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Richiesta ferie e permessi

Per inoltrare una richiesta di ferie o di un permesso, selezionare dal menu  la voce “Ferie e permessi” e dal sottomenu “Richiesta ferie e permessi”:

Nella barra Azioni selezionare “Crea Richiesta ferie e permessi”.

La maschera di inserimento dati differisce a seconda che l’utente abbia il ruolo HR / segretaria oppure uno degli altri ruoli. Nel primo caso sarà necessario selezionare il dipendente per il quale inserire la richieste Ferie e permessi, nel secondo caso invece non sarà necessario selezionare il dipendente in quanto esso è automaticamente determinato in base all’utente che ha effettuato il login. Nell’esempio sotto riportato si fa riferimento al caso di accesso come dipendente.

Per effettuare la richiesta di un solo giorno, è sufficiente indicare la data di inizio, senza selezionare la data di fine.  Se si tratta di giornata intera, non serve indicare Ora/minuti. Si deve invece sempre specificare il tipo di permesso: nel caso di ferie, ad es. ex festività (EF), oppure permesso per servizio (PSE), e via di seguito con tutte le altre tipologie che l’HR ha definito.

Supponiamo che si tratti di ferie. Nell’area “Motivaz.” si può eventualmente scrivere la motivazione o, se non è necessario, si può direttamente salvare. Sotto il campo Motivaz. si vedono dei campi nascosti (Autorizzata, Respinta, In attesa di autorizzazione) che verranno resi disponibili successivamente, in quanto in questo momento la richiesta è in fase di autorizzazione. Nel caso che la richiesta sia respinta, comparirà sulla schermata la nota del responsabile che ne riporta la motivazione.

Nella parte inferiore della schermata sono riportati i contatori delle ore spettanti, ore maturate e ore fruite per Ferie, Ex Festività e Permessi ROL (riduzione orario di lavoro).

Una volta salvati i dati premendo il tasto “Save” viene mostrata la maschera che segue.

Premendo il pulsante “Richiesta ferie e permessi” sulla barra Azioni vengono elencate tutte le richieste inoltrate tra le quali comparirà anche la nuova richiesta, con la spunta sulla casella “In attesa di autorizzazione”.

Nel caso di richiesta di autorizzazione ferie per un periodo più lungo, si seguirà la stessa procedura, aggiungendo però anche la data di fine e, eventualmente, la motivazione:

Per creare invece la richiesta di un permesso orario, si seguirà la procedura presentata nel primo caso (indicazione del solo giorno di inizio), aggiungendo l’orario di inizio e fine del permesso e la motivazione, ad es. Ex Festività (EF), salvando poi la richiesta effettuata.

Inserimento di certificati medici

E’ possibile allegare alla richiesta ferie o permessi un allegato. Ad esempio nel caso di richiesta di assenza per malattia o per cure mediche, è possibile allegare il certificato del medico. Il documento deve essere però prima caricato nel modulo documenti di HR-Assistant. Si potrà quindi procedere ad allegarlo alla richiesta del permesso.

Autorizzazione ferie e permessi

In questa sezione si esaminerà la procedura da seguire per autorizzare ferie e permessi.

Il sistema invia automaticamente una mail al responsabile del dipendente che ha inoltrato la richiesta ferie e permessi per notificargli che c’è una richiesta in attesa. Una mail analoga viene anche inviata al responsabile superiore e al responsabile HR, per assicurare che la richiesta di ferie o permessi venga presa in carico in tempo, qualora il responsabile diretto fosse impossibilitato a farlo.

Il responsabile può autorizzare la richiesta direttamente dalla mail cliccando sul link che lo indirizzerà prima alla pagina di login e poi alla pagina di autorizzazione. Oppure il responsabile può entrare nel sistema e selezionare dal menu la voce “Ferie e permessi” e dal sottomenu “Richiesta ferie e permessi”. Si apre la pagina “Richiesta Ferie e permessi”, nella quale compare l’elenco delle richieste di ferie/permessi da autorizzare/autorizzate. Cliccando quindi sull’icona “modifica” a sinistra del cognome del dipendente si apre una nuova pagina che fornisce i dettagli della richiesta.

Il responsabile deve soltanto cliccare sul tasto corrispondente ad “Autorizzata” o “Respinta”. In quest’ultimo caso, è bene che inserisca nello spazio apposito una breve nota, per motivare la sua decisione.

Una volta autorizzata o respinta la richiesta, il responsabile salva il contenuto della pagina, attraverso il tasto “Salva”.

La richiesta risulta autorizzata, come si vede nella schermata successiva:

Alla fine della procedura, il sistema invia automaticamente una mail al dipendente per informarlo dell’esito della sua richiesta.

Al fine del controllo presenze, il sistema registra le ferie o i permessi autorizzati, in modo che le mancate timbrature siano giustificate.