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Ferie e Permessi

Richieste ferie e permessi

Per inoltrare una richiesta di ferie o di un permesso, selezionare dalla barra verticale del menu  la voce “FERIE E PERMESSI” e dal sottomenu cliccare su “Richiesta Ferie e Permessi”:

Per creare una nuova richiesta di ferie/permessi cliccare su “Crea Richiesta Ferie e Permessi”.

La maschera di inserimento dati differisce a seconda che l’utente abbia il ruolo HR / segretaria oppure uno degli altri ruoli. Nel primo caso sarà necessario selezionare il dipendente per il quale inserire la richieste Ferie e permessi, nel secondo caso invece non sarà necessario selezionarlo in quanto il dipendente è automaticamente determinato in base all’utente che ha effettuato il login. Nell’esempio sotto riportato si fa riferimento al caso di accesso come dipendente.

La riga in alto sotto “Ferie e Permessi disponibili [valori in ore]” riporta i residui disponibili di ferie, ex festività e rol del dipendente.

Per effettuare la richiesta di un solo giorno, è sufficiente indicare la data di inizio (“Dal”), senza selezionare la data di fine.  Se si tratta di giornata intera, non serve indicare Ora/minuti. Si deve invece sempre specificare il tipo di permesso: nel caso di ferie, ad es. ex festività (EF), oppure permesso per servizio (PSE), e via di seguito con tutte le altre tipologie che l’HR ha definito.

Nel caso in cui la richiesta sia per più giorni va indicata anche la data (“Al”). Se si tratta di giornate intere non si deve inserire l’orario. Se invece la richiesta riguarda una richiesta di permesso orario su un intervallo di date, ciascuna con ore di permesso inferiori alla giornata lavorativa, occorre selezionare il valore in ore e minuti ed eventualmente spuntare la casella “Ripetere ore inizio/fine su tutti i giorni”.

Nell’area “Motivaz.” è possibile inserire una nota per chi deve autorizzare. Sotto il campo Motivaz. si vedono dei campi nascosti (Autorizzata, Respinta, In attesa di autorizzazione) che verranno resi disponibili successivamente, in quanto in questo momento la richiesta è in fase di autorizzazione. Nel caso che la richiesta sia respinta, comparirà sulla schermata la nota del responsabile che ne riporta la motivazione.

Al fondo della pagina può essere mostrato il calendario con le ferie/permessi dei colleghi (in ottica di condivisione delle assenze al fine di evitare criticità nelle attività lavorative).

Una volta salvati i dati premendo il tasto “Save” viene mostrata la maschera che segue.

Premendo il pulsante “Richiesta ferie e permessi”, vengono elencate tutte le richieste inoltrate tra le quali comparirà anche la nuova richiesta, con la spunta sulla casella “In attesa di autorizzazione”. Le colonne Autorizz. 1° liv., Autorizz. 2° liv., ecc. indicano lo stato di approvazione delle richieste. E’ possibile impostare un workflow autorizzativo completamente personalizzato sulla base delle esigenze dell’azienda in termini di numero di autorizzazioni richieste e identificazione dei responsabili che possono autorizzare.

Inserimento di certificati medici

E’ possibile allegare un file alla richiesta ferie o permessi, ad esempio nel caso di richiesta di assenza per malattia o per cure mediche il certificato del medico. In questo caso è necessario caricare prima il file nel modulo documenti di HR-Assistant. Successivamente si può procedere all’inserimento della richiesta di ferie/permessi selezionando nel campo “Allegato”, tramite la freccia, il documento precedentemente caricato.

Autorizzazione ferie e permessi

In questa sezione si esaminerà la procedura da seguire per autorizzare ferie e permessi.
Il sistema invia automaticamente una mail al responsabile del dipendente che ha inoltrato la richiesta ferie e permessi per notificargli che c’è una richiesta in attesa. Una mail analoga viene anche inviata al responsabile superiore e al responsabile HR, se questi sono stati definiti nella configurazione del workflow autorizzativo, al fine di assicurare che la richiesta di ferie o permessi venga presa in carico in tempo, qualora il responsabile diretto fosse impossibilitato a farlo.
Il responsabile può autorizzare la richiesta direttamente dalla mail cliccando sul link che lo indirizzerà, previa autenticazione, alla richiesta ferie pagina di autorizzazione. In alternativa, se gli è più comodo, il responsabile può entrare nel sistema e aprire la richiesta ferie e permessi del dipendente in attesa di autorizzazione. L’autorizzazione si effettua spuntando la casella “Autorizz. 1° liv.” e salvando. Viceversa per respingere la richiesta si deve spuntare la casella “Respinto (1° liv.)” e salvare. In quest’ultimo caso il responsabile può anche inserire una breve nota nello spazio apposito per motivare la sua decisione. Idem per i responsabili superiori che utilizzeranno per autorizzare o rifiutare le caselle Respinto (2° liv.), Respinto (3° liv.).

Alla fine della procedura, il sistema invia automaticamente una mail al dipendente per informarlo dell’esito della sua richiesta.

Le ferie o permessi autorizzati compariranno nel tabulato delle presenze.

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