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Selezionare dal sotto menu “Configurazione” la sottovoce “Utenti”, quindi nella barra Azioni, selezionare la voce “Crea Utente”:

Si apre la finestra mostrata nella figura seguente che consente di procedere all’inserimento dei dati relativi ad un nuovo utente del sistema.

Significati dei vari campi:

Dipendente

Se l’utente che si sta creando è anche dipendente dell’azienda, bisogna inserire in questo campo l’identificativo del dipendente presente nell’archivio del personale. Per farlo occorre cliccare sul simbolo della freccia che si trova accanto al campo Dipendente e quindi selezionare dall’elenco il nome del dipendente corrispondente all’utente che si sta creando.

Se viceversa l’utente che si sta creando non è dipendente (ad es.  è un consulente esterno) il campo “Dipendente” deve essere lasciato vuoto.

Ruolo

Ogni utente del sistema ha un ruolo preassegnato dall’amministratore. Il ruolo identifica i diritti di accesso dell’utente alle funzionalità del sistema ed ai dati.

I ruoli possibili sono:

dipendenti

Devono essere collocati in questo ruolo i dipendenti che non hanno collaboratori da gestire e che non hanno funzioni direttive

Possono accedere ai seguenti moduli, limitatamente ai dati che li riguardano:

·         Richiesta ferie e permessi

·         Formazione

·         Straordinari e reperibilità

·         Rendicontazione attività su progetti

·         Gestione omesse timbrature

·         Trasferte

·         Note Spesa

·         Documenti

·         Festività e chiusure aziendali

Segretarie

Deve essere collocato in questo ruolo solo il personale (normalmente di segreteria) che è addetto al controllo presenze. Una segretaria che non abbia questo incarico rientra nel ruolo “dipendenti”.

NB: almeno una persona deve essere assegnata a questo ruolo

Possono accedere ai seguenti moduli:

·         Anagrafiche azienda

·         Registrazione assenze

·         Richiesta ferie e permessi

·         Prospetti annuali

·         Straordinari e reperibilità

·         Timbrature

·         Gestione omesse timbrature

·         Trasferte

·         Note Spesa

·         Documenti

·         Festività e chiusure aziendali

responsabili

Sono tutti i dipendenti che hanno almeno un collaboratore appartenente al personale dipendente da gestire (che risponde a lui per autorizzazioni di permessi, straordinari, ecc.)

Possono accedere ai seguenti moduli, limitatamente ai dati che li riguardano personalmente o che riguardano i propri collaboratori diretti:

·         Richiesta ferie e permessi

·         Straordinari e reperibilità

·         Rendicontazione attività su progetti

·         Gestione omesse timbrature

·         Trasferte

·         Note Spesa

·         Documenti

·         Festività e chiusure aziendali

HR

Devono essere collocati in questo ruolo il responsabile Human Resources e le persone da lui delegate a gestire l’applicazione HR-Assistant. Almeno una persona deve essere assegnata a questo ruolo.

·         NB: non assegnare a questo ruolo l’IT manager o un tecnico informatico, scegliere una persona vicina alle tematiche HR.

Direttori

 Sono i responsabili di una Direzione/Divisione o di una linea di Business.

Possono accedere ai seguenti moduli:

·         Anagrafiche azienda

·         Assegnazione codici (per rendicontazione su progetti)

·         Rendicontazione mensile

·         Archivio del personale

·         Richiesta ferie e permessi

·         Prospetti annuali

·         Straordinari e reperibilità

·         Schede carburante auto aziendali

·         Rimborsi chilometrici

·         Gestione omesse timbrature

·         Trasferte

·         Note Spesa

·         Documenti

·         Festività e chiusure aziendali

Ufficio_paghe

Questo ruolo non deve necessariamente essere ricoperto. Se l’addetto alla elaborazione delle paghe/cedolini deve poter operare su HR-Assistant occorre creargli un account con questo ruolo.

I diritti di accesso sono più limitati rispetto al ruolo HR in quanto non può creare accounts utenti, non ha accesso alle informazioni sul know-how, sulla valutazione prestazioni, sull’assessment, non può modificare i dati di configurazione del sistema. Può accedere ai seguenti moduli:

·         Anagrafiche azienda

·         Assegnazione codici (per rendicontazione su progetti)

·         Archivio del personale

·         Richiesta ferie e permessi

·         Prospetti annuali

·         RAP mensile

·         Registrazioni assenze

·         Schede carburante auto aziendali

·         Rimborsi chilometrici

·         Straordinari e reperibilità

·         Timbrature

·         Gestione omesse timbrature

·         Trasferte

·         Note Spesa

·         Documenti

·         Festività e chiusure aziendali

Nome utenteIl nome con cui l’utente si identifica in fase di login
Password inizialeLa password assegnata inizialmente all’utente il quale dovrà poi modificarla al primo accesso al sistema
Indirizzo emailL’indirizzo email aziendale dell’utente
Stato

Attivo: lo stato normale di un utente abilitato ad accedere al sistema

Inattivo: se un utente è posto in questo stato non potrà accedere al sistema. Un utente inattivo può essere riattivato in qualsiasi momento.

NB: una volta creato un utente non può essere cancellato, può solo essere reso inattivo

Invio mail di benvenutoSpuntando questa casella viene inviata all’utente una mail per informare l’utente che è stato creato il suo account e può accedere al sistema. Nella mail vengono inviati anche i riferimenti per accedere al sistema.
Link a documentazioneSi può inserire in qesto campo l’indirizzo http da cui l’utente può eventualmente scaricare la documentazione dell’applicazione