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Gestionale risorse umane in Smart working

Gestionale risorse umane in Smart working

La pandemia accelera la digitalizzazione

L’attuale emergenza della pandemia di Covid 19 sta accelerando l’informatizzazione e soprattutto la gestione telematica di una serie di processi. Molti di questi finora si basavano su carta e penna e, al massimo, su fogli excel spesso scollegati tra loro.

Le scuole hanno dovuto inventarsi una didattica a distanza, con risultati più o meno positivi, a seconda delle competenze e degli strumenti informatici di docenti e studenti. Gli acquisti di vari prodotti, con la chiusura di molte tipologie di esercizi commerciali, sono migrati sui negozi on line. La gente ha cominciato a usare internet persino per vedere i più stretti parenti, tutti chiusi in casa per le norme di contrasto alla pandemia. Addirittura i musei hanno aperto a visite virtuali i loro spazi e i singoli componenti delle orchestre, suonando ciascuno nella propria abitazione, si sono ingegnati a ricreare l’effetto di una sala da concerti con le tecnologie a disposizione.

Gestionale risorse umane in Smart working

Ma l’impulso più evidente è stato dato certamente allo smart working. La maggior parte delle aziende, laddove possibile, ha chiesto ai propri lavoratori di proseguire l’attività da casa. E’ evidente che chi si era già attrezzato con un sistema gestionale risorse umane in cloud ha potuto affrontare l’emergenza e il cambiamento delle modalità di lavoro in maniera più efficiente ed efficace.

Vista la gran quantità in Italia di piccole e medie imprese, quelle attività che la segreteria poteva svolgere facilmente in presenza, senza una piattaforma HR, un software rilevazione presenze o altri strumenti di gestione a distanza del personale diventano impraticabili. Il peso dell’emergenza si sta facendo sentire soprattutto laddove ci sono medici al lavoro. Non solo quindi negli ospedali, ma anche negli ambulatori, dove la pressione è sicuramente meno forte, ma le difficoltà reali. In tutti questi contesti sono necessari software sia di gestione presenze sia di gestione turni lavoro.

Automazione al servizio della sanità

Negli ambulatori e nei centri diagnostici il servizio è assicurato non solo dai medici, ma anche dalle segretarie. Sono le segretarie ad occuparsi di occupano di stampare le ricette, di gestire le code, di prendere appuntamenti, di rispondere a chiamate di emergenza. Pochi sanno che le segretarie degli ambulatori non sono dipendenti dei medici, ma solitamente fanno parte di cooperative o di agenzie più strutturate. Queste ultime assumono in proprio il personale e forniscono ai medici di base un servizio completo, che include sia la copertura dell’intero orario di ambulatorio, sia quella delle eventuali assenze con personale supplente. Le assenze possono essere comunicate, specie in questo periodo, all’ultimo momento, ma il servizio essenziale dell’ambulatorio deve essere garantito.

Ecco quindi che si dimostra indispensabile sia un software di gestione ferie e permessi, sia di gestione turni del personale che si occupino di controllare le presenze, individuare sostituti, risolvere sovrapposizioni in tempo reale e attraverso computer o smartphone. La piattaforma gestionale risorse umane HR-assistant viene incontro a queste esigenze, con uno specifico software di rilevamento presenze e gestione turni di lavoro. La piattaforma include inoltre il software gestione visite mediche, il software gestione corsi, il software budget personale e il software timesheet che semplificano ulteriormente la gestione dei dipendenti in smart working.

La tecnologia e la rete possono favorire lo sviluppo di mostri, come il troppo facile proliferare di fake news e di medicina “faidate”, ma il loro scopo deve essere soprattutto quello di aiutarci nelle crisi più o meno grandi della vita quotidiana.

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L’Onboarding come strumento di vantaggio competitivo

L’Onboarding come strumento di vantaggio competitivo

Nei processi di integrazione di un neoassunto all’interno di un’azienda si parla sempre più spesso di Onboarding. Il termine può essere inteso come “socializzazione organizzativa”. In un contesto lavorativo in cui la motivazione e l’engagement contano sempre di più, l’Onboarding acquista un ruolo chiave per trattenere nell’azienda i lavoratori, specie i migliori. Questi tendono a cambiare lavoro più frequentemente ed aumenta il costo della loro sostituzione. La gestione del processo di Onboarding può pertanto fornire un vantaggio competitivo all’azienda.

L’Onboarding costituisce il processo che consente a una persona esterna ad un’organizzazione di entrare consapevolmente all’interno di essa. Possiamo vederlo dal punto di vista dell’azienda come l’insieme di procedure e di azioni che internamente devono essere attivate. Possiamo anche vederlo dal punto di vista del neoassunto come l’insieme di conoscenze, di competenze e di comportamenti che ha bisogno di apprendere per diventare membro effettivo dell’organizzazione.

Strumenti di automazione per l’Onboarding

Per questo è importante che in un gestionale risorse umane ci sia una funzione specifica per l’Onboarding. In una piattaforma HR le aziende devono avere una guida in questo processo, il neoassunto non deve essere solo nell’apprendere il funzionamento del suo nuovo luogo di lavoro. Ci deve essere per entrambi uno strumento che li guidi attraverso un percorso programmato e definito senza il rischio che si saltino passaggi e ci siano tempi morti. Per l’azienda è importante dare fin dall’inizio l’impressione di un’organizzazione efficiente, capace di fornire tutte le informazioni e gli strumenti essenziali per svolgere l’attività assegnata. Per il neoassunto è gratificante sentire di far parte di un gruppo che si occupa di lui, che ne previene le necessità, che lo aiuta ad inserirsi nel nuovo ambiente.

Un modulo di questo tipo è presente nel software gestionale risorse umane HR-Assistant. Esso permette all’HR di definire passo per passo i compiti, chi deve occuparsene, i tempi da prevedere. Ci sono compiti dell’HR stesso, o del supporto tecnico, come la fornitura al neoassunto di un computer e di un telefono aziendale. Altri compiti riguardano l’amministrazione, relativi alla documentazione e agli adempimenti necessari per la formalizzazione dell’assunzione. Ci sono attività che competono al tutor, per consentire al neoassunto di entrare pienamente nel gruppo di appartenenza, di conoscere il suo ruolo in relazione a quello degli altri, di creare i contatti necessari per svolgere il proprio lavoro.

Per saperne di più…

Le opzioni sono personalizzabili e adattabili ai processi specifici di ogni società. Questi sono collegati ad uno scadenzario “attivo”, che ricorda a ciascuno il compito da effettuare sia tramite mail sia con notifiche in una message board. Bisogna prevedere ciò che deve essere fatto prima dell’arrivo del neoassunto, l’accoglienza dei primi giorni, delle prime settimane, almeno dei primi tre mesi. Accanto alle attività più ovvie e agli strumenti più consueti, bisogna pianificare anche la gestione corsi di formazione: il neoassunto deve poter raggiungere in tempi definiti un livello di integrazione che gli permetta di lavorare autonomamente. In questo modo il nuovo impiegato può, in una prospettiva più lunga nel tempo, entrare consapevolmente nel sistema ideativo e produttivo dell’azienda e vedere davanti a sé un percorso organico di formazione e di sviluppo delle proprie competenze.

Per avere altre informazioni sulla gestione dell’onboarding di HR-Assistant clicca qui

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I profili di competenza e la formazione dei lavoratori

Il mondo del lavoro sta attraversando profondi mutamenti: non si tratta solo di nuove tecnologie, della sempre più massiccia presenza del web, di modelli organizzativi più efficaci, ma di una diversa visione del ruolo e della motivazione dei singoli lavoratori, che riguarda in particolare i più giovani, i cosiddetti millennials. Se prima avanzamenti di carriera, aumenti di stipendio, benefit potevano creare nel personale un livello di motivazione tale da garantire impegno e dedizione al lavoro, oggi soprattutto i più giovani sentono il bisogno di trovare stimoli diversi, di raggiungere una forma di autorealizzazione fondata sul trovare significato e scopo alla propria attività. Vogliono capire quali opportunità di sviluppo e di formazione vengono loro offerte, devono sentire che stanno acquisendo conoscenze e competenze, che il loro potenziale può esprimersi al meglio.

D’altra parte anche le aziende hanno bisogno di un capitale umano capace di rispondere alle sfide di un mondo sempre più globalizzato. Quindi anch’esse sono alla ricerca di nuovi strumenti per individuare le conoscenze e le competenze attese in una determinata mansione e organizzare corsi e attività di formazione per chi non ne è ancora in possesso. Ma come si fa ad identificare queste competenze da potenziare?

Una possibilità è partire dall’individuazione delle competenze distintive di un’impresa, cioè quelle competenze e quelle risorse che la distinguono dalle altre. Negli ultimi anni si tende a vederle come i comportamenti che manifestano nella realtà lavorativa quotidiana i cosiddetti best performer, cioè i lavoratori che soddisfano al massimo grado ogni livello di competenza specifico di una mansione. Questi comportamenti si fondano su precise conoscenze e abilità, su sicura motivazione e provata esperienza.

Una determinata mansione richiede conoscenze e competenze di base comuni ad altre, ma anche competenze specifiche: entrambe riguardano aspetti tecnici, relazionali, gestionali. Un recente lavoro dell’Unioncamere (F.Filoni, Il manuale dei profili di competenza, 2012) propone un modello dei profili di competenza che comprende tre aree: le conoscenze generali, le conoscenze specialistiche e le competenze comportamentali.  Queste ultime assumono un ruolo particolarmente significativo, poiché esprimono la “padronanza applicativa” delle conoscenze, cioè “l’insieme dei comportamenti lavorativi che consentono di mantenere un’efficace dimensione tecnica del lavoro”. Esse includono soft skills, come leadership e capacità di negoziazione, team management, creatività e proattività, ed anche aspetti emozionali, come intelligenza emotiva, autostima e gestione dello stress.

Per mezzo dei best performer si possono individuare le competenze richieste per una determinata mansione, stabilire il livello atteso di ciascuna di esse e creare così dei profili di competenza. L’HR può selezionare chi necessita di formazione in una o più aree: attraverso una gap analysis dei dipendenti rispetto al campione di riferimento di quel profilo, potrà pianificare corsi mirati a sviluppare le conoscenze e competenze necessari.

Il vantaggio è evidente sia per l’azienda che per i dipendenti: la prima potrà aspirare a performance migliori, i secondi vedranno soddisfatto il desiderio di miglioramento e di espressione del proprio potenziale. Sentiranno così più raggiungibile quella realizzazione di sé che costituisce ormai la migliore motivazione al lavoro.

In HR-Assistant abbiamo realizzato strumenti per l’applicazione della metodologia descritta che facilitano il lavoro dell’HR manager e gli permettono di presentare con chiarezza ed evidenza i risultati ottenuti.

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Il software per una facile rendicontazione

Il timesheet: uno dei grattacapi più difficili per ogni capo-commessa. Al di là delle spese vive di materie prime, noleggio mezzi, stoccaggio e consegna del prodotto finito ci sono da calcolare i costi occulti, in primis le ore/lavoro di ogni dipendente, collaboratore o professionista.

Il margine di beneficio di un progetto o di una commessa non dipende solo dal contratto, dal rispetto delle consegne o dal costo delle materie prime, ma in gran parte dall’amministrazione corretta del personale. Le risorse umane da impiegare su un progetto devono essere le più qualificate a disposizione, per far sì che il lavoro venga consegnato non solo nei tempi ma anche a regola d’arte.

Grazie al software, la rendicontazione delle attività di ciascuna risorsa sarà semplice e precisa: come, quando e quanto tempo del proprio capitale umano è stato investito nel progetto, in ciascun progetto. E in chiusura di commessa la fatturazione sarà praticamente automatica.

Con il timesheet non perdi il controllo

Rendicontare le ore lavorate da ciascuna risorsa su diversi clienti e progetti non è affatto semplice ma allo stesso tempo è vitale, sia per controllare il rispetto del budget sia per pianificare nuove commesse in via di acquisizione. Il capitale umano dev’essere ripartito a seconda della preventivazione di ore-lavoro e dev’essere poi consuntivato in fattura.

In caso di commesse molto estese nel tempo diventa anche necessario sostituire il personale in ferie o in congedo e, di nuovo, reportare ciascun dato in maniera corretta sia in materia di numeri che sul dettaglio della persona. E, sempre soprattutto nei casi di progetti a lungo termine, risulta importante monitorare periodicamente i dati per verificare l’andamento della commessa, sia in termini di rispetto dei tempi che dei costi.

Tanto in fase di pianificazione quanto in chiusura progetto, avere un quadro sul proprio personale aiuta sia sul momento che in previsione del progetto successivo. Infatti grazie a un software per la rendicontazione sarà tutto monitorato:

  • la pianificazione del monte ore complessivo e dettagliato per risorsa o reparto
  • la consuntivazione delle ore effettivamente impiegate, sia a livello generale che concreto
  • le risorse chiave per ciascuna fase o per ciascun progetto
  • le risorse sotto utilizzate e l’analisi del problema
  • la reportistica di numeri e dati
  • il monitoraggio step by step e la possibilità di apportare manovre correttive tempestive
  • il computo finale e la fatturazione veloce e precisa

 

I benefici dei software rendicontazione

Ogni dato e ogni analisi sono funzionali anche per il progetto successivo, non solo per quello in corso. Sicuramente a fine progetto sarà utile calcolare velocemente penali, bonus, provvigioni e margini, ma sarà ancora più utile usare tutti questi dati per la commessa successiva, così da migliorare di volta in volta il r.o.i. sull’investimento.

Tutte queste azioni sono possibili grazie ad uno strumento informatico ad hoc denominato software per la rendicontazione dei progetti o anche timesheet. Per guadagnare punti in velocità e precisione affidati ad un professionista del settore.  Se vuoi orientarti meglio SoftDoit ti aiuterà, gratuitamente e velocemente, a trovare il miglior programma per te.

Edited by SoftDoit

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Nuovi strumenti di organizzazione del lavoro per gli studi medici

Anticamera di studio medico. Una stanza più o meno grande, che può ospitare più ambulatori, con arredo nuovo o di recupero, spesso affollata, specie quando più medici prestano servizio contemporaneamente.

Tra i pazienti chi si lamenta dell’attesa, chi cerca di passare il tempo chiacchierando con il vicino, chi legge indifferente a tutto. Al bancone, o alla scrivania presenti nell’anticamera ci sono uno o più addetti, spesso donne, che si occupano di disciplinare la coda dei pazienti, prendendo nota dell’ordina di arrivo, predisponendo le ricette da far firmare al dottore, rispondendo alle domande forse sempre uguali dei pazienti in attesa.

Ma qual è la condizione lavorativa di questi addetti? Sono autonomi o dipendenti del medico per cui lavorano?

A gennaio 2013 è stata promulgata la legge 4/2013 sulle “professioni non organizzate in ordini o collegi” o le “professioni associative”, per quei lavoratori che non sono inseriti in ordini o collegi. A queste categorie la legge ha imposto una serie di obblighi, tra cui la promozione di garanzie a tutela dell’utente, ma ha anche consentito di creare “associazioni a carattere professionale di natura privatistica, fondate su base volontaria, senza alcun vincolo di rappresentanza esclusiva, con il fine di valorizzare le competenze degli associati e garantire il rispetto delle regole deontologiche, agevolando la scelta e la tutela degli utenti nel rispetto delle regole sulla concorrenza” (art.2).

Ecco quindi che queste segretarie di studio medico, che siamo abituati a vedere in “simbiosi” col medico stesso, fanno ormai solitamente parte di un’associazione di lavoro indipendente, spesso una cooperativa, cui vengono demandate tutte le incombenze amministrative e organizzative in conseguenza delle quali i pazienti vedono al proprio posto ogni giorno quella particolare segretaria, ovvero un/una sostituto/sostituta qualora la titolare sia impossibilitata, per uno o più giorni, a presentarsi al lavoro.

I responsabili di queste associazioni, che sono sempre più numerose in Italia, si trovano di fronte a problematiche di organizzazione del lavoro comuni anche ad altri settori, come in genere l’ambito sanitario o quello socio-assistenziale. A fronte di un numero più o meno grande di studi medici, devono predisporre un orario giornaliero per i dipendenti, individuare eventuali sostituti da utilizzare in caso di assenze, che possono anche essere improvvise, come è naturale nel caso di permessi per malattia. La situazione è resa più complessa dagli orari di ambulatorio molto differenziati dei medici, che determinano un utilizzo del personale variegato e non standardizzabile. Poiché nello stesso studio medico la stessa persona potrebbe essere utilizzata in orari diversi per medici diversi, la gestione dei turni diventa estremamente complessa e la possibilità di errore si incrementa, se tale gestione non può contare su un software che controlli tutti i passaggi. Se poi qualcuno si assenta, magari avvisando con poco preavviso, la gestione manuale si fa decisamente impossibile.

Pertanto risulta sempre più indispensabile un software specifico capace di controllare turni e sostituzioni, di verificare gli incroci, di evitare gli errori, di facilitare il responsabile nella ricerca del possibile sostituto. In questo senso risulta di grandissimo valore la possibilità di effettuare la ricerca del sostituto accedendo al software tramite App su smartphone, potendo così fare a meno di un computer che spesso può non essere disponibile e consentendo di contattare immediatamente il sostituto senza necessità di ulteriori passaggi.

Altro aspetto importante può essere la possibilità di informare il sostituto su dati sensibili specifici di un particolare studio medico, consentendogli di svolgere il proprio lavoro garantendo al tempo stesso il rispetto della normativa sui dati sensibili.

A tutte le problematiche sopra esposte può rispondere la soluzione in cloud HR-Assistant che include un modulo studiato per le esigenze degli studi medici. Il modulo “Turni e Sostituzioni” garantisce una distribuzione ottimale dei turni lavorativi del personale, evita il rischio di sovrapposizioni ed errori di assegnazione degli addetti, semplifica la gestione delle sostituzioni consentendo di individuare facilmente attraverso la App per smartphone il sostituto e di contattarlo immediatamente senza bisogno di ulteriori passaggi.

La tecnologia fornisce gli strumenti per semplificare tante problematiche che in passato dovevano essere gestite manualmente, con consumo di tempo e fatica: HR-Assistant lavora per semplificare e rendere più efficace e soddisfacente il lavoro quotidiano.

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Intervista allo sviluppatore del modulo welfare

Parliamo del nuovo arrivato nella galassia dei servizi di HR-Assistant, il Modulo Welfare.

Maurizio, perché questo modulo?

L’idea è venuta da alcuni clienti, che hanno manifestato l’esigenza di avere uno strumento di questo genere nella gestione e nell’assegnazione dei beni aziendali. E’ molto importante per noi poterci confrontare con le esigenze reali delle aziende, che a volte possono non essere così evidenti.

A che cosa serve il Modulo Welfare?

In un’impresa esiste un flusso continuo di beni che vengono assegnati ai dipendenti, sia come benefit (ad esempio il computer o il telefono cellulare), sia come DPI (dispositivi di protezione individuale). E’ necessario poter effettuare con precisione il tracking, ovvero tracciare questo flusso: bisogna sapere chi è in possesso di beni aziendali e di quali. Non è facile tenere traccia di questo welfare aziendale con strumenti cartacei: bisogna sapere che cosa è disponibile nel magazzino, conoscere la dotazione che viene data a ciascun nuovo assunto, ottenerne la restituzione quando dovesse lasciare l’azienda.

Un processo complesso, quindi.

Certamente. Inoltre bisogna poter identificare facilmente quali oggetti non sono più utilizzabili, perché soggetti a una scadenza, quali contratti, ad esempio telefonici, vanno rinnovati, insomma avere un inventario sempre aggiornato del welfare aziendale, incluso il workflow di tutte le procedure di assegnazione, con i dati relativi ai responsabili che le hanno autorizzate.

Questo modulo può essere utile anche per la gestione magazzino?

Naturalmente. E’ importante sapere quello che è disponibile per eventuali nuove assegnazioni e che cosa manca. Ad esempio, in una nuova assunzione è noto che il primo mese è molto critico, perché il nuovo arrivato deve integrarsi nel gruppo e deve capire qual è il suo ruolo. Da questo punto di vista, potergli mettere a disposizione la dotazione di benefit aziendali prevista fin dal primo momento può fare la differenza.

Quali sono i vantaggi del Modulo Welfare rispetto alla gestione ordinaria con registri cartacei o con fogli excel?

La possibilità di disporre di moduli in cloud ha sempre come vantaggio la trasparenza nelle operazioni e la condivisione tra tutti gli attori coinvolti nel processo. Inoltre i responsabili possono avere un maggiore controllo sui flussi e una maggiore facilità di gestione.

Si può dire che questo modulo è utile nell’ambito dei processi per la Qualità?

Certo.  Nell’ottica del miglioramento continuo sempre più processi vanno inclusi nella gestione della Qualità. Questo include anche tutto quanto concerne i processi di assegnazione e restituzione  dei benefit aziendali e la loro manutenzione.

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Intervista al fondatore di Business Web Apps

Parliamo con Roberto Billi, fondatore e CEO di Business Web Apps. Roberto, che cos’è Business Web Apps e perché l’hai creata?

Business Web Apps è una società fondata nel 2015 con l’obiettivo di realizzare soluzioni innovative per aumentare l’efficienza delle aziende, in particolare di quelle medio-piccole che costituiscono in Italia, e anche in molti altri Paesi, l’ossatura del sistema economico. Perchè l’ho creata? I miei interessi sono sempre stati volti alla ricerca di soluzioni innovative a problemi concreti. Nel mio percorso lavorativo ho incominciato come ricercatore nel settore dell’Intelligenza Artificiale in particolare per il Natural Language Processing. Successivamente ho maturato una considerevole esperienza come manager dell’innovazione in aziende come Olivetti, Telecom Italia e Loquendo, di cui sono stato co-Founder e Vice-President. Quindi mi è venuto naturale pensare di realizzare soluzioni che potessero migliorare l’efficienza delle imprese.

Perché la prima applicazione di BWA è stata nel campo delle Risorse Umane?

Perché il settore delle Risorse Umane è stato trascurato per lungo tempo e potremmo dire che lo è ancora oggi. Conoscendo la realtà di molte aziende posso dire che è un settore ancora a bassa penetrazione delle tecnologie software e lo staff HR è spesso costretto a lavorare con strumenti datati ed inadeguati per cui l’efficienza complessiva risulta limitata. Ho quindi pensato di impiegare l’esperienza che ho maturato anche nell’ambito delle Risorse Umane per sviluppare soluzioni innovative in questo campo.

Quali pensi siano i punti di forza di HR-Assistant?

HR-Assistant è un suite di software per HR completa e facile da usare. Si appoggia sul modello del cloud computing e permette di accedere alle varie funzionalità sia da computer, sia attraverso App per smartphone, modalità particolarmente gradita alla maggior parte dei fruitori. Pensiamo che l’HR debba potersi occupare del personale in maniera più efficace senza dover perdere tempo a gestire i dati provenienti da fonti diverse che non comunicano tra loro. Il nostro obiettivo è quindi quello di rendere la piattaforma sempre più potente e completa sviluppando nuove funzionalità o integrando nella piattaforma prodotti di terze parti.

Come vedi gli sviluppi futuri nel settore delle Risorse Umane?

Mi sembra che stiamo assistendo ad un grande rinnovamento nell’HR Tech. Si vede entusiasmo, un fiorire di iniziative, la nascita di startup innovative. Alcune di queste hanno scelto uno specifico settore e stanno facendo innovazione in quello, come ad esempio l’onboarding, le video interviste, l’engagement. Vengono sviluppati strumenti molto interessanti anche per la formazione. Tutte queste startup stanno aprendo nuovi fronti di cui prima non si aveva idea. Si può immaginare che applicazioni innovative ora scollegate possano tramite le tecnologie web dialogare tra loro mettendo a disposizione soluzioni molto potenti ed efficaci.

Pensi che l’Intelligenza Artificiale potrà influire nel settore HR? 

Sicuramente. Gli sviluppi di cui stavo parlando saranno influenzati da algoritmi di Intelligenza Artificiale, al momento ancora solo parzialmente immaginabili. Ad esempio, ci potrebbero essere applicazioni di questo genere nel recruiting, finalizzate ad individuare più efficacemente i profili che un’azienda cerca per un determinato ruolo. Si va sempre più allargando l’insieme delle informazioni utili per individuare i candidati ideali. Sicuramente i Social Media, ma anche i Forum professionali e in generale tutte le fonti di informazione reperibili su internet. E’ possibile pensare ad una ricerca intelligente attraverso tutte queste fonti di informazione per individuare i candidati che più si avvicinano al profilo richiesto.

Altro campo in cui l’Intelligenza Artificiale potrebbe fare la differenza può essere nell’individuare precocemente tra i dipendenti eventuali criticità, ad es. algoritmi di apprendimento da dati parziali e frammentati potrebbero costruire un indice di rischio. Persone che non stanno vivendo bene la loro partecipazione all’azienda, che non si sentono integrate potrebbero essere identificate precocemente e si eviterebbe l’uscita di personale su cui l’azienda ha investito. Oppure altri algoritmi potrebbero individuare le potenzialità già presenti ma mal utilizzate: già adesso si incominciano a utilizzare le tecniche di Natural Language Processing all’analisi dei curricula, ma anche a qualunque testo che descriva esperienze relative alla carriera del personale.

Non va trascurata anche la gamification, cioè l’utilizzo dell’ambiente di interazione e degli schemi dei videogames per svolgere attività “serie”, ad es. attività formative o sistemi di test di autovalutazione.  Alcune aziende stanno già investendo in questo ambito, permettendo ai potenziali candidati alle posizioni lavorative di sperimentare anticipatamente attraverso questi strumenti le caratteristiche dell’attività che andrebbero a svolgere.

Molto da fare, quindi, anche per i prossimi anni.

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La trasformazione digitale dell’HR

La trasformazione digitale dell’HR

Nel nostro Paese le piccole e medie imprese (fino a 250 addetti) rappresentano il 99,9% del totale  e impiegano il 78% dei lavoratori attivi (dati Istat). Le imprese con meno di 10 addetti costituiscono il 45% della forza lavoro italiana. Tutto questo significa che, se le grandi imprese hanno potuto dotarsi già da tempo di soluzioni software per la gestione del personale, un grandissimo numero di imprese italiane si affida ancora a vecchi e inefficienti strumenti (fogli excel, email, moduli cartacei per richiesta ferie e firma presenze) non integrati tra loro.

A partire dal responsabile risorse umane fino all’ultimo addetto dell’ufficio del personale, quotidianamente un numero notevole di persone dello staff HR deve passare la maggior parte del proprio tempo a trattare manualmente presenze, richieste di permesso, straordinari, note spese, ecc… La gestione di tutte queste informazioni, distribuite su documenti cartacei e fogli excel, è inefficiente e costosa e può produrre errori. Il responsabile HR  deve perdere molto tempo a controllare i dati, invece di dedicarsi alle azioni di sviluppo professionale e motivazionale del personale. Questa situazione, comune ad un gran numero di aziende italiane, finisce anche per svilire il ruolo dell’HR manager. Questo problema è emerso anche dal recente convegno sul mercato HR Tech in Italia, tenutosi a Torino il 29 gennaio di quest’anno.

Si avverte la necessità di strumenti che parlino tra loro. Ad esempio, un sistema integrato comune a responsabile di reparto e lavoratore. Un soluzione di questo tipo permette, a fronte di un inserimento tramite smartphone, tablet o pc, dei dati relativi a timbrature, ferie e permessi, spese di trasferta, ecc. di ottenere automaticamente i dati di presenza che l’HR manager potrà limitarsi a controllare prima dell’invio al consulente del lavoro.

La soluzione: una piattaforma HR in SaaS 

Fortunatamente la tecnologia consente oggi di poter offrire soluzioni di questo tipo a costi accessibili anche alle piccole e medie imprese grazie al cloud computing. Esso riduce infatti drasticamente i costi di uso e manutenzione dell’hardware e del software che vengono resi accessibili in rete.

Si realizza così la possibilità di fornire al cliente il Software as a service (SaaS), cioè messo a disposizione attraverso internet. Con il SaaS chi fruisce del servizio non si preoccupa del software né dell’infrastruttura che lo supporta. Tutte le criticità gestionali restano infatti a carico del fornitore.

La piattaforma HR realizzata da HR-Assistant fornisce esattamente questo tipo di servizio. Il sistema è stato concepito per consentire a tutti di risparmiare tempo in ogni tipologia di attività, come rilevazione presenze, ferie e permessi, trasferte, corsi di formazione, competenze professionali, rendicontazione progetti, turni di lavoro, sorveglianza sanitaria, ecc..

Tutte le informazioni sono sempre accessibili grazie al cloud da qualsiasi dispositivo fisso o mobile senza limiti di orario e di luogo. Inoltre, grazie alla elevata modularità della soluzione HR-Assistant, il cliente può crearsi una configurazione su misura per le proprie esigenze.

Un punto di forza particolarmente interessante della piattaforma HR-Assistant è la disponibilità di un insieme di app per smartphone o tablet. Tra queste vi sono ad esempio app timbratura, app gestione spese, app ferie e permessi, app documenti. Sono state sviluppate anche app per specifici contesti lavorativi come ad esempio gli studi medici.

      

Sicuri e facili da usare

Si può iniziare l’uso del sistema senza addestramento, grazie al design intuitivo e al wizard integrato nell’applicazione che guida l’utente nelle procedure. Una chat integrata permette di ricevere assistenza online da un tecnico specializzato.

La sicurezza è garantita da un insieme di misure a più livelli, dalla rispondenza al GDPR alla sicurezza applicativa, al monitoraggio costante, al backup automatico, ecc..

La possibilità di ottenere personalizzazioni e un supporto di alto livello garantiscono un prodotto che si va affermando nel mercato delle piccole e medie imprese in Italia.

Si ringrazia Bitmat per la collaborazione nella pubblicazione di questo articolo.

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La valutazione delle competenze: competenza personale e competenze distintive

La valutazione delle competenze: competenza personale e competenze distintive

Il concetto di competenza, di per sé discusso e difficilmente definibile con precisione, è ora molto utilizzato, sia nel mondo della formazione che in quello della gestione delle risorse umane. In questa riflessione porremo l’attenzione soprattutto sulla valutazione delle competenze  nel secondo ambito.

Proviamo, nonostante le difficoltà, a proporre qualche definizione. “Un sistema di conoscenze, concettuali e procedurali, organizzate in schemi operativi e che permettono, all’interno di un gruppo di situazioni, l’identificazione di un compito e la sua risoluzione attraverso un’azione efficace” (P.Gillet, 1991). “Un insieme, riconosciuto e provato, delle rappresentazioni, conoscenze, capacità e comportamenti mobilizzati e combinati in maniera pertinente in un contesto dato”. (G.Le Boterf, 1994). Galliani (2011) vede la competenza come impiego di “abiti” (“insieme di schemi che permettono di adattare un’infinità di pratiche a situazioni sempre rinnovate”, Bourdieu 1972). Tali “abiti” sono capaci di mobilitare pratiche e risorse per gestire situazioni professionali che soddisfino criteri specifici di prestazione.

Come si vede, il concetto di competenza si muove su più piani e abbraccia ambiti diversi. In generale, e semplificando molto, si può dire che una competenza nel campo lavorativo è la capacità di compiere un’attività correttamente, mettendo in atto un gruppo di abilità, impegno e conoscenze in una situazione determinata.

Il significato di competenza lavorativa oggi

Gli ultimi trenta o quaranta anni hanno visto alcuni importanti cambiamenti in questa concezione. Un’organizzazione del lavoro di tipo tayloristico intende per competenza soprattutto il “saper fare in situazione”. In questo caso il lavoratore deve limitarsi ad applicare delle consegne prescrittive. Oggi invece la competenza è da intendere sempre più come “saper agire in situazione”. Il lavoratore si trova infatti spesso nella condizione di dover prendere iniziative e correre dei rischi, senza avere tutte le informazioni necessarie (Guy Le Boterf, 2002).

Il lavoratore deve quindi possedere e sapersi servire correttamente degli strumenti necessari, come conoscenze e abilità, ma deve anche saperli organizzare.

Ne consegue che la competenza è strettamente connessa alla singola persona che la possiede e la mette in atto. Tuttavia, essa deve essere correlata al contesto. Per concludere il proprio compito, ovvero mettere in atto la propria competenza, il lavoratore dovrà fare utilizzo del contesto in cui opera, degli strumenti tecnici e operativi che fanno parte del suo ambiente lavorativo, delle competenze di altri colleghi. Il professionista diventa così figura chiave dell’innovazione. Gli viene inoltre attribuita un’etica, un’autonomia e una responsabilità nel percorso di professionalizzazione che lo riguarda.

La valutazione delle competenze dei lavoratori in azienda

E’ naturale che un’azienda debba identificare e tenere sotto controllo le competenze del personale che vi lavora. Questo controllo è ancora più importante in relazione all’individuazione  della  core competency su cui torneremo più avanti. D’altra parte, il possesso di una competenza non risulta facilmente rilevabile in modo diretto. Bisogna invece creare una base di informazioni utile a rilevarne la presenza attraverso una serie di condizioni o prestazioni. Una singola manifestazione di essa non può infatti essere sufficiente.

Negli anni Novanta del secolo scorso comincia a svilupparsi prima in Canada e poi in Francia la pratica del “bilancio delle competenze” che rapidamente si diffonde in Europa, Italia inclusa. Tale metodologia prevede un insieme di analisi dell’esperienza socio-professionale individuale volte ad evidenziare le competenze personali e lo specifico contesto di azione di ciascun lavoratore.

Questa pratica può essere messa in atto tramite un consulente esterno che, attraverso test o altri strumenti, produce una descrizione delle capacità e potenzialità del lavoratore. Oppure, il consulente può aiutare il lavoratore a riflettere sulle proprie motivazioni ed esperienze di lavoro.

In ogni caso, questo strumento da una parte mette il lavoratore in condizione di comprendere con ragionevole precisione  le proprie capacità, competenze e aspirazioni professionali; dall’altra permette all’azienda di pianificare percorsi di carriera, eventuali ristrutturazioni aziendali e, più in generale, di mettere a punto la definizione della propria core competency.

Competenze e prodotti “core”

La rapida evoluzione del mondo in cui viviamo non consente di rimanere leader di mercato a lungo, se non si ripensa l’azienda in termini di core competencies. C.K.Prahalad e G.Hamel posero le basi di questa nuova visione della strategia aziendale (The Core Competence of the Corporation, 1990). Essi affermano che le core competencies sono le competenze, le caratteristiche e le risorse che distinguono un’azienda dalla concorrenza.

Esse sono il motore dell’innovazione, costituiscono le “radici”del vantaggio competitivo e devono tradursi in prodotti core. Questi diventano a loro volta i componenti di più prodotti finali, potendo così essere utilizzati in settori diversi e liberando la società produttrice dal rischio di legarsi a un particolare settore o a un particolare mercato.Tra l’altro, lo stesso prodotto core può diventare un componente di base di prodotti concorrenti, entrando in competizione sul mercato anche attraverso altri brand.

Fonte: S.Forbes, Core competencies, 2005

L’incremento di applicazioni per i prodotti core consente riduzione dei costi, dei tempi e dei rischi connessi alla ricerca e sviluppo, creando considerevoli economie di scala.

Qualche esempio pratico

Esempi di questi prodotti core possono essere i motori delle stampanti laser per la Canon, gli adesivi e i supporti per la 3M, i semiconduttori per la NEC. Per chiarire meglio, ogni prodotto Canon ha al suo interno almeno un prodotto core, il che dà un significativo contributo alla qualità percepita dal cliente. Inoltre, poiché una strategia di lungo termine richiede una costante innovazione, le core competencies  possono determinare per l’azienda una posizione di mercato tale da permetterle di influenzare il tipo di prodotti che saranno disponibili in futuro.

Da ciascun prodotto core può scaturire una differente unità di business, che può anche operare in mercati diversi dalle altre. Ad esempio, Canon grazie alle competenze nel campo delle componenti ottiche può essere presente nel mercato delle stampanti, delle fotocopiatrici, degli scanner e delle videocamere, con differenti prodotti finali che incorporano i medesimi prodotti core.

L’outsourcing, in tale tipo di organizzazione strategica, va utilizzato solo dove non vi siano core competencies. Se l’azienda ritiene importante rimanere presente anche in settori non strategici, deve stabilire alleanze e accordi per l’acquisto di licenze piuttosto che spendere risorse meglio utilizzabili nei settori core.

Vantaggi della valutazione delle competenze dei dipendenti

Riassumendo, il successo di lungo termine per un’azienda richiede organizzazione strutturata delle proprie competenze, innovazione e coerenza con il mercato, creazione di innovativi prodotti core, che, integrati in svariati prodotti finali, creino nuovi spazi di mercato.

La concentrazione e l’innovazione nei prodotti core rendono più difficile ai competitor imitarli. Questo porta un vantaggio competitivo per l’azienda un vantaggio competitivo nei confronti dell’utente finale. Infatti, quest’ultimo si abitua a riconoscerne la qualità e il valore e in qualche modo si “fidelizza” al marchio dell’azienda.

L’importanza dell’analisi delle competenze a livello personale del lavoratore, del gruppo e dell’intera organizzazione rende necessario disporre di strumenti idonei per il monitoraggio delle competenze di cui i lavoratori sono in possesso. Esistono prodotti software per le risorse umane che permettono di identificarle, archiviarle, analizzarle, selezionarle facilmente. In questo modo è possibile effettuare valutazioni fondate sulle opportunità esistenti e intervenire su punti di forza e di debolezza individuabili nell’organizzazione.

I software di gestione delle competenze

Strumenti di questo tipo, come ad esempio hr-assistant, consentono di definire le competenze necessarie per i dipendenti che lavorano nello stesso team o che svolgono la stessa tipologia di attività.

L’HR manager può effettuare, ad esempio, la ricerca delle competenze presenti in azienda. In seguito può procedere alla valutazione del grado di possesso individuale. A sua volta il dipendente può effettuare un’auto-valutazione delle competenze richieste dal suo ruolo. Attraverso una rappresentazione grafica fornita dal sistema si può immediatamente paragonare la valutazione data dal supervisore con quella che il dipendente si è attribuita. Questo può stimolare a sua volta un confronto costruttivo capo-collaboratore al fine di approdare ad una valutazione condivisa.

Tutti i dati sono accessibili in modo sicuro all’interno di una piattaforma che utilizza le più avanzate tecnologie per la protezione dei dati e la sicurezza degli accessi.

Scritto da Anna Maria Maggi

Scopri come HR-Assistant gestisce la valutazione delle competenze cliccando qui

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L’importanza del work engagement nell’impresa moderna

L’importanza del work engagement nell’impresa moderna

L’importanza del work engagement, ovvero il coinvolgimento attivo delle risorse umane negli obiettivi dell’azienda, e la sua influenza come fattore di successo per qualunque tipo di impresa, sono oggi oggetto di attento studio. Infatti le difficoltà in cui versano le aziende e il taglio esasperato dei costi impediscono spesso di ricorrere alle tradizionali forme di incentivazione.

Uno studio olandese del 2002 ha evidenziato come l’essere motivati e coinvolti nel proprio lavoro ha un effetto positivo non solo per l’azienda, ma anche per il percorso stesso di vita degli intervistati.

Questa attitudine positiva, però, se non adeguatamente soddisfatta nel proprio ambiente di lavoro, può rivelarsi la causa principale che spinge il lavoratore a lasciare l’azienda, alla ricerca di nuove sfide in altre società.

Work engagement e burnout

Alcuni studi degli ultimi anni hanno analizzato il rapporto tra work engagement e burnout, ovvero quella vera e propria forma di esaurimento psicofisico da stress lavorativo.

Il rapporto tra questi due elementi viene generalmente osservato secondo due punti di vista. Maslach e Leiter (1997) ritengono che esso sia rappresentabile come un continuum tra l’uno e l’altro dei poli. A.Bakker e E. Demerouti (2007) vedono invece il work engagement come l’antitesi positiva del burnout.

Bakker afferma che, data l’importanza del work engagement per un’azienda, dovrebbe essere maggiormente sviluppata l’attenzione al percorso ottimale per il suo raggiungimento.

Esistono scale di misurazione del work engagement. La principale è la scala UWES, acronimo per Utrecht Work Engagement Scale.

Scritto da Anna Maria Maggi (altro…)

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