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I Big Data: un nuovo strumento per le aziende?

La recente diffusione globale della pandemia di Covid-19 ha reso evidente anche al grande pubblico da quale mole di dati siamo ormai inondati. Quotidianamente ci arrivano resoconti dettagliatissimi sull’andamento mondiale dell’epidemia, con elaborazioni statistiche che mettono in correlazione tamponi e numero di abitanti o ci indicano il tasso di diffusione del virus nei vari Paesi del mondo.

Già in passato venivano quotidianamente raccolti dati di ogni genere: essi però restavano confinati e, per così dire, inattivi, nel loro specifico ambito. Lo sviluppo della ricerca, l’aumento delle capacità di calcolo e di memorizzazione permessi dalla tecnologia stanno consentendo sia di creare basi dati prima impensabili, sia di studiare le relazioni più svariate tra i dati stessi. In particolare lo sviluppo del machine learning, la cosiddetta intelligenza artificiale, sta offrendo l’opportunità di raggiungere capacità analitiche superiori, proprio perché i suoi algoritmi possono essere meglio applicati in presenza di grandi numeri.

L’esplosione dei Big Data

Quindi stiamo assistendo a un’esplosione dell’interesse verso i Big Data, quel volume di dati in crescita costante negli ultimi decenni che riguardano il singolo, la collettività, le imprese. Essi devono essere analizzati e posti in relazione per diventare realmente utili, ma questo studio si presenta particolarmente complesso per la loro natura disomogenea. Ci sono dati strutturati e non strutturati, e possono derivare da fonti di ogni tipo. Prendiamo ad esempio proprio l’emergenza Covid, che, nella sua disastrosa diffusione, si è però presentata come un grandioso laboratorio per mettere in atto e affinare i sistemi di analisi. Nel marzo scorso, uno studio di A.Jacobson (Alteryx) segnalava che in Cina, dove la pandemia era già ampiamente presente, l’incrocio tra i casi individuati e i segnali GPS dei telefoni cellulari hanno permesso di individuare le aree geografiche più a rischio. Analogamente, l’Istituto ortopedico Rizzoli di Bologna e l’Alma Mater hanno correlato un picco di ricerche sul web di parole come “febbre” e “tosse” con l’incremento di ricoveri in terapia intensiva per il Covid, scoprendo che le curve erano sovrapponibili.

 

L’analisi dei Big Data

 

Si definisce Big Data Analytics il processo di raccolta e analisi dei Big Data. Come detto sopra, è necessario disporre di risorse informatiche non comuni per effettuare tale analisi, e anche di metodologie e tecniche particolari per ottenere risultati significativi. Nel 2013, i dati generati nel mondo da sorgenti IoT (Internet of Things) che si potevano analizzare erano il 22% del totale e di questi solo il 5% è stato realmente studiato.

Insomma il percorso è ancora lungo, in particolare per quanto riguarda i cosiddetti dark data. Splunk, nota piattaforma di Data Analytics, ha pubblicato un report di True Global Intelligence, basato sull’intervista a 1300 imprenditori: essi, pur comprendendo l’importanza di servirsi per lo sviluppo della propria azienda dell’analisi dei Big Data, ha riconosciuto che il 55% di essi rimane “dark”, inutilizzato.

 

Piattaforma HR per le PMI e analisi dei dati

Certo, da un altro punto di vista, è rassicurante che non si possano ancora usare tutti i dati ricavabili dalle nostre azioni quotidiane, i siti visitati, l’uso del telefono cellulare, gli acquisti via internet, o, se lavoriamo in una società, i nostri passaggi sotto le telecamere di sorveglianza, i nostri ingressi e uscite. E le problematiche di privacy che si legano a tutto questo non devono restare inesplorate. Ma le aziende devono poter sfruttare i propri dati, quelli che nella piattaforma HR per la gestione del personale vengono costantemente immagazzinati. Per scoprire anomalie nel trattamento economico dei dipendenti, ad esempio. O per evidenziare potenziali costi nascosti, come le ore di ferie o i permessi non goduti. Per capire se c’è un malessere nei dipendenti, attraverso i dati sull’assenteismo.

Anche per questo è utile alle Piccole e Medie Imprese dotarsi di una piattaforma HR efficace. Come quella che propone HR-Assistant.

 

Oggi a me, domani a te: una vita a turni

Spesso romanzi e cinema hanno scelto di raccontarci storie di personaggi che svolgevano il loro lavoro nel turno di notte. Uno dei più inquietanti è senz’altro Nightwatch (1997): uno studente si paga gli studi facendo il guardiano notturno in un obitorio, tra morti che rivivono e allucinazioni ricorrenti. Un altro esempio, certamente più illustre: Il portiere di notte di Liliana Cavani, pellicola cult degli anni ’70 del Novecento.

E’ un fatto che i turni di lavoro in orario serale o notturno sono in aumento. D’altra parte alcune attività si possono esercitare solo in questi orari: i lavoratori dello spettacolo devono necessariamente essere in servizio di sera o di notte, con ricadute sull’organizzazione della vita propria e dei familiari. Altri lavori sono strutturati su tre turni, non solo nel campo medico o nelle forze dell’ordine, ma anche in molte fabbriche o magazzini, negli hotel e in una crescente quantità di impieghi.

 

 

La flessibilità nell’orario di lavoro

Già dagli anni Novanta del secolo scorso si sono diffuse forme di flessibilità nell’orario lavorativo, determinate dai mutamenti dell’organizzazione del lavoro, della tecnologia, delle esigenze familiari.

Uno studio del 2007 dell’OIL (Organizzazione Internazionale del Lavoro, l’agenzia dell’ONU specializzata su questo tema) ha dimostrato che il lavoro organizzato su turni è presente in particolare nel commercio all’ingrosso e al minuto, nel settore alberghiero e della ristorazione, nei trasporti e nelle comunicazioni. Nel mondo industrializzato circa un terzo degli addetti ha più turni di lavoro e un quinto di essi anche il turno notturno.

Le domeniche lavorative hanno poi un’incidenza significativa in certi settori: uno studio della Cgia di Mestre del 2018, relativo al 2016, ha evidenziato che lavorano di domenica circa 4,7 milioni di Italiani, in particolare nel settore della ristorazione, del commercio, nella Pubblica Amministrazione, nella Sanità e nei trasporti.

 

 

Le regole in Italia

In Italia esiste una legislazione precisa che detta le regole nel campo della turnistica in generale e nel lavoro notturno in particolare, a salvaguardia della salute mentale e fisica dei lavoratori. Il punto di partenza della normativa, oltre all’art. 36 della Costituzione e all’art. 2107 del Codice Civile, è il D.Lgs. 66/2003, che si adegua alle direttive comunitarie 93/104/CE e 2000/34/CE e prevede solo eccezioni ben determinate. Alcuni aspetti previsti dalla Legge: orario su base settimanale non superiore a 40 ore (48 inclusi gli straordinari), di cui non più di 13 per giorno lavorativo. I CCNL di settore possono poi stabilire specifiche condizioni.

Per quanto riguarda il lavoro notturno, ovvero quello che prevede almeno 7 ore lavorative incluse tra mezzanotte e le cinque del mattino, esso non può superare le 8 ore. Alcune categorie sono escluse dal turno notturno in ogni caso, come ad esempio lavoratori o lavoratrici con carichi familiari particolari. Sono inoltre definite con precisione le modalità relative ai riposi.

Organizzare i turni di lavoro

L’organizzazione dei turni è un onere significativo per il datore di lavoro, sia quando viene effettuato manualmente, ad esempio per piccole realtà, sia quando ci si appoggia a un software per turni di lavoro. Non è facile trovare un programma turni di lavoro davvero efficace e in certi casi è necessario intervenire con modifiche a mano. Inoltre, l’assegnazione dei turni deve essere effettuata con un buon margine di preavviso, in modo che il lavoratore abbia la possibilità di organizzarsi a livello personale e familiare.

Problematiche fisiologiche dei turni di lavoro

Molti studi mettono in guardia contro gli effetti fisiologici del lavoro su turni, ovviamente più significativi per quelli serali o notturni. Si parla in particolare di “sindrome del turnista”, con termine scientifico Shift Work Sleep Disorder (SWSD). L’effetto più evidente riguarda i ritmi circadiani, ovvero la compromissione dei normali ritmi sonno-veglia, con ricadute negative sul sistema nervoso, sulle secrezioni ormonali e così via. Uno studio pubblicato nel 2018 sulla rivista scientifica PNAS (Proceedings of the National Academy of Sciences of USA) ha evidenziato anche rischi al sistema metabolico, che potrebbero portare a obesità, diabete e malattie cardiovascolari.

A chi piacciono i turni

D’altra parte i turni disagiati, come quello notturno o festivo, danno diritto a una retribuzione maggiorata, quindi possono essere appetibili per molti, e in certi casi apprezzati per se stessi.

Chi ha scelto di fare l’attore, o il musicista, in generale di lavorare nello spettacolo, ha messo in conto che la sua attività lo porterà ad adottare un ritmo di vita irregolare. Ma c’è anche chi, semplicemente, sceglie di lavorare la sera o la notte per dedicare il giorno allo studio o alla famiglia.

E c’è ancora chi preferisce gli orari inconsueti, perché non ama lavorare “dalle 9 alle 5” (“Nine to five”, altro film del 1980). In molti blog troviamo esempi di persone così: c’è chi preferisce il lavoro notturno perché lo trova più tranquillo, meno rumore, pochi telefoni, ritmi più lenti. E apprezza anche i vantaggi in busta paga, perché, come dicevamo, il turno di notte è pagato di più. C’è chi dice di riuscire a lavorare meglio perché ci sono meno interruzioni, chi vuole evitare discussioni con quelli che sgomitano per restare nei turni di giorno o sente di poter essere più autonomo e meno controllato.

Ognuno la vede a suo modo: ma certo una vita a turni non è facile. E non è facile neanche organizzarli senza l’aiuto di un software efficace.

Il software per turni di lavoro HR-Assistant può essere lo strumento giusto. Per approfondire, clicca qui

 

Valorizzare il personale: l’importanza dei corsi e dei software di gestione della formazione

L’OCSE definisce capitale umano l’insieme delle “conoscenze, abilità, competenze e altri attributi degli individui che facilitano la creazione di benessere personale, sociale ed economico”. Il concetto è stato introdotto da T.Schultz e dalla Scuola di Chicago nel 1960, ma affonda le sue radici nella storia dell’economia moderna. Già Adam Smith (XVIII sec.) aveva fatto i primi passi in questa direzione e gli economisti dei due secoli successivi, parallelamente allo sviluppo industriale, sono andati nella stessa direzione.

La Scuola di Chicago fondava l’idea di capitale umano sulla centralità dell’istruzione, da intendere non come una spesa ma come una forma di investimento. Schultz vedeva in essa le ragioni della crescita economica: grazie ad una migliore istruzione si ottiene un miglioramento nella produttività dei lavoratori, ed essi possono accrescere i guadagni individuali, da cui scaturisce un aumento del reddito nazionale.

Investire nel capitale umano

Tutto ciò in linea teorica. Le aziende stanno andando incontro a sempre maggiori difficoltà per rimanere sul mercato: le cause possono essere diverse, dalla globalizzazione, alla necessità di adeguarsi al progresso tecnologico investendo in strumenti informatici e macchinari, cui si aggiunge quest’anno il gravissimo colpo inferto dalla pandemia di Covid-19. Perciò quella parte di investimento nel capitale umano che le riguarda, la formazione del personale, passa in secondo piano se non è tagliato del tutto.

A questo si aggiunge lo scarso valore attribuito ad un altro aspetto chiave: la motivazione dei dipendenti, specie di quelli più giovani e preparati. La crisi economica che stiamo vivendo ha limitato i mezzi su cui puntare per motivarli: le aziende sono costrette a tagliare stipendi e benefit. Se questi strumenti non sono più praticabili, che cosa rimane allora?

Un fattore importante può essere il senso di appartenenza: se il lavoratore sente che il suo successo è legato a quello dell’azienda cui appartiene, se il suo impegno è valutato positivamente e riconosciuto dai capi, egli può trovare la motivazione per contribuire al meglio al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Qui svolge un ruolo centrale la capacità di gestione del management: se questo sa coinvolgere i lavoratori nel processo produttivo, sa evidenziare una strategia aziendale che permetterà non solo di sopravvivere ma di migliorare rispetto alla concorrenza, i lavoratori, specie i migliori, si impegneranno a fare la loro parte e anche di più.

 

Formazione e crescita personale dei lavoratori

Ma è fondamentale far capire ai lavoratori che nell’azienda stanno compiendo un percorso di crescita personale, che imparano, che acquistano conoscenze e competenze nuove di cui prima non erano in possesso. Tanto più se si tratta di elementi eccellenti, che un’azienda dovrebbe cercare di fidelizzare, perché non se ne vadano da qualche altra parte, attratti da un trattamento migliore. Essi possono portare un vero valore aggiunto al risultato aziendale mentre, quando se ne vanno, producono un danno reale: per il tempo perduto a inserirli nei processi aziendali, per il ruolo che avrebbero potuto svolgere, anche come modello di riferimento per gli altri.

Di qui l’importanza dei corsi di formazione, sui quali un’azienda ben organizzata che guarda al futuro deve investire. E non basta la formazione obbligatoria. Il D.Lgs. 81/2008 ha definito l’obbligo formativo, informativo e di addestramento riguardo a salute e sicurezza attribuendolo al datore di lavoro. E’ evidente che non si può prescindere da questa formazione, anzi è utile avere un sistema gestionale capace di tracciare i corsi effettuati e tenere sotto controllo scadenze e appuntamenti. Un software di gestione della formazione risponde proprio a questa esigenza.

Ma è altrettanto importante la formazione professionale dei lavoratori. In altri post abbiamo sottolineato quanto dall’analisi del rapporto tra pianificazione e rendicontazione dei progetti si possono comprendere le conoscenze e le competenze in possesso dei lavoratori e intervenire laddove si evidenzi la necessità di formazione. Il rapido cambiamento tecnologico che stiamo vivendo rende ancora più necessario fornire al personale corsi di formazione adeguati a mantenerlo al passo con le innovazioni. Ma soprattutto, i corsi di formazione possono contribuire a sviluppare quella motivazione diventata così difficile da ottenere in mancanza di altri strumenti: il lavoratore può sentirsi valorizzato, può vedere che il suo profilo sta crescendo, può essere motivato a dare il meglio di sé.

Scegliere e valutare corsi di formazione efficaci

Ma i corsi di formazione devono essere scelti e attivati con oculatezza. La valutazione della loro efficacia è un elemento imprescindibile. Il fruitore deve poter valutare dal suo punto di vista che cosa ha imparato e l’azienda deve poterne sperimentare sul campo l’utilità. A questo servono da una parte i sondaggi di soddisfazione, dall’altro la valutazione dei dipendenti.

Ma quando l’HR, in accordo con il management aziendale, comprende l’utilità dei corsi di formazione e si adopera per la loro attivazione, deve poter disporre di uno strumento adeguato per la registrazione dei corsi e per l’archiviazione della documentazione relativa.. Uno strumento integrato con il software gestionale, da cui possa ricavare gli elementi utili per un corretto funzionamento e per il controllo delle procedure.

Un software di gestione della formazione di questo tipo è disponibile nella piattaforma HR-Assistant. Se vuoi approfondire la nostra offerta, vai al seguente link

Le prospettive per le PMI in tempi di pandemia

Più volte abbiamo sottolineato l’importanza delle PMI nel tessuto economico italiano. Il Rapporto Regionale PMI 2020 sottolinea che sono circa 156000 le aziende che rientrano in questa categoria secondo i requisiti definiti nella raccomandazione 1442 del 6 maggio 2003 della Commissione Europea.  Esse costituiscono l’ossatura della nostra economia, con una diffusione prevalente nel Nord, ma con una presenza importante anche nel Centro (32000 società) e nel Sud (31000). In termini di occupazione nelle PMI, l’Italia supera gli altri Paesi europei, in quanto vi lavorano il 78,7% degli addetti alle imprese, contro una media europea del 69,4%.

L’effetto della pandemia di Covid-19 sulle PMI

 

Il rapporto sopra citato sottolinea come la fase di ripresa (o, meglio, “ripresina”) economica successiva alla crisi del 2008 stava già esaurendo la sua spinta prima del gravissimo colpo inferto al tessuto economico italiano, come a quello di tutto il mondo, dalla pandemia di Covid-19. Secondo il modello di Cerved, fondato su un’analisi delle vendite prevedibili in oltre 1500 settori economici, le PMI italiane vedranno una contrazione del proprio fatturato del 12,8% nel 2020 con un rimbalzo nel 2021. Tuttavia, la contrazione salirà al 18,1 in presenza di altri lockdown, evento al quale purtroppo stiamo assistendo in questo momento. Alcuni settori subiranno un tracollo peggiore: un’area importante della nostra economia, quella che possiamo qualificare come “sistema cultura”, dai teatri, ai musei, al turismo in generale, sta ricevendo un colpo al cuore. Nel 2017 questo settore ha rappresentato il 6% del PIL e 1 milione e mezzo dei posti di lavoro. Secondo il rapporto presentato dalla Fondazione Symbola e Unioncamere, in quell’anno il settore aveva generato 92 miliardi di euro, che arrivavano a 255 con i ricavi dell’indotto più stretto. 

 

Qual è la situazione attuale?

Monitor Deloitte, in collaborazione con altri enti tra cui Intesa Sanpaolo e Piccola Industria -Confindustria, ha pubblicato recentemente i risultati dell’indagine “I bisogni delle PMI post-Covid”, che ha riguardato oltre 6.000 PMI italiane. Dal rapporto emerge che il 90% delle aziende partecipanti all’inchiesta ha subito un rallentamento o una sospensione dell’attività e il 70% ha dovuto affrontare problemi finanziari. Esse hanno cercato di rispondere all’emergenza in modi diversi, dalla riconversione verso prodotti strategici come i dispositivi di protezione individuale, al ripensamento della propria offerta produttiva, all’espansione internazionale, a interventi patrimoniali. E’ chiaro che l’impatto della crisi scatenata dalla pandemia avrà un riflesso serio e duraturo anche una volta passata la tempesta. Gli interventi pubblici di supporto all’economia italiana dovrebbero ricercare, più che un semplice sostegno finanziario nell’immediato, l’introduzione di riforme strutturali, capaci di aiutare le PMI, specie quelle più piccole e meno sviluppate tecnologicamente, a superare le proprie criticità.

La digitalizzazione: un traguardo indispensabile per le PMI

Tra queste c’è senz’altro la digitalizzazione. Alla fine del 2019 il mercato IT in Italia vedeva un incremento del 3,8% rispetto all’anno precedente (Assintel Report 2020), con una spinta verso la digitalizzazione trainata dalle Medie e Grandi imprese. E le altre?

La crescente diffusione dello smart working determinata dalla pandemia interessa naturalmente anche le PMI. Perciò il processo di digitalizzazione diventa inevitabile persino per quelle aziende, più piccole e poco strutturate, dove la gestione è ancora affidata alla carta o al massimo a strumenti come il foglio excel.

D’altra parte, attraverso la digitalizzazione è possibile liberare risorse da dedicare ad attività più cruciali per l’azienda, soprattutto in questo momento difficile. In un quadro in cui tutti devono contribuire al core business dell’impresa, non è efficiente avere anche solo un’unità di personale dedicata a rilevare le presenze a mano e a trascrivere i dati di ferie e permessi su un foglio a caso. In questo senso un software gestionale per PMI in cloud rappresenta la soluzione ideale.

La flessibilità: il valore aggiunto in un gestionale per piccole imprese

A volte però un software gestionale può essere rigido e richiedere competenze informatiche non disponibili in molte imprese. Di conseguenza si diffonde nei potenziali utenti il sospetto che il rimedio possa apparire peggiore del male. Per questo la flessibilità in un gestionale per PMI diventa la chiave per consentire una digitalizzazione ormai indispensabile. Certo questa flessibilità non deve essere separata dai requisiti di sicurezza e completezza, a cui deve unirsi un supporto professionale e competente che aiuti a superare le difficoltà, specialmente nelle prime fasi di utilizzo.

Se vuoi conoscere i servizi che può offrirti HR-Assistant, il software gestionale per PMI, visita il sito.

 

La sicurezza dei dati nei sistemi in cloud

L’accelerazione che la pandemia di Covid-19 ha dato allo smart working sta convincendo molte aziende che è necessario fornirsi di uno strumento di gestione del personale su piattaforma digitale, anche quando il numero dei dipendenti è limitato e i controlli apparentemente più semplici. Il passaggio è culturale, per cui la prima questione è se scegliere un programma installato all’interno dell’azienda, sul computer di chi si occupa dell’amministrazione o sulla intranet, oppure una piattaforma in cloud. Riveste anche un ruolo significativo nella decisione il problema della sicurezza dei dati. E’ meglio gestire i documenti e i dati del personale internamente, con tutte le responsabilità conseguenti, come la necessità di organizzarne la conservazione e i backup, oppure affidare questo delicato compito all’esterno?

Gestione e sicurezza dei dati: i rischi del fai da te

 

L’istinto sembrerebbe far propendere verso la prima opzione. Niente va all’esterno, c’è un controllo totale dei dati, al massimo si fa un contratto di assistenza con la società produttrice del programma prescelto. Ma i rischi in realtà possono essere molto elevati. Un esempio tratto da un caso reale.

Registro elettronico in una scuola superiore. Non c’è ancora l’obbligo di introdurlo nell’attività quotidiana: un Liceo Scientifico parte con la sperimentazione di una piattaforma installata sulla propria intranet. La segreteria inserisce i dati, i docenti cominciano a usare il sistema. Passa un paio d’anni, la società produttrice mette sul mercato una piattaforma in cloud, abbandona quella vecchia. La scuola non si è preoccupata di salvare i propri dati con regolarità, parecchi vanno persi. Un bel problema.

Altre difficoltà che potrebbero verificarsi quando si gestisce la sicurezza in proprio? Qualche esempio: hardware di memorizzazione dei dati che improvvisamente non funziona più, attacchi alla sicurezza informatica che mandano i sistemi in tilt, cancellazioni involontarie di dati…e, perché no, incendi o eventi naturali catastrofici, come alluvioni o terremoti.

La cybersecurity e i sistemi in cloud

La scelta del cloud è in realtà più sicura: la piattaforma deve offrire per contratto non solo il backup personalizzato dei dati (ogni settimana, orni giorno, ogni ora), ma anche sistemi di sicurezza efficaci, secondo le regole della cosiddetta cyber security. Ad esempio deve assicurare il cambio password degli utenti con un intervallo prestabilito, accettare password solo con determinati requisiti (lettere, numeri, caratteri speciali) e completamente diverse da quelle precedenti. E deve disporre di un controllo dei redirect (reindirizzamenti), ovvero, se la rete aziendale wifi utilizza indirizzi IP dinamici, ogni volta che uno di questi cambia all’utente deve essere chiesto di effettuare di nuovo il login. Sembra un fastidio inutile, ma è una garanzia: il reindirizzamento potrebbe essere causato da un tentativo degli hacker di entrare nel sito.

La piattaforma HR-Assistant e la sicurezza dei dati

Quanto descritto sopra è esattamente ciò che assicura la piattaforma HR-Assistant (per saperne di più: clicca qui), facendosi carico di tutte le problematiche di sicurezza del cliente. Una prova? Ancora un esempio tratto da un caso reale.

Impiegato dell’ufficio personale in prova con un elevato livello di autorizzazioni a operare sui dati. Per una qualche ragione, riceve la comunicazione che il suo contratto non verrà rinnovato. Gli prende la rabbia, non riesce a contenersi: senza riflettere sulle conseguenze, anche personali, delle sue azioni cancella un buon numero di account, a partire da quello dell’HR, più parecchi documenti già caricati relativi a trasferte di lavoro dei colleghi. Magra consolazione per lui, un disastro per l’HR e l’azienda.

Che cosa è successo dopo? Nessun problema. Nella piattaforma HR-Assistant i dati e i documenti non possono essere realmente cancellati da un utente, l’eliminazione è solo virtuale. L’assistenza quindi può in tempi brevissimi ripristinare tutto quello che sembrava sparito, riportando i dati a un tempo precedente la cancellazione, senza perdere nessuno di quelli inseriti dopo.

Insomma, la piattaforma fornisce uno standard di sicurezza a più livelli, e può ripristinare efficacemente e rapidamente dati e documenti perduti.

Un problema in meno per le aziende…

 

La rendicontazione: a chi serve?

Ufficio elettorale di uno dei circa 7000 Comuni presenti nel nostro Paese. L’orario di ricevimento del pubblico è già stato esteso per consentire il ritiro del certificato elettorale, del duplicato per chi lo ha perso, per la consegna dei documenti di chi voterà da casa, e per ogni altra necessità. Il personale dovrà fare ore di straordinario per coprire il prolungamento di apertura dell’ufficio. C’è una timbratrice che attesta lo svolgimento dell’orario contrattuale e di eventuali straordinari.

Un reparto ospedaliero. Lavoro intenso per dottori e personale sanitario. Ogni tanto qualcuno è assente per motivi personali o di salute. Chi c’è deve fermarsi al di là del proprio orario. C’è una timbratrice che attesta lo svolgimento dell’orario contrattuale e di eventuali straordinari.

Il cantiere di una villetta in costruzione. Lavoro in economia, solo il capomastro e cinque muratori. Ogni tanto, quando serve, arriva l’elettricista, o l’idraulico. Tra una quindicina di giorni, quando saranno montati i termosifoni e pronta la base per il pavimento, arriverà il piastrellista. Non c’è nessuna timbratrice.

Studio di un commercialista. Siamo vicini alla scadenza della presentazione del modello Unico. Molti clienti, molto lavoro. Già da quindici giorni le quattro impiegate dello studio stanno facendo straordinari. Ma lo studio è piccolo. Non c’è nessuna timbratrice.

 

Impresa di pulizie. Le addette e gli addetti lavorano presso uffici dislocati in parti diverse della città. Non sempre riescono a stare nei tempi previsti per effettuare il loro lavoro. Non c’è nessuna timbratrice.

Rendicontazione: attività diverse, usi diversi

Come si vede da questi pochi esempi, sono tante le attività che richiedono il controllo delle ore di lavoro effettuate dai dipendenti, ma spesso, specie nelle piccole imprese, non c’è nessuna timbratrice, o altro strumento capace di comunicare questi dati all’ufficio personale. Che succede allora? Il lavoratore dichiara quante ore lavorative ha effettuato quel giorno, nella migliore delle ipotesi su un modello cartaceo, spesso su un foglio qualunque. Il datore di lavoro, o per suo conto la segretaria o altro incaricato, raccoglie tutti i pezzi di carta che ha ricevuto giornalmente o settimanalmente e cerca di capirci qualcosa. Si pensi ad una situazione dove le ore sono fortemente monitorate e hanno un impatto notevole sullo sviluppo del progetto, come il caso della rendicontazione di progetti europei.  Evidentemente l’impegno che tutto questo richiede non è poco, il rischio di errore è elevato e soprattutto il tempo da impiegare per fare ordine potrebbe essere usato molto meglio se si adottasse una metodologia più strutturata. Cioè se il lavoratore avesse modo giornalmente di presentare attraverso uno strumento online una rendicontazione della propria attività. Se potesse quindi accedere via smartphone, ormai nelle mani di tutti, ad una piattaforma che permetta la rendicontazione, indicando per ogni specifica attività le ore impiegate, giustificando un eventuale ritardo rispetto a quanto previsto, richiedendo il pagamento di uno straordinario.

La rendicontazione per attività poco complesse

Ci sono almeno due modi di definire una rendicontazione di questo tipo. Il primo si fonda su un elemento oggettivo, l’orologio: il lavoratore accede al modulo on line in un determinato momento, registrato dal sistema, sceglie da un menu l’attività che va ad effettuare, e ogni volta che questa cambia accede di nuovo e modifica la scelta. L’orologio registra i tempi di svolgimento di ogni singola attività. Ma gli inconvenienti sono molti: ci si può dimenticare di effettuare l’operazione, se si svolgono attività diverse, e poi l’orario complessivo va arrotondato per eccesso o per difetto, perché l’orologio considera i minuti e i secondi (3 ore e 2 minuti, 2 ore e 58).

L’altro modo è fondato sulle attività e non sul tempo. A fine giornata, il lavoratore sceglie dal menu quella o quelle che ha svolto e fa corrispondere a ciascuna un numero di ore, fino a completare l’orario giornaliero. Può inserire ore di straordinario, giustificandone la necessità. Il datore di lavoro o l’amministrazione possono verificare facilmente l’effettuazione dell’orario contrattuale, senza temere errori di trascrizione. Possono anche controllare le ore di straordinario, vedere se ci sono anomalie, ovvero se certi lavoratori ne hanno usate di più rispetto ad altri con un ruolo analogo. Dall’esame dei dati si può anche capire se qualche attività richiede più tempo di quello previsto, e valutare se bisogna fare interventi in termini di aumento del personale o di pianificazione delle ore.

Rendicontazione di progetti europei e altre attività a 360°

Insomma, non dobbiamo pensare solo alla rendicontazione di progetti europei, alla rendicontazione progetti di studi di informatica o di centri di ricerca, ma anche a quella che si effettua in imprese di dimensioni e professionalità variegate, in aree lavorative molto differenti tra loro.

Perciò una rendicontazione delle ore di lavoro appoggiata a una piattaforma in cloud, come quella che offre HR-Assistant (per approfondire: clicca qui) può trovare applicazione in realtà più o meno complesse, adattarsi in modo flessibile e personalizzato a settori lavorativi tra loro apparentemente lontani. Con risparmio di tempo e fatica.

Pianificare e rendicontare: un percorso di Qualità

Pianificare…rendicontare…Sempre più spesso imprese di ogni genere si trovano a fare i conti con queste attività, che possono presentarsi molto complesse. Ad esempio, diverse aziende partecipano a progetti europei, sperando di ottenere qualcuno dei finanziamenti che la UE destina a svariate finalità, dall’agricoltura alla pesca, all’industria, alla ricerca, agli aiuti umanitari. La presentazione dei progetti e la stesura dei documenti richiesti per l’approvazione, ovvero tutto ciò che concerne finalità, obiettivi, contenuti e pianificazione delle attività, si presentano talmente complesse che vengono attivati corsi da Università ed enti privati per insegnare come muoversi in questo campo.

 

L’importanza della pianificazione progetti

D’altra parte, ogni progetto per poter essere svolto al meglio e non rischiare il fallimento nei risultati o nei costi deve partire da una corretta pianificazione, che ne analizzi nel dettaglio obiettivi, tempi, modalità, risorse, ecc. In particolare questo ultimo elemento, la valutazione delle risorse necessarie, appare particolarmente importante in una azienda che voglia allocare in modo efficace ed efficiente il personale. Spesso il costo delle ore/uomo è quello più significativo all’interno di un progetto, ed è indice di qualità ed affidabilità il rispetto dei tempi previsti nella pianificazione per il completamento del progetto. Perciò questa fase è molto delicata, in quanto le risorse possono essere sottostimate o sovrastimate con conseguenze gravi sull’andamento del progetto in termini di costi o di risultati nei tempi previsti.

 

Monitoraggio e rendicontazione progetti

Quando poi l’attività parte, diventa essenziale un costante monitoraggio, sia per convalidare l’adeguatezza della pianificazione, sia per verificare che tutto proceda nel modo previsto. Ed alla fine la correttezza del processo deve essere confermata attraverso la rendicontazione, dove quanto è stato previsto deve coincidere con quanto è stato impiegato e, se ci sono stati degli scostamenti, deve essere possibile analizzarne le ragioni.

 

Le ricadute positive di una buona pianificazione e rendicontazione progetti

Ma un modulo di pianificazione e di rendicontazione apre prospettive più ampie, in particolare per il responsabile di un’azienda e per l’HR. Se la pianificazione è stata effettuata correttamente, deve aver portato a concludere e rendicontare il progetto secondo le previsioni. Se così non è, possono esserci stati errori nella pianificazione, le cui ragioni vanno esaminate con attenzione. Se, ad esempio, l’errore si ripete anche in altri progetti portati avanti dallo stesso team, bisogna intervenire per sanare il problema, con azioni di riassetto del gruppo o di sostituzione dei responsabili. Se invece l’errore è su un progetto ma non su altri, si può osservare se gli sforamenti in termini di tempo (e quindi di budget) sono legati ad un singolo componente la squadra e se questo componente ha manifestato le stesse difficoltà in altri progetti. In tal caso si può pensare per lui un percorso di formazione, la cui necessità senza un’analisi di questo tipo probabilmente non si sarebbe evidenziata.

 

La rendicontazione progetti come parte della Politica della Qualità

Insomma, un buon processo di pianificazione e di rendicontazione progetti assume un valore fondamentale nella “politica della qualità” di un’azienda, intesa in senso di analisi reale dei processi adottati e non apparente, come spesso succede. L’imprenditore e l’HR possono verificare la produttività dell’azienda, il primo sui piani del rapporto costi/rendimenti, il secondo sul piano del personale, della motivazione e delle competenze possedute da ciascuno, delle eventuali necessità formative. Analogamente, a livello di responsabili di progetto, si possono far emergere errori di valutazione, utili per le successive pianificazioni.

Ma un processo di questa complessità richiede un supporto efficace attraverso strumenti che facilitino la gestione progetti. Proprio a questo scopo HR-Assistant ha sviluppato il modulo “Rendicontazione progetti” (per approfondire: Clicca qui) con l’obiettivo di tenere sotto controllo costi, risorse e risultati delle commesse, garantendo controllo dei tempi, flessibilità e personalizzazione nel rispetto delle esigenze specifiche di ogni azienda.

Programmare i turni: un compito sfidante

10:30 di un luminoso mattino di ottobre. La classe 4^H di un Liceo Scientifico romano. Gli studenti ascoltano distrattamente (salvo il solito “primo della classe”) la lezione di Fisica, che viene dopo la lezione di Matematica, che è venuta dopo quella di Scienze. Dopo verranno due ore di Italiano (Dante e Ariosto) e per finire un’ora di Latino. Domani la mattinata parte più leggera: due ore di Scienze Motorie, poi Religione, ma dopo qualche altra disciplina veramente indigesta. Ma chi l’ha fatto l’orario?

Due di notte nel reparto di terapia intensiva di un ospedale bolognese. Maria, infermiera specializzata, in forza al reparto da molti anni, sta affrontando la terza notte consecutiva. Una notte difficile, per di più, perché ci sono molti casi critici da monitorare frequentemente. Non toccava a lei questo turno di notte, ma Luisa si è ammalata ed è dovuta subentrare. Ma perché tocca sempre a lei?

Pianificare i turni è complesso

Sono molte le attività che richiedono la programmazione di turni. La scuola è un caso particolare, con una molteplicità di vincoli dipendenti da luoghi fisici (aule, palestre), da criteri didattici (disporre di ore consecutive per i compiti in classe, evitare l’accumulo nella stessa giornata di discipline troppo pesanti) lavorativi (garantire un orario accettabile per i docenti). Non a caso esistono software specializzati, che comunque non sono sufficienti e richiedono l’intervento manuale di chi li utilizza. Ma fabbriche a ciclo continuo, ospedali, commissariati devono avere un addetto che settimanalmente o mensilmente programma i turni di lavoro per operai, infermiere e medici, agenti di polizia, che interviene rapidamente per gestire le sostituzioni, quando qualcuno è impossibilitato a recarsi sul posto di lavoro. E ci sono naturalmente criteri e vincoli da rispettare, a partire da quelli legislativi sul lavoro notturno (D.Lgs. 66/2003, art. 7: “il lavoratore ha diritto a undici ore di riposo consecutivo ogni ventiquattro ore”) o i CCNL del settore, che definiscono il monte ore settimanale, la tipologia di turnistica, i tempi dei riposi compensativi, con un’infinità di casi particolari.

Materia molto complessa, quindi. Perciò, la gestione turni risulta davvero sfidante. Anche perché è facile ritrovarsi con colleghi o dipendenti scontenti, che premono per delle modifiche, che sospettano favoritismi, e magari vanno a lamentarsi al livello superiore, direttamente dal capo. E comunque, anche se tutto fila liscio, ci vuole un sacco di tempo per far quadrare il piano turni, rispettando i vincoli contrattuali e specifici della propria realtà lavorativa.

Il programma dei turni di lavoro

Certo, esistono oggi dei software gestione turni che possono dare una mano. Bisogna però che siano sufficientemente complessi da permettere l’applicazione dei vincoli tipici del proprio settore e regolarne i parametri o l’ambito di applicazione, come ad esempio le ore individuali di lavoro per giorno o settimana o mese, la presenza o meno dei turni notturni e le modalità di effettuazione, ecc.

Shift Assistant (per approfondire: Shift Assistant) fa proprio questo, aiutando chi si occupa del programma turni dipendenti nella creazione di un prospetto turni per la propria azienda. Uno dei suoi punti di forza è proprio la gestione dei vincoli, sia proponendo quelli più comuni, sia fornendo all’utente vincoli personalizzati.

Tutto risolto? Certo che no. Non esiste software né hardware che elimini gli scontenti, quelli che pensano di saper fare meglio, quelli che sono convinti che il turno del vicino sia sempre più verde. Ma uno strumento efficace che dia una mano può essere un buon punto di partenza.

Quale livello di personalizzazione per il Software HR?

E’ noto che l’Italia ha un tessuto produttivo incentrato sulle Piccole e Medie Imprese (PMI), cioè le aziende che hanno un giro d’affari inferiore ai 50 milioni di euro, più di quanto accada nel resto dell’Europa. Questo deriva probabilmente dalla storia dello sviluppo economico nel nostro Paese. Tradizionalmente l’Italia è fondata su aziende semi artigianali, a volte autonome, a volte parte di una filiera che ha per cliente qualche grande industria, come è ad esempio l’indotto FIAT. Le PMI impiegano in media l’82% dei lavoratori italiani, ma nelle regioni meridionali si arriva al 95%. Se poi si considera che il 93% delle aziende italiane ha meno di 15 dipendenti, si intuisce che entità così piccole difficilmente hanno messo in piedi la digitalizzazione dei propri processi interni. Non hanno, ad esempio, un gestionale dipendenti. La segretaria riceve le telefonate degli assenti, segna da qualche parte se un dipendente è in malattia, o ha preso un permesso. E se c’è bisogno della pianificazione turni di lavoro, sembra facile mettersi d’accordo. O no?

 

La digitalizzazione delle imprese in Italia

Lo studio “EY Digital Manufacturing Maturity Index 2019″ ha evidenziato che in Italia solo il 14% delle imprese ha raggiunto un elevato livello di digitalizzazione e di interconnessione. La situazione è grave proprio nelle PMI, in quanto, se il 70% delle grandi imprese ha già avviato la trasformazione, le PMI per lo più sono ancora lontane dal pianificare uno sviluppo digitale, e non riescono nemmeno a sfruttare i benefici fiscali previsti.

D’altra parte la complessità e l’interdipendenza che sempre più caratterizzano il sistema economico in tutti i Paesi stanno obbligando anche le piccole realtà produttive ad avviare il processo di digitalizzazione, a partire proprio dal gestionale dipendenti.

 

Le difficoltà per le piccole aziende

Tuttavia questo passaggio è reso più difficile dal fatto che spesso le piccole o piccolissime aziende hanno una gestione quasi familiare, poco strutturata, e faticano ad adattarsi a gestionali rigidi, lontani dalle loro abitudini, specie se impiegano personale avanti con gli anni. A volte hanno qualche strumento software installato sul PC, come gestionali per il magazzino o programmi per la contabilità. Sono anni luce lontane dall’idea di piattaforme generali in cloud che forniscano un gestionale per la rilevazione presenze, per le ferie e i permessi, e che offrano anche altri software utili, come quelli relativi alla gestione turni personale.

Avrebbero bisogno invece di piattaforme moderne, con moduli che comunicano tra loro, diversamente dai programmi di vecchia concezione installati sul PC della segretaria o del titolare: piattaforme flessibili, davvero “personalizzate”.

 

Significati di “personalizzazione”

“Personalizzate” in che senso, però? Tutti usano questa specie di parola magica, però le attribuiscono significati differenti. E’ chiaro che un gestionale dipendenti permette di scegliere nelle impostazioni del programma quali dati vedere, quali inserire. Non c’è bisogno di un supporto esterno per questo grado di personalizzazione, basta seguire i suggerimenti del programma stesso. Il sistema però ha un livello limitato di adattabilità alle esigenze del cliente, anche se sufficiente per molti utenti. Ma non per tutti.

Magari serve un report diverso, con i dati presentati in un certo modo. Magari c’è una nuova tipologia di progetti in cui si deve tener conto del costo orario, dei tempi di sviluppo, di altri aspetti specifici. Difficilmente un sistema standard può gestire pagine in cui vanno previsti campi in più, un diverso layout, l’integrazione con altri dati presenti nel sistema.

Gestionale dipendenti su misura

Si parla quindi di personalizzazioni su misura. Se si incarica qualche agenzia di software di predisporre una piattaforma così, i costi aumentano. In più si deve riuscire a descrivere le proprie esigenze in modo preciso. La società incaricata del lavoro deve effettuare l’analisi di fattibilità, valutare tempi e costi, e così via.

Ma quanti possono permettersi di pagare un software creato appositamente per loro?

Meglio cercare una piattaforma che abbia un grado maggiore di personalizzazione, sviluppata da un’azienda che ponga il proprio punto di forza nel venire incontro a chi ha esigenze particolari ma vuole un software gestionale e un software HR moderno, generale, integrato.

Insomma, tutti hanno il primo grado di personalizzazione, pochi il secondo.

Questo è il grado scelto dai software HR-Assistant e Shift-Assistant: ascoltare il cliente e comprendere eventuali esigenze particolari, adattando una piattaforma moderna e integrata, disponibile in cloud, ad un’impresa specifica, grande o piccola che sia, con occhio attento sia ai costi per il cliente che al miglioramento complessivo dell’efficienza aziendale.

 

Smart working: una sfida per il futuro?

L’epidemia di coronavirus che stiamo vivendo ha accelerato il processo di diffusione dello smart working, oggi tradotto con “lavoro agile”, apparso già negli anni Settanta del secolo scorso sotto la forma di telelavoro. In realtà i due concetti non sono pienamente sovrapponibili: lo smart working sfrutta l’attuale ampliamento delle reti internet e degli strumenti di connessione, dai computer agli smartphone, ai tablet, consentendo di utilizzare una postazione di lavoro libera, la propria abitazione o un luogo esterno pubblico o privato, purché dotata di connessione dati. La legge 81/2017 ha stabilito basi normative a questa nuova modalità di lavoro, ponendo l’accento su flessibilità organizzativa e volontarietà delle parti (azienda e lavoratore). E’ garantita, inoltre, allo smart worker uguaglianza di trattamento rispetto a chi lavora con modalità ordinarie anche nei casi di infortunio e malattie professionali.

 

La crescita dello smart working

L’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano (nato nel 2012) monitora annualmente la diffusione in Italia di questo nuovo modello lavorativo. Se nel 2018 si stimava che gli smart worker fossero circa 480.000, il 2019 ha visto un incremento del numero a quota 570.000. Le grandi aziende sono partite prima, ma anche le PMI e la Pubblica Amministrazione hanno incominciato a mettere in atto in questi ultimi anni progetti di smart working formale (12% degli enti pubblici) o informale (18%).

L’emergenza Covid-19 ha portato una serie di decreti governativi e regolamenti (D.L.17 marzo 2020 n.18, convertito nella Legge 27/2020, D.L. 34 del 19 maggio 2020; DPCM 26 aprile 2020) volti a semplificare le procedure per l’attuazione dello smart working. Di conseguenza la sua applicazione si è estesa: l’indagine Infojobs Smart Working 2020 (marzo 2020, effettuata su 189 aziende e 1149 candidati) ha rilevato che il 72% delle aziende aveva introdotto questa modalità di lavoro, con più della metà che la attivavano per la prima volta. Uno studio di CGIL e Fondazione Di Vittorio stima in 8 milioni i lavoratori così impiegati negli ultimi mesi. Altri abbassano la stima alla metà, ma l’incremento rispetto al passato è comunque elevatissimo.

E il futuro? Nell’ambito bancario il modello smart working sembra avviarsi a diventare la norma. A Londra, la società di asset management Schroders ha deciso di attivare il lavoro flessibile tutta la settimana in modo permanente. La Regione Lombardia ha indetto un bando che stanzia 4,5 milioni di Euro a fondo perduto per progetti di smart working. La ministra per la Pubblica Amministrazione, F.Dadone, ha l’obiettivo di mantenere un 30-40% del personale in smart working e incrementare tale quota nel 2021.

Software per smart working e gestione dipendenti

Di conseguenza le aziende devono attrezzarsi, e in tempi brevi. Non mancano gli strumenti di comunicazione sincrona, quelli per l’archiviazione di documenti, tool per videoconferenze, ecc. Ma è sempre più importante dotarsi di piattaforme HR che consentano la rilevazione presenze, la gestione di ferie e permessi, trasferte e note spese del personale in cloud. Anche la comunicazione tra capi e dipendenti deve trovare nuove modalità, come ad esempio una chat aziendale, dal momento che whatsapp o telegram vanno utilizzati solo per l’ambito privato.

Le nuove sfide riguardano il monitoraggio a distanza dei progetti, l’autonomia organizzativa e operativa che deve acquisire il lavoratore: perciò diventano necessari software di pianificazione e di rendicontazione progetti per mantenere visibilità sull’andamento del lavoro, anche da remoto.

HR-Assistant propone in modo integrato e in cloud questi strumenti e permette quindi di affacciarsi con cauto ottimismo a un futuro ricco di stimoli ma anche di incognite, verso le quali non si è mai abbastanza preparati.