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Viajes y Informes de Gastos

Simple y eficiente

El módulo de viajes y gastos de HR-Viajes simplifica y hace más eficientes los procesos, reduce los costes de gestión, previene errores y fomenta la colaboración. El sistema le ayuda desde la organización y autorización del viaje hasta la autorización de los gastos incurridos por el empleado para el reembolso en el cálculo de nómina.

Apoyo en la organización del viaje

Cada solicitud de viaje debe ir acompañada de alguna información esencial, como las fechas de salida y regreso, el propósito del viaje, el cliente y cualquier código de pedido. Dependiendo del tipo y la duración de la salida puede ser necesario solicitar la reserva de transporte, hoteles, coches de alquiler, etc. Para viajar al extranjero también puede ser necesario comprar divisas, HR-Travel le ayuda a recopilar toda esta información de manera ordenada y a solicitar las autorizaciones necesarias.

Processo di gestione della trasferta
Compilazione della nota spese

Creación de informes de gastos super rápida

Al regresar del viaje, HR-Viajes le ayuda a crear rápidamente informes de gastos. Otra ventaja es la versión móvil, que le permite rellenar el informe de gastos mientras está sentado cómodamente en el tren e incluso sin conexión de datos, y adjuntar una o más fotos de los recibos de todos los gastos incurridos. Así que no tiene que preocuparse de perderlos o de confundir los recibos de los diferentes viajes. Además, la administración siempre tendrá toda la información a mano online, ahorrando tiempo y reduciendo el consumo de papel. De esta forma se consigue un aumento de la productividad de todos los sectores implicados y el cálculo del informe de gastos se vuelve muy sencillo.

Seguimiento de múltiples tipos de gastos

El informe de gastos permite introducir diferentes tipos de gastos con el fin de permitir un análisis destinado a optimizar los costes. Es posible introducir la dieta de viaje y distinguir entre gastos en efectivo, con una tarjeta de crédito de la empresa y en moneda extranjera.  Los campos de notas también están disponibles para transferir información y detalles a la administración. Tanto los gastos incurridos por el empleado como los gastos anticipados por la empresa se pueden seguir para calcular los costes totales del viaje.

 

Tarjetas de combustible para vehículos de empresa 

Queríamos añadir al módulo HR-Viajes también soporte para la gestión de tarjetas de combustible que pueden estar sujetas a una estricta regulación. No màs tarjetas de papel para escanear y enviar por correo electrónico. Con HR-Viajes todos los datos se generan en formato electrónico y se reduce la posibilidad de errores. Las compras de combustible, tanto las realizadas con tarjeta de crédito de la empresa como las realizadas por el gerente, se controlan para gestionar las devoluciones y calcular correctamente el coste total de los vehículos de la empresa.

Trasferta e nota spese sempre associate

Viajes y informes de gastos siempre viajan juntos

Cada informe de gastos se combina automáticamente con la solicitud de reembolso de los gastos de viaje a los que hace referencia, por lo que no se facilita el riesgo de confusión y el acceso a la información.

Rimborsi chilometrici

Reembolsos de millas

El módulo HR-Viajes incluye la función de gestión de reembolso de kilometraje, diseñada para los empleados que realizan frecuentes viajes de servicio con su coche. Al introducir en el sistema la información sobre los viajes realizados y los kilómetros recorridos, todos los costes están siempre bajo control y asociados automáticamente a los pedidos. Además, hay un considerable ahorro de tiempo en comparación con la gestión tradicional de papel u hojas de Excel.

Análisis de datos

Con los diferentes tipos de informes ya preparados, el gerente puede ver los datos de los gastos relativos a un período de tiempo y realizar diferentes tipos de análisis, por ejemplo para identificar importes anormales. Para análisis más complejos, siempre puede exportar todos los datos de gastos en formato Excel y crear los gráficos más adecuados para las diferentes necesidades.

Cálculo del informe de gastos

El software realiza el cálculo del informe de gastos y resalta los reembolsos a pagar al empleado. Después de las autorizaciones necesarias, los datos se envían al final del mes al consultor laboral para su pago mediante cheque.

Statistiche spese di trasferta
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