Beni e welfare aziendale
Beni e welfare aziendale
Di seguito presentiamo i tre moduli che riguardano la gestione dei beni e del welfare aziendale di HR-Assistant, nell’ordine necessario per l’utilizzo corretto:
Config. beni aziendali | Serve a creare le categorie di beni aziendali e a specificare le preferenze da applicarsi alle assegnazioni per quelle categorie di beni (richiesta da dipendenti, processo approvazione, mail di notifica). |
Beni aziendali | Permette di creare la lista dei beni aziendali comprensivi di codice (univoco e necessario), numero di unità, categoria di riferimento, eventuale notifica della scadenza e data di scadenza |
Assegnazione beni | Permette di scegliere dipendenti e beni o welfare da assegnare in numero singolo o multiplo |
Config. beni aziendali
E’ il primo dei moduli da utilizzare, in quanto consente la creazione delle categorie di beni aziendali. L’uso di categorie permette, al tempo stesso, una migliore organizzazione e ricerca dei beni e la possibilità di specificare le configurazioni generali da utilizzare per ciascuna categoria. Tipicamente l’accesso è consentito a HR e responsabili o direttori, in modo che possano creare le categorie secondo le necessità. Dal menu selezionare “PERSONALE” e quindi “Config. Beni aziendali”. Per creare una categoria di beni aziendali cliccare su “Crea Config. Beni aziendali”.
Nel primo campo deve essere inserito il nome che si vuole dare alla categoria di beni. Il campo è totalmente libero. Tuttavia, è consigliabile scegliere un nome o codice non troppo lungo.
Il flag “Consenti ai dipendenti la richiesta” permette di consentire o impedire ai dipendenti di richiedere beni aziendali che appartengono a questa categoria.
Con il flag “Richiedi approvazione per le assegnazioni” si richiede, per le assegnazioni di beni che appartengono a questa categoria, il processo di approvazione. In altre parole, al momento della creazione di una richiesta verrà inviata una mail in automatico al responsabile del dipendente in questione; la richiesta rimarrà in stato “in approvazione” fino a quando il responsabile non l’avrà esplicitamente approvata o respinta, a quel punto il dipendente sarà notificato dell’esito. Maggiori dettagli nella sezione “Assegnazione beni” in fondo a questa pagina.
Il campo “Email di notifica assegnazioni” permette di specificare una email a cui inviare eventuali notifiche per qualsiasi cambiamento di stato; tipicamente potrebbe essere un email associata al magazzino o ai dispositivi di sicurezza. Questa email è in aggiunta alle eventuali email di richiesta approvazione.
L’ultimo campo “Descrizione ” permette di specificare liberamente una descrizione (pubblica e condivisa) per la categoria.
Una volta salvata la pagina, la nuova categoria compare nell’elenco di Config. beni aziendali.
Beni aziendali
Questo è il modulo che contiene la lista dei beni aziendali che si vuole gestire tramite HR-Assistant. Una volta creati, i beni possono essere cercati facilmente specificando il nome, il codice o la categoria. La stessa logica si applica nel caso si tratti di beni immateriali o di welfare aziendale, voucher, coupon ecc. L’accesso a questo modulo è tipicamente consentito agli stessi ruoli che hanno accesso al modulo Config. beni aziendali.
Cliccando su “Crea beni aziendali” si apre una pagina di creazione come quella qui sotto:
I campi nome, codice, categoria e numero di unità sono obbligatori; il nome e il codice possono coincidere, ma si consiglia di utilizzare il nome per facilitare la ricerca (es. cellulare ufficio service) e il codice per identificare il prodotto esatto (es +393669442520). Il codice deve essere univoco, il sistema darà errore nel caso sia già stato creato un bene con quel codice.
Cliccando sulla freccia del campo “categoria” è possibile scegliere la categoria di bene precedentemente creata, ereditando le configurazioni (email di notifica, richiesta approvazione, possibilità da parte dei dipendenti di avviare richieste di assegnazione).
Nel campo “numero di unità totali” si può specificare, se necessario, il numero di pezzi di cui si dispone in totale. Questo numero verrà confrontato con il numero di unità assegnate, calcolato automaticamente, per valutare la disponibilità o meno del materiale. In caso si desideri utilizzare il codice per definire il singolo bene, è possibile lasciare 1.
Il campo “data di scadenza” permette di scegliere dal menu a tendina la data di scadenza del prodotto. Non è obbligatorio ma può essere utile per vedere rapidamente la data e agire di conseguenza. Se il flag “notifica scadenza da scadenzario” è attivo, il campo “data di scadenza” deve essere presente, altrimenti il sistema darà errore.
Utilizzando il flag “notifica scadenza da scadenzario” il software genera automaticamente un nuovo elemento dello scadenzario, che è possibile visionare e modificare dall’apposito menu nella sezione Home->Scadenzario. Nel caso in cui il flag sia deselezionato, il sistema verifica ed eventualmente rimuove eventuali elementi dallo scadenzario sulla base del Nome-codice specificato.
L’ultimo campo “Descrizione ” permette di specificare liberamente una descrizione (pubblica e condivisa) per il bene aziendale.
Una volta salvata la pagina, il nuovo bene compare nell’elenco di Beni aziendali.
Assegnazione beni
La pagina di assegnazione beni permette di assegnare i beni ai dipendenti e verificare lo stato dell’assegnazione. Tipicamente l’accesso è consentito a tutti i dipendenti, ma la visibilità delle assegnazioni nella lista è comunque ristretta in base all’organigramma. Infatti, i dipendenti potranno vedere solo le proprie richieste (sia quelle avanzate da loro, sia da altri), i responsabili potranno vedere le proprie e quelle dei propri collaboratori ecc. Allo stesso modo, se per la categoria di bene da assegnare non è stata consentita la richiesta da parte dei dipendenti, il sistema darà errore e impedirà il salvataggio nel momento in cui la richiesta viene inoltrata da un utente con ruolo “dipendenti”.
Per creare una nuova assegnazione, dal menu selezionare “PERSONALE” e quindi “Assegnazione Beni”. Cliccare quindi su “Crea assegnazione beni”:
La finestra che si apre consente di scegliere con un menu a tendina il dipendente a cui assegnare il bene, e il bene da assegnare tra quelli presenti nella lista del modulo “Beni aziendali”. Se la pagina è stata aperta da un dipendente, il campo di scelta “dipendente” non è disponibile, dato che la scelta ricade automaticamente sul dipendente che effettua la richiesta.
Si può specificare, inoltre, il numero di beni da assegnare dall’apposito campo. Nel momento in cui si salva la richiesta o la modifica, il sistema calcola il numero di beni disponibili partendo da quelli totali definiti nella lista “Beni aziendali” e sottraendo quelli assegnati (con stato diverso da “restituito”.
Il campo “note” permette di specificare annotazioni o giustificazioni riferite all’assegnazione.
Una volta salvata la pagina, il sistema verifica che non ci siano errori. In particolare, se la categoria di bene a cui appartiene il bene scelto non ammette la richiesta da parte dei dipendenti, i dipendenti non la potranno effettuare e dovranno rivolgersi all’HR o al responsabile. Se non ci sono errori, la nuova assegnazione compare nella lista di Assegnazione beni.
Dopo aver salvato correttamente una richiesta o modifica di assegnazione, il sistema invia automaticamente le mail all’indirizzo di notifica stabilito nella categoria del bene (se presente) e al responsabile del dipendente per approvazione (se spuntato il flag “richiedi approvazione per le assegnazioni”). Una volta autorizzata o respinta una richiesta, il dipendente viene notificato dell’esito.
Stato delle assegnazioni e processo di autorizzazione e restituzione
Cliccando sul pulsante modifica o sulla matita nella lista di assegnazioni dei beni, si entra nella pagina di modifica. La differenza principale rispetto alla pagina di creazione è la presenza del campo di scelta “stato dell’assegnazione”:
Se il numero di beni per cui si richiede l’assegnazione è superiore al numero disponibile (calcolato a partire dal totale definito nella lista beni, sottraendo le assegnazioni non ancora concluse con la restituzione) il sistema consente il salvataggio ma imposta automaticamente lo stato “non disponibile”. Altrimenti, una nuova assegnazione comparirà automaticamente con lo stato “in approvazione” se è richiesta l’approvazione da parte del responsabile, o “autorizzata” se non lo è. In caso l’approvazione sia richiesta, il responsabile potrà modificare lo stato in “autorizzata” o “respinta” cliccando sul pulsante di modifica o sul link che avrà ricevuto tramite mail automatica. Lo stato “non disponibile” può essere riportato in “in approvazione” o “autorizzata” solamente modificando il numero di elementi assegnati, restituendo le assegnazioni precedenti o modificando il numero totale di elementi disponibili per quel bene nella lista di beni aziendali.
Il dipendente potrà proporre la restituzione di un bene con stato “autorizzata” solo se per quel bene l’approvazione non è richiesta o se è consentita la richiesta ai dipendenti. In caso contrario, dovrà rivolgersi al proprio superiore.
Impostando lo stato “restituita” il processo si conclude; per motivi di tracciabilità e gestione si consiglia di creare nuove assegnazioni anche nel caso il bene e il dipendente in questione coincidano con casi precedenti.
La modifica al numero di beni assegnati non è consentita quando l’assegnazione si trova nello stato “autorizzata”, “respinta” o “restituita”.
