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Gestión de personal en la nube

La computación en nube se está convirtiendo cada vez más en un motor de innovación. En efecto, los proveedores de software aprovechan la oportunidad para ofrecer propuestas de valor radicalmente diferentes, rediseñando productos y desarrollando nuevos segmentos de mercado.

También hay un número creciente de nuevas soluciones de software en el sector de la gestión de los recursos humanos. Algunas son capaces de revolucionar la forma en que los directores de recursos humanos gestionan el personal, se comunican e interactúan con los empleados.

De este modo, el programa informático pasa de ser un instrumento de trabajo específico para los directores de recursos humanos a un recurso al que todos los empleados pueden acceder en línea. Cada uno tiene un acceso diferente según su propia función, a fin de gestionar de forma independiente los datos y procedimientos que les conciernen.

Employee self service

Las ventajas de este enfoque, también conocido como «autoservicio del empleado«, pueden verse en la automatización de las tareas repetitivas y en la aceleración de los procesos. Esto favorece un mayor intercambio de información y un aligeramiento de la gestión de datos para los HR.

Además, con estos sistemas la gestión del personal puede simplificarse, permitiendo a los empleados, por ejemplo, presentar en línea solicitudes de vacaciones y permisos, viajes, informes de gastos. En algunos sistemas, también pueden informar de las horas trabajadas en los pedidos o actualizar su perfil de competencias.

Algunos productos también permiten automatizar el control del tiempo, del trabajo y de la asistencia teniendo en cuenta los diferentes contratos y perfiles de trabajo de los empleados y adquiriendo datos de sellado de los terminales de tiempo y asistencia o aplicaciones específicas en los teléfonos inteligentes.

Los gerentes pueden a su vez autorizar solicitudes, monitorear la productividad y la asistencia de sus empleados, asignar actividades, buscar recursos con ciertos conjuntos de habilidades. Finalmente, el HR puede controlar eficientemente los datos y procesos, administrar la capacitación y el desarrollo, producir gráficos para ser insertados fácilmente en las presentaciones, extraer datos variables para la Nómina.

Este enfoque integrado es típico de un ERP de una empresa, pero especializado en el área de Recursos Humanos y con el agrado de las modernas interfaces web.

Simplifica el trabajo del HR

En las empresas que aún no están informatizadas, los directores de recursos humanos se ven obligados a realizar mucho trabajo manual para comprobar la asistencia, los formularios y los archivos en papel y, en el mejor de los casos, disponen de herramientas no interoperables. Un caso típico es el de paquetes de software y hojas de Excel con bases de datos no integradas. Esto supone un pesado trabajo de introducción y procesamiento manual de datos para poder pasar de una herramienta a otra.

El software de nueva generación supera brillantemente estos problemas. De hecho el usuario, utilizando una plataforma y una base de datos únicas, tiene acceso inmediato a toda la información y los procesos del personal de forma absolutamente integrada. Además del considerable ahorro de tiempo, se reduce enormemente la posibilidad de errores y se facilita mucho la actualización de los datos.

Además, la capacidad de producir informes y gráficos de manera fácil y extremadamente eficaz, eligiendo entre los muchos tipos de informes disponibles, hace que sea mucho más fácil supervisar los datos importantes y poner de relieve inmediatamente cualquier problema

Un otro aspecto que no debe pasarse por alto es la integrabilidad con el software de nómina de sueldos. Otro requisito que hay que tener en cuenta es el uso de interfaces de web «sensibles», que es esencial para permitir una navegación fácil y eficaz incluso en pantallas pequeñas.

El modelo SaaS

Para concluir algunas consideraciones económicas generales: los productos de la nube no suelen venderse sino que se alquilan. Es decir, se adquiere un derecho de uso mediante el pago de una cuota mensual, lo que conlleva importantes ventajas para el comprador que no tiene que soportar el coste de la compra de la licencia de software y las futuras actualizaciones. Esta fórmula tiene un nombre: SaaS, o Software As A Service.

Para entender la rentabilidad de adoptar una solución SaaS en la nube, podemos dar un ejemplo práctico. Supongamos que un cliente tiene 100 empleados. El costo de una solución SaaS para la gestión del personal con este número de usuarios puede ser de unos pocos cientos de euros al mes, dependiendo del producto elegido y de la cantidad de funcionalidad adquirida. Supongamos, sin ninguna pretensión de generalidad, un coste de 500 euros al mes, es decir, 6000 euros al año todo incluido.

Ahorro de tiempo y dinero

Evaluemos ahora el ahorro que el cliente puede lograr al adoptar tal solución. Hay una primera forma de ahorro que supone la adopción de una solución de nube en comparación con los sistemas instalados en las plataformas de hardware y software del cliente, que debe evaluarse caso por caso. También hay otros relacionados con el tiempo ahorrado en la empresa al hacer que el sistema realice operaciones que antes se realizaban manualmente, liberando así recursos que pueden utilizarse en tareas más productivas y de mayor valor añadido.

Para cuantificar este segundo factor, es necesario referirse a casos concretos de uso. Por ejemplo, una empresa de unos cien empleados que hemos tenido la oportunidad de seguir ha utilizado un sistema de «autoservicio de empleados» del tipo descrito hasta ahora por un período de más de 3 años. Gracias a este sistema han obtenido un ahorro de horas dedicadas a la gestión de datos y procesos del personal cuantificable en unos 55.

Este es sólo un ejemplo, pero da una idea del potencial en términos de aumento de la eficiencia y reducción de costos que pueden permitir los sistemas de este tipo.

Por lo tanto, podemos concluir que el costo anual de la utilización de estos sistemas de nueva generación para la gestión del personal puede ser compensado en gran medida por los ahorros que puede aportar a la empresa. De hecho esto ocurre tanto en términos de horas de trabajo ahorradas para la administración del personal como en términos de menores costos de las actividades de hardware/software y del sistema.

Por último, no deben pasarse por alto los beneficios en términos de mayor control y mejora general de la calidad en la gestión del personal que pueden lograrse.

Escrito por Roberto Billi

 

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