Blog sulla gestione delle risorse umane - Software gestionale HR-Assistant
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Quale livello di personalizzazione per il Software HR?

E’ noto che l’Italia ha un tessuto produttivo incentrato sulle Piccole e Medie Imprese (PMI), cioè le aziende che hanno un giro d’affari inferiore ai 50 milioni di euro, più di quanto accada nel resto dell’Europa. Questo deriva probabilmente dalla storia dello sviluppo economico nel nostro Paese. Tradizionalmente l’Italia è fondata su aziende semi artigianali, a volte autonome, a volte parte di una filiera che ha per cliente qualche grande industria, come è ad esempio l’indotto FIAT. Le PMI impiegano in media l’82% dei lavoratori italiani, ma nelle regioni meridionali si arriva al 95%. Se poi si considera che il 93% delle aziende italiane ha meno di 15 dipendenti, si intuisce che entità così piccole difficilmente hanno messo in piedi la digitalizzazione dei propri processi interni. Non hanno, ad esempio, un gestionale dipendenti. La segretaria riceve le telefonate degli assenti, segna da qualche parte se un dipendente è in malattia, o ha preso un permesso. E se c’è bisogno della pianificazione turni di lavoro, sembra facile mettersi d’accordo. O no?

 

La digitalizzazione delle imprese in Italia

Lo studio “EY Digital Manufacturing Maturity Index 2019″ ha evidenziato che in Italia solo il 14% delle imprese ha raggiunto un elevato livello di digitalizzazione e di interconnessione. La situazione è grave proprio nelle PMI, in quanto, se il 70% delle grandi imprese ha già avviato la trasformazione, le PMI per lo più sono ancora lontane dal pianificare uno sviluppo digitale, e non riescono nemmeno a sfruttare i benefici fiscali previsti.

D’altra parte la complessità e l’interdipendenza che sempre più caratterizzano il sistema economico in tutti i Paesi stanno obbligando anche le piccole realtà produttive ad avviare il processo di digitalizzazione, a partire proprio dal gestionale dipendenti.

 

Le difficoltà per le piccole aziende

Tuttavia questo passaggio è reso più difficile dal fatto che spesso le piccole o piccolissime aziende hanno una gestione quasi familiare, poco strutturata, e faticano ad adattarsi a gestionali rigidi, lontani dalle loro abitudini, specie se impiegano personale avanti con gli anni. A volte hanno qualche strumento software installato sul PC, come gestionali per il magazzino o programmi per la contabilità. Sono anni luce lontane dall’idea di piattaforme generali in cloud che forniscano un gestionale per la rilevazione presenze, per le ferie e i permessi, e che offrano anche altri software utili, come quelli relativi alla gestione turni personale.

Avrebbero bisogno invece di piattaforme moderne, con moduli che comunicano tra loro, diversamente dai programmi di vecchia concezione installati sul PC della segretaria o del titolare: piattaforme flessibili, davvero “personalizzate”.

 

Significati di “personalizzazione”

“Personalizzate” in che senso, però? Tutti usano questa specie di parola magica, però le attribuiscono significati differenti. E’ chiaro che un gestionale dipendenti permette di scegliere nelle impostazioni del programma quali dati vedere, quali inserire. Non c’è bisogno di un supporto esterno per questo grado di personalizzazione, basta seguire i suggerimenti del programma stesso. Il sistema però ha un livello limitato di adattabilità alle esigenze del cliente, anche se sufficiente per molti utenti. Ma non per tutti.

Magari serve un report diverso, con i dati presentati in un certo modo. Magari c’è una nuova tipologia di progetti in cui si deve tener conto del costo orario, dei tempi di sviluppo, di altri aspetti specifici. Difficilmente un sistema standard può gestire pagine in cui vanno previsti campi in più, un diverso layout, l’integrazione con altri dati presenti nel sistema.

Gestionale dipendenti su misura

Si parla quindi di personalizzazioni su misura. Se si incarica qualche agenzia di software di predisporre una piattaforma così, i costi aumentano. In più si deve riuscire a descrivere le proprie esigenze in modo preciso. La società incaricata del lavoro deve effettuare l’analisi di fattibilità, valutare tempi e costi, e così via.

Ma quanti possono permettersi di pagare un software creato appositamente per loro?

Meglio cercare una piattaforma che abbia un grado maggiore di personalizzazione, sviluppata da un’azienda che ponga il proprio punto di forza nel venire incontro a chi ha esigenze particolari ma vuole un software gestionale e un software HR moderno, generale, integrato.

Insomma, tutti hanno il primo grado di personalizzazione, pochi il secondo.

Questo è il grado scelto dai software HR-Assistant e Shift-Assistant: ascoltare il cliente e comprendere eventuali esigenze particolari, adattando una piattaforma moderna e integrata, disponibile in cloud, ad un’impresa specifica, grande o piccola che sia, con occhio attento sia ai costi per il cliente che al miglioramento complessivo dell’efficienza aziendale.

 

Smart working: una sfida per il futuro?

L’epidemia di coronavirus che stiamo vivendo ha accelerato il processo di diffusione dello smart working, oggi tradotto con “lavoro agile”, apparso già negli anni Settanta del secolo scorso sotto la forma di telelavoro. In realtà i due concetti non sono pienamente sovrapponibili: lo smart working sfrutta l’attuale ampliamento delle reti internet e degli strumenti di connessione, dai computer agli smartphone, ai tablet, consentendo di utilizzare una postazione di lavoro libera, la propria abitazione o un luogo esterno pubblico o privato, purché dotata di connessione dati. La legge 81/2017 ha stabilito basi normative a questa nuova modalità di lavoro, ponendo l’accento su flessibilità organizzativa e volontarietà delle parti (azienda e lavoratore). E’ garantita, inoltre, allo smart worker uguaglianza di trattamento rispetto a chi lavora con modalità ordinarie anche nei casi di infortunio e malattie professionali.

 

La crescita dello smart working

L’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano (nato nel 2012) monitora annualmente la diffusione in Italia di questo nuovo modello lavorativo. Se nel 2018 si stimava che gli smart worker fossero circa 480.000, il 2019 ha visto un incremento del numero a quota 570.000. Le grandi aziende sono partite prima, ma anche le PMI e la Pubblica Amministrazione hanno incominciato a mettere in atto in questi ultimi anni progetti di smart working formale (12% degli enti pubblici) o informale (18%).

L’emergenza Covid-19 ha portato una serie di decreti governativi e regolamenti (D.L.17 marzo 2020 n.18, convertito nella Legge 27/2020, D.L. 34 del 19 maggio 2020; DPCM 26 aprile 2020) volti a semplificare le procedure per l’attuazione dello smart working. Di conseguenza la sua applicazione si è estesa: l’indagine Infojobs Smart Working 2020 (marzo 2020, effettuata su 189 aziende e 1149 candidati) ha rilevato che il 72% delle aziende aveva introdotto questa modalità di lavoro, con più della metà che la attivavano per la prima volta. Uno studio di CGIL e Fondazione Di Vittorio stima in 8 milioni i lavoratori così impiegati negli ultimi mesi. Altri abbassano la stima alla metà, ma l’incremento rispetto al passato è comunque elevatissimo.

E il futuro? Nell’ambito bancario il modello smart working sembra avviarsi a diventare la norma. A Londra, la società di asset management Schroders ha deciso di attivare il lavoro flessibile tutta la settimana in modo permanente. La Regione Lombardia ha indetto un bando che stanzia 4,5 milioni di Euro a fondo perduto per progetti di smart working. La ministra per la Pubblica Amministrazione, F.Dadone, ha l’obiettivo di mantenere un 30-40% del personale in smart working e incrementare tale quota nel 2021.

Software per smart working e gestione dipendenti

Di conseguenza le aziende devono attrezzarsi, e in tempi brevi. Non mancano gli strumenti di comunicazione sincrona, quelli per l’archiviazione di documenti, tool per videoconferenze, ecc. Ma è sempre più importante dotarsi di piattaforme HR che consentano la rilevazione presenze, la gestione di ferie e permessi, trasferte e note spese del personale in cloud. Anche la comunicazione tra capi e dipendenti deve trovare nuove modalità, come ad esempio una chat aziendale, dal momento che whatsapp o telegram vanno utilizzati solo per l’ambito privato.

Le nuove sfide riguardano il monitoraggio a distanza dei progetti, l’autonomia organizzativa e operativa che deve acquisire il lavoratore: perciò diventano necessari software di pianificazione e di rendicontazione progetti per mantenere visibilità sull’andamento del lavoro, anche da remoto.

HR-Assistant propone in modo integrato e in cloud questi strumenti e permette quindi di affacciarsi con cauto ottimismo a un futuro ricco di stimoli ma anche di incognite, verso le quali non si è mai abbastanza preparati.

 

Le ferie sono finite? Pensiamo alle prossime

Le vacanze stanno finendo, le scuole cominciano a riaprirsi (come possono), le spiagge con gli ombrelloni (forse) distanziati e le misure di sicurezza anti-Covid si svuotano, la maggior parte degli Italiani tornano dai luoghi, per lo più nazionali, dove hanno passato le ferie. I dubbi e i timori per l’autunno, in particolare sotto l’aspetto sanitario, creano un motivo di rimpianto in più, rispetto a quelli consueti del rientro dalle vacanze.

Ma Natale è lontano, quest’anno ci sono pochi ponti, prima delle prossime ferie “lunghe” deve passare un sacco di tempo…

La pianificazione ferie non può essere trascurata

E allora perché parlarne, adesso che si torna a casa? Non sarebbe meglio aspettare i primi raggi di primavera, le giornate che si allungano, quell’aria tiepida che fa pensare alla bella stagione?

In effetti se l’azienda in cui si lavora non deve restare aperta tutti i giorni dell’anno, se ciascuno può decidere anche all’ultimo momento quando e dove andare in ferie, non c’è ragione di anticipare i tempi. Ma quando non si può arrestare la produzione, quando deve sempre essere garantita la reperibilità, insomma in tutti quei casi in cui le attività non si fermano, la pianificazione ferie dei dipendenti è essenziale. A Natale e a Capodanno spesso si opta per la chiusura aziendale, la gestione ferie per pochi giorni non è difficile, ma il piano ferie può diventare terreno di scontro quando riguarda luglio e agosto. Non si tratta solo di preferire un mese ad un altro, ma di conciliare le ferie con le esigenze familiari, le vacanze scolastiche dei figli, i permessi del partner.

Il sistema più comune vede il responsabile HR o la sua segretaria raccogliere in un calendario ferie su foglio excel i dati provenienti da altri calendari concordati tra responsabili e dipendenti, di solito in una riunione comune. Un sistema di questo tipo rischia di generare errori, di trascinarsi per le lunghe; alla fine si ottiene un prospetto complessivo che necessita di un successivo passaggio di richiesta e approvazione.

Un software di gestione ferie ti aiuta a trovare la soluzione migliore

Tutto ciò può essere semplificato attraverso un software ferie online, come quello che offre HR-Assistant (per approfondire: https://hr-assistant.it/ferie/). Il calendario ferie è condiviso, accessibile in cloud. Il responsabile HR lo definisce, ponendo i vincoli necessari, e ciascuno può introdurvi le sue preferenze.

Non c’è rischio di trascrizioni errate, perché ciascuno controlla la propria richiesta, la decisione è condivisa e trasparente, le ferie risultano pre-approvate, se compatibili con le esigenze aziendali. In caso contrario è facile cercare un aggiustamento, senza bisogno di riunioni all’arma bianca, visto che si possono effettuare modifiche da una qualunque sede dell’azienda o anche da casa. E se accade qualcosa di improvviso, una malattia o un altro tipo di emergenza che impongano dei cambiamenti, si possono introdurre le modifiche necessarie. Se il piano ferie è chiaro, condiviso e accessibile, è anche più facile evidenziare l’ammontare delle ferie residue per ogni dipendente e programmarne la fruizione nel corso dell’anno, stabilire riunioni e attività comuni o creare report da cui emergano eventuali casi di assenteismo.

Sappiamo infine che alcuni prendono fino all’ultimo minuto dei permessi spettanti, altri invece, per ragioni varie, accumulano da un anno all’altro ferie non godute. Un software ferie di questo tipo permette di controllare più facilmente la situazione ed evitare che si crei nei confronti dei lavoratori un “debito” dell’azienda: se dovessero licenziarsi, esso verrebbe a costituire una voce passiva a volte non trascurabile.

In conclusione, si torna a casa, ma perché non programmare già le prossime vacanze?

 

Valutare il clima aziendale ai tempi dello smart working

Facce lunghe, fuga precipitosa appena l’orologio indica la fine dell’orario di lavoro, assenze più o meno giustificate… molti possono essere i segnali che il clima aziendale ha qualcosa che non va. Per l’HR, per i dirigenti è importante capire se gli impiegati, a qualunque livello, sono soddisfatti del proprio lavoro, se mantengono un buon livello di motivazione, insomma se si trovano bene in azienda. Anche in tempi incerti come quelli che stiamo vivendo, i dipendenti più bravi possono trovare senza particolari difficoltà un altro impiego, se ritengono che ne valga la pena, se pensano che le loro esigenze non siano soddisfatte a sufficienza, se perdono interesse a quello che stanno facendo. E inserire un nuovo impiegato richiede tempo e risorse, che sarebbe meglio non sprecare inutilmente.

Valutare il clima aziendale in smart working

D’altra parte stiamo assistendo ad un cambiamento apparentemente inarrestabile: già prima della pandemia di questo 2020, lo smart working aveva cominciato a diffondersi in molti settori lavorativi. Come si fa a capire il clima aziendale se vediamo il viso dei nostri sottoposti attraverso uno schermo, se ci limitiamo a scambiare con loro mail o messaggi, se la chat aziendale diviene il nostro strumento principale di comunicazione?

Già da tempo sono entrati a pieno titolo nel mondo HR gli strumenti di indagine per valutare la motivazione, il benessere, la soddisfazione complessiva dei lavoratori. L’adesione delle aziende ai protocolli ISO 9000 per la gestione della Qualità ha determinato il proliferare di sondaggi e di misurazioni su tutti gli attori coinvolti nel processo di ideazione e sviluppo di un processo o di un prodotto, diventando prassi comune e consolidata e coinvolgendo, naturalmente, anche il cliente finale.

Lo smart working in tempo di coronavirus, con il distanziamento reciproco e l’allontanamento dalla sede di lavoro, ha reso tutto questo ancora più necessario. I lavoratori non condividono fisicamente gli stessi spazi, non si incontrano più al caffè, hanno difficoltà ad avvicinare colleghi e superiori.

Le soluzioni per sondaggi di clima aziendale

Quindi la somministrazione di sondaggi al personale può consentire di avere un feedback affidabile del clima organizzativo e della percezione di qualità di lavoratori e clienti. A questo scopo HR-Assistant propone al suo interno il modulo Sondaggi (per approfondire: clicca qui). Grazie ad esso e alla disponibilità di un questionario specifico sul clima aziendale. che può essere modificato secondo le proprie esigenze, diventa facile e veloce eseguire il sondaggio opportuno.

Talvolta le difficoltà della gestione ordinaria, l’affanno di raggiungere il fatturato previsto non lasciano spazio alla formazione professionale dei lavoratori, che invece rappresenta un investimento per il futuro ed è percepito come un’opportunità di crescita personale, con una ricaduta positiva sul clima aziendale.

Ma come individuare i corsi utili per il personale? Come valutarne l’efficacia?

 

 

 

Questionari e corsi di formazione

 

In questo campo HR-Assistant propone un modulo specifico, la Valutazione delle competenze, (per approfondire: https://hr-assistant.it/valutazione-competenze/), che consente anche la possibilità di auto-valutazione per il dipendente. Grazie a questo strumento l’HR o il dirigente possono individuare i corsi utili per migliorare le competenze presenti in azienda e le persone più adatte per seguirli.

La stima dell’efficacia del corso è però spesso quasi una formalità, affidata ai fornitori del corso stesso. Non è facile valutare se il lavoratore ha ricevuto quell’insieme di conoscenze che si rivelerà utile nell’attività quotidiana, e nemmeno organizzare in proprio dei questionari e delle prove di verifica. Anche in questoil modulo Sondaggi di HR-Assistant può fare la differenza.

Il mondo del lavoro sta cambiando. Come in ogni cosa ci saranno vantaggi e svantaggi. La tecnologia può aiutarci a risolvere molti problemi ­­ma sta a noi saper scegliere con attenzione gli strumenti più adatti per affrontare il futuro.

Perchè dotarsi di software di rilevazione presenze

Timbrare il cartellino: perdita di tempo o garanzia? Perchè dotarsi di software di rilevazione presenze

Rivediamo una scena cult del primo “Fantozzi” (1975): Paolo Villaggio/Fantozzi corre per un lungo corridoio, incitato dai colleghi, sotto il controllo del capoufficio che detta le regole (“No, non lo aiutate, sennò è squalificato”). Cade, si rialza a fatica, arriva con le ultime forze alla timbratrice vecchio stile e riesce a timbrare alle 8:30 in punto, prima di crollare a terra distrutto.

Sono passati 45 anni: come stanno le cose oggi?

Esistono alcune regole nuove, che dopo il 2000 hanno introdotto obblighi ma anche garanzie per i lavoratori. Citiamo per prima una recente sentenza della Corte di Giustizia UE (14 maggio 2019, causa C55-18). Essa si basa su una precedente Direttiva sulla salute e la sicurezza dei lavoratori e stabilisce che deve essere istituito un sistema di registrazione dell’orario di lavoro giornaliero, a garanzia del diritto agli straordinari del dipendente. In altre parole, come può un lavoratore dimostrare che sta effettuando ore di straordinario se non c’è un sistema che calcola la durata effettiva della sua giornata lavorativa?

Quindi, la sentenza ha riletto la timbratura del cartellino non come un “fastidio” per il lavoratore, ma come un suo preciso diritto.

La timbratura come diritto e garanzia

In questo Paese, dove prevalgono le PMI, le aziende più piccole spesso non hanno un sistema di rilevazione presenze codificato o un software di rilevazione presenze. Considerano invece tutti i lavoratori presenti a meno che risultino in permesso, in ferie o malati. E nelle aziende di maggiori dimensioni di norma operai e impiegati non hanno difficoltà a timbrare il cartellino, mentre i dipendenti laureati sono spesso intolleranti verso questo tipo di controllo.

Con la gestione timbrature si intreccia oggi la tutela della sicurezza in azienda. In una ditta che impiega una decina di persone, non è difficile per la segretaria sapere chi è presente, in caso di incendio o di altro evento che porti all’evacuazione del luogo di lavoro. Ma se il numero di addetti è superiore, come si fa a sapere chi c’è senza una rilevazione presenze sicura ed affidabile?

Le timbrature rappresentano quindi, in molti casi, un diritto e una garanzia per i lavoratori.

E le metodologie si sono evolute rispetto alla vecchia timbratrice di Fantozzi.

La timbratura virtuale

L’introduzione dei software gestione presenze in cloud ha portato a varie modalità di timbratura virtuale. Non mancano versioni aggiornate di bollatrici, ma la timbratura attraverso computer o smartphone si sta largamente diffondendo. Spesso la timbratura da telefono è “geolocalizzata”, così si può sapere con precisione se il lavoratore l’ha effettuata dal posto di lavoro. Questa funzione è usata di frequente quando le sedi operative sono più di una oppure il dipendente lavora presso terzi.

I rischi connessi alla tutela della privacy nel caso di geolocalizzazione hanno portato il Garante (provvedimento 08/09/2016 n° 350) ad intervenire in materia. Le app per timbratura virtuale possono essere usate, specie per chi svolge regolarmente attività fuori sede, ma con determinate regole a tutela del lavoratore.

Anche il QR Code può essere utilizzato per le timbrature virtuali. La metodologia è utile dove non è possibile utilizzare uno smartphone, ad esempio in luoghi privi di connessione internet, come i cantieri isolati: i lavoratori possono usare un badge dotato di QR code che deve essere “letto” attraverso un tablet o altro strumento analogo.

Ma i “furbetti del cartellino” di cui si è parlato molto negli ultimi anni hanno spinto la tecnologia ad individuare ulteriori strumenti per accertare che la timbratura sia effettuata davvero dal lavoratore e non dai suoi amici o conoscenti. La Pubblica Amministrazione, con la cosiddetta Legge Concretezza (L. 19 giugno 2019 n. 56) ha introdotto sistemi di verifica biometrica dell’identità (ad esempio attraverso l’impronta digitale o l’iride) e di videosorveglianza per i dipendenti. E’ evidente che anche questa modalità si presta a contestazioni su possibile violazione della privacy ed infatti il Garante è intervenuto ripetutamente per evidenziare i rischi quando si utilizzano sia la biometria che la videosorveglianza.

Le ultime frontiere della rilevazione presenze

Ma l’ultima (inquietante) frontiera per la rilevazione presenze è il microchip sotto pelle: si diventa un po’ bionici ma si possono anche comprare bevande dal distributore aziendale, fare fotocopie, prendere l’ascensore senza dover utilizzare altri badge di riconoscimento.

Ci sembra davvero troppo. Meglio affidarsi a un software rilevazione presenze moderno e flessibile, come quello della piattaforma HR di HR-Assistant. Un programma di rilevazione presenze garantisce sia il diritto dell’azienda al controllo degli orari di lavoro sia la tutela del lavoratore, la sua sicurezza e il suo diritto al riconoscimento degli straordinari. Per sapere come HR-Assistant affronta il problema delle timbrature clicca qui

 

La programmazione turni di lavoro: un incubo per le aziende?

Negli ultimi mesi l’attenzione comune si è focalizzata più che in passato sul funzionamento degli ospedali, degli studi medici, dei centri di assistenza. La pandemia da coronavirus in corso ha messo sotto stress tutte le strutture che si occupano della salute collettiva, con un incremento a volte insostenibile dei turni. La programmazione dei turni di lavoro si è fatta particolarmente complessa, le variabili più numerose. Infermieri e medici hanno affrontato con coraggio l’emergenza, andando spesso ben oltre il loro normale orario di servizio. L’esposizione al contagio ha purtroppo messo fuori gioco vari operatori sanitari, determinando una riduzione delle risorse umane e una riprogrammazione degli orari. In più casi gli operatori della salute hanno dovuto sottoporsi a turni di lavoro incalzanti, medici neolaureati o alle prime armi si sono trovati a fronteggiare situazioni critiche e per loro totalmente nuove .

programmazione turni di lavoro

L’emergenza ha reso più difficile l’organizzazione dell’assistenza sanitaria. Ma anche in condizioni normali le diverse variabili che influenzano la programmazione dei turni di lavoro fanno venire il mal di testa a chi se ne occupa. Inoltre d’inverno ci sono da mettere in conto le assenze per malattia, d’estate le ferie, tutto l’anno i permessi per le più svariate ragioni. La gestione organizzativa deve basarsi su un programma per turni di infermieri e medici, che aiuti a tenere conto di tutti gli elementi.

Trovare il programma per turni di lavoro adatto alla situazione

La necessità di un software di gestione turni di lavoro si estende ad una infinità di altri campi. Uno di quelli più critici è sicuramente l’orario scolastico. Le variabili vanno dalle esigenze didattiche (quante ore di seguito della stessa disciplina può “sopportare” uno studente? Si può programmare un tema in classe in due ore?) al numero di giorni di lavoro settimanale dei docenti. Ci sono anche insegnanti che lavorano su due o tre scuole, e chi più ne ha più ne metta.

In questo campo anche la programmazione dei consigli di classe e degli scrutini richiede attenzione e molte ore di lavoro, specie se si deve procedere per tentativi.

E che dire di altre attività h 24? Servizi taxi, caselli autostradali, centrali elettriche, telefoniche, ecc. La programmazione turni di lavoro può prevedere orari di 4, 6, 8, anche 12 ore, con vincoli sul riposo giornaliero e settimanale. E l’organizzazione può essere messa in crisi dai permessi e dalle ferie.

Caratteristiche dei programmi di lavoro

Un programma per turni di lavoro può essere abbastanza limitato: può fornire semplicemente un aiuto all’incaricato, ad esempio segnalandogli errori e incongruenze. Ma la complessità dei vincoli esistenti in molti settori mette in crisi gli algoritmi. Ad esempio, nei programmi per l’orario scolastico, bisogna spesso intervenire manualmente perché gli allievi non debbano seguire quattro ore di Italiano lo stesso giorno, oppure un docente non abbia sei ore di lezione consecutive una mattina e una sola la mattina dopo.

Un valido sussidio alla programmazione turni di lavoro è quindi un’esigenza inderogabile. Soprattutto se supporta molteplici vincoli, se riesce a sviluppare soluzioni ottimali, se può soddisfare al meglio la gestione dei turni di lavoro.

Accanto alla suite HR-Assistant è nato ora il prodotto Shift-Assistant, il nuovo programma per turni di lavoro appositamente studiato per rispondere a tutte le esigenze. Essendo una soluzione in cloud, permette l’accesso da qualunque computer ed ha anche un’app per turni di lavoro raggiungibile tramite smartphone. E’ in più una soluzione dinamica, che può integrare vincoli specifici ed esigenze personalizzate.

Per sapere di più sul programma turni di lavoro Shift-Assistant clicca qui

Gestionale risorse umane in Smart working

Gestionale risorse umane in Smart working

La pandemia accelera la digitalizzazione

L’attuale emergenza della pandemia di Covid 19 sta accelerando l’informatizzazione e soprattutto la gestione telematica di una serie di processi. Molti di questi finora si basavano su carta e penna e, al massimo, su fogli excel spesso scollegati tra loro.

Le scuole hanno dovuto inventarsi una didattica a distanza, con risultati più o meno positivi, a seconda delle competenze e degli strumenti informatici di docenti e studenti. Gli acquisti di vari prodotti, con la chiusura di molte tipologie di esercizi commerciali, sono migrati sui negozi on line. La gente ha cominciato a usare internet persino per vedere i più stretti parenti, tutti chiusi in casa per le norme di contrasto alla pandemia. Addirittura i musei hanno aperto a visite virtuali i loro spazi e i singoli componenti delle orchestre, suonando ciascuno nella propria abitazione, si sono ingegnati a ricreare l’effetto di una sala da concerti con le tecnologie a disposizione.

Gestionale risorse umane in Smart working

Ma l’impulso più evidente è stato dato certamente allo smart working. La maggior parte delle aziende, laddove possibile, ha chiesto ai propri lavoratori di proseguire l’attività da casa. E’ evidente che chi si era già attrezzato con un sistema gestionale risorse umane in cloud ha potuto affrontare l’emergenza e il cambiamento delle modalità di lavoro in maniera più efficiente ed efficace.

Vista la gran quantità in Italia di piccole e medie imprese, quelle attività che la segreteria poteva svolgere facilmente in presenza, senza una piattaforma HR, un software rilevazione presenze o altri strumenti di gestione a distanza del personale diventano impraticabili. Il peso dell’emergenza si sta facendo sentire soprattutto laddove ci sono medici al lavoro. Non solo quindi negli ospedali, ma anche negli ambulatori, dove la pressione è sicuramente meno forte, ma le difficoltà reali. In tutti questi contesti sono necessari software sia di gestione presenze sia di gestione turni lavoro.

Automazione al servizio della sanità

Negli ambulatori e nei centri diagnostici il servizio è assicurato non solo dai medici, ma anche dalle segretarie. Sono le segretarie ad occuparsi di occupano di stampare le ricette, di gestire le code, di prendere appuntamenti, di rispondere a chiamate di emergenza. Pochi sanno che le segretarie degli ambulatori non sono dipendenti dei medici, ma solitamente fanno parte di cooperative o di agenzie più strutturate. Queste ultime assumono in proprio il personale e forniscono ai medici di base un servizio completo, che include sia la copertura dell’intero orario di ambulatorio, sia quella delle eventuali assenze con personale supplente. Le assenze possono essere comunicate, specie in questo periodo, all’ultimo momento, ma il servizio essenziale dell’ambulatorio deve essere garantito.

Ecco quindi che si dimostra indispensabile sia un software di gestione ferie e permessi, sia di gestione turni del personale che si occupino di controllare le presenze, individuare sostituti, risolvere sovrapposizioni in tempo reale e attraverso computer o smartphone. La piattaforma gestionale risorse umane HR-assistant viene incontro a queste esigenze, con uno specifico software di rilevamento presenze e gestione turni di lavoro. La piattaforma include inoltre il software gestione visite mediche, il software gestione corsi, il software budget personale e il software timesheet che semplificano ulteriormente la gestione dei dipendenti in smart working.

La tecnologia e la rete possono favorire lo sviluppo di mostri, come il troppo facile proliferare di fake news e di medicina “faidate”, ma il loro scopo deve essere soprattutto quello di aiutarci nelle crisi più o meno grandi della vita quotidiana.

L’Onboarding come strumento di vantaggio competitivo

L’Onboarding come strumento di vantaggio competitivo

Nei processi di integrazione di un neoassunto all’interno di un’azienda si parla sempre più spesso di Onboarding. Il termine può essere inteso come “socializzazione organizzativa”. In un contesto lavorativo in cui la motivazione e l’engagement contano sempre di più, l’Onboarding acquista un ruolo chiave per trattenere nell’azienda i lavoratori, specie i migliori. Questi tendono a cambiare lavoro più frequentemente ed aumenta il costo della loro sostituzione. La gestione del processo di Onboarding può pertanto fornire un vantaggio competitivo all’azienda.

L’Onboarding costituisce il processo che consente a una persona esterna ad un’organizzazione di entrare consapevolmente all’interno di essa. Possiamo vederlo dal punto di vista dell’azienda come l’insieme di procedure e di azioni che internamente devono essere attivate. Possiamo anche vederlo dal punto di vista del neoassunto come l’insieme di conoscenze, di competenze e di comportamenti che ha bisogno di apprendere per diventare membro effettivo dell’organizzazione.

Strumenti di automazione per l’Onboarding

Per questo è importante che in un gestionale risorse umane ci sia una funzione specifica per l’Onboarding. In una piattaforma HR le aziende devono avere una guida in questo processo, il neoassunto non deve essere solo nell’apprendere il funzionamento del suo nuovo luogo di lavoro. Ci deve essere per entrambi uno strumento che li guidi attraverso un percorso programmato e definito senza il rischio che si saltino passaggi e ci siano tempi morti. Per l’azienda è importante dare fin dall’inizio l’impressione di un’organizzazione efficiente, capace di fornire tutte le informazioni e gli strumenti essenziali per svolgere l’attività assegnata. Per il neoassunto è gratificante sentire di far parte di un gruppo che si occupa di lui, che ne previene le necessità, che lo aiuta ad inserirsi nel nuovo ambiente.

Un modulo di questo tipo è presente nel software gestionale risorse umane HR-Assistant. Esso permette all’HR di definire passo per passo i compiti, chi deve occuparsene, i tempi da prevedere. Ci sono compiti dell’HR stesso, o del supporto tecnico, come la fornitura al neoassunto di un computer e di un telefono aziendale. Altri compiti riguardano l’amministrazione, relativi alla documentazione e agli adempimenti necessari per la formalizzazione dell’assunzione. Ci sono attività che competono al tutor, per consentire al neoassunto di entrare pienamente nel gruppo di appartenenza, di conoscere il suo ruolo in relazione a quello degli altri, di creare i contatti necessari per svolgere il proprio lavoro.

Per saperne di più…

Le opzioni sono personalizzabili e adattabili ai processi specifici di ogni società. Questi sono collegati ad uno scadenzario “attivo”, che ricorda a ciascuno il compito da effettuare sia tramite mail sia con notifiche in una message board. Bisogna prevedere ciò che deve essere fatto prima dell’arrivo del neoassunto, l’accoglienza dei primi giorni, delle prime settimane, almeno dei primi tre mesi. Accanto alle attività più ovvie e agli strumenti più consueti, bisogna pianificare anche la gestione corsi di formazione: il neoassunto deve poter raggiungere in tempi definiti un livello di integrazione che gli permetta di lavorare autonomamente. In questo modo il nuovo impiegato può, in una prospettiva più lunga nel tempo, entrare consapevolmente nel sistema ideativo e produttivo dell’azienda e vedere davanti a sé un percorso organico di formazione e di sviluppo delle proprie competenze.

Per avere altre informazioni sulla gestione dell’onboarding di HR-Assistant clicca qui

I profili di competenza e la formazione dei lavoratori

Il mondo del lavoro sta attraversando profondi mutamenti: non si tratta solo di nuove tecnologie, della sempre più massiccia presenza del web, di modelli organizzativi più efficaci, ma di una diversa visione del ruolo e della motivazione dei singoli lavoratori, che riguarda in particolare i più giovani, i cosiddetti millennials. Se prima avanzamenti di carriera, aumenti di stipendio, benefit potevano creare nel personale un livello di motivazione tale da garantire impegno e dedizione al lavoro, oggi soprattutto i più giovani sentono il bisogno di trovare stimoli diversi, di raggiungere una forma di autorealizzazione fondata sul trovare significato e scopo alla propria attività. Vogliono capire quali opportunità di sviluppo e di formazione vengono loro offerte, devono sentire che stanno acquisendo conoscenze e competenze, che il loro potenziale può esprimersi al meglio.

D’altra parte anche le aziende hanno bisogno di un capitale umano capace di rispondere alle sfide di un mondo sempre più globalizzato. Quindi anch’esse sono alla ricerca di nuovi strumenti per individuare le conoscenze e le competenze attese in una determinata mansione e organizzare corsi e attività di formazione per chi non ne è ancora in possesso. Ma come si fa ad identificare queste competenze da potenziare?

Una possibilità è partire dall’individuazione delle competenze distintive di un’impresa, cioè quelle competenze e quelle risorse che la distinguono dalle altre. Negli ultimi anni si tende a vederle come i comportamenti che manifestano nella realtà lavorativa quotidiana i cosiddetti best performer, cioè i lavoratori che soddisfano al massimo grado ogni livello di competenza specifico di una mansione. Questi comportamenti si fondano su precise conoscenze e abilità, su sicura motivazione e provata esperienza.

Una determinata mansione richiede conoscenze e competenze di base comuni ad altre, ma anche competenze specifiche: entrambe riguardano aspetti tecnici, relazionali, gestionali. Un recente lavoro dell’Unioncamere (F.Filoni, Il manuale dei profili di competenza, 2012) propone un modello dei profili di competenza che comprende tre aree: le conoscenze generali, le conoscenze specialistiche e le competenze comportamentali.  Queste ultime assumono un ruolo particolarmente significativo, poiché esprimono la “padronanza applicativa” delle conoscenze, cioè “l’insieme dei comportamenti lavorativi che consentono di mantenere un’efficace dimensione tecnica del lavoro”. Esse includono soft skills, come leadership e capacità di negoziazione, team management, creatività e proattività, ed anche aspetti emozionali, come intelligenza emotiva, autostima e gestione dello stress.

Per mezzo dei best performer si possono individuare le competenze richieste per una determinata mansione, stabilire il livello atteso di ciascuna di esse e creare così dei profili di competenza. L’HR può selezionare chi necessita di formazione in una o più aree: attraverso una gap analysis dei dipendenti rispetto al campione di riferimento di quel profilo, potrà pianificare corsi mirati a sviluppare le conoscenze e competenze necessari.

Il vantaggio è evidente sia per l’azienda che per i dipendenti: la prima potrà aspirare a performance migliori, i secondi vedranno soddisfatto il desiderio di miglioramento e di espressione del proprio potenziale. Sentiranno così più raggiungibile quella realizzazione di sé che costituisce ormai la migliore motivazione al lavoro.

In HR-Assistant abbiamo realizzato strumenti per l’applicazione della metodologia descritta che facilitano il lavoro dell’HR manager e gli permettono di presentare con chiarezza ed evidenza i risultati ottenuti.

Il software per una facile rendicontazione

Il timesheet: uno dei grattacapi più difficili per ogni capo-commessa. Al di là delle spese vive di materie prime, noleggio mezzi, stoccaggio e consegna del prodotto finito ci sono da calcolare i costi occulti, in primis le ore/lavoro di ogni dipendente, collaboratore o professionista.

Il margine di beneficio di un progetto o di una commessa non dipende solo dal contratto, dal rispetto delle consegne o dal costo delle materie prime, ma in gran parte dall’amministrazione corretta del personale. Le risorse umane da impiegare su un progetto devono essere le più qualificate a disposizione, per far sì che il lavoro venga consegnato non solo nei tempi ma anche a regola d’arte.

Grazie al software, la rendicontazione delle attività di ciascuna risorsa sarà semplice e precisa: come, quando e quanto tempo del proprio capitale umano è stato investito nel progetto, in ciascun progetto. E in chiusura di commessa la fatturazione sarà praticamente automatica.

Con il timesheet non perdi il controllo

Rendicontare le ore lavorate da ciascuna risorsa su diversi clienti e progetti non è affatto semplice ma allo stesso tempo è vitale, sia per controllare il rispetto del budget sia per pianificare nuove commesse in via di acquisizione. Il capitale umano dev’essere ripartito a seconda della preventivazione di ore-lavoro e dev’essere poi consuntivato in fattura.

In caso di commesse molto estese nel tempo diventa anche necessario sostituire il personale in ferie o in congedo e, di nuovo, reportare ciascun dato in maniera corretta sia in materia di numeri che sul dettaglio della persona. E, sempre soprattutto nei casi di progetti a lungo termine, risulta importante monitorare periodicamente i dati per verificare l’andamento della commessa, sia in termini di rispetto dei tempi che dei costi.

Tanto in fase di pianificazione quanto in chiusura progetto, avere un quadro sul proprio personale aiuta sia sul momento che in previsione del progetto successivo. Infatti grazie a un software per la rendicontazione sarà tutto monitorato:

  • la pianificazione del monte ore complessivo e dettagliato per risorsa o reparto
  • la consuntivazione delle ore effettivamente impiegate, sia a livello generale che concreto
  • le risorse chiave per ciascuna fase o per ciascun progetto
  • le risorse sotto utilizzate e l’analisi del problema
  • la reportistica di numeri e dati
  • il monitoraggio step by step e la possibilità di apportare manovre correttive tempestive
  • il computo finale e la fatturazione veloce e precisa

 

I benefici dei software rendicontazione

Ogni dato e ogni analisi sono funzionali anche per il progetto successivo, non solo per quello in corso. Sicuramente a fine progetto sarà utile calcolare velocemente penali, bonus, provvigioni e margini, ma sarà ancora più utile usare tutti questi dati per la commessa successiva, così da migliorare di volta in volta il r.o.i. sull’investimento.

Tutte queste azioni sono possibili grazie ad uno strumento informatico ad hoc denominato software per la rendicontazione dei progetti o anche timesheet. Per guadagnare punti in velocità e precisione affidati ad un professionista del settore.  Se vuoi orientarti meglio SoftDoit ti aiuterà, gratuitamente e velocemente, a trovare il miglior programma per te.

Edited by SoftDoit