331 715 2500

Presenze

Questo modulo va utilizzato dal personale addetto alla rilevazione presenze, quindi normalmente il personale di segreteria.

Dal menu selezionare “Presenze” e dal sottomenu “Registrazione assenze”.

Inserire quindi la data per la quale si desidera effettuare la ricerca e cliccare sul pulsante “Cerca”.

Da notare che per questo modulo la ricerca non mostra alcun dato se non è indicata una specifica data, come invece accade per altri moduli. E’ quindi sempre necessario inserire la data e premere il tasto “Cerca”.

Appare quindi la lista dei dipendenti: essa include sia il personale presente, che ha timbrato regolarmente, sia quello per il quale appare una segnalazione di omessa timbratura ed in cui il sistema ha potuto individuarne la causa attraverso le informazioni registrate in altre sezioni  (assenze per ferie o permessi, ad es.). Infine vengono mostrati anche i casi per i quali non risulta la timbratura ma non è reperibile alcuna informazione.

Per questi casi, in cui il sistema non dispone di informazioni, si deve quindi materialmente individuare la causa dell’omessa timbratura (trasferta non segnalata, malattia, dimenticanza, ecc,) e intervenire poi cliccando sul pulsante a forma di matita posto accanto al nome della persona interessata. Nella finestra che si apre si può inserire il giustificativo dell’assenza e la durata della stessa: giornata intera, oppure ore e/o minuti (solo a multipli di 15 minuti).

Revisione e approvazione delle presenze

Una volta salvata la pagina, l’assenza e la sua motivazione sono registrate.

In presenza di anomalie il sistema comunica direttamente via mail con il dipendente per segnalare la specifica irregolarità. Il dipendente potrà autonomamente risolvere l’anomalia inserendo un giustificativo oppure aggiungendo la eventuale timbratura mancante via Web.

Nella barra Azioni è possibile selezionare altre funzionalità, utili per effettuare controlli di vario genere di carattere più globale. Tali funzionalità saranno descritte in altre sezioni.

Export dei dati sulle presenze e altre informazioni per i cedolini

Quando tutte le presenze del mese precedente sono state inserite attraverso la procedura semi-automatica sopra illustrata, è possibile procedere alla generazione del cosiddetto “cartellino” che sta ad indicare l’insieme dei dati sulle presenze del personale nel mese, corredati dalle informazioni relative ad eventuali straordinari, ore viaggio, rimborsi di trasferta, ecc..

Cliccando sul link “export per cedolini” nella barra delle azioni sotto il menu “Registrazioni Assenze”, vengono richieste alcune informazioni necessarie per la generazione dei dati di presenza:

Anno (YYYY): inserire l’anno a cui si riferiscono le presenze

Mese (1-12): inserire il mese a cui si riferiscono le presenze

Settare flag inoltrato? ( SI/NO): questo flag consente di “marcare” i dati in modo che non vengano più prodotti alla successiva generazione. Ciò può essere utile ad esempio per evitare di inviare all’ufficio paghe rimborsi spese che sono già stati pagati al dipendente. Se si risponde “SI” vengono marcati e alla generazione successiva non saranno più presenti nel file. Viceversa se si risponde “NO” verranno nuovamente prodotti alla successiva generazione del file. Nel dubbio meglio rispondere “NO” per non rischiare di perdere dati utili.

Il file che viene generato è in formato zip e contiene al suo interno diversi file excel:

  • cartellino: contiene i dati delle presenze, ore straordinario e ore viaggio
  • note spese: contiene i rimborsi di spese trasferta da inserire sul cedolino dei dipendenti
  • reperibilità: contiene le ore di reperibilità effettuate dai dipendenti
  • rimborsi carburante: contiene i dati relativi ai km percorsi e al carburante consumato per viaggi di servizio
  • schede carburante: contiene i dati relativi agli acquisti di carburante per le auto aziendali
  • straordinari: contiene le ore di straordinario effettuate dai dipendenti; le ore sono suddivise in feriali/festive e diurne/notturne per poter consentire la corretta applicazione degli importi previsti contrattualmente;
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Formazione

Team

I Team permettono di definire gruppi di dipendenti che condividono determinate competenze (skill) e svolgono attività simili. Attraverso l’utilizzo dei Team si può rendere più semplice e veloce la pianificazione dei corsi in quanto è sufficiente definire i corsi che gli appartenenti ad un team devono effettuare, senza aver bisogno di procedere persona per persona.

Analogamente i team consentono di semplificare la procedura di definizione degli skills del personale in quanto è sufficiente definire gli skill che gli appartenenti ad un team devono avere senza aver bisogno di procedere persona per persona.

Si accede al modulo dalla pagina Menu->Formazione->Team.

Per creare un nuovo team (tramite il pulsante Crea Team) , occorre solo specificare il nome (univoco) del team:

Una volta creato il team è possibile definire le persone che devono parteciparvi nel seguente modo:

  • cliccare sul nome del team (dalla pagina Menu->Formazione_>Team)
  • cliccare sul bottone “Gestisci Membri”
  • nella finestra che si apre cliccare su “Aggiungi”
  • selezionare il nome di un dipendente
  • cliccare nuovamente su “Aggiungi” per aggiungere altri dipendenti
  • per cancellare un nome cliccare sul triangolino alla destra del nome e scorrere all’inizio della lista, quindi cliccare su –ELIMINA–
  • premere Fine per chiudere la finestra

Se esiste già una master list degli skills aziendali, vedi sezione Skills Assessment, è anche possibile definire gli skills associati al team attraverso una procedura analoga a quella vista precedentemente:

  • cliccare sul nome del team (dalla pagina Menu->Formazione_>Team)
  • cliccare sul triangolino alla destra del tasto “Modifica”
  • selezionare “Gestisci Skill del team”
  • nella finestra che si apre cliccare su “Aggiungi”
  • selezionare il nome di uno Skill
  • cliccare nuovamente su “Aggiungi” per aggiungere altri skill
  • premere Fine per terminare

 

Pianificazione corsi

Il modulo permette di pianificare i corsi di formazione distinguendo tra i corsi obbligatori per legge, ad es. i corsi sulla sicurezza, quelli ritenuti necessari a livello di team (es. corsi orientati a fornire le competenze minime richieste nel ruolo) e infine quelli opzionali di qualunque tipologia.

Si accede al modulo dalla pagina Menu->Formazione->Pianificazione corsi.

Per creare un nuovo corso (tramite il pulsante Crea Corso) , occorre definire i seguenti elementi:

  • la sede per i cui dipendenti è organizzato il corso
  • titolo del corso
  • inizio previsto (se noto)
  • durata del corso (giorni)
  • tipo (obbligatorio per tutti, obbligatorio per team, opzionale)
  • edizione del corso
  • frequenza di ripetizione del corso (in particolare per i corsi obbligatori)
  • seguono alcuni campi che servono per poter inviare automaticamente per email agli iscritti la scheda pdf del corso; Attenzione: la mail viene inviata solo se il flag “Inviare mail informativa agli iscritti:” è spuntato.
  • infine seguono vari campi opzionali che consentono di aggiungere altre informazioni come obiettivi, docenti, fornitore, competenze create dal corso e calendario delle lezioni che verranno inserite nella scheda pdf del corso.

Una volta creato un corso è possibile definire le persone che devono parteciparvi specificando il/i team a cui esse appartengono oppure inserendole singolarmente.

L’invio della scheda del corso per email è comodo e fa risparmiare tempo. Da notare che nel caso in cui vengano modificate le date del corso o i contenuti, è possibile inviare nuovamente la mail. Basta ricordarsi di spuntare il flag.

Per maggiori dettagli sulla creazione dei team si rimanda al paragrafo precedente.

Una volta creato il team o i team a cui il dipendente appartiene, lo si può associare al corso nel seguente modo:

  • cliccare sul nome del corso
  • cliccare sul bottone “Iscrizione Team”
  • nella finestra che si apre cliccare su “Aggiungi”
  • selezionare il nome di un team
  • cliccare nuovamente su “Aggiungi” per aggiungere altri team
  • per cancellare un team selezionare –ELIMINA–
  • premere Fine per chiudere la finestra

Cliccando il bottone “Aggiorna” verranno aggiornati i dati nelle sezioni “Persone iscritte al corso”, “Persone che hanno gia partecipato al corso” e “Persone che devono ancora fare il corso”.

Per iscrivere singolarmente i dipendenti al corso cliccare sul bottone “Iscrizione dipendenti”.

  • cliccare sul bottone “Iscrizione dipendenti”
  • nella finestra che si apre cliccare su “Aggiungi”
  • selezionare il nome di un dipendente
  • cliccare nuovamente su “Aggiungi” per aggiungere altri team
  • per cancellare un dipendente selezionare –ELIMINA– (in cima alla lista)
  • premere Fine per chiudere la finestra

 

Partecipanti ai corsi

Il modulo consente di registrare le partecipazioni ai corsi dei dipendenti. Può essere utilizzato dall’HR che inserisce i dati di tutti oppure oppure dai dipendenti che possono registrare autonomamente la propria presenza ai corsi.

Cliccare sulla voce Menu->Formazione->Partecipanti ai corsi.

Per registrare la partecipazione di un dipendente al corso si utilizza il pulsante “Crea Partecipanti ai corsi”):

  • selezionare il corso (premendo il bottone a forma di freccia si apre la finestra di selezione)
  • selezionare il dipendente (solo se si accede come HR)
  • si possono inserire informazioni opzionali come la data di inizio del corso e la valutazione di efficacia del corso

 

Scheda del corso

La scheda pdf del corso può essere visualizzata cliccando sul bottone “Visualizza scheda corso”.

Un esempio di scheda è qui riportato:

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Skill Assessment

Questo modulo consente di raccogliere le informazioni relative alle conoscenze e competenze presenti nel personale dell’azienda ed effettuarne una valutazione. Esso può essere utilizzato, oltre che dal supervisore del dipendente o da HR,  anche dal singolo dipendente per effettuare una auto-valutazione delle competenze. Nel seguito utilizzeremo i termini skills e competenze come sinonimi. Analogamente useremo i termini skill assessment e skill auto-assessment come sinonimi rispettivamente di valutazione competenze e auto-valutazione competenze.

Il modulo consente anche di visualizzare in dettaglio tutte le valutazioni nonché di ricercare nel database dipendenti che possiedono uno specifico insieme di skill.

Skill Master List

Rappresenta l’elenco di tutte le skills risorse umane di qualunque tipologia (tecniche, comportamentali, ecc..) che si vogliono valutare.  Si accede all’elenco dalla pagina Menu->Skill Assessment->Elenco Skill. E’ possibile creare una gerarchia di skill, ad esempio “Conoscenze linguistiche” -> Lingue straniere->Inglese.

Per aggiungere uno skill all’elenco cliccare sul tasto “Crea Skill” e definire:

  • Nome (univoco) dello Skill
  • Sigla
  • Skill superiore, ovvero lo skill di livello superiore di cui fa parte
  • Eventuale descrizione

Durante la creazione dell’elenco degli skill può essere utile una rappresentazione grafica che evidenzia la struttura gerarchica che si sta creando. Per accedere a tale visualizzazione cliccare su “Albero delle conoscenze”.

Creare gruppi di Skill

E’ possibile creare dei gruppi di skills utilizzando il concetto di team, ovvero definendo gli skills specifici di ogni team. Si rimanda al paragrafo 8.1 per i dettagli. Per effettuare una ricerca nel database è disponibile un motore di ricerca specifico.

Procedura di Skill Assessment

La scheda di Assessment riassume tutte le informazioni che riguardano la formazione e le competenze chiave di un dipendente. La scheda, consultabile in Menu->Skill Assessment->Skill-Assessment, viene creata automaticamente non appena un dipendente è inserito in un team. Essa riporta:

  • Curriculum del dipendente
  • Corsi di formazione seguiti
  • Eventuali certificazioni acquisite
  • Principali gruppi di skill che il dipendente possiede
  • Data e risultati dell’ultima auto-valutazione
  • Data e risultati dell’ultima valutazione delle competenze da parte del responsabile
  • Presentazione in forma grafica dei risultati di valutazione e auto-valutazione
  • Indicatore analogico della valutazione media degli skills

Alcune informazioni devono essere inserite manualmente come le certificazioni acquisite dal dipendente. Per aggiungerle cliccare sul bottone a forma di matita nella pagina di elenco delle schede di assessment dei dipendenti.

Per procedere all’Assessment degli skills del dipendente si opera nel seguente modo:

  • cliccare sulla scheda del dipendente di cui si vuole effettuare l’assessment
  • cliccare sul triangolino alla destra del tasto “Modifica”
  • selezionare “Assessment”
  • per ciascun skill indicato selezionare un valore da 0 a 5 (0=skill non posseduto, 5=skill posseduto al livello massimo)
  • cliccare su Avanti per procedere con un altro gruppo di skill
  • procedere finchè non appare il bottone “Fine” che consente di terminare la procedura

La pagina presenta inoltre un grafico che mette a confronto i risultati di Skill Assessment con quelli di Auto-Assessment e che può essere utilizzato per avviare un confronto costruttivo con il dipendente finalizzato a stabilire una valutazione il più possibile condivisa tra capo e collaboratore.

Per procedere all’Auto-Assessment si opera in modo analogo ma sarà il dipendente stesso ad inserire i dati:

  • cliccare sulla scheda del dipendente di cui si vuole effettuare l’assessment (il dipendente vedrà solo quella)
  • cliccare sul triangolino alla destra del tasto “Modifica”
  • selezionare “Auto-Assessment”
  • per ciascun skill indicato selezionare un valore da 0 a 5 (0=skill non posseduto, 5=skill posseduto al livello massimo)
  • cliccare su Avanti per procedere con un altro gruppo di skill
  • procedere finchè non appare il bottone “Fine” che consente di terminare la procedura

Una volta effettuato l’assessment o auto-assessment ricaricando la pagina (o premendo il bottone refresh che si trova nell’elenco dal quale si attiva l’assessment) si ottiene l’aggiornamento del grafico che confronta i dati di Skill Assessment con quelli di Auto-Assessment.

Skill View

Questa pagina consente di visualizzare tutte le valutazioni di skill assessment consentendo di ordinarle per dipendente, per skill, per valutazione. L’ordinamento si ottiene cliccando su una colonna. Ogni volta che si clicca l’ordinamento passa infatti da “ascendente” a “discendente”.

Motore di ricerca degli skill

Consente di ricercare tutti i dipendenti che possiedono un determinato insieme di skill con predefiniti livelli di grading (da 1 a 5). La maschera di ricerca si presenta nel seguente modo:

La pagina permette di selezionare più filtri di ricerca.

DIPENDENTELa ricerca è circoscritta alle conoscenze di un determinato dipendente
MANSIONELa ricerca è circoscritta ai dipendenti che rivestono una specifica mansione
SETTORELa ricerca è circoscritta ad un determinato settore
SKILL1, 2…La ricerca è circoscritta ad uno o più specifici Skill
GRADING 1, 2…La ricerca tiene conto del livello minimo di possesso dello skill impostato

Ad esempio, si possono cercare i dipendenti che hanno il possesso contemporaneamente di un specifico skill con grading > 2 e di un altro speifico skill con grading > 3, ecc. La ricerca restituisce una o più righe che soddisfano i criteri e che possono essere visualizzate cliccando sul link della colonna ID.

 

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Ferie e permessi

Richiesta ferie e permessi

Per inoltrare una richiesta di ferie o di un permesso, selezionare dal menu  la voce “Ferie e permessi” e dal sottomenu “Richiesta ferie e permessi”:

Nella barra Azioni selezionare “Crea Richiesta ferie e permessi”.

La maschera di inserimento dati differisce a seconda che l’utente abbia il ruolo HR / segretaria oppure uno degli altri ruoli. Nel primo caso sarà necessario selezionare il dipendente per il quale inserire la richieste Ferie e permessi, nel secondo caso invece non sarà necessario selezionare il dipendente in quanto esso è automaticamente determinato in base all’utente che ha effettuato il login. Nell’esempio sotto riportato si fa riferimento al caso di accesso come dipendente.

Per effettuare la richiesta di un solo giorno, è sufficiente indicare la data di inizio, senza selezionare la data di fine.  Se si tratta di giornata intera, non serve indicare Ora/minuti. Si deve invece sempre specificare il tipo di permesso: nel caso di ferie, ad es. ex festività (EF), oppure permesso per servizio (PSE), e via di seguito con tutte le altre tipologie che l’HR ha definito.

Supponiamo che si tratti di ferie. Nell’area “Motivaz.” si può eventualmente scrivere la motivazione o, se non è necessario, si può direttamente salvare. Sotto il campo Motivaz. si vedono dei campi nascosti (Autorizzata, Respinta, In attesa di autorizzazione) che verranno resi disponibili successivamente, in quanto in questo momento la richiesta è in fase di autorizzazione. Nel caso che la richiesta sia respinta, comparirà sulla schermata la nota del responsabile che ne riporta la motivazione.

Nella parte inferiore della schermata sono riportati i contatori delle ore spettanti, ore maturate e ore fruite per Ferie, Ex Festività e Permessi ROL (riduzione orario di lavoro).

Una volta salvati i dati premendo il tasto “Save” viene mostrata la maschera che segue.

Premendo il pulsante “Richiesta ferie e permessi” sulla barra Azioni vengono elencate tutte le richieste inoltrate tra le quali comparirà anche la nuova richiesta, con la spunta sulla casella “In attesa di autorizzazione”.

Nel caso di richiesta di autorizzazione ferie per un periodo più lungo, si seguirà la stessa procedura, aggiungendo però anche la data di fine e, eventualmente, la motivazione:

Per creare invece la richiesta di un permesso orario, si seguirà la procedura presentata nel primo caso (indicazione del solo giorno di inizio), aggiungendo l’orario di inizio e fine del permesso e la motivazione, ad es. Ex Festività (EF), salvando poi la richiesta effettuata.

Inserimento di certificati medici

E’ possibile allegare alla richiesta ferie o permessi un allegato. Ad esempio nel caso di richiesta di assenza per malattia o per cure mediche, è possibile allegare il certificato del medico. Il documento deve essere però prima caricato nel modulo documenti di HR-Assistant. Si potrà quindi procedere ad allegarlo alla richiesta del permesso.

Autorizzazione ferie e permessi

In questa sezione si esaminerà la procedura da seguire per autorizzare ferie e permessi.

Il sistema invia automaticamente una mail al responsabile del dipendente che ha inoltrato la richiesta ferie e permessi per notificargli che c’è una richiesta in attesa. Una mail analoga viene anche inviata al responsabile superiore e al responsabile HR, per assicurare che la richiesta di ferie o permessi venga presa in carico in tempo, qualora il responsabile diretto fosse impossibilitato a farlo.

Il responsabile può autorizzare la richiesta direttamente dalla mail cliccando sul link che lo indirizzerà prima alla pagina di login e poi alla pagina di autorizzazione. Oppure il responsabile può entrare nel sistema e selezionare dal menu la voce “Ferie e permessi” e dal sottomenu “Richiesta ferie e permessi”. Si apre la pagina “Richiesta Ferie e permessi”, nella quale compare l’elenco delle richieste di ferie/permessi da autorizzare/autorizzate. Cliccando quindi sull’icona “modifica” a sinistra del cognome del dipendente si apre una nuova pagina che fornisce i dettagli della richiesta.

Il responsabile deve soltanto cliccare sul tasto corrispondente ad “Autorizzata” o “Respinta”. In quest’ultimo caso, è bene che inserisca nello spazio apposito una breve nota, per motivare la sua decisione.

Una volta autorizzata o respinta la richiesta, il responsabile salva il contenuto della pagina, attraverso il tasto “Salva”.

La richiesta risulta autorizzata, come si vede nella schermata successiva:

Alla fine della procedura, il sistema invia automaticamente una mail al dipendente per informarlo dell’esito della sua richiesta.

Al fine del controllo presenze, il sistema registra le ferie o i permessi autorizzati, in modo che le mancate timbrature siano giustificate.

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Straordinari e Reperibilità

Straordinari

Solitamente all’interno di un progetto viene previsto un certo numero di ore di straordinario. Queste ore possono ricevere pertanto una pre-autorizzazione, ma il dipendente deve poi rendicontarle, richiedendo l’autorizzazione al pagamento di quelle effettuate in determinate date e orari. Per effettuare tale operazione, nella voce del menu “Straordinari e reperibilità” cliccare su “Straordinari”:

e successivamente, nella barra Azioni, su “Crea straordinari”.

Nella pagina che si apre appaiono alcuni campi obbligatori, contraddistinti dall’asterisco, e altri facoltativi.

L’anno è predefinito. Va indicato invece il mese e il codice di commessa su cui le ore di straordinario verranno caricate. Nella riga sottostante può eventualmente essere caricato un documento di autorizzazione preventiva firmato dal responsabile nel quale si dichiara che il dipendente è autorizzato ad effettuare un certo numero di ore di straordinario in un determinato periodo per certe motivazioni.

Il dipendente indica nelle varie righe il giorno, l’ora di inizio e di fine dello straordinario e la motivazione. Le righe a disposizione sono 8, corrispondenti a 8 date diverse.. Qualora ne sia necessario un numero maggiore, si crea un’altra richiesta straordinari. Alla fine dell’inserimento dei dati, si salva la pagina.

Il responsabile (e anche il responsabile superiore) riceve, come per la richiesta di ferie e permessi, una mail che lo informa dell’inserimento della richiesta di autorizzazione. Cliccando su “Straordinari” nella barra Azioni, può prenderla in esame.

Una volta che la richiesta è stata autorizzata, sempre con nel caso di ferie o permessi, una notifica via mail è inviata automaticamente al dipendente, il quale riceve così conferma che quello straordinario effettuato gli verrà pagato.

Reperibilità

La reperibilità riguarda solitamente un periodo in cui il dipendente può essere contattato fuori dell’orario di lavoro e ha quindi diritto contrattualmente ad un’indennità di reperibilità. In relazione a tale disponibilità il dipendente rendiconta i tempi in cui è stato reperibile. Qualora non sia sufficiente un intervento telefonico e il dipendente reperibile debba effettuare un intervento sul posto, acquisirà il diritto a ore di straordinario.

Nella voce del menu “Straordinari e reperibilità” cliccare su “Reperibilità” e successivamente, nella barra Azioni, su “Crea Reperibilità”.

Si apre la pagina illustrata nella figura seguente. In essa il dipendente indica il cognome e il nome, il periodo (convenzionalmente la settimana) di reperibilità, il giorno della settimana e la fascia oraria in cui è stato reperibile, le eventuali ore di straordinario che ha dovuto effettuare:

Al termine, salvare la pagina.

Anche in questo caso, la rendicontazione dovrà essere approvata dal responsabile o dall’HR, che non potrà modificare i dati, ma solo approvare o respingere, inserendo eventualmente una motivazione della decisione. Il dipendente riceverà una mail di notifica, in cui compare anche la motivazione, se inserita.

Il sistema, nell’estrazione dei dati per i cedolini, riporterà le ore (di reperibilità e di straordinario), che poi verranno valorizzate con gli importi opportuni in relazione al contratto e all’inquadramento da chi è incaricato della loro predisposizione.

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