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Una delle prime operazioni che devono essere svolte per utilizzare HR-Assistant è quella di adattare il sistema al contesto aziendale e inserire le informazioni obbligatorie per il suo funzionamento. L’accesso ai vari moduli senza aver completato questa sequenza può provocare un funzionamento anomalo. Tra l’altro le opzioni che appaiono nei menu a scorrimento, che sono utilizzati ovunque all’interno del sistema, dipendono dai dati impostati in questa configurazione. La procedura di configurazione deve essere obbligatoriamente eseguite dall’amministratore nella sequenza indicata;

  • creazione dei contratti di lavoro utilizzati
  • creazione dei livelli di inquadramento del personale
  • creazione delle mansioni
  • creazione delle sedi aziendali
  • creazione della struttura organizzativa
  • creazione della scheda aziendale
  • creazione delle anagrafiche del personale
  • creazione degli utenti
  • modifica delle impostazioni generali
  • creazione dei profili di orario di lavoro/timbratura e loro assegnazione ai dipendenti (solo se attivato modulo “Rilevazione Presenze”)

E’ necessario loggarsi come amministratore con le credenziali comunicate all’attivazione del sistema.

Oltre alle suddette configurazioni obbligatorie sono disponibili altre configurazioni opzionali. La tabella seguente riporta l’elenco completo di tutte le configurazioni disponibili (in grassetto le configurazioni obbligatorie).

Contratti di lavoro

Nella maggioranza dei casi i dipendenti di un’azienda sono inquadrati tutti nel medesimo contratto di lavoro. Esistono però anche casi in cui all’interno dell’azienda sono presenti più contratti di lavoro.

Si deve quindi creare una lista con la denominazione di tutti i contratti di lavoro presenti in azienda.

Dotazioni

Elenco di tutte le dotazioni di sicurezza che possono essere assegnate ai dipendenti.

Per poi assegnare a ciascun dipendente le dotazioni che gli necessitano in funzione della sua attività e luogo di lavoro, utilizzare il modulo “dotazioni assegnate” nella voce di Menu “Personale”.

Livelli di inquadramento

Ogni contratto di lavoro identifica dei livelli di inquadramento del personale.

Si deve creare una lista che contiene dei livelli di inquadramento previsti considerando tutti i contratti di lavoro che l’azienda utilizza.

Ad esempio se il contratto A prevede l’inquadramento dai livelli 3° al 7° e il contratto B prevede l’inquadramento dal 4° al 9°, si dovrà creare una lista che comprende i livelli dal 3° al 9°.

MansioniIn questa sezione si possono elencare tutte le mansioni (con rif. a quelle definite nei contratti di lavoro)  assegnate ai dipendenti. Almeno una mansione deve essere inserita. Durante la creazione dell’archivio del personale sarà infatti richiesto di specificare la mansione di ciascun dipendente.
Giustificazioni assenze

Nelle aziende che utilizzano sistemi di timbratura per tracciare gli orari di inizio/fine del turno di lavoro, va evidentemente gestito il caso di timbratura assente. L’assenza di timbratura può dipendere da vari motivi: assenza per malattia, lavoratore in trasferta, permesso, ferie, ecc.

Si deve creare una lista che contiene tutte le possibili motivazioni legittime previste dai regolamenti interni o dalla prassi aziendale per cui una timbratura può essere assente.

Il caso del lavoratore che ha omesso per dimenticanza una timbratura può essere gestito dal lavoratore stesso attraverso una operazione effettuata attraverso il sistema, e quindi tracciata, oppure dalla persona addetta al controllo presenze.

Si riporta un elenco di possibili motivazioni per omessa timbratura:

Congedo Matrimoniale, Congedo Parentale Facoltativo, Congedo non retribuito, Conv.Rip., Donazione Sangue, Ex Festivita, Ferie, Flessibilita mensile, Legge 104, Lutto, Malattia, Maternita, Part-time verticale, Per Servizio, Permesso Seggi Elettorali, Permesso Banca, Permesso Esami, Permesso non retribuito, Permesso Sindacale, Permesso studio 150 ore, Riposo Turnisti, ROL, Sciopero

Sedi aziendalidevono essere qui inserite tutte le sedi di lavoro dell’azienda
Struttura organizzativadevono essere qui inserite tutte le strutture organizzative previste dall’organigramma aziendale (ogni dipendente dell’azienda dovrà in seguito essere assegnato ad una ed una sola struttura organizzativa).
Tipologie permessi

Quando un dipendente deve assentarsi dal posto di lavoro,  quale che sia la durata dell’assenza e la motivazione, deve normalmente chiedere un permesso e farselo autorizzare dal proprio responsabile.

Oltre che per i casi di permesso previsti dal contratto di lavoro, l’azienda può aver la necessità di identificare anche altre situazioni ed esigenze di servizio che comportano l’assenza dal posto di lavoro.

Si deve inserire l’elenco di tutte le tipologie di permessi previsti dall’azienda.

Titoli di cortesiaL’elenco di tutti i titoli professionali e relative abbreviazioni utilizzate nelle anagrafiche del personale (es. dr., rag., Sig., ing., avv., ecc. )
Titoli di studioL’elenco di tutti i titoli di studio utilizzati nelle anagrafiche del personale (es. licenza media, diploma di istruzione secondaria superiore, laurea di primo livello, laurea  magistrale, ecc., con le eventuali specializzazioni)
CategorieNell’ambito della gestione documentale, è possibile assegnare una categoria al documento che si sta caricando nel sistema al fine di poter facilitare la ricerca dei documenti. In questa sezione è possibile creare una lista di categorie dei documenti che verrà proposta al momento di assegnare la categoria ad un documento.
SottocategorieOltre la categoria  è possibile assegnare una sotto-categoria al documento che si sta caricando nel sistema. In questa sezione è possibile creare una lista di sotto-categorie che verrà proposta al momento di assegnare la sotto-categoria ad un documento.

Per prima cosa occorre definire il nome dell’azienda. Per farlo si deve cliccare la voce di Menu “Dati azienda” e nel sottomenu la voce “Anagrafica azienda”.


Contratti di lavoro

Dal sottomenu che si apre sotto la voce “Configurazione” selezionare la sottovoce “Contratti di lavoro”.

Quindi nella barra Azioni selezionare la voce “Crea Contratti di lavoro”. 

Si apre la finestra mostrata nella figura che consente di procedere all’inserimento dei dati relativi ai Contratti di lavoro.

Nel campo “Contratto” indicare la denominazione ufficiale del contratto. Il campo Descrizione può servire ad inserire una eventuale descrizione. Nel campo “Codifica” inserire infine una abbreviazione per identificare il contratto utilizzando non più di 4 caratteri. Questa codifica è utile per non occupare troppo spazio nelle tabelle e reports che il sistema automaticamente produce.

Una volta terminato l’inserimento, premere  il tasto “Salva”. Se si è commesso un errore nell’ aprire questa pagina si può annullare l’inserimento premendo il tasto “Cancella” che fa tornare alla pagina precedente.

Dopo aver premuto “Salva” il sistema mostra i dati inseriti (vedi esempio nella figura seguente). E’ possibile modificarli nuovamente premendo il tasto “Modifica”.

Infine il tasto “Elenca Contratti di lavoro”, presente nella barra “Azioni”, permette di produrre la lista dei contratti di lavoro inseriti.

Livelli di inquadramento

Dal sottomenu che si apre sotto la voce “Configurazione” selezionare la sottovoce “Livelli di inquadramento”.  

Nella barra Azioni, selezionare poi la voce “Crea Livelli di inquadramento”.

Si apre la finestra mostrata nella figura seguente che consente di procedere all’inserimento dei dati.

Nel campo “Livello” indicare la denominazione del livello di inquadramento. Il campo Descrizione può servire ad inserire una eventuale descrizione. Nel campo “Codifica” inserire infine una abbreviazione per identificare il livello.

Al termine premere il tasto “Salva” in alto a sinistra. Se si è commesso un errore nell’aprire questa pagina si può annullare l’inserimento premendo il tasto “Cancella” che fa tornare alla pagina precedente.

Dopo aver premuto “Salva” il sistema mostra i dati inseriti (v. esempio nella figura seguente). E’ possibile modificarli nuovamente premendo il tasto “Modifica.”

Mansioni

Dal sottomenu che si apre sotto la voce “Configurazione” selezionare la sottovoce “Mansioni”. 

Nella barra Azioni, selezionare la voce “Crea Mansioni”.

Si apre la finestra mostrata nella figura seguente che consente di procedere all’inserimento dei dati.

Sedi aziendali

Dal sottomenu che si apre sotto la voce “Configurazione” selezionare la sottovoce “Sedi aziendali”. 

Nella barra Azioni, selezionare la voce “Crea Sedi aziendali”.

Si apre la finestra mostrata nella figura seguente che consente di procedere all’inserimento dei dati.

L’indirizzo della sede aziendale consente al sistema di definire la posizione GPS della sede che può essere usata per visualizzare le timbrature effettuate dai dipendenti mediante app. Se l’indirizzo della sede è riconosciuto vengono mostrate nella vista di sintesi riportate le coordinate gps della sede.

Struttura organizzativa

La struttura organizzativa consente di suddividere i dipendenti in base alla loro collocazione nell’organigramma. Nella definizione della struttura si deve procedere top-down. Si inizia quindi definendo il nome della struttura di livello superiore. Per questa si usano di solito termini come Direzione Generale, Direzione, Presidente, oppure semplicemente indicando il nome dell’azienda. 

Si procede quindi inserendo tutte le strutture che stanno immediatamente al di sotto della struttura di livello superiore. Per ognuna di esse è necessario selezionare la struttura di livello superiore da cui dipende. Cliccare sul pulsante freccia   come  indicato nella figura seguente.

Ciò determinerà l’apertura di una finestra nella quale sono elencate tutte le strutture Cliccare quindi sul nome della struttura che si vuole selezionare.

Si procede in questo modo fino al completamento dell’inserimento di tutte le strutture.

Cliccando sul link organigramma si possono visualizzare graficamente le strutture inserite.

Inserimento dei dati relativi all’azienda

Dal sottomenu che si apre sotto la voce “Dati azienda” selezionare la sottovoce “Anagrafica azienda”:

Quindi nella barra Azioni che appare al di sotto della voce selezionata, selezionare la voce “Crea Anagrafica Azienda”. Si apre la finestra mostrata nella figura seguente che consente di procedere all’inserimento dei dati. Le informazioni minime che si devono inserire sono quelle contrassegnate dall’asterisco.

Anche se non sono tutti obbligatori si consiglia di inserire quanti più dati possibile al fine di averli sempre a portata di mano anche accedendo all’applicazione da smartphone.

Infine cliccare su Salva per salvare le informazioni inserite.

Una volta completata la configurazione è opportuno fare un controllo generale dei dati inseriti prima di passare allo step successivo. Se necessario effettuare le modifiche, ad esempio editare uno specifico elemento della lista, cancellare elementi, inserirne di nuovi. A titolo di esempio nella figura seguente viene mostrato l’elenco delle strutture organizzative e delle relative sigle.