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Come configurare HR-Assistant

Una delle prime operazioni che devono essere svolte per utilizzare HR-Assistant è quella di adattare il sistema al contesto aziendale e inserire le informazioni obbligatorie per il suo funzionamento. L’accesso ai vari moduli senza aver completato questa sequenza può provocare un funzionamento anomalo. Tra l’altro le opzioni che appaiono nei menu a scorrimento, che sono utilizzati ovunque all’interno del sistema, dipendono dai dati impostati in questa configurazione. La procedura di configurazione deve essere obbligatoriamente eseguite dall’amministratore nella sequenza indicata;

  • creazione dei contratti di lavoro utilizzati
  • creazione dei livelli di inquadramento del personale
  • creazione delle mansioni
  • creazione delle sedi aziendali
  • creazione della struttura organizzativa
  • creazione della scheda aziendale
  • creazione delle anagrafiche del personale
  • creazione degli utenti
  • modifica delle impostazioni generali
  • creazione dei profili di orario di lavoro/timbratura e loro assegnazione ai dipendenti (solo se attivato modulo “Rilevazione Presenze”)

E’ necessario loggarsi come amministratore con le credenziali comunicate all’attivazione del sistema.

Oltre alle suddette configurazioni obbligatorie sono disponibili altre configurazioni opzionali. La tabella seguente riporta l’elenco completo di tutte le configurazioni disponibili (in grassetto le configurazioni obbligatorie).

Contratti di lavoro

Nella maggioranza dei casi i dipendenti di un’azienda sono inquadrati tutti nel medesimo contratto di lavoro. Esistono però anche casi in cui all’interno dell’azienda sono presenti più contratti di lavoro.

Si deve quindi creare una lista con la denominazione di tutti i contratti di lavoro presenti in azienda.

Dotazioni

Elenco di tutte le dotazioni di sicurezza che possono essere assegnate ai dipendenti.

Per poi assegnare a ciascun dipendente le dotazioni che gli necessitano in funzione della sua attività e luogo di lavoro, utilizzare il modulo “dotazioni assegnate” nella voce di Menu “Personale”.

Livelli di inquadramento

Ogni contratto di lavoro identifica dei livelli di inquadramento del personale.

Si deve creare una lista che contiene dei livelli di inquadramento previsti considerando tutti i contratti di lavoro che l’azienda utilizza.

Ad esempio se il contratto A prevede l’inquadramento dai livelli 3° al 7° e il contratto B prevede l’inquadramento dal 4° al 9°, si dovrà creare una lista che comprende i livelli dal 3° al 9°.

MansioniIn questa sezione si possono elencare tutte le mansioni (con rif. a quelle definite nei contratti di lavoro)  assegnate ai dipendenti. Almeno una mansione deve essere inserita. Durante la creazione dell’archivio del personale sarà infatti richiesto di specificare la mansione di ciascun dipendente.
Giustificazioni assenze

Nelle aziende che utilizzano sistemi di timbratura per tracciare gli orari di inizio/fine del turno di lavoro, va evidentemente gestito il caso di timbratura assente. L’assenza di timbratura può dipendere da vari motivi: assenza per malattia, lavoratore in trasferta, permesso, ferie, ecc.

Si deve creare una lista che contiene tutte le possibili motivazioni legittime previste dai regolamenti interni o dalla prassi aziendale per cui una timbratura può essere assente.

Il caso del lavoratore che ha omesso per dimenticanza una timbratura può essere gestito dal lavoratore stesso attraverso una operazione effettuata attraverso il sistema, e quindi tracciata, oppure dalla persona addetta al controllo presenze.

Si riporta un elenco di possibili motivazioni per omessa timbratura:

Congedo Matrimoniale, Congedo Parentale Facoltativo, Congedo non retribuito, Conv.Rip., Donazione Sangue, Ex Festivita, Ferie, Flessibilita mensile, Legge 104, Lutto, Malattia, Maternita, Part-time verticale, Per Servizio, Permesso Seggi Elettorali, Permesso Banca, Permesso Esami, Permesso non retribuito, Permesso Sindacale, Permesso studio 150 ore, Riposo Turnisti, ROL, Sciopero

Sedi aziendalidevono essere qui inserite tutte le sedi di lavoro dell’azienda
Struttura organizzativadevono essere qui inserite tutte le strutture organizzative previste dall’organigramma aziendale (ogni dipendente dell’azienda dovrà in seguito essere assegnato ad una ed una sola struttura organizzativa).
Tipologie permessi

Quando un dipendente deve assentarsi dal posto di lavoro,  quale che sia la durata dell’assenza e la motivazione, deve normalmente chiedere un permesso e farselo autorizzare dal proprio responsabile.

Oltre che per i casi di permesso previsti dal contratto di lavoro, l’azienda può aver la necessità di identificare anche altre situazioni ed esigenze di servizio che comportano l’assenza dal posto di lavoro.

Si deve inserire l’elenco di tutte le tipologie di permessi previsti dall’azienda.

Titoli di cortesiaL’elenco di tutti i titoli professionali e relative abbreviazioni utilizzate nelle anagrafiche del personale (es. dr., rag., Sig., ing., avv., ecc. )
Titoli di studioL’elenco di tutti i titoli di studio utilizzati nelle anagrafiche del personale (es. licenza media, diploma di istruzione secondaria superiore, laurea di primo livello, laurea  magistrale, ecc., con le eventuali specializzazioni)
CategorieNell’ambito della gestione documentale, è possibile assegnare una categoria al documento che si sta caricando nel sistema al fine di poter facilitare la ricerca dei documenti. In questa sezione è possibile creare una lista di categorie dei documenti che verrà proposta al momento di assegnare la categoria ad un documento.
SottocategorieOltre la categoria  è possibile assegnare una sotto-categoria al documento che si sta caricando nel sistema. In questa sezione è possibile creare una lista di sotto-categorie che verrà proposta al momento di assegnare la sotto-categoria ad un documento.

Per prima cosa occorre definire il nome dell’azienda. Per farlo si deve cliccare la voce di Menu “Dati azienda” e nel sottomenu la voce “Anagrafica azienda”.


Contratti di lavoro

Dal sottomenu che si apre sotto la voce “Configurazione” selezionare la sottovoce “Contratti di lavoro”.

Quindi nella barra Azioni selezionare la voce “Crea Contratti di lavoro”. 

Si apre la finestra mostrata nella figura che consente di procedere all’inserimento dei dati relativi ai Contratti di lavoro.

Nel campo “Contratto” indicare la denominazione ufficiale del contratto. Il campo Descrizione può servire ad inserire una eventuale descrizione. Nel campo “Codifica” inserire infine una abbreviazione per identificare il contratto utilizzando non più di 4 caratteri. Questa codifica è utile per non occupare troppo spazio nelle tabelle e reports che il sistema automaticamente produce.

Una volta terminato l’inserimento, premere  il tasto “Salva”. Se si è commesso un errore nell’ aprire questa pagina si può annullare l’inserimento premendo il tasto “Cancella” che fa tornare alla pagina precedente.

Dopo aver premuto “Salva” il sistema mostra i dati inseriti (vedi esempio nella figura seguente). E’ possibile modificarli nuovamente premendo il tasto “Modifica”.

Infine il tasto “Elenca Contratti di lavoro”, presente nella barra “Azioni”, permette di produrre la lista dei contratti di lavoro inseriti.

Livelli di inquadramento

Dal sottomenu che si apre sotto la voce “Configurazione” selezionare la sottovoce “Livelli di inquadramento”.  

Nella barra Azioni, selezionare poi la voce “Crea Livelli di inquadramento”.

Si apre la finestra mostrata nella figura seguente che consente di procedere all’inserimento dei dati.

Nel campo “Livello” indicare la denominazione del livello di inquadramento. Il campo Descrizione può servire ad inserire una eventuale descrizione. Nel campo “Codifica” inserire infine una abbreviazione per identificare il livello.

Al termine premere il tasto “Salva” in alto a sinistra. Se si è commesso un errore nell’aprire questa pagina si può annullare l’inserimento premendo il tasto “Cancella” che fa tornare alla pagina precedente.

Dopo aver premuto “Salva” il sistema mostra i dati inseriti (v. esempio nella figura seguente). E’ possibile modificarli nuovamente premendo il tasto “Modifica.”

Mansioni

Dal sottomenu che si apre sotto la voce “Configurazione” selezionare la sottovoce “Mansioni”. 

Nella barra Azioni, selezionare la voce “Crea Mansioni”.

Si apre la finestra mostrata nella figura seguente che consente di procedere all’inserimento dei dati.

Sedi aziendali

Dal sottomenu che si apre sotto la voce “Configurazione” selezionare la sottovoce “Sedi aziendali”. 

Nella barra Azioni, selezionare la voce “Crea Sedi aziendali”.

Si apre la finestra mostrata nella figura seguente che consente di procedere all’inserimento dei dati.

L’indirizzo della sede aziendale consente al sistema di definire la posizione GPS della sede che può essere usata per visualizzare le timbrature effettuate dai dipendenti mediante app. Se l’indirizzo della sede è riconosciuto vengono mostrate nella vista di sintesi riportate le coordinate gps della sede.

Struttura organizzativa

La struttura organizzativa consente di suddividere i dipendenti in base alla loro collocazione nell’organigramma. Nella definizione della struttura si deve procedere top-down. Si inizia quindi definendo il nome della struttura di livello superiore. Per questa si usano di solito termini come Direzione Generale, Direzione, Presidente, oppure semplicemente indicando il nome dell’azienda. 

Si procede quindi inserendo tutte le strutture che stanno immediatamente al di sotto della struttura di livello superiore. Per ognuna di esse è necessario selezionare la struttura di livello superiore da cui dipende. Cliccare sul pulsante freccia   come  indicato nella figura seguente.

Ciò determinerà l’apertura di una finestra nella quale sono elencate tutte le strutture Cliccare quindi sul nome della struttura che si vuole selezionare.

Si procede in questo modo fino al completamento dell’inserimento di tutte le strutture.

Cliccando sul link organigramma si possono visualizzare graficamente le strutture inserite.

Inserimento dei dati relativi all’azienda

Dal sottomenu che si apre sotto la voce “Dati azienda” selezionare la sottovoce “Anagrafica azienda”:

Quindi nella barra Azioni che appare al di sotto della voce selezionata, selezionare la voce “Crea Anagrafica Azienda”. Si apre la finestra mostrata nella figura seguente che consente di procedere all’inserimento dei dati. Le informazioni minime che si devono inserire sono quelle contrassegnate dall’asterisco.

Anche se non sono tutti obbligatori si consiglia di inserire quanti più dati possibile al fine di averli sempre a portata di mano anche accedendo all’applicazione da smartphone.

Infine cliccare su Salva per salvare le informazioni inserite.

Una volta completata la configurazione è opportuno fare un controllo generale dei dati inseriti prima di passare allo step successivo. Se necessario effettuare le modifiche, ad esempio editare uno specifico elemento della lista, cancellare elementi, inserirne di nuovi. A titolo di esempio nella figura seguente viene mostrato l’elenco delle strutture organizzative e delle relative sigle.

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Inserimento dei dati del personale

HR-Assistant consente di gestire sia personale regolarmente assunto, che chiameremo personale interno, che collaboratori di qualunque tipologia, ad esempio i collaboratori coordinati e continuativi, i consulenti esterni, i dipendenti con contratto a tempo determinato, ecc., . A seconda della configurazione, è possibile consentire l’accesso sia al personale interno che a quello esterno per svolgere operazioni coerenti con il proprio ruolo. La distinzione tra personale interno ed esterno ha lo scopo di individuare l’insieme di soggetti che hanno determinati obblighi, ad esempio l’orario di lavoro, le timbrature di ingresso/uscita. A seconda del ruolo il personale potrà accedere a determinate funzioni del sistema (ad esempio la richiesta ferie/permessi, gli straordinari, i rimborsi di spese di trasferta, ecc.). Il modulo personale contiene al suo interno tutte le informazioni relative al fascicolo del dipendente e le logiche di funzionamento per i vari ruoli.

Le informazioni inserite nel modulo personale devono essere tenute costantemente aggiornate, in modo da poter costituire per tutti i responsabili dell’azienda un riferimento aggiornato e affidabile. Va tenuto inoltre presente che i dati contenuti nel modulo personale sono utilizzati dalla logica di funzionamento HR-Assistant. Ad esempio quando un dipendente effettua una richiesta su HR-Assistant che necessita di autorizzazione, il sistema recupera dal database il nominativo e la email del responsabile del dipendente che deve autorizzare la richiesta ed al quale viene inviata una notifica per email.

Il modulo personale di HR-Assistant è in grado di memorizzare molte tipologie di informazioni che saranno facilmente accessibili on line, al contrario di quello che accade quando sono archiviate in formato cartaceo o su fogli excel. E’ evidente il vantaggio di avere tutte queste informazioni accessibili in un unico punto, consultabile da qualunque postazione di lavoro interna o esterna all’azienda e anche da dispositivi mobili tramite una app.

E’ possibile esportare queste informazioni anagrafiche in formato excel per scopi di elaborazione o condivisione.

Un dipendente dell’azienda è di solito anche un utente di HR-Assistant, dotato quindi di username e password, e può avere uno dei ruoli previsti, scelto tra “dipendenti”, “responsabili”, segretarie e “Direttori”, a seconda della sua posizione nell’organigramma aziendale.

Viceversa possono esistere degli account utente di HR-Assistant ai quali non è associata alcuna informazione nell’archivio del personale. Può essere infatti utile dare accesso al sistema ad utenti che svolgono pure attività gestionali o di consultazione dei dati ma non sono dipendenti. Ad esempio l’amministratore del sistema o il responsabile HR, o il consulente esterno che si occupa di paghe, devono poter entrare nel sistema con un profilo specifico per poter svolgere attività gestionali e non hanno necessità di avere i propri dati inseriti nell’archivio del personale.

Se però queste persone sono anche dipendenti dell’azienda, dovranno essere presenti nell’archivio del personale ed avere anche uno specifico account che gli consente di gestire unicamente le loro pratiche individuali (richiesta ferie/permessi, trasferte, ecc..).

La seguente tabella riassume le situazioni che possono verificarsi:

Personale interno dell’azienda

Deve essere inserito nell’archivio del personale

Deve possedere un account utente con il ruolo adeguato alla sua posizione in organigramma per poter accedere al sistema e gestire i dati che lo riguardano (timbrature, richieste permessi, straordinari, trasferte, note spese, ecc..).

Personale esterno all’azienda che ha necessità di accedere al sistemaPuò essere inserito nell’archivio del personale ma non è obbligatorio. Deve possedere un account utente con il ruolo adeguato alle funzioni che deve svolgere, ad esempio un consulente che si occupa della qualità o della sicurezza.
Personale interno all’azienda che svolge funzioni gestionali su HR-AssistantDeve possedere un account utente con ruolo HR

Per accedere al modulo personale selezionare dal menu la voce “Personale” e nel sottomenu che appare al di sotto del menu, selezionare la voce “Personale”:

Viene mostrato un elenco dei dati presenti nell’archivio del personale.

Per inserire un nuovo dipendente, cliccare sulla voce “Crea personale” presente nella barra Azioni.

NB: Nell’inserimento dei dipendenti si consiglia di procedere in modo gerarchico partendo dal vertice aziendale e scendendo nell’organigramma. In questo modo quando si dovrà inserire il responsabile diretto lo si troverà già presente nell’elenco che il sistema propone.

Viene mostrata la pagina che consente l’inserimento dei dati, suddivisa in varie sezioni. I campi con * sono i dati obbligatori in assenza dei quali il sistema non permette di salvare. Si consiglia in ogni caso di inserire il maggior numero possibile di informazioni, in quanto se inserite in HR-Assistant risultano di più comodo accesso rispetto a doverle consultare su PC e su carta.

Si illustra nella tabella il significato delle varie voci; nella terza colonna si segnala se la voce è Obbligatoria (O), Consigliata (C) o facoltativa (F):

CognomeIl cognome del dipendenteO
NomeIl nome  proprio del dipendenteO
TitoloTitolo professionaleF
MatricolaLa matricola aziendaleF
SedeLa sede aziendale alla quale è assegnato il dipendenteO
MansioneLa mansione ufficiale assegnataC
Struttura di cui è responsabileLa struttura organizzativa di cui è eventualmente responsabile. E’ obbligatorio inserirla per tutti i responsabili di struttura.C/O
Risponde aIl responsabile superiore del dipendenteO
Telefono ufficioIl telefono di ufficio del dipendenteC
Cellulare aziendaleIl cellulare aziendale eventualmente assegnato al dipendenteC
emailLa email aziendale del dipendenteO
AziendaL’azienda in cui lavora (consente la gestione multi-azienda).O
Data assunzioneLa data di assunzione del dipendenteO
Anzianità convenz.L’anzianità convenzionale del dipendente (è l’anzianità riconosciuta che tiene conto degli eventuali passaggi di azienda che il dipendente ha avuto)C
ContrattoIl contratto di lavoro in cui è inquadrato il dipendenteO
LivelloIl livello di inquadramento contrattuale del dipendenteO
Part TimeSpuntare la casella se il dipendente è a part-timeC
% Part TimeSe la casella del part-time è spuntata, indicare la % del part timeC
Codice badgeIl numero progressivo del codice aziendale di timbratura assegnato al dipendente. Questo campo è obbligatorio se è attivo il modulo relativo alla rilevazione presenzeC/F
TurnistaSpuntare la casella se il dipendente è adibito a turni di lavoro notturni o festiviC
In servizioTogliere la spunta alla casella se il dipendente non è più in servizio 
Data dimissioniSe il dipendente ha dato le dimissioni indicare l’ultimo giorno lavorativoC
Profilo timbr.

E’ possibile associare al dipendente un profilo di timbratura/orario di lavoro tra quelli definiti (vedi la sezione “Inserimento dei profili di orario di lavoro/timbratura”)

C
Profilo straordinari

E’ possibile associare al dipendente un profilo di gestione degli straordinari che permette di gestire le eventuali ore eccedenti il normale orario di lavoro. Se ad esempio un dipendente è pre-autorizzato al lavoro straordinario, le eccedenze potranno essere convertite automaticamente, entro certi limiti, in straordinari.

 
Scadenza contratto a t.d.

 

 
Scadenza periodo di prova

Inserire la eventuale scadenza del periodo di prova

 
Prossimo scatto di anzianita

Inserire la eventuale data del prossimo scatto di anzianità

 
Categorie protette

Mettere la spunta se il dipendente appartiene alle categorie protette

 
Ruolo turnistica

Campo collegato al modulo “Turni e Sostituzioni”

 
Ferie e permessi 
Ore ferie non godute a.p.Le ore di ferie maturate e non godute degli anni precedentiC
Ore EF non godute a.p.Le ore di ex festività maturate e non godute degli anni precedentiC
Ore ROL non godute a.p.Le ore ROL maturate e non godute degli anni precedentiC
Ore ConvRip non godute a.p.Le ore di “conversione a riposo” maturate e non godute degli anni precedentiC
Ore Ferie spettantiLe ore di ferie spettanti nell’annoC
Ore EF spettantiLe ore di ex festività spettanti nell’annoC
Ore ROL spettantiLe ore di ROL spettanti nell’annoC
In permesso maternitàSpuntare la casella se la dipendente è in maternitàC
Inizio maternitàIndicare la data di inizio del periodo di permesso per maternitàC
Fine maternitàIndicare la presunta data di fine del periodo di permesso per maternitàC
Dati personali 
Data di nascitaSelezionare dal calendario la data di nascitaC
Comune di nascitaIndicare il Comune di nascitaC
residenza cittaIndicare il Comune di residenzaC
Indirizzo di residenzaIndicare l’indirizzo di residenzaC
Cellulare privatoIndicare il numero di cellulare privato del dipendente (laddove disponibile)F
ConiugatoSpuntare la casella  se il dipendente è coniugatoF
Marca e modello auto privataIndicare la marca e modello dell’auto privata (serve per i rimborsi chilometrici)F
Rimborso chilometricoValore ricavato dalle tabelle ACI del rimborso chilometrico dovutoF
Codice fiscaleCodice fiscale del dipendenteF
Codice IBAN stipendioIndicare il codice IBAN su cui accreditare lo stipendioF
Studi 
Titolo di studioSelezionare dal menu a tendina il titolo di studioC
DataData di conseguimento del titolo di studioF
VotazioneIndicare la votazione conseguitaF
CurriculumCampo non utilizzatoF
Benefits 
Buoni pastoSpuntare la casella se al dipendente sono assegnati i buoni pastoC
Benefit cellulare aziendaleSpuntare la casella se al dipendente è assegnato il cellulare aziendaleC
PC portatileSpuntare la casella se al dipendente è assegnato un PC portatileC
Auto aziendaleSpuntare la casella se al dipendente è assegnata l’auto aziendaleC
Utilizzo autoSelezionare dal menu a tendina il tipo di benefit autoC
Modello autoIndicare marca e modello dell’auto aziendaleC
TargaIndicare la targa dell’auto aziendaleC
Societa leasingIndicare la denominazione della società di leasing o noleggio a lungo termineC
Plafond Km/annoIndicare il numero di km/anno previsti a contrattoC
Scadenza leasingIndicare la data di scadenza del contrattoC
Costo noleggio/meseIndicare il costo mensile del contrattoC
Costo/km carburanteNon utilizzato 
Inizio godimento benefit autoIndicare la data di inizio godimento dell’auto aziendaleC
Politica retributiva 
Data ultimo aumentoIndicare la data dell’ultimo aumento retributivoF
Ultimo aumento (importo mensile lordo)Indicare l’importo mensile lordo dell’ultimo aumentoF
Data ultimo passaggio livelloIndicare la data dell’ultimo passaggio di livelloF
Data ultima una tantumIndicare la data dell’ultima una-tantum ricevuta dal dipendenteF
Una tantum (importo lordo)Indicare l’importo dell’ultima una-tantumF
Aumento ultimi 18 mesi?Spuntare la casella se il dipendente ha ricevuto un aumento negli ultimi 18 mesiF
Aumento ultimi 3 anni?Spuntare la casella se il dipendente ha ricevuto un aumento negli ultimi 36 mesiF
Raggiunto top RAL cat.?Spuntare la casella se la retribuzione del dipendente si colloca nella fascia più alta per la sua categoriaF
Prestazioni e assessment 
Ultima valutazione prestazioniIndicare la data dell’ultima valutazione di prestazioni/performanceF
AnnoIndicare a che anno risale l’ultima valutazione di prestazioni/performanceF
Data ultimo_assessment potenzialeIndicare la data dell’ultimo assessment del potenzialeF
Valutaz. globale assessmentRiportare la valutazione globale dell’ultimo assessment del potenzialeF
CognitiveRiportare la valutazione conseguita sulla sfera delle capacità cognitiveF
EmotiveRiportare la valutazione conseguita sulla sfera delle capacità emotiveF
GestionaliRiportare la valutazione conseguita sulla sfera delle capacità gestionaliF
RelazionaliRiportare la valutazione conseguita sulla sfera delle capacità relazionaliF
Dati retributivi 
Retrib. lorda mensileRiportare la retribuzione lorda mensileF
Premio annuoRiportare l’importo del premio annuoF
Aumento CCNLRiportare gli aumenti contrattualiF
RALRiportare la retribuzione annua lordaF
Imponib. benefit ticketRiportare l’imponibile del benefit tickets (buoni pasto)F
Imponib. benefit autoRiportare l’imponibile del benefit auto aziendaleF
Imponibile previdenz.Riportare il reddito imponibile previdenzialeF
Contrib. INPS impiegatiRiportare i contributi INPS impiegati (se il dipendente non è dirigente)F
Contrib. INPS DirigentiRiportare i contributi INPS Dirigenti (se il dipendente è dirigente)F
Contrib. TelemacoRiportare l’eventuale contributo al fondo TelemacoF
Contrib. FondapiRiportare l’eventuale contributo al fondo FondapiF
Contrib. AssiltRiportare l’eventuale contributo al fondo AssiltF
Contrib. PrevindapiRiportare l’eventuale contributo al fondo PrevindapiF
Contrib. FasiRiportare l’eventuale contributo al fondo FasiF
Contrib. solidarietàRiportare l’eventuale contributo di solidarietàF
Contrib. FasdapiRiportare l’eventuale contributo al fondo FasdapiF
Contrib. INAILRiportare l’eventuale contributo all’ INAILF
TFRRiportare l’importo del TFR maturato (in azienda)F
Costo ticketsIndicare il valore del ticketF
Costo auto azIndicare il costo annuale dell’auto aziendaleF
Costo aziendale totaleIndicare la somma dei costi aziendali del dipendenteF

 

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Definizione degli utenti che possono accedere al sistema

Selezionare dal sotto menu “Configurazione” la sottovoce “Utenti”, quindi nella barra Azioni, selezionare la voce “Crea Utente”:

Si apre la finestra mostrata nella figura seguente che consente di procedere all’inserimento dei dati relativi ad un nuovo utente del sistema.

Significati dei vari campi:

Dipendente

Se l’utente che si sta creando è anche dipendente dell’azienda, bisogna inserire in questo campo l’identificativo del dipendente presente nell’archivio del personale. Per farlo occorre cliccare sul simbolo della freccia che si trova accanto al campo Dipendente e quindi selezionare dall’elenco il nome del dipendente corrispondente all’utente che si sta creando.

Se viceversa l’utente che si sta creando non è dipendente (ad es.  è un consulente esterno) il campo “Dipendente” deve essere lasciato vuoto.

Ruolo

Ogni utente del sistema ha un ruolo preassegnato dall’amministratore. Il ruolo identifica i diritti di accesso dell’utente alle funzionalità del sistema ed ai dati.

I ruoli possibili sono:

dipendenti

Devono essere collocati in questo ruolo i dipendenti che non hanno collaboratori da gestire e che non hanno funzioni direttive

Possono accedere ai seguenti moduli, limitatamente ai dati che li riguardano:

·         Richiesta ferie e permessi

·         Formazione

·         Straordinari e reperibilità

·         Rendicontazione attività su progetti

·         Gestione omesse timbrature

·         Trasferte

·         Note Spesa

·         Documenti

·         Festività e chiusure aziendali

Segretarie

Deve essere collocato in questo ruolo solo il personale (normalmente di segreteria) che è addetto al controllo presenze. Una segretaria che non abbia questo incarico rientra nel ruolo “dipendenti”.

NB: almeno una persona deve essere assegnata a questo ruolo

Possono accedere ai seguenti moduli:

·         Anagrafiche azienda

·         Registrazione assenze

·         Richiesta ferie e permessi

·         Prospetti annuali

·         Straordinari e reperibilità

·         Timbrature

·         Gestione omesse timbrature

·         Trasferte

·         Note Spesa

·         Documenti

·         Festività e chiusure aziendali

responsabili

Sono tutti i dipendenti che hanno almeno un collaboratore appartenente al personale dipendente da gestire (che risponde a lui per autorizzazioni di permessi, straordinari, ecc.)

Possono accedere ai seguenti moduli, limitatamente ai dati che li riguardano personalmente o che riguardano i propri collaboratori diretti:

·         Richiesta ferie e permessi

·         Straordinari e reperibilità

·         Rendicontazione attività su progetti

·         Gestione omesse timbrature

·         Trasferte

·         Note Spesa

·         Documenti

·         Festività e chiusure aziendali

HR

Devono essere collocati in questo ruolo il responsabile Human Resources e le persone da lui delegate a gestire l’applicazione HR-Assistant. Almeno una persona deve essere assegnata a questo ruolo.

·         NB: non assegnare a questo ruolo l’IT manager o un tecnico informatico, scegliere una persona vicina alle tematiche HR.

Direttori

 Sono i responsabili di una Direzione/Divisione o di una linea di Business.

Possono accedere ai seguenti moduli:

·         Anagrafiche azienda

·         Assegnazione codici (per rendicontazione su progetti)

·         Rendicontazione mensile

·         Archivio del personale

·         Richiesta ferie e permessi

·         Prospetti annuali

·         Straordinari e reperibilità

·         Schede carburante auto aziendali

·         Rimborsi chilometrici

·         Gestione omesse timbrature

·         Trasferte

·         Note Spesa

·         Documenti

·         Festività e chiusure aziendali

Ufficio_paghe

Questo ruolo non deve necessariamente essere ricoperto. Se l’addetto alla elaborazione delle paghe/cedolini deve poter operare su HR-Assistant occorre creargli un account con questo ruolo.

I diritti di accesso sono più limitati rispetto al ruolo HR in quanto non può creare accounts utenti, non ha accesso alle informazioni sul know-how, sulla valutazione prestazioni, sull’assessment, non può modificare i dati di configurazione del sistema. Può accedere ai seguenti moduli:

·         Anagrafiche azienda

·         Assegnazione codici (per rendicontazione su progetti)

·         Archivio del personale

·         Richiesta ferie e permessi

·         Prospetti annuali

·         RAP mensile

·         Registrazioni assenze

·         Schede carburante auto aziendali

·         Rimborsi chilometrici

·         Straordinari e reperibilità

·         Timbrature

·         Gestione omesse timbrature

·         Trasferte

·         Note Spesa

·         Documenti

·         Festività e chiusure aziendali

Nome utenteIl nome con cui l’utente si identifica in fase di login
Password inizialeLa password assegnata inizialmente all’utente il quale dovrà poi modificarla al primo accesso al sistema
Indirizzo emailL’indirizzo email aziendale dell’utente
Stato

Attivo: lo stato normale di un utente abilitato ad accedere al sistema

Inattivo: se un utente è posto in questo stato non potrà accedere al sistema. Un utente inattivo può essere riattivato in qualsiasi momento.

NB: una volta creato un utente non può essere cancellato, può solo essere reso inattivo

Invio mail di benvenutoSpuntando questa casella viene inviata all’utente una mail per informare l’utente che è stato creato il suo account e può accedere al sistema. Nella mail vengono inviati anche i riferimenti per accedere al sistema.
Link a documentazioneSi può inserire in qesto campo l’indirizzo http da cui l’utente può eventualmente scaricare la documentazione dell’applicazione
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Impostazioni

In questa sezione del menu Configurazione è possibile impostare una serie di parametri che influiscono sul funzionamento del sistema. Riguarda l’inserimento dei dati relativi al mail server utilizzato dal cliente/azienda, che consentono al sistema di inviare e ricevere email dagli utenti. Queste informazioni possono essere reperite facilmente dal provider del servizio di email oppure richieste all’IT manager dell’azienda. Dal menu principale selezionare la voce “Configurazione”.

Quindi dal sottomenu che si apre sotto il menu principale selezionare la sottovoce “Impostazioni”.

Verrà presentata una pagina seguente. Cliccare sul simbolo di modifica come mostrato dalla figura.

Si aprirà una finestra che permette di definire i parametri suddivisi in 2 sezioni: Opzioni generali, Opzioni rendicontazione (timesheet):

La prima sezione (Opzioni Generali) consente di definire i parametri che riguardano le impostazioni per l’invio di email.

Inserire l’indirizzo email di HR per poter ricevere le notifiche inviate dal sistema ed un eventuale altro indirizzo dello staff HR a cui inviare cc le email.

Inserire un indirizzo email da utilizzare per i test del sistema.

Il significato degli altri parametri è illustrato nella tabella seguente:

Abilita indirizzi email veri nelle notifiche?Se si spunta la casella corrispondente, il sistema utilizzerà gli indirizzi email assegnati ai dipendenti. Se si desidera testare il sistema e quindi si vuole che le email siano inviate alla casella email definita nell’indirizzo email di test, non bisogna spuntare questa casella
Invia email di testInvia una mail agli indirizzi HR precedentemente impostati per poter testare la corretta ricezione delle email inviate dal sistema.

La seconda sezione (Opzioni Rendicontazione) consente di definire i parametri che riguardano la gestione della rendicontazione (timesheet).

Il significato dei parametri è illustrato nella tabella seguente:

Inibisce la modifica del timesheet dopo un numero specificato di giorni:Se si spunta questa casella il sistema inibisce la modifica del timesheet dopo un numero specificato di giorni allo scopo di congelare i dati. Il numero di giorni è indicato nel parametro successivo “Numero giorni dalla compilazione del timesheet prima che venga bloccato:”
Numero giorni dalla compilazione del timesheet prima che venga bloccato:vedi sopra
Usa i timesheets per definire le presenze:Se si spunta questa casella si abilita il sistema ad utilizzare i timesheets per definire le presenze dei dipendenti. Attenzione: ciò richiede anche che la rendicontazione sia effettuata con cadenza giornaliera.
Invia notifiche dei timesheet scaduti:

Se si spunta questa casella il sistema invia una notifica di sollecito al dipendente se è stato superato il massimo ritardo ammissibile nella compilazione del timesheet (vedi parametro successivo).

Da notare che la scadenza normale per la compilazione del timesheet è:

·         il giorno successivo nel caso di rendicontazione giornaliera

·         il lunedi nel caso di rendicontazione settimanale (per la rendicontazione della settimana precedente)

·         l’ultimo giorno del mese nel caso di rendicontazione mensile

Massimo ritardo ammissibile nella compilazione dei timesheet (giorni):Definisce il numero di giorni dalla scadenza per la compilazione del timesheet da cui parte la notifica email di sollecito al dipendente.

 

Inserimento dei profili di orario di lavoro/timbratura

HR-Assistant consente, se è abilitato il modulo “Presenze”, di ricevere ed elaborare i dati forniti dai terminali di rilevazione presenze. Attraverso l’inserimento in HR-Assistant degli orari di lavoro assegnati ai dipendenti e delle timbrature che questi devono fare e sfruttando le informazioni sui permessi eventualmente inseriti nel sistema dai dipendenti,  è possibile verificare automaticamente la presenza di eventuali anomalie nella rilevazione presenze e avviare quindi un processo semiautomatico per la loro gestione.

Lo scopo del presente paragrafo è illustrare le modalità per inserire in HR-Assistant le informazioni sugli orari di lavoro e sulle timbrature che i dipendenti devono fare. Il sistema è molto flessibile e consente di gestire una molteplicità di situazioni per tener conto del livello di inquadramento del dipendente e delle sue funzioni. Il concetto è quello di creare diversi “profili” di orario e timbratura e assegnare poi uno specifico profilo ad uno o più dipendenti.

Per accedere all’elenco dei profili eventualmente esistenti, selezionare dal menu la voce “Timbrature” e nel sottomenu che appare al di sotto del menu selezionare la voce “Profili”:

Per inserire un nuovo profilo, selezionare dalla barra Azioni che appare al di sotto della voce selezionata, la voce “Crea Profili”.

Vediamo il significato dei vari campi:

NomeDenominazione del profilo (scegliere una denominazione mnemonica)
durata turno_giorn_lunDurata, in minuti, del turno lavorativo di lunedi
durata turno_giorn_martDurata, in minuti, del turno lavorativo di martedi
durata turno_giorn_mercDurata, in minuti, del turno lavorativo di mercoledi
durata turno_giorn_gioDurata, in minuti, del turno lavorativo di giovedi
durata turno_giorn_venDurata, in minuti, del turno lavorativo di venerdi
durata turno_giorn_sabDurata, in minuti, del turno lavorativo di sabato
durata turno_giorn_domDurata, in minuti, del turno lavorativo di domenica
inizio min_orario_lavoroOrario minimo di ingresso (il dipendente non è autorizzato ad entrare prima di tale ora)
  

inizio max_orario_lavoro

Orario massimo di ingresso (il dipendente non è autorizzato ad entrare dopo tale ora)
inizio fascia_intervalloOrario minimo dell’inizio intervallo pranzo
fine fascia_intervalloOrario massimo della fine intervallo pranzo
durata min_intervalloDurata minima intervallo pranzo
limite flessib_giornNel caso in cui sia applicato l’orario flessibile a compensazione mensile (vedi paragrafo successivo), questo parametro permette di definire il massimo scostamento permesso, in più e in meno, dell’orario di lavoro giornaliero effettivo rispetto a quello ufficiale
inizio fascia_compr_mattOrario massimo di ingresso ai fini del rispetto della eventuale fascia di compresenza
fine fascia_compr_mattOrario minimo di fine del turno lavorativo del mattino ai fini del rispetto della eventuale fascia di compresenza
inizio fascia_compr_pomOrario massimo di inizio del turno lavorativo pomeridiano ai fini del rispetto della eventuale fascia di compresenza
fine fascia_compr_pomOrario minimo di fine del turno lavorativo pomeridiano ai fini del rispetto della eventuale fascia di compresenza
arrot. timbr_ingrSe la casella viene spuntata, l’orario di ingresso viene automaticamente riportato all’orario minimo di ingresso (“inizio min_orario_lavoro”) nel caso in cui sia precedente ad esso
arrot. timbr_uscSe la casella viene spuntata, l’orario di uscita viene automaticamente riportato all’orario massimo di uscita (“inizio max_orario_lavoro”) nel caso in cui sia successivo ad esso
obbligo timbr_ingrSpuntare la casella se il dipendente è tenuto a timbrare all’inizio del turno di lavoro
obbligo timbr_uscSpuntare la casella se il dipendente è tenuto a timbrare al termine del turno di lavoro
flessib mensSe la casella è spuntata, viene applicato l’orario flessibile a compensazione mensile (vedi paragrafo successivo)
quattro timbrSpuntare la casella se il dipendente è tenuto ad effettuare le quattro timbrature giornaliere
Abilitazione timbrature da HR-AssistantSpuntare la casella se si vuole abilitare alle timbrature on line tramite HR-Assistant

Se tutti i lavoratori dell’azienda sono tenuti a rispettare il medesimo orario di lavoro ed hanno gli stessi obblighi di timbratura, indipendentemente dal livello e dal ruolo, è sufficiente creare un unico profilo di orario/timbratura. Viceversa si possono creare tanti profili quanti ne servono per tenere conto delle diverse regole che esistono in azienda (al limite anche uno per ogni dipendente).

Orario flessibile a compensazione mensile

L’orario flessibile a compensazione mensile consente ai lavoratori di godere di una certa flessibilità negli orari di ingresso, uscita e inizio/fine intervallo nonché nella durata del turno di lavoro. Le variazioni giornaliere in più e in meno della durata del turno di lavoro si devono compensare nell’arco del mese in quanto non è previsto di portare al mese successivo crediti o debiti di ore. A tal fine viene resa disponibile una rendicontazione individuale mensile dei crediti e debiti orari accumulati allo scopo di evidenziare eventuali scoperture da sanare. Eventuali debiti che risultino a fine mese non compensati (saldo negativo) dovranno essere sanati entro il giorno 20 del mese successivo con richieste di ferie/permessi da parte del dipendente. In presenza di saldo negativo oltre tale data si procederà d’ufficio al recupero tramite permessi non retribuiti. Non è previsto il pagamento di eventuali crediti risultanti a fine mese né la possibilità di trasferirli al mese successivo.

Assegnazione o modifica dei profili ai dipendenti

Una volta inseriti tutti i dipendenti nell’archivio del personale e creati i profili di orario/timbratura, è possibile procedere alle assegnazioni.

Dalla pagina che riporta l’elenco dei dipendenti,  selezionare il gruppo di dipendenti per i quali si vuole assegnare o modificare il profilo orario/timbratura spuntando la casella a sinistra del cognome.

Portarsi al fondo della pagina e cliccare sul bottone con il triangolino posto a destra del tasto Cancella.

Quindi cliccare sulla freccetta che si apre accanto alla destra del bottone “Cancella”, cliccando la quale si aprirà un menu con alcune opzioni (Modifica, Elimina duplicati, Esporta):

Cliccando su “Modifica” verranno mostrati i campi disponibili per la modifica collettiva.  Cliccare sulla Freccetta  alla destra del campo Profilo timbr.

Verrà mostrata una finestra nella quale è possibile selezionare il profilo di orario/timbratura da assegnare al gruppo di dipendenti.

Si seleziona il profilo semplicemente cliccandoci sopra. La finestra scompare ed il nome del profilo viene riportato nel campo “Profilo timbr.”. L’operazione può essere accelerata se si ricorda il nome del profilo in quanto lo si può scrivere direttamente, anche parzialmente, nel campo suddetto e il sistema propone il completamento.

A questo punto è sufficiente premere “Update” per salvare l’assegnazione del profilo al gruppo di dipendenti. Si ripete questa procedura finchè tutti i dipendenti hanno un profilo assegnato. Il profilo assegnato ad ogni dipendente è mostrato nell’ultima colonna a destra della lista dipendenti.

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Presenze

Questo modulo va utilizzato dal personale addetto alla rilevazione presenze, quindi normalmente il personale di segreteria.

Dal menu selezionare “Presenze” e dal sottomenu “Registrazione assenze”.

Inserire quindi la data per la quale si desidera effettuare la ricerca e cliccare sul pulsante “Cerca”.

Da notare che per questo modulo la ricerca non mostra alcun dato se non è indicata una specifica data, come invece accade per altri moduli. E’ quindi sempre necessario inserire la data e premere il tasto “Cerca”.

Appare quindi la lista dei dipendenti: essa include sia il personale presente, che ha timbrato regolarmente, sia quello per il quale appare una segnalazione di omessa timbratura ed in cui il sistema ha potuto individuarne la causa attraverso le informazioni registrate in altre sezioni  (assenze per ferie o permessi, ad es.). Infine vengono mostrati anche i casi per i quali non risulta la timbratura ma non è reperibile alcuna informazione.

Per questi casi, in cui il sistema non dispone di informazioni, si deve quindi materialmente individuare la causa dell’omessa timbratura (trasferta non segnalata, malattia, dimenticanza, ecc,) e intervenire poi cliccando sul pulsante a forma di matita posto accanto al nome della persona interessata. Nella finestra che si apre si può inserire il giustificativo dell’assenza e la durata della stessa: giornata intera, oppure ore e/o minuti (solo a multipli di 15 minuti).

Revisione e approvazione delle presenze

Una volta salvata la pagina, l’assenza e la sua motivazione sono registrate.

In presenza di anomalie il sistema comunica direttamente via mail con il dipendente per segnalare la specifica irregolarità. Il dipendente potrà autonomamente risolvere l’anomalia inserendo un giustificativo oppure aggiungendo la eventuale timbratura mancante via Web.

Nella barra Azioni è possibile selezionare altre funzionalità, utili per effettuare controlli di vario genere di carattere più globale. Tali funzionalità saranno descritte in altre sezioni.

Export dei dati sulle presenze e altre informazioni per i cedolini

Quando tutte le presenze del mese precedente sono state inserite attraverso la procedura semi-automatica sopra illustrata, è possibile procedere alla generazione del cosiddetto “cartellino” che sta ad indicare l’insieme dei dati sulle presenze del personale nel mese, corredati dalle informazioni relative ad eventuali straordinari, ore viaggio, rimborsi di trasferta, ecc..

Cliccando sul link “export per cedolini” nella barra delle azioni sotto il menu “Registrazioni Assenze”, vengono richieste alcune informazioni necessarie per la generazione dei dati di presenza:

Anno (YYYY): inserire l’anno a cui si riferiscono le presenze

Mese (1-12): inserire il mese a cui si riferiscono le presenze

Settare flag inoltrato? ( SI/NO): questo flag consente di “marcare” i dati in modo che non vengano più prodotti alla successiva generazione. Ciò può essere utile ad esempio per evitare di inviare all’ufficio paghe rimborsi spese che sono già stati pagati al dipendente. Se si risponde “SI” vengono marcati e alla generazione successiva non saranno più presenti nel file. Viceversa se si risponde “NO” verranno nuovamente prodotti alla successiva generazione del file. Nel dubbio meglio rispondere “NO” per non rischiare di perdere dati utili.

Il file che viene generato è in formato zip e contiene al suo interno diversi file excel:

  • cartellino: contiene i dati delle presenze, ore straordinario e ore viaggio
  • note spese: contiene i rimborsi di spese trasferta da inserire sul cedolino dei dipendenti
  • reperibilità: contiene le ore di reperibilità effettuate dai dipendenti
  • rimborsi carburante: contiene i dati relativi ai km percorsi e al carburante consumato per viaggi di servizio
  • schede carburante: contiene i dati relativi agli acquisti di carburante per le auto aziendali
  • straordinari: contiene le ore di straordinario effettuate dai dipendenti; le ore sono suddivise in feriali/festive e diurne/notturne per poter consentire la corretta applicazione degli importi previsti contrattualmente;
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