Intelligenza artificiale e del cloud, che futuro hanno i fogli di calcolo come Excel?

Le opinioni sono varie. Secondo il parere di molti, Excel continua a funzionare bene per aziende piccole, che dispongono di un volume limitato di dati e in cui la sua gestione è affidata ad un solo soggetto. Tuttavia, è facile introdurvi errori, quindi questi non devono essere critici per lo scopo che si vuole raggiungere.

D’altra parte, chi è ormai abituato ad usarlo non ha voglia di mettere mano a qualcosa di nuovo, persino se potrebbe rivelarsi più efficace e più semplice.

Tra i difetti del foglio di calcolo si annovera la mancanza di scalabilità del programma, in particolare quando i dati sono in aumento costante e arrivano da fonti diverse. Il rischio di errori di trascrizione, il rallentamento nell’elaborazione dei processi possono rendere dannoso o impossibile per l’impresa il perseverare nell’uso di uno strumento nato in un altro mondo e in un altro tempo.

pagina excel con grafici
Licenza per i contenuti Pixabay

E poi oggi un progetto è spesso condiviso tra più persone, specie quando si utilizza lo smart working: unire più fogli di calcolo in uno che li sintetizzi tutti è un’impresa dispendiosa in termini di tempo e a forte rischio di errori nella trascrizione dei dati.

Infine, il foglio di calcolo appare inadeguato quando si presenta la necessità di prendere decisioni in tempi brevi.

Quanto agli errori, se ne annoverano di veramente clamorosi: nel 2020 un uso erroneo di Excel ha portato a stimare 50.786 casi di Covid 19 nel Regno Unito tra il 25 settembre e il 2 ottobre, quando il numero reale era superiore di 15.841 unità. Il formato scelto nel foglio di calcolo non consentiva di introdurre tutti i dati: un errore di dimensione massima di un file, di per sé banale, ha determinato la sottostima dei casi attivi, con conseguente abbassamento dei controlli e delle misure di contenimento.

Un altro esempio: la società statunitense Pure Cycle, a causa di un errore in  un foglio Excel, ha sovrastimato gli interessi trimestrali di 500.000 dollari. Per evitare problemi analoghi in futuro, essa sta ora spingendo il personale ad utilizzare il più possibile un software specifico di contabilità piuttosto che un generico foglio di calcolo.

Il ruolo dell’Intelligenza Artificiale

Oltre alla disponibilità sempre maggiore in cloud di strumenti più adeguati, lo sviluppo dell’Intelligenza Artificiale sta aprendo la strada a modalità nuove. Stanno comparendo sul mercato strumenti basati su di essa, come Equals, AI Analyst, Chat Explore, e così via. Anche Levi Strauss & Co., il noto produttore di jeans e abbigliamento, ha gestito finora la pianificazione delle forniture attraverso Excel, ma sta procedendo alla transizione verso un nuovo strumento basato sull’IA.

Che questa sia la strada futura lo dimostra il fatto che la stessa Microsoft stia corredando Excel di funzioni basate sull’IA: già dal 2018 ne ha introdotto alcune, come “Idee”, che fornisce all’utente suggerimenti rispetto all’attività in corso. Può inoltre essere molto allettante la combinazione di foglio di calcolo e IA: appaiono programmi che, se si introduce un messaggio di testo in linguaggio naturale, generano formule e producono sistemi complessi, individuando anche eventuali errori. Essi  possono anche gestire informazioni utili ricavate dal web. E, naturalmente, si può usare ChatGPT come strumento di analisi di file excel, avvalendosi dei suggerimenti che lo strumento di IA può fornire.

Noi di HR-Assistant
pagina web
Licenza per i contenuti Pixabay

Ma la resistenza al cambiamento rimane forte, specialmente in chi usa il foglio elettronico per attività molto semplici, come liste di dipendenti, elenchi di beni aziendali, e così via. E non li disturba nemmeno l’interfaccia schematica e “datata”, mentre potrebbero servirsi di strumenti in cloud più accattivanti e accessibili.

Noi di HR-Assistant abbiamo fatto della personalizzazione rispetto alle esigenze dei clienti uno dei nostri punti di forza. E’ importante sapersi adattare alle richieste più disparate anche quando possono apparire discutibili.

Pagina del programma HR-Assistant
Figura 4

Un cliente ha chiesto una soluzione per gestire in cloud la pianificazione e la rendicontazione delle attività di circa 150 dipendenti e alcune centinaia di commesse. Non ha mai usato prima programmi in cloud e ha quindi preferito una soluzione excel-like, visualizzabile su una pagina del nostro sistema gestionale HR-Assistant: come ulteriore requisito, questa pagina doveva mostrare contemporaneamente i dati di pianificazione e quelli di rendicontazione e doveva essere visibile a tutti i dipendenti, risolvendo quindi il problema della condivisione dei dati.

Pagina del programma HR-Assistant
Figura 5

Il foglio excel viene creato automaticamente ad ogni visualizzazione della pagina a partire dai dati presenti nel database. Primo problema: un foglio di calcolo ha dimensioni tali che non si possono presentare in una sola pagina web neppure con caratteri molto piccoli. La soluzione è stata quella di permettere la visualizzazione dei dati di un dipendente per volta. Ad esempio, nella fig.4, la riga superiore mostra un singolo lavoratore e sotto compaiono tutti i dettagli delle commesse relative al mese di febbraio del 2023. La fig.5 mostra la rendicontazione dello stesso lavoratore.

Il foglio di calcolo può essere eventualmente scaricato come file in formato excel: come si vede, la grande esperienza che abbiamo maturato ci ha consentito ancora una volta di trovare per il cliente una soluzione adeguata.

Order Konicy Today
& Get Upto a $500 Credit.

Richiedi DEMO

L’unico software gestionale HR che viene concesso gratuitamente per 30 giorni, per testarlo realmente con tutti i dati dei tuoi dipendenti e con tutta la formazione ed il supporto necessario… a costo zero!”

Per ulteriori informazioni, per richiedere una demo o per l’attivazione della prova gratuita, lascia qui sotto i tuoi dati, senza alcun impegno, e ti contatteremo prima possibile.