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Beni e welfare aziendale

welfare aziendale

 

Di seguito presentiamo i tre moduli che riguardano la gestione dei beni e del welfare aziendale di HR-Assistant, nell’ordine necessario per l’utilizzo corretto:

Config. beni aziendaliServe a creare le categorie di beni aziendali e a specificare le preferenze da applicarsi alle assegnazioni per quelle categorie di beni (richiesta da dipendenti, processo approvazione, mail di notifica). 
Beni aziendaliPermette di creare la lista dei beni aziendali comprensivi di codice (univoco e necessario),  numero di unità, categoria di riferimento, eventuale notifica della scadenza e data di scadenza
Assegnazione beniPermette di scegliere dipendenti e beni o welfare da assegnare in numero singolo o multiplo

Config. beni aziendali

E’ il primo dei moduli da utilizzare, in quanto consente la creazione delle categorie di beni aziendali. L’uso di categorie permette, al tempo stesso, una migliore organizzazione e ricerca dei beni e la possibilità di specificare le configurazioni generali da utilizzare per ciascuna categoria. Tipicamente l’accesso è consentito a HR e responsabili o direttori, in modo che possano creare le categorie secondo le necessità. 

Nel primo campo deve essere inserito il nome che si vuole dare alla categoria di beni. Il campo è totalmente libero. Tuttavia, è consigliabile scegliere un nome o codice non troppo lungo.

Il flag “Consenti ai dipendenti la richiesta” permette di consentire o impedire ai dipendenti di richiedere beni aziendali che appartengono a questa categoria.

Con il flag “Richiedi approvazione per le assegnazioni” si richiede, per le assegnazioni di beni che appartengono a questa categoria, il processo di approvazione. In altre parole, al momento della creazione di una richiesta verrà inviata una mail in automatico al responsabile del dipendente in questione; la richiesta rimarrà in stato “in approvazione” fino a quando il responsabile non l’avrà esplicitamente approvata o respinta, a quel punto il dipendente sarà notificato dell’esito. Maggiori dettagli nella sezione “Assegnazione beni” in fondo a questa pagina.

Il campo “Email di notifica assegnazioni” permette di specificare una email a cui inviare eventuali notifiche per qualsiasi cambiamento di stato; tipicamente potrebbe essere un email associata al magazzino o ai dispositivi di sicurezza. Questa email è in aggiunta alle eventuali email di richiesta approvazione.

L’ultimo campo “Descrizione ” permette di specificare liberamente una descrizione (pubblica e condivisa) per la categoria.

Una volta salvata la pagina, la nuova categoria compare nell’elenco di Config. beni aziendali.

Beni aziendali

Questo è il modulo che contiene la lista dei beni aziendali che si vuole gestire tramite HR-Assistant. Una volta creati, i beni possono essere cercati facilmente specificando il nome, il codice o la categoria. La stessa logica si applica nel caso si tratti di beni immateriali o di welfare aziendale, voucher, coupon ecc. L’accesso a questo modulo è tipicamente consentito agli stessi ruoli che hanno accesso al modulo Config. beni aziendali.

Cliccando su “Crea beni aziendali” si apre una pagina di creazione come quella qui sotto: 

I campi nome, codice, categoria e numero di unità sono obbligatori; il nome e il codice possono coincidere, ma si consiglia di utilizzare il nome per facilitare la ricerca (es. cellulare ufficio service) e il codice per identificare il prodotto esatto (es +393669442520). Il codice deve essere univoco, il sistema darà errore nel caso sia già stato creato un bene con quel codice.

Cliccando sulla freccia del campo “categoria” è possibile scegliere la categoria di bene precedentemente creata, ereditando le configurazioni (email di notifica, richiesta approvazione, possibilità da parte dei dipendenti di avviare richieste di assegnazione).

Nel campo “numero di unità totali” si può specificare, se necessario, il numero di pezzi di cui si dispone in totale. Questo numero verrà confrontato con il numero di unità assegnate, calcolato automaticamente, per valutare la disponibilità o meno del materiale. In caso si desideri utilizzare il codice per definire il singolo bene, è possibile lasciare 1.

Il campo “data di scadenza” permette di scegliere dal menu a tendina la data di scadenza del prodotto. Non è obbligatorio ma può essere utile per vedere rapidamente la data e agire di conseguenza. Se il flag “notifica scadenza da scadenzario” è attivo, il campo “data di scadenza” deve essere presente, altrimenti il sistema darà errore.

Utilizzando il flag “notifica scadenza da scadenzario” il software genera automaticamente un nuovo elemento dello scadenzario, che è possibile visionare e modificare dall’apposito menu nella sezione Home->Scadenzario. Nel caso in cui il flag sia deselezionato, il sistema verifica ed eventualmente rimuove eventuali elementi dallo scadenzario sulla base del Nome-codice specificato.

L’ultimo campo “Descrizione ” permette di specificare liberamente una descrizione (pubblica e condivisa) per il bene aziendale.

Una volta salvata la pagina, il nuovo bene compare nell’elenco di Beni aziendali.

Assegnazione beni

La pagina di assegnazione beni permette di assegnare i beni ai dipendenti e verificare lo stato dell’assegnazione. Tipicamente l’accesso è consentito a tutti i dipendenti, ma la visibilità delle assegnazioni nella lista è comunque ristretta in base all’organigramma. Infatti, i dipendenti potranno vedere solo le proprie richieste (sia quelle avanzate da loro, sia da altri), i responsabili potranno vedere le proprie e quelle dei propri collaboratori ecc. Allo stesso modo, se per la categoria di bene da assegnare non è stata consentita la richiesta da parte dei dipendenti, il sistema darà errore e impedirà il salvataggio nel momento in cui la richiesta viene inoltrata da un utente con ruolo “dipendenti”.

Per creare una nuova assegnazione è possibile servirsi del link “crea assegnazione beni”:

La finestra che si apre consente di scegliere con un menu a tendina il dipendente a cui assegnare il bene, e il bene da assegnare tra quelli presenti nella lista del modulo “Beni aziendali”. Se la pagina è stata aperta da un dipendente, il campo di scelta “dipendente” non è disponibile, dato che la scelta ricade automaticamente sul dipendente che effettua la richiesta.

Si può specificare, inoltre, il numero di beni da assegnare dall’apposito campo. Nel momento in cui si salva la richiesta o la modifica, il sistema calcola il numero di beni disponibili partendo da quelli totali definiti nella lista “Beni aziendali” e sottraendo quelli assegnati (con stato diverso da “restituito”.

Il campo “note” permette di specificare annotazioni o giustificazioni riferite all’assegnazione.

Una volta salvata la pagina, il sistema verifica che non ci siano errori. In particolare, se la categoria di bene a cui appartiene il bene scelto non ammette la richiesta da parte dei dipendenti, i dipendenti non la potranno effettuare e dovranno rivolgersi all’HR o al responsabile. Se non ci sono errori, la nuova assegnazione compare nella lista di Assegnazione beni.

Dopo aver salvato correttamente una richiesta o modifica di assegnazione, il sistema invia automaticamente le mail all’indirizzo di notifica stabilito nella categoria del bene (se presente) e al responsabile del dipendente per approvazione (se spuntato il flag “richiedi approvazione per le assegnazioni”). Una volta autorizzata o respinta una richiesta, il dipendente viene notificato dell’esito.

Stato delle assegnazioni e processo di autorizzazione e restituzione

Cliccando sul pulsante modifica o sulla matita nella lista di assegnazioni, si entra nella pagina di modifica. La differenza principale rispetto alla pagina di creazione è la presenza del campo di scelta “stato dell’assegnazione”:

Se il numero di beni per cui si richiede l’assegnazione è superiore al numero disponibile (calcolato a partire dal totale definito nella lista beni, sottraendo le assegnazioni non ancora concluse con la restituzione) il sistema consente il salvataggio ma imposta automaticamente lo stato “non disponibile”. Altrimenti, una nuova assegnazione comparirà automaticamente con lo stato “in approvazione” se è richiesta l’approvazione da parte del responsabile, o “autorizzata” se non lo è. In caso l’approvazione sia richiesta, il responsabile potrà modificare lo stato in “autorizzata” o “respinta” cliccando sul pulsante di modifica o sul link che avrà ricevuto tramite mail automatica. Lo stato “non disponibile” può essere riportato in “in approvazione” o “autorizzata” solamente modificando il numero di elementi assegnati, restituendo le assegnazioni precedenti o modificando il numero totale di elementi disponibili per quel bene nella lista di beni aziendali.

Il dipendente potrà proporre la restituzione di un bene con stato “autorizzata” solo se per quel bene l’approvazione non è richiesta o se è consentita la richiesta ai dipendenti. In caso contrario, dovrà rivolgersi al proprio superiore.

Impostando lo stato “restituita” il processo si conclude; per motivi di tracciabilità e gestione si consiglia di creare nuove assegnazioni anche nel caso il bene e il dipendente in questione coincidano con casi precedenti.

La modifica al numero di beni assegnati non è consentita quando l’assegnazione si trova nello stato “autorizzata”, “respinta” o “restituita”.

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Sorveglianza sanitaria

La normativa vigente in Italia prevede l’obbligo per l’azienda di sottoporre a controllo sanitario i lavoratori esposti ai rischi legati alla mansione esercitata. Gestire adeguatamente la sorveglianza sanitaria significa effettuare periodicamente, a seconda dei casi, visite mediche ed eventualmente esami clinici e indagini diagnostiche per valutare il rischio a cui sono esposti i lavoratori.

Il modulo Sorveglianza Sanitaria di HR-Assistant è stato studiato per rispondere in maniera completa ed efficace alle esigenze di gestione del processo per aziende di qualsiasi dimensione.

Definizione dei protocolli sanitari

Ad ogni mansione aziendale può essere associato un livello di rischio che determina la tipologia e frequenza di controlli sanitari a cui il dipendente deve essere sottoposto. Questo compito è di competenza del Medico Aziendale che assieme all’ HR esaminerà le tipologie di lavoro e di rischio e determinerà i protocolli sanitari più opportuni. HR-Assistant mette a disposizione Il Catalogo Visite che consente di registrare i protocolli sanitari per ciascuna mansione aziendale sulla base delle indicazioni del medico.

In particolare il Catalogo Visite consente di registrare i rischi associati e gli esami specifici da fare nonchè la periodicità degli esami.

   

Monitoraggio delle visite mediche

Il modulo Visite mediche, accessibile dal sottomenu che viene mostrato cliccando sulla voce “Personale”, consente di tenere sotto controllo le visite mediche che ciascun dipendente deve effettuare. Occorre ripetere la procedura qui sotto descritta per ciascun dipendente dell’azienda.

Cliccare su Personale e quindi sul sottomenu “Visite mediche”:

Cliccare quindi su “Crea Visite Mediche”:

Si aprirà la pagina seguente:

  • Inserire il dipendente cliccando sulla freccia e selezionandolo dall’elenco proposto
  • Analogamente selezionare la mansione
  • Lasciare in bianco “Data ultima visita” se il dipendente non ha ancora effettuato alcuna visita
  • Spuntare i flag “Libretto” se il dipendente ne è dotato
  • Definire la data della prima visita nel campo “Prossima visita”
  • Inserire eventuali annotazioni
  • Salvare

Da questo momento il sistema ricorderà la data della prossima visita e potrà mostrarla nello Scadenzario quando la data è prossima.

Dopo che il dipendente ha effettuato la prima visita occorre inserire nel campo “Data ultima visita” la data in cui è stata effettuata e salvare. Da questo momento in poi il sistema calcolerà automaticamente la scadenza delle successive visite mediche sulla base della frequenza stabilita nel Catalogo Visite.

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Ambito di applicazione e finalità

Questo documento fornisce una guida all’uso dell’applicazione da parte dell’amministratore del sistema (HR). Tratta quindi gli aspetti relativi alla configurazione iniziale, illustra in dettaglio il funzionamento dei vari moduli, descrive il workflow dei processi autorizzativi, l’uso dei reports, lo scarico dei dati in formato excel ed altri aspetti gestionali. Una ulteriore fonte di informazione sono i video tutorial scaricabili nell’area cliente.

Per svolgere efficacemente la funzione di amministratore del sistema è richiesta una conoscenza dell’organizzazione dell’azienda, in particolare degli aspetti che riguardano la gestione del personale

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Panoramica del sistema

HR-Assistant può fornire un valido supporto alle attività inerenti l’amministrazione del personale (Human Resources Management – HRM), su una molteplicità di ambiti:

  • Gestione anagrafiche del personale per un rapido accesso alle informazioni
  • Gestione delle dotazioni individuali
  • Gestione documentale per avere sempre a portata di mano tutti i documenti che riguardano la gestione del personale
  • Gestione dei team per poter definire gruppi di dipendenti che condividono competenze o incombenze al fine di poter facilitare la gestione
  • Pianificazione dei corsi di formazione e registrazione dei partecipanti ai corsi
  • Gestione delle competenze
  • Valutazione delle competenze presenti in azienda
  • Rilevazione delle presenze, ottenuta integrando i dati delle timbrature con quelli delle ferie e permessi
  • Workflow autorizzativo di ferie e permessi
  • Gestione dei rimborsi carburante per gli utilizzatori delle auto aziendali
  • Gestione dei rimborsi chilometrici per i dipendenti che usano la propria auto per esigenze di servizio
  • Gestione trasferte e note spesa
  • Raccolta dei dati mensili di presenza che vengono raccolti nel cosiddetto cartellino da inviare al consulente del lavoro
  • Rendicontazione delle attività svolte su progetti/commesse

L’azienda può essere interessata ad utilizzare HR-Assistant anche solo su un sottoinsieme di questi ambiti, magari rimandando ad una fase successiva l’estensione ad altri ambiti.

Il concetto alla base di HR-Assistant è quello di facilitare la comunicazione e la condivisione dei dati nonchè la gestione dei processi HR, all’interno di un sistema in cui tutte le informazioni e funzionalità sono accessibili in ogni momento da ogni utente attraverso qualunque dispositivo interno o esterno all’azienda. Ogni utente può accedere però solo a determinate funzioni e tipologie di dati, definite dal ruolo a lui assegnato in azienda. Ciascuno contribuisce così al flusso delle informazioni ed all’avanzamento dei processi. Il tutto grazie anche alla presenza di un motore di workflow integrato e di meccanismi di notifica ed alert via email. La sicurezza e la privacy dei dati è garantita dalle più avanzate tecnologie informatiche nonché da sistemi automatici di backup dei dati.

HR-Assistant è in grado di ridurre considerevolmente il flusso di carta in azienda in quanto laddove possibile i dati interni all’azienda vengono già originati in forma elettronica per cui la ricerca e l’archiviazione sono molto facilitate. HR-Assistant è anche in grado di alleggerire notevolmente il lavoro del personale di staff automatizzando una serie di operazioni ripetitive, producendo tabulati e grafici che consentono in ogni momento al responsabile HR di avere la situazione sotto controllo.

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Requisiti organizzativi per l’utilizzo ottimale di HR-Assistant

L’introduzione di HR-Assistant nel contesto aziendale è facilitata se si soddisfano alcuni requisiti organizzativi illustrati in questo paragrafo.

Tutti gli utilizzatori del sistema devono essere dotati di un terminale con accesso ad Internet (anche mobile) e della posta elettronica. Il sistema si basa infatti sulla comunicazione con gli utenti tramite email per inviare notifiche (richieste di autorizzazioni, notifiche di irregolarità nelle timbrature), alert sulle scadenze di rendicontazione, ecc.

Ogni dipendente deve essere assegnato ad un unico responsabile per quanto attiene alle autorizzazioni ferie e permessi, trasferte, reperibilità e straordinari e l’attribuzione dei progetti su cui rendicontare l’attività.  Ogni dipendente deve inoltre essere assegnato, per quanto riguarda il contesto HR-Assistant, ad un’unica struttura organizzativa di livello direzionale. Nel caso in cui un lavoratore sia assegnato a più strutture, occorre individuare, ai fini della configurazione di HR-Assistant, la struttura prevalente.

La gestione di HR-Assistant richiede l’individuazione di due figure chiave:  l’amministratore del sistema, di cui si è già accennato, e l’addetto alla registrazione presenze.  Questa seconda figura, che può essere scelta all’interno dello staff di HR oppure all’interno del personale di segreteria, ha il compito fondamentale di gestire le presenze giornaliere del personale in azienda assicurando che non vi siano casi di assenza non giustificata.  Nel fare ciò può avvalersi della funzionalità di elaborazione delle timbrature, che HR-Assistant supporta sia mediante rilevatori presenze tradizionali sia mediante timbrature virtuali, con le modalità descritte nella documentazione specifica,

HR-Assistant può semplificare enormemente il controllo delle presenze in azienda riuscendo a risolvere in automatico una elevata percentuale di casi laddove la maggior parte del personale effettui le timbrature.  Nel caso in cui in azienda non sia presente un rilevatore presenze tradizionale, è possibile utilizzare la app timbrature di HR-Assistant oppure effettuando la timbratura da web. Tale soluzione può essere adottata anche per il personale che lavora fuori sede.

L’addetto alla registrazione presenze deve gestire soprattutto i casi dei dipendenti per i quali non risulta nessuna timbratura e per i quali non è quindi possibile determinare in automatico la presenza al lavoro. Ad esempio dipendenti in malattia oppure in trasferta, dipendenti che lavorano fuori sede e non usano la timbratura via Internet, dipendenti che non sono tenuti a timbrare, di solito dirigenti, e  dei quali l’azienda vuole comunque tracciare la presenza.

Attraverso una semplice procedura manuale l’addetto alla registrazione presenze inserisce la presenza o l’assenza dei dipendenti per i quali il sistema non è stato in grado di produrre un risultato automatico. Nel caso di assenza ne deve indicare anche la motivazione, selezionando tra i casi predefiniti dall’amministratore del sistema. Questo lavoro non deve essere necessariamente fatto quotidianamente, in quanto è sufficiente che sia completato entro il termine in cui devono essere inviati i dati di presenza a chi si occupa della elaborazione dei cedolini.

Per sfruttare al meglio i vantaggi che HR-Assistant può apportare, è necessario inserire all’inizio quante più informazioni possibili nel sistema. In questo modo HR-Assistant potrà diventare il punto di accesso più comodo e veloce per una molteplicità di dati che saranno tutti disponibili da qualunque postazione di lavoro fissa o mobile in qualunque momento. Si otterrà anche il vantaggio di eliminare una considerevole quantità di carta dall’azienda risparmiando spazio e riducendo i costi. Basti pensare a tutta la modulistica cartacea che molte aziende ancora utilizzano per la gestione dei permessi, per i rimborsi spese, ecc..  e che costituisce un significativo aggravio in termini di tempo di archiviazione e ricerca delle informazioni

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