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Sorveglianza sanitaria

La normativa vigente in Italia prevede l’obbligo per l’azienda di sottoporre a controllo sanitario i lavoratori esposti ai rischi legati alla mansione esercitata. Gestire adeguatamente la sorveglianza sanitaria significa effettuare periodicamente, a seconda dei casi, visite mediche ed eventualmente esami clinici e indagini diagnostiche per valutare il rischio a cui sono esposti i lavoratori.

Il modulo Sorveglianza Sanitaria di HR-Assistant è stato studiato per rispondere in maniera completa ed efficace alle esigenze di gestione del processo per aziende di qualsiasi dimensione.

Definizione dei protocolli sanitari

Ad ogni mansione aziendale può essere associato un livello di rischio che determina la tipologia e frequenza di controlli sanitari a cui il dipendente deve essere sottoposto. Questo compito è di competenza del Medico Aziendale che assieme all’ HR esaminerà le tipologie di lavoro e di rischio e determinerà i protocolli sanitari più opportuni. HR-Assistant mette a disposizione Il Catalogo Visite che consente di registrare i protocolli sanitari per ciascuna mansione aziendale sulla base delle indicazioni del medico.

In particolare il Catalogo Visite consente di registrare i rischi associati e gli esami specifici da fare nonchè la periodicità degli esami.

   

Monitoraggio delle visite mediche

Il modulo Visite mediche, accessibile dal sottomenu che viene mostrato cliccando sulla voce “Personale”, consente di tenere sotto controllo le visite mediche che ciascun dipendente deve effettuare. Occorre ripetere la procedura qui sotto descritta per ciascun dipendente dell’azienda.

Cliccare su Personale e quindi sul sottomenu “Visite mediche”:

Cliccare quindi su “Crea Visite Mediche”:

Si aprirà la pagina seguente:

  • Inserire il dipendente cliccando sulla freccia e selezionandolo dall’elenco proposto
  • Analogamente selezionare la mansione
  • Lasciare in bianco “Data ultima visita” se il dipendente non ha ancora effettuato alcuna visita
  • Spuntare i flag “Libretto” se il dipendente ne è dotato
  • Definire la data della prima visita nel campo “Prossima visita”
  • Inserire eventuali annotazioni
  • Salvare

Da questo momento il sistema ricorderà la data della prossima visita e potrà mostrarla nello Scadenzario quando la data è prossima.

Dopo che il dipendente ha effettuato la prima visita occorre inserire nel campo “Data ultima visita” la data in cui è stata effettuata e salvare. Da questo momento in poi il sistema calcolerà automaticamente la scadenza delle successive visite mediche sulla base della frequenza stabilita nel Catalogo Visite.

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Ambito di applicazione e finalità

Questo documento fornisce una guida all’uso dell’applicazione da parte dell’amministratore del sistema (HR). Tratta quindi gli aspetti relativi alla configurazione iniziale, illustra in dettaglio il funzionamento dei vari moduli, descrive il workflow dei processi autorizzativi, l’uso dei reports, lo scarico dei dati in formato excel ed altri aspetti gestionali. Una ulteriore fonte di informazione sono i video tutorial scaricabili nell’area cliente.

Per svolgere efficacemente la funzione di amministratore del sistema è richiesta una conoscenza dell’organizzazione dell’azienda, in particolare degli aspetti che riguardano la gestione del personale

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Panoramica del sistema

HR-Assistant può fornire un valido supporto alle attività inerenti l’amministrazione del personale (Human Resources Management – HRM), su una molteplicità di ambiti:

  • Gestione anagrafiche del personale per un rapido accesso alle informazioni
  • Gestione delle dotazioni individuali
  • Gestione documentale per avere sempre a portata di mano tutti i documenti che riguardano la gestione del personale
  • Gestione dei team per poter definire gruppi di dipendenti che condividono competenze o incombenze al fine di poter facilitare la gestione
  • Pianificazione dei corsi di formazione e registrazione dei partecipanti ai corsi
  • Gestione delle competenze
  • Valutazione delle competenze presenti in azienda
  • Rilevazione delle presenze, ottenuta integrando i dati delle timbrature con quelli delle ferie e permessi
  • Workflow autorizzativo di ferie e permessi
  • Gestione dei rimborsi carburante per gli utilizzatori delle auto aziendali
  • Gestione dei rimborsi chilometrici per i dipendenti che usano la propria auto per esigenze di servizio
  • Gestione trasferte e note spesa
  • Raccolta dei dati mensili di presenza che vengono raccolti nel cosiddetto cartellino da inviare al consulente del lavoro
  • Rendicontazione delle attività svolte su progetti/commesse

L’azienda può essere interessata ad utilizzare HR-Assistant anche solo su un sottoinsieme di questi ambiti, magari rimandando ad una fase successiva l’estensione ad altri ambiti.

Il concetto alla base di HR-Assistant è quello di facilitare la comunicazione e la condivisione dei dati nonchè la gestione dei processi HR, all’interno di un sistema in cui tutte le informazioni e funzionalità sono accessibili in ogni momento da ogni utente attraverso qualunque dispositivo interno o esterno all’azienda. Ogni utente può accedere però solo a determinate funzioni e tipologie di dati, definite dal ruolo a lui assegnato in azienda. Ciascuno contribuisce così al flusso delle informazioni ed all’avanzamento dei processi. Il tutto grazie anche alla presenza di un motore di workflow integrato e di meccanismi di notifica ed alert via email. La sicurezza e la privacy dei dati è garantita dalle più avanzate tecnologie informatiche nonché da sistemi automatici di backup dei dati.

HR-Assistant è in grado di ridurre considerevolmente il flusso di carta in azienda in quanto laddove possibile i dati interni all’azienda vengono già originati in forma elettronica per cui la ricerca e l’archiviazione sono molto facilitate. HR-Assistant è anche in grado di alleggerire notevolmente il lavoro del personale di staff automatizzando una serie di operazioni ripetitive, producendo tabulati e grafici che consentono in ogni momento al responsabile HR di avere la situazione sotto controllo.

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Requisiti organizzativi per l’utilizzo ottimale di HR-Assistant

L’introduzione di HR-Assistant nel contesto aziendale è facilitata se si soddisfano alcuni requisiti organizzativi illustrati in questo paragrafo.

Tutti gli utilizzatori del sistema devono essere dotati di un terminale con accesso ad Internet (anche mobile) e della posta elettronica. Il sistema si basa infatti sulla comunicazione con gli utenti tramite email per inviare notifiche (richieste di autorizzazioni, notifiche di irregolarità nelle timbrature), alert sulle scadenze di rendicontazione, ecc.

Ogni dipendente deve essere assegnato ad un unico responsabile per quanto attiene alle autorizzazioni ferie e permessi, trasferte, reperibilità e straordinari e l’attribuzione dei progetti su cui rendicontare l’attività.  Ogni dipendente deve inoltre essere assegnato, per quanto riguarda il contesto HR-Assistant, ad un’unica struttura organizzativa di livello direzionale. Nel caso in cui un lavoratore sia assegnato a più strutture, occorre individuare, ai fini della configurazione di HR-Assistant, la struttura prevalente.

La gestione di HR-Assistant richiede l’individuazione di due figure chiave:  l’amministratore del sistema, di cui si è già accennato, e l’addetto alla registrazione presenze.  Questa seconda figura, che può essere scelta all’interno dello staff di HR oppure all’interno del personale di segreteria, ha il compito fondamentale di gestire le presenze giornaliere del personale in azienda assicurando che non vi siano casi di assenza non giustificata.  Nel fare ciò può avvalersi della funzionalità di elaborazione delle timbrature, che HR-Assistant supporta sia mediante rilevatori presenze tradizionali sia mediante timbrature virtuali, con le modalità descritte nella documentazione specifica,

HR-Assistant può semplificare enormemente il controllo delle presenze in azienda riuscendo a risolvere in automatico una elevata percentuale di casi laddove la maggior parte del personale effettui le timbrature.  Nel caso in cui in azienda non sia presente un rilevatore presenze tradizionale, è possibile utilizzare la app timbrature di HR-Assistant oppure effettuando la timbratura da web. Tale soluzione può essere adottata anche per il personale che lavora fuori sede.

L’addetto alla registrazione presenze deve gestire soprattutto i casi dei dipendenti per i quali non risulta nessuna timbratura e per i quali non è quindi possibile determinare in automatico la presenza al lavoro. Ad esempio dipendenti in malattia oppure in trasferta, dipendenti che lavorano fuori sede e non usano la timbratura via Internet, dipendenti che non sono tenuti a timbrare, di solito dirigenti, e  dei quali l’azienda vuole comunque tracciare la presenza.

Attraverso una semplice procedura manuale l’addetto alla registrazione presenze inserisce la presenza o l’assenza dei dipendenti per i quali il sistema non è stato in grado di produrre un risultato automatico. Nel caso di assenza ne deve indicare anche la motivazione, selezionando tra i casi predefiniti dall’amministratore del sistema. Questo lavoro non deve essere necessariamente fatto quotidianamente, in quanto è sufficiente che sia completato entro il termine in cui devono essere inviati i dati di presenza a chi si occupa della elaborazione dei cedolini.

Per sfruttare al meglio i vantaggi che HR-Assistant può apportare, è necessario inserire all’inizio quante più informazioni possibili nel sistema. In questo modo HR-Assistant potrà diventare il punto di accesso più comodo e veloce per una molteplicità di dati che saranno tutti disponibili da qualunque postazione di lavoro fissa o mobile in qualunque momento. Si otterrà anche il vantaggio di eliminare una considerevole quantità di carta dall’azienda risparmiando spazio e riducendo i costi. Basti pensare a tutta la modulistica cartacea che molte aziende ancora utilizzano per la gestione dei permessi, per i rimborsi spese, ecc..  e che costituisce un significativo aggravio in termini di tempo di archiviazione e ricerca delle informazioni

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Interfaccia utente

Il sistema è composto di diversi moduli che interagiscono tra loro. Il modulo è l’unità funzionale elementare e corrisponde ad una tabella della base di dati sottostante. Ogni modulo consente quindi di inserire dati, di modificarli o di cancellarli. I moduli sono raggruppati in ambiti di riferimento generale, ad esempio Personale, Presenze, Formazione e Know-how, ecc.

L’interfaccia presenta tre barre di comando.

Barra del menu principaleSono presenti gli ambiti di riferimento generali: Home, Personale, Formazione, Skill Assessment, Presenze, Ferie e permessi, Straordinari e reperibilità, Auto, Rendicontazione, Timbrature, Trasferte, Reports, Dati azienda, Configurazione.
Barra del sottomenuLe voci che compaiono su questa barra sono i moduli specifici che fanno parte dell’area tematica. Si aprono quando si è selezionata una voce del menu principale
Barra delle AzioniLe voci principali sono Crea (per inserire nuovi dati nel sistema) e Elenca (per elencare o ricercare dati nel sistema)

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