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Il software per una facile rendicontazione

Il timesheet: uno dei grattacapi più difficili per ogni capo-commessa. Al di là delle spese vive di materie prime, noleggio mezzi, stoccaggio e consegna del prodotto finito ci sono da calcolare i costi occulti, in primis le ore/lavoro di ogni dipendente, collaboratore o professionista.

Il margine di beneficio di un progetto o di una commessa non dipende solo dal contratto, dal rispetto delle consegne o dal costo delle materie prime, ma in gran parte dall’amministrazione corretta del personale. Le risorse umane da impiegare su un progetto devono essere le più qualificate a disposizione, per far sì che il lavoro venga consegnato non solo nei tempi ma anche a regola d’arte.

Grazie al software, la rendicontazione delle attività di ciascuna risorsa sarà semplice e precisa: come, quando e quanto tempo del proprio capitale umano è stato investito nel progetto, in ciascun progetto. E in chiusura di commessa la fatturazione sarà praticamente automatica.

Con il timesheet non perdi il controllo

Rendicontare le ore lavorate da ciascuna risorsa su diversi clienti e progetti non è affatto semplice ma allo stesso tempo è vitale, sia per controllare il rispetto del budget sia per pianificare nuove commesse in via di acquisizione. Il capitale umano dev’essere ripartito a seconda della preventivazione di ore-lavoro e dev’essere poi consuntivato in fattura.

In caso di commesse molto estese nel tempo diventa anche necessario sostituire il personale in ferie o in congedo e, di nuovo, reportare ciascun dato in maniera corretta sia in materia di numeri che sul dettaglio della persona. E, sempre soprattutto nei casi di progetti a lungo termine, risulta importante monitorare periodicamente i dati per verificare l’andamento della commessa, sia in termini di rispetto dei tempi che dei costi.

Tanto in fase di pianificazione quanto in chiusura progetto, avere un quadro sul proprio personale aiuta sia sul momento che in previsione del progetto successivo. Infatti grazie a un software per la rendicontazione sarà tutto monitorato:

  • la pianificazione del monte ore complessivo e dettagliato per risorsa o reparto
  • la consuntivazione delle ore effettivamente impiegate, sia a livello generale che concreto
  • le risorse chiave per ciascuna fase o per ciascun progetto
  • le risorse sotto utilizzate e l’analisi del problema
  • la reportistica di numeri e dati
  • il monitoraggio step by step e la possibilità di apportare manovre correttive tempestive
  • il computo finale e la fatturazione veloce e precisa

 

I benefici dei software rendicontazione

Ogni dato e ogni analisi sono funzionali anche per il progetto successivo, non solo per quello in corso. Sicuramente a fine progetto sarà utile calcolare velocemente penali, bonus, provvigioni e margini, ma sarà ancora più utile usare tutti questi dati per la commessa successiva, così da migliorare di volta in volta il r.o.i. sull’investimento.

Tutte queste azioni sono possibili grazie ad uno strumento informatico ad hoc denominato software per la rendicontazione dei progetti o anche timesheet. Per guadagnare punti in velocità e precisione affidati ad un professionista del settore.  Se vuoi orientarti meglio SoftDoit ti aiuterà, gratuitamente e velocemente, a trovare il miglior programma per te.

Edited by SoftDoit

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Intervista allo sviluppatore del modulo welfare

Parliamo del nuovo arrivato nella galassia dei servizi di HR-Assistant, il Modulo Welfare.

Maurizio, perché questo modulo?

L’idea è venuta da alcuni clienti, che hanno manifestato l’esigenza di avere uno strumento di questo genere nella gestione e nell’assegnazione dei beni aziendali. E’ molto importante per noi poterci confrontare con le esigenze reali delle aziende, che a volte possono non essere così evidenti.

A che cosa serve il Modulo Welfare?

In un’impresa esiste un flusso continuo di beni che vengono assegnati ai dipendenti, sia come benefit (ad esempio il computer o il telefono cellulare), sia come DPI (dispositivi di protezione individuale). E’ necessario poter effettuare con precisione il tracking, ovvero tracciare questo flusso: bisogna sapere chi è in possesso di beni aziendali e di quali. Non è facile tenere traccia di questo welfare aziendale con strumenti cartacei: bisogna sapere che cosa è disponibile nel magazzino, conoscere la dotazione che viene data a ciascun nuovo assunto, ottenerne la restituzione quando dovesse lasciare l’azienda.

Un processo complesso, quindi.

Certamente. Inoltre bisogna poter identificare facilmente quali oggetti non sono più utilizzabili, perché soggetti a una scadenza, quali contratti, ad esempio telefonici, vanno rinnovati, insomma avere un inventario sempre aggiornato del welfare aziendale, incluso il workflow di tutte le procedure di assegnazione, con i dati relativi ai responsabili che le hanno autorizzate.

Questo modulo può essere utile anche per la gestione magazzino?

Naturalmente. E’ importante sapere quello che è disponibile per eventuali nuove assegnazioni e che cosa manca. Ad esempio, in una nuova assunzione è noto che il primo mese è molto critico, perché il nuovo arrivato deve integrarsi nel gruppo e deve capire qual è il suo ruolo. Da questo punto di vista, potergli mettere a disposizione la dotazione di benefit aziendali prevista fin dal primo momento può fare la differenza.

Quali sono i vantaggi del Modulo Welfare rispetto alla gestione ordinaria con registri cartacei o con fogli excel?

La possibilità di disporre di moduli in cloud ha sempre come vantaggio la trasparenza nelle operazioni e la condivisione tra tutti gli attori coinvolti nel processo. Inoltre i responsabili possono avere un maggiore controllo sui flussi e una maggiore facilità di gestione.

Si può dire che questo modulo è utile nell’ambito dei processi per la Qualità?

Certo.  Nell’ottica del miglioramento continuo sempre più processi vanno inclusi nella gestione della Qualità. Questo include anche tutto quanto concerne i processi di assegnazione e restituzione  dei benefit aziendali e la loro manutenzione.

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Intervista al fondatore di Business Web Apps

Parliamo con Roberto Billi, fondatore e CEO di Business Web Apps. Roberto, che cos’è Business Web Apps e perché l’hai creata?

Business Web Apps è una società fondata nel 2015 con l’obiettivo di realizzare soluzioni innovative per aumentare l’efficienza delle aziende, in particolare di quelle medio-piccole che costituiscono in Italia, e anche in molti altri Paesi, l’ossatura del sistema economico. Perchè l’ho creata? I miei interessi sono sempre stati volti alla ricerca di soluzioni innovative a problemi concreti. Nel mio percorso lavorativo ho incominciato come ricercatore nel settore dell’Intelligenza Artificiale in particolare per il Natural Language Processing. Successivamente ho maturato una considerevole esperienza come manager dell’innovazione in aziende come Olivetti, Telecom Italia e Loquendo, di cui sono stato co-Founder e Vice-President. Quindi mi è venuto naturale pensare di realizzare soluzioni che potessero migliorare l’efficienza delle imprese.

Perché la prima applicazione di BWA è stata nel campo delle Risorse Umane?

Perché il settore delle Risorse Umane è stato trascurato per lungo tempo e potremmo dire che lo è ancora oggi. Conoscendo la realtà di molte aziende posso dire che è un settore ancora a bassa penetrazione delle tecnologie software e lo staff HR è spesso costretto a lavorare con strumenti datati ed inadeguati per cui l’efficienza complessiva risulta limitata. Ho quindi pensato di impiegare l’esperienza che ho maturato anche nell’ambito delle Risorse Umane per sviluppare soluzioni innovative in questo campo.

Quali pensi siano i punti di forza di HR-Assistant?

HR-Assistant è un suite di software per HR completa e facile da usare. Si appoggia sul modello del cloud computing e permette di accedere alle varie funzionalità sia da computer, sia attraverso App per smartphone, modalità particolarmente gradita alla maggior parte dei fruitori. Pensiamo che l’HR debba potersi occupare del personale in maniera più efficace senza dover perdere tempo a gestire i dati provenienti da fonti diverse che non comunicano tra loro. Il nostro obiettivo è quindi quello di rendere la piattaforma sempre più potente e completa sviluppando nuove funzionalità o integrando nella piattaforma prodotti di terze parti.

Come vedi gli sviluppi futuri nel settore delle Risorse Umane?

Mi sembra che stiamo assistendo ad un grande rinnovamento nell’HR Tech. Si vede entusiasmo, un fiorire di iniziative, la nascita di startup innovative. Alcune di queste hanno scelto uno specifico settore e stanno facendo innovazione in quello, come ad esempio l’onboarding, le video interviste, l’engagement. Vengono sviluppati strumenti molto interessanti anche per la formazione. Tutte queste startup stanno aprendo nuovi fronti di cui prima non si aveva idea. Si può immaginare che applicazioni innovative ora scollegate possano tramite le tecnologie web dialogare tra loro mettendo a disposizione soluzioni molto potenti ed efficaci.

Pensi che l’Intelligenza Artificiale potrà influire nel settore HR? 

Sicuramente. Gli sviluppi di cui stavo parlando saranno influenzati da algoritmi di Intelligenza Artificiale, al momento ancora solo parzialmente immaginabili. Ad esempio, ci potrebbero essere applicazioni di questo genere nel recruiting, finalizzate ad individuare più efficacemente i profili che un’azienda cerca per un determinato ruolo. Si va sempre più allargando l’insieme delle informazioni utili per individuare i candidati ideali. Sicuramente i Social Media, ma anche i Forum professionali e in generale tutte le fonti di informazione reperibili su internet. E’ possibile pensare ad una ricerca intelligente attraverso tutte queste fonti di informazione per individuare i candidati che più si avvicinano al profilo richiesto.

Altro campo in cui l’Intelligenza Artificiale potrebbe fare la differenza può essere nell’individuare precocemente tra i dipendenti eventuali criticità, ad es. algoritmi di apprendimento da dati parziali e frammentati potrebbero costruire un indice di rischio. Persone che non stanno vivendo bene la loro partecipazione all’azienda, che non si sentono integrate potrebbero essere identificate precocemente e si eviterebbe l’uscita di personale su cui l’azienda ha investito. Oppure altri algoritmi potrebbero individuare le potenzialità già presenti ma mal utilizzate: già adesso si incominciano a utilizzare le tecniche di Natural Language Processing all’analisi dei curricula, ma anche a qualunque testo che descriva esperienze relative alla carriera del personale.

Non va trascurata anche la gamification, cioè l’utilizzo dell’ambiente di interazione e degli schemi dei videogames per svolgere attività “serie”, ad es. attività formative o sistemi di test di autovalutazione.  Alcune aziende stanno già investendo in questo ambito, permettendo ai potenziali candidati alle posizioni lavorative di sperimentare anticipatamente attraverso questi strumenti le caratteristiche dell’attività che andrebbero a svolgere.

Molto da fare, quindi, anche per i prossimi anni.

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