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L’Onboarding come strumento di vantaggio competitivo

L’Onboarding come strumento di vantaggio competitivo

Nei processi di integrazione di un neoassunto all’interno di un’azienda si parla sempre più spesso di Onboarding. Il termine può essere inteso come “socializzazione organizzativa”. In un contesto lavorativo in cui la motivazione e l’engagement contano sempre di più, l’Onboarding acquista un ruolo chiave per trattenere nell’azienda i lavoratori, specie i migliori. Questi tendono a cambiare lavoro più frequentemente ed aumenta il costo della loro sostituzione. La gestione del processo di Onboarding può pertanto fornire un vantaggio competitivo all’azienda.

L’Onboarding costituisce il processo che consente a una persona esterna ad un’organizzazione di entrare consapevolmente all’interno di essa. Possiamo vederlo dal punto di vista dell’azienda come l’insieme di procedure e di azioni che internamente devono essere attivate. Possiamo anche vederlo dal punto di vista del neoassunto come l’insieme di conoscenze, di competenze e di comportamenti che ha bisogno di apprendere per diventare membro effettivo dell’organizzazione.

Strumenti di automazione per l’Onboarding

Per questo è importante che in un gestionale risorse umane ci sia una funzione specifica per l’Onboarding. In una piattaforma HR le aziende devono avere una guida in questo processo, il neoassunto non deve essere solo nell’apprendere il funzionamento del suo nuovo luogo di lavoro. Ci deve essere per entrambi uno strumento che li guidi attraverso un percorso programmato e definito senza il rischio che si saltino passaggi e ci siano tempi morti. Per l’azienda è importante dare fin dall’inizio l’impressione di un’organizzazione efficiente, capace di fornire tutte le informazioni e gli strumenti essenziali per svolgere l’attività assegnata. Per il neoassunto è gratificante sentire di far parte di un gruppo che si occupa di lui, che ne previene le necessità, che lo aiuta ad inserirsi nel nuovo ambiente.

Un modulo di questo tipo è presente nel software gestionale risorse umane HR-Assistant. Esso permette all’HR di definire passo per passo i compiti, chi deve occuparsene, i tempi da prevedere. Ci sono compiti dell’HR stesso, o del supporto tecnico, come la fornitura al neoassunto di un computer e di un telefono aziendale. Altri compiti riguardano l’amministrazione, relativi alla documentazione e agli adempimenti necessari per la formalizzazione dell’assunzione. Ci sono attività che competono al tutor, per consentire al neoassunto di entrare pienamente nel gruppo di appartenenza, di conoscere il suo ruolo in relazione a quello degli altri, di creare i contatti necessari per svolgere il proprio lavoro.

Per saperne di più…

Le opzioni sono personalizzabili e adattabili ai processi specifici di ogni società. Questi sono collegati ad uno scadenzario “attivo”, che ricorda a ciascuno il compito da effettuare sia tramite mail sia con notifiche in una message board. Bisogna prevedere ciò che deve essere fatto prima dell’arrivo del neoassunto, l’accoglienza dei primi giorni, delle prime settimane, almeno dei primi tre mesi. Accanto alle attività più ovvie e agli strumenti più consueti, bisogna pianificare anche la gestione corsi di formazione: il neoassunto deve poter raggiungere in tempi definiti un livello di integrazione che gli permetta di lavorare autonomamente. In questo modo il nuovo impiegato può, in una prospettiva più lunga nel tempo, entrare consapevolmente nel sistema ideativo e produttivo dell’azienda e vedere davanti a sé un percorso organico di formazione e di sviluppo delle proprie competenze.

Per avere altre informazioni sulla gestione dell’onboarding di HR-Assistant clicca qui

Nuovi strumenti per la gestione del personale

Nuovi strumenti per la gestione del personale

La gestione del personale cambia veste

Il cloud computing si sta sempre più caratterizzando come motore dell’innovazione. Infatti le aziende fornitrici di software colgono l’opportunità per proporre value proposition radicalmente diverse, ridisegnando i prodotti e sviluppando nuovi segmenti di mercato.

Anche nel settore della gestione delle risorse umane si registra un numero crescente di nuove soluzioni software. Alcune di queste sono in grado di rivoluzionare il modo in cui il responsabile HR gestisce il personale, comunica e interagisce con i dipendenti.

Il software si trasforma così da uno strumento di lavoro specifico per gli addetti alla gestione delle risorse umane ad una risorsa a cui tutti i dipendenti possono accedere on line. Ciascuno accede con il proprio ruolo, per gestire autonomamente dati e procedure che li riguarda.

Il metodo “employee self service”

I vantaggi di questo approccio, detto anche “employee self service”, si manifestano nell’automazione di compiti ripetitivi e nella velocizzazione dei processi, favorendo una più ampia condivisione delle informazioni e un alleggerimento della gestione dei dati a carico di HR.

Con questi sistemi la gestione del personale può essere semplificata, consentendo ad esempio ai dipendenti di inoltrare on line richieste di ferie e permessi, trasferte, note spese e in alcuni sistemi anche di rendicontare le ore lavorate sulle commesse o di aggiornare il proprio profilo di competenze.

Alcuni prodotti consentono inoltre di automatizzare il controllo delle presenze e dell’orario di lavoro tenendo conto dei diversi contratti e profili lavorativi dei dipendenti e acquisendo i dati di timbratura dai terminali di rilevazione presenze o da app specifiche su smartphone.

I responsabili possono a loro volta autorizzare le richieste, monitorare la produttività e le presenze dei propri dipendenti, assegnare le attività, ricercare risorse con determinati insiemi di competenze.

Infine HR può controllare in modo efficiente dati e processi, gestire la formazione e sviluppo, produrre con estrema facilità grafici da inserire in presentazioni, estrarre i dati variabili per il Payroll.

Questo approccio integrato è tipico di un ERP aziendale, specializzato però sull’area Human Resources e con in più la gradevolezza delle moderne interfacce web.

Semplifica il lavoro degli HR

Nelle aziende che non si sono ancora informatizzate gli addetti alla gestione delle risorse umane HR sono costretti a svolgere molto lavoro manuale di controllo su presenze, modulistica e archivi cartacei e nel migliore dei casi hanno a disposizione strumenti non interoperabili, come pacchetti software e fogli excel con basi di dati non integrate.

Ciò comporta un pesante lavoro di input ed elaborazione manuale dei dati per poter passare da uno strumento all’altro.

I software di nuova generazione superano brillantemente questi problemi in quanto l’utente, utilizzando un’unica piattaforma e base di dati, ha immediatamente accesso a tutte le informazioni e processi del personale in modo assolutamente integrato.

Oltre al considerevole risparmio di tempo, la possibilità di errori viene notevolmente  ridotta e l’aggiornamento dei dati è parecchio facilitato. Inoltre la possibilità di produrre reports e grafici in modo semplice ed estremamente efficace, scegliendo tra i numerosi tipi di reports disponibili, rende assai   più agevole monitorare i dati importanti evidenziando subito eventuali problemi.

Un aspetto da non trascurare è l’integrabilità con il software paghe. La possibilità di esportare i dati delle presenze verso quest’ultimo è una caratteristica molto importante che evita il dispendio di tempo e gli errori connessi ad un trasferimento manuale dei dati.

Un altro requisito da tener presente è l’utilizzo di interfacce web “responsive” che è fondamentale per consentire una navigazione agevole ed efficace anche su schermi di ridotte dimensioni.

Il software come servizio

Per concludere alcune considerazioni economiche di natura generale.

I prodotti in cloud non vengono di solito venduti ma noleggiati, ovvero si acquisisce un diritto ad utilizzarli pagando un canone mensile.

Ciò comporta notevoli vantaggi per l’acquirente che non deve sostenere il costo di acquisto della licenza software e dei futuri aggiornamenti. Inoltre il cliente non deve sostenere neppure i costi dell’ hardware né del man-power necessario ad installare e manutenere il sistema, in quanto ciò fa parte del servizio offerto, al pari dell’assistenza tecnica.

Questa formula ha un nome: SaaS, ovvero Software As A Service (software come servizio).

Per comprendere la convenienza economica di adottare una soluzione SaaS in cloud possiamo fare un esempio pratico.

Opportunità di risparmio

Supponiamo che un cliente abbia 100 dipendenti. Il costo di una soluzione SaaS per la gestione del personale con questo numero di utenti può aggirarsi su alcune centinaia di euro al mese a seconda del prodotto scelto e della quantità di funzionalità acquistate. Ipotizziamo, senza nessuna pretesa di generalità, un costo di 500 euro al mese, ovvero 6000 euro l’anno tutto incluso.

Valutiamo adesso i risparmi che il cliente può ottenere adottando una soluzione di questo tipo.

Oltre i risparmi derivanti dall’adozione di una soluzione cloud rispetto a sistemi installati su piattaforme hardware e software del cliente, che vanno valutati di caso in caso, si aggiungono quelli, assolutamente determinanti, relativi al tempo risparmiato in azienda facendo svolgere al sistema operazioni che prima venivano effettuate manualmente, liberando quindi risorse che possono essere impiegate in compiti più produttivi ed a più elevato valore aggiunto.

Per quantificare questo secondo fattore occorre necessariamente far riferimento a casi concreti di utilizzo.

Un’azienda di un centinaio di dipendenti che abbiamo avuto modo di seguire ha utilizzato un sistema “employee self service” del tipo fin qui descritto per un periodo di oltre 3 anni ottenendo un risparmio di ore dedicate alla  gestione dei dati e processi del personale quantificabile in circa 55.000 euro all’anno.

E’ solo un esempio ma dà comunque l’idea delle potenzialità in termini di aumento di efficienza e riduzione di costi che sistemi di questo tipo possono consentire.

Possiamo quindi concludere che il costo annuale di utilizzo di questi sistemi di nuova generazione per la gestione del personale può essere ampiamente compensato dai risparmi che può apportare all’azienda sia in termini di ore di lavoro risparmiate per l’amministrazione del personale sia in termini di minori costi per hardware/software e attività sistemistiche.

Non vanno infine trascurati i benefici in termini di maggior controllo e miglioramento complessivo di qualità nella gestione del personale che si possono conseguire.

Scritto da Roberto Billi

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