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Schede carburante auto aziendali

Il modulo schede carburante consente di predisporre le richieste di rimborso carburante delle auto aziendali al fine di consentirne il pagamento tramite il cedolino. Inoltre consente di monitorare i costi complessivi per il controllo della spesa.

Il processo aziendale sotteso è il seguente: il dipendente che ha l’auto aziendale assegnata compila la scheda carburante in formato cartaceo, la firma, allega gli scontrini, consegna il tutto alla segreteria, si fa autorizzare attraverso il workflow la richiesta dal responsabile. Successivamente il personale di staff  inserisce i dati nel modulo che qui si descrive.

Dal menu selezionare “Auto aziendali” e dal sottomenu “Schede carburante auto az.”

Dalla barra Azioni selezionare “Crea Schede carbur. auto az.”.

Nella pagina che si apre inserire il nome del dipendente, selezionandolo dalla lista che si ottiene cliccando sul pulsante identificato da un freccia

L’anno di riferimento è preselezionato. Inserire poi il mese. La voce riguardante l’acquisto del carburante con carta aziendale è finalizzata al tracciamento dei costi, poiché evidentemente in questo caso non ci sono rimborsi da effettuare. Diversamente, nella casella “Costo carb. da rimbors” va indicato quanto risulta dalla richiesta cartacea.

Si clicca la casella “Da inoltrare” per evidenziare che la richiesta può iniziare l’iter per il rimborso.

Si salva infine la pagina.

Dal menu Azioni cliccando su   si apre la lista delle schede in cui comparirà anche quella appena inserita.

Attraverso i flag “Da inoltrare, “Inoltrato” e “Pagato”, settabili tramite la funzione “Mass update” è possibile gestire il processo di rimborso. L’incaricato del processo li utilizza nel modo seguente:

Da inoltrareSetta le richieste che devono essere inserite dal sistema nel file dei dati per i cedolini
InoltratoSegnala che le richieste sono pervenute all’ufficio paghe
PagatoSegnala che le richieste sono state rimborsate

Attenzione: Se non viene resettato lo stato “Da inoltrare”, ad ogni estrazione dei dati per i cedolini le richieste vengono reinserite.

Attraverso  i tre “stati” sopra descritti, nella pagina “Ricerca globale schede carburante auto az.” si possono facilmente filtrare i dati attraverso la maschera di ricerca e andare a selezionare specifiche schede carburante.

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Rimborsi chilometrici

Questo modulo riguarda i rimborsi ai dipendenti che usano l’auto propria per servizio; naturalmente tale uso deve essere stato preautorizzato. Il rimborso è calcolato sulla base delle tabelle ACI.

Il personale di staff  inserisce i dati che il dipendente ha fornito tramite modulo cartaceo nel modo che qui si descrive.

Dal menu selezionare “Auto aziendali” e dal sottomenu “Rimborsi chilometrici”. Quindi dalla barra Azioni selezionare “Crea Rimborsi chilometrici”.

Nella pagina che si apre inserire il nome del dipendente, selezionandolo dalla lista che si ottiene cliccando sul pulsante “Seleziona”

Inserire il mese (l’anno di riferimento è pre-selezionato). Nelle righe seguenti è possibile inserire più viaggi relativi al mese indicato (fino a 10). Compilare i dati relativi a ciascun viaggio specificando la data, destinazione, numero di chilometri percorsi, indicando se viaggio di sola andata oppure andata e ritorno. Nella casella codice di commessa inserire il codice relativo alla commessa alla quale si riferisce la trasferta. Il “prezzo carburante” è quello riportato dalle tabelle ACI. Alla fine della compilazione si marca “Da inoltrare” e poi si salva la pagina.

Come per il modulo della scheda carburante, attraverso i flag “Da inoltrare, “Inoltrato” e “Pagato”, settabili tramite la funzione “Mass update”, è possibile gestire il processo di rimborso.

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Timesheet

Si illustra in questa sezione la funzione timesheet ovvero l’attività di rendicontazione progetti. Nel seguito utilizzeremo anche il termine “commessa” come sinonimo di progetto. La struttura è articolata su tre moduli:

Codici commessaDefinizione dei codici identificativi dei progetti o commesse e informazioni ad essi associate. I codici possono essere introdotti manualmente oppure caricati da file.
Assegnazione commesseAssegnazione alle risorse dei progetti / commesse su cui caricare le ore lavorate
RendicontazioneRendicontazione mensile delle ore lavorate su progetto. Questo modulo include anche una funzione di generazione reports esportabili con il riepilogo delle ore lavorate sui vari progetti.

Codici progetto

Il progetto identifica l’attività commissionata dal cliente sulla quale possono essere caricate le ore lavorate. Il responsabile HR definisce, integrando i dati provenienti dalle varie strutture, tutti i nomi o codici di progetto o commessa che è opportuno tracciare. Per creare manualmente la lista dei nomi o codici di commessa, nel sottomenu cliccare su codici commessa e, nella barra Azioni “Crea Codici commessa”

Nel primo campo deve essere inserito il nome o codice di commessa/progetto. Il campo è totalmente libero. Tuttavia, poiché tale nome o codice comparirà nei report di rendicontazione e nelle successive schermate all’interno delle colonne, è opportuno scegliere un nome o codice non troppo lungo.

Nel campo “Cliente ”indicare il Cliente a cui la commessa si riferisce.

Nel campo “Prodotto/Servizio” si deve indicare il prodotto o servizio a cui la commessa si riferisce. Nel campo “BU” va invece indicata la Business Unit o la struttura responsabile per l’attività. Nei campi Tipologia e Descrizione si deve indicare rispettivamente la tipologia di attività e la sua descrizione. Il campo “h/u previste” consente di definire quante ore uomo possono essere caricate in totale  sulla commessa. Infine occorre introdurre nel campo “Anno” l’anno al quale le informazioni si riferiscono.

Tramite l’anno è possibile identificare tutti i progetti o commesse degli anni precedenti e le relative rendicontazioni, al fine di poter effettuare eventuali verifiche su richiesta degli organi di controllo, come nel caso di progetti finanziati.

Una volta salvata la pagina, il progetto compare nell’elenco Codici commessa.

Assegnazione progetti o commesse

Ad ogni dipendente che deve effettuare la rendicontazione devono essere assegnati uno o più progetti / commesse sui quali è abilitato a caricare le ore.

Cliccando su “Crea Assegnazione codici” si apre una pagina in cui compare l’elenco dei dipendenti con i progetti loro assegnati. Se si vuole modificare tale assegnazione a qualcuno di loro, cliccare sul pulsante “Modifica” accanto al nome. Si apre così una nuova pagina.

Nell’esempio al dipendente sono assegnati tre commesse. Cliccando su una delle caselle vuote, si apre un menu a tendina, dal quale è possibile assegnare al dipendente eventuali altri progetti fino ad un massimo di 16. Se si vogliono assegnare più di 16 codici oppure se si vuole abilitare il dipendente a caricare su tutti i progetti disponibili, occorre spuntare la casella “Abilita tutti i Codici” in alto a destra.

L’assegnazione dei progetti ai dipendenti può avvenire più volte nell’anno, ad esempio se partono nuovi progetti o se un progetto si è chiuso per cui non si deve più permettere di caricare ore. Naturalmente il sistema non perde quanto rendicontato in precedenza: solo dal momento delle nuove assegnazioni di progetti si potrà rendicontare sui nuovi progetti, così come si potrà continuare a farlo sui precedenti.

Rendicontazione

La rendicontazione può essere effettuata con cadenza giornaliera, settimanale o annuale. La scelta del periodo deve essere effettuata dal cliente in fase di configurazione. Essa non può più essere modificata successivamente se non rigenerando tutti i dati di rendicontazione e perdendo quindi i relativi dati. 

Nella figura che segue un dipendente ha caricato le ore lavorate mensilmente e nella colonna “controllo” compare un “OK”, inserito automaticamente dal sistema quando il numero delle ore caricato è coerente col numero di ore che si poteva caricare in funzione quindi dell’orario di lavoro.

Il dipendente, nella sezione rendicontazione che lo riguarda, vede in questo esempio 12 reports mensili. Per caricare le ore sceglierà la riga corrispondente al mese su cui deve rendicontare (ad esempio il mese 2) cliccando sul simbolo di modifica (vedi figura) .

La finestra che si apre consente di scegliere con un menu a tendina i progetti su cui caricare scrivendo nella colonna a fianco il numero delle ore lavorate.

Qualora manchi la coerenza tra le ore totali da rendicontare e le ore caricate, il sistema segnala un errore. Questo è utile in particolare nei progetti finanziati dove i controlli da parte dell’autorità che finanzia il progetto sono più stringenti.

In pratica, il sistema controlla che ci sia coerenza tra le ore dichiarate e quelle per le quali il dipendente ha attestato la sua presenza al lavoro tramite le timbrature, incluse quelle effettuate a distanza, ad es. se lavora presso il cliente. Nel caso esemplificato, le ore inserite dal dipendente sono 162, mentre quelle­­ lavorate da consuntivare sono 168.

Riepilogo delle ore lavorate

Per generare un riepilogo delle ore lavorate su commessa cliccare su “Report rendicontazione”.

Si aprirà una pagina in cui viene richiesto di inserire l’anno di riferimento per le attività rendicontate. Il sistema chiederà quindi dove salvare il file generato.

Il file è generato nel formato “archivio zip” che contiene un file excel con il riepilogo delle ore caricate nell’anno.

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Timbrature

Timbrature “meccaniche”

Se è installata l’opzione “Rilevazione Presenze” ed è impostata la modalità di funzionamento con rilevatori presenze tradizionali, il sistema acquisisce in automatico i dati provenienti dai rilevatori presenze. In alternativa può essere impostata la modalità di timbrature virtuali o app timbrature effettuabili da pc, tablet o smartphone. In entrambi i casi il sistema elabora i dati di timbratura notificando ai dipendenti per email le eventuali anomalie ed evidenziando queste ultime nella pagina “Registrazione Assenze”.

Timbrature virtuali on-line

Si spiega qui il percorso per inserire le timbrature virtuali da pc. Per la modalità di inserimento tramite app timbrature vedere la sezione specifica. Le timbrature possono essere inserite soltanto dai dipendenti i quali siano autorizzati alle timbrature virtuali. In questi casi il dipendente deve essere configurato mediante un profilo di timbratura specifico.

Cliccare nella voce del menu “Timbrature” e successivamente nella voce del sottomenu “Timbrature on-line”.

Nella pagina che si apre, cliccare sul tasto “Crea”, posizionato sulla destra in alto:

La pagina successiva è molto semplice da utilizzare in quanto data e orario sono inserite automaticamente. Anche la scelta tra ingresso e uscita è di fatto proposta dal sistema, in base al fatto che sia stata già effettuata o meno una timbratura di entrata.

Premere “Salva” per effettuare la “timbratura”.

E’ possibile visionare le timbrature effettuate in qualunque data, cliccando su “Elenca Timbrature Web” nella barra Azioni, eventualmente filtrandole per data.

L’elenco delle timbrature riporta la distanza dalla sede  di lavoro nel momento in cui il dipendente ha effettuato la timbratura. il simbolo della mappa consente di visualizzare da dove è stata fatta la timbratura.

Omesse timbrature

Nel caso in cui manchino una o più timbrature (sia meccanica che on line), si può utilizzare la funzionalità del sottomenu “Gestione omesse timbrature”.

Cliccare sul pulsante “Crea nuova timbratura” sulla barra Azioni.

Nella pagina che si apre inserire la data, l’orario (ora e minuti) e il tipo di timbratura (ingresso/uscita). Quindi salvare.

Cliccando invece su “Elenco timbrature aggiunte” si verifica se una timbratura è stata effettivamente inserita.

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Trasferte e note spesa

trasferte e note spesa

Trasferta

In questa sezione spieghiamo come inserire una richiesta di trasferta. Nella barra del menu cliccare “Trasferte” e poi “Trasferte” nel sottomenu.

Sulla barra Azioni selezionare “Crea trasferte”.

Si apre la pagina in cui inserire tutti i dati relativi alla trasferta. Se la trasferta è creata dalla segretaria o da un utente con il ruolo HR, il sistema chiede di selezionare il dipendente che deve effettuare la trasferta. Prima di tutto selezionare il nome dalla lista, cliccando sul pulsante “Seleziona”.

Si apre così una finestra di dialogo dove si può selezionare il nome desiderato

Una volta selezionato il nome, la finestra si chiude. Tramite il pulsante “Seleziona”, si può selezionare il progetto su cui si devono caricare i costi della trasferta, sempre utilizzando la finestra di dialogo che si apre. Si riempiono successivamente gli altri campi: la destinazione, l’eventuale motivazione, le date di partenza e di ritorno. Si possono anche inserire informazioni per l’ufficio viaggi come la richiesta di prenotazione del biglietto aereo, dell’ albergo,  di un’auto a noleggio, l’eventuale richiesta di anticipo in euro o in valuta estera, altre annotazioni. Poi si salva la pagina.

Si apre quindi una schermata di controllo dei dati inseriti e la richiesta è pronta per l’approvazione. Di norma la segretaria, poiché deve occuparsi di contattare l’ufficio viaggi, contestualmente fa anche firmare la richiesta al responsabile nella versione cartacea. Al momento non è disponibile l’autorizzazione elettronica prevista per le altre richieste.

Note spesa

Al ritorno dalla trasferta, si devono rendicontare le spese sostenute a carico dell’azienda, chiedere eventuali rimborsi, ecc.

Per procedere in questa operazione, sulla barra Azioni selezionare “Elenco trasferte” e sulla pagina che si apre il numero della trasferta effettuata.

Si apre una ulteriore pagina in cui compaiono tutte le informazioni relative alla trasferta e, nella parte inferiore, la sezione da cui si può creare la nota spese di quella particolare trasferta

Cliccando sul pulsante “Crea” si apre la pagina in cui vanno inserite tutte le informazioni relative alla nota spese.

La prima sezione richiede alcune informazioni:

  • selezionare la trasferta cliccando sulla freccia
  • pulsante “contiene fatture”: cliccare in caso affermativo
  • la data e l’eventuale orario di partenza, in relazione al tipo di contratto e al rimborso delle ore di viaggio
  • la data e l’eventuale orario di ritorno
  • la eventuale diaria prevista dal contratto

La seconda sezione è a cura della segretaria, perché in essa si riportano le spese di viaggio sostenute dall’azienda.

Nella terza sezione il dipendente annota le spese che ha sostenuto e di cui chiede il rimborso. Tali spese vanno indicate in questa sezione anche se pagate con carta di credito personale del dipendente.

Nella quarta sezione invece si annotano le spese sostenute con la carta di credito aziendale, per le quali non si dovrà ovviamente richiedere un rimborso ma che devono essere calcolate dall’azienda nel costo complessivo della trasferta.

La quinta sezione è infine relativa alle spese sostenute in valuta, per le quali bisogna effettuare la conversione in euro.

Se il dipendente ha completato la compilazione, clicca sulla casella “Completata dal dipendente”, altrimenti salva la pagina per completarla in un altro momento.

Gli scontrini relativi alla trasferta vanno raccolti in una busta chiusa, contrassegnata dal numero progressivo della trasferta.

Possibilità di allegare ricevute

E’ possibile allegare ricevute alla nota spese al fine di consentire all’amministrazione di effettuare i necessari controlli. Per allegare una ricevuta si deve prima salvare la nota spese e poi caricare nel sistema il file contenente la ricevuta. Esiste a tal fine un apposito modulo generico chiamato “Notes” che consente di caricare qualsiasi documento. Il modulo è accessibile dalla pagina “Home”. Selezionare “Crea Nota o Allegato”, e inserire un nome nel campo “Oggetto”, quindi scegliere il file da caricare e infine salvare. Tornare quindi alla Nota  Spese e selezionarla dall’elenco (va aperta in visualizzazione e non in modifica). Al fondo della pagina di visualizzazione della Nota Spese comparirà sotto la dicitura “Notes” il bottone “Seleziona” dal quale si potrà selezionare la nota contenente la foto della ricevuta che verrà allegata quindi alla Nota spese.

Al termine dell’operazione viene mostrato al fondo della Nota spese la ricevuta allegata.

Per ulteriori informazioni sul modulo trasferte e note spesa clicca qui

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