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In questa sezione del menu Configurazione è possibile impostare una serie di parametri che influiscono sul funzionamento del sistema. Riguarda l’inserimento dei dati relativi al mail server utilizzato dal cliente/azienda, che consentono al sistema di inviare e ricevere email dagli utenti. Queste informazioni possono essere reperite facilmente dal provider del servizio di email oppure richieste all’IT manager dell’azienda. Dal menu principale selezionare la voce “Configurazione”.

Quindi dal sottomenu che si apre sotto il menu principale selezionare la sottovoce “Impostazioni”.

Verrà presentata una pagina seguente. Cliccare sul simbolo di modifica come mostrato dalla figura.

Si aprirà una finestra che permette di definire i parametri suddivisi in 2 sezioni: Opzioni generali, Opzioni rendicontazione (timesheet):

La prima sezione (Opzioni Generali) consente di definire i parametri che riguardano le impostazioni per l’invio di email.

Inserire l’indirizzo email di HR per poter ricevere le notifiche inviate dal sistema ed un eventuale altro indirizzo dello staff HR a cui inviare cc le email.

Inserire un indirizzo email da utilizzare per i test del sistema.

Il significato degli altri parametri è illustrato nella tabella seguente:

Abilita indirizzi email veri nelle notifiche?Se si spunta la casella corrispondente, il sistema utilizzerà gli indirizzi email assegnati ai dipendenti. Se si desidera testare il sistema e quindi si vuole che le email siano inviate alla casella email definita nell’indirizzo email di test, non bisogna spuntare questa casella
Invia email di testInvia una mail agli indirizzi HR precedentemente impostati per poter testare la corretta ricezione delle email inviate dal sistema.

La seconda sezione (Opzioni Rendicontazione) consente di definire i parametri che riguardano la gestione della rendicontazione (timesheet).

Il significato dei parametri è illustrato nella tabella seguente:

Inibisce la modifica del timesheet dopo un numero specificato di giorni:Se si spunta questa casella il sistema inibisce la modifica del timesheet dopo un numero specificato di giorni allo scopo di congelare i dati. Il numero di giorni è indicato nel parametro successivo “Numero giorni dalla compilazione del timesheet prima che venga bloccato:”
Numero giorni dalla compilazione del timesheet prima che venga bloccato:vedi sopra
Usa i timesheets per definire le presenze:Se si spunta questa casella si abilita il sistema ad utilizzare i timesheets per definire le presenze dei dipendenti. Attenzione: ciò richiede anche che la rendicontazione sia effettuata con cadenza giornaliera.
Invia notifiche dei timesheet scaduti:

Se si spunta questa casella il sistema invia una notifica di sollecito al dipendente se è stato superato il massimo ritardo ammissibile nella compilazione del timesheet (vedi parametro successivo).

Da notare che la scadenza normale per la compilazione del timesheet è:

·         il giorno successivo nel caso di rendicontazione giornaliera

·         il lunedi nel caso di rendicontazione settimanale (per la rendicontazione della settimana precedente)

·         l’ultimo giorno del mese nel caso di rendicontazione mensile

Massimo ritardo ammissibile nella compilazione dei timesheet (giorni):Definisce il numero di giorni dalla scadenza per la compilazione del timesheet da cui parte la notifica email di sollecito al dipendente.

 

Inserimento dei profili di orario di lavoro/timbratura

HR-Assistant consente, se è abilitato il modulo “Presenze”, di ricevere ed elaborare i dati forniti dai terminali di rilevazione presenze. Attraverso l’inserimento in HR-Assistant degli orari di lavoro assegnati ai dipendenti e delle timbrature che questi devono fare e sfruttando le informazioni sui permessi eventualmente inseriti nel sistema dai dipendenti,  è possibile verificare automaticamente la presenza di eventuali anomalie nella rilevazione presenze e avviare quindi un processo semiautomatico per la loro gestione.

Lo scopo del presente paragrafo è illustrare le modalità per inserire in HR-Assistant le informazioni sugli orari di lavoro e sulle timbrature che i dipendenti devono fare. Il sistema è molto flessibile e consente di gestire una molteplicità di situazioni per tener conto del livello di inquadramento del dipendente e delle sue funzioni. Il concetto è quello di creare diversi “profili” di orario e timbratura e assegnare poi uno specifico profilo ad uno o più dipendenti.

Per accedere all’elenco dei profili eventualmente esistenti, selezionare dal menu la voce “Timbrature” e nel sottomenu che appare al di sotto del menu selezionare la voce “Profili”:

Per inserire un nuovo profilo, selezionare dalla barra Azioni che appare al di sotto della voce selezionata, la voce “Crea Profili”.

Vediamo il significato dei vari campi:

NomeDenominazione del profilo (scegliere una denominazione mnemonica)
durata turno_giorn_lunDurata, in minuti, del turno lavorativo di lunedi
durata turno_giorn_martDurata, in minuti, del turno lavorativo di martedi
durata turno_giorn_mercDurata, in minuti, del turno lavorativo di mercoledi
durata turno_giorn_gioDurata, in minuti, del turno lavorativo di giovedi
durata turno_giorn_venDurata, in minuti, del turno lavorativo di venerdi
durata turno_giorn_sabDurata, in minuti, del turno lavorativo di sabato
durata turno_giorn_domDurata, in minuti, del turno lavorativo di domenica
inizio min_orario_lavoroOrario minimo di ingresso (il dipendente non è autorizzato ad entrare prima di tale ora)
  

inizio max_orario_lavoro

Orario massimo di ingresso (il dipendente non è autorizzato ad entrare dopo tale ora)
inizio fascia_intervalloOrario minimo dell’inizio intervallo pranzo
fine fascia_intervalloOrario massimo della fine intervallo pranzo
durata min_intervalloDurata minima intervallo pranzo
limite flessib_giornNel caso in cui sia applicato l’orario flessibile a compensazione mensile (vedi paragrafo successivo), questo parametro permette di definire il massimo scostamento permesso, in più e in meno, dell’orario di lavoro giornaliero effettivo rispetto a quello ufficiale
inizio fascia_compr_mattOrario massimo di ingresso ai fini del rispetto della eventuale fascia di compresenza
fine fascia_compr_mattOrario minimo di fine del turno lavorativo del mattino ai fini del rispetto della eventuale fascia di compresenza
inizio fascia_compr_pomOrario massimo di inizio del turno lavorativo pomeridiano ai fini del rispetto della eventuale fascia di compresenza
fine fascia_compr_pomOrario minimo di fine del turno lavorativo pomeridiano ai fini del rispetto della eventuale fascia di compresenza
arrot. timbr_ingrSe la casella viene spuntata, l’orario di ingresso viene automaticamente riportato all’orario minimo di ingresso (“inizio min_orario_lavoro”) nel caso in cui sia precedente ad esso
arrot. timbr_uscSe la casella viene spuntata, l’orario di uscita viene automaticamente riportato all’orario massimo di uscita (“inizio max_orario_lavoro”) nel caso in cui sia successivo ad esso
obbligo timbr_ingrSpuntare la casella se il dipendente è tenuto a timbrare all’inizio del turno di lavoro
obbligo timbr_uscSpuntare la casella se il dipendente è tenuto a timbrare al termine del turno di lavoro
flessib mensSe la casella è spuntata, viene applicato l’orario flessibile a compensazione mensile (vedi paragrafo successivo)
quattro timbrSpuntare la casella se il dipendente è tenuto ad effettuare le quattro timbrature giornaliere
Abilitazione timbrature da HR-AssistantSpuntare la casella se si vuole abilitare alle timbrature on line tramite HR-Assistant

Se tutti i lavoratori dell’azienda sono tenuti a rispettare il medesimo orario di lavoro ed hanno gli stessi obblighi di timbratura, indipendentemente dal livello e dal ruolo, è sufficiente creare un unico profilo di orario/timbratura. Viceversa si possono creare tanti profili quanti ne servono per tenere conto delle diverse regole che esistono in azienda (al limite anche uno per ogni dipendente).

Orario flessibile a compensazione mensile

L’orario flessibile a compensazione mensile consente ai lavoratori di godere di una certa flessibilità negli orari di ingresso, uscita e inizio/fine intervallo nonché nella durata del turno di lavoro. Le variazioni giornaliere in più e in meno della durata del turno di lavoro si devono compensare nell’arco del mese in quanto non è previsto di portare al mese successivo crediti o debiti di ore. A tal fine viene resa disponibile una rendicontazione individuale mensile dei crediti e debiti orari accumulati allo scopo di evidenziare eventuali scoperture da sanare. Eventuali debiti che risultino a fine mese non compensati (saldo negativo) dovranno essere sanati entro il giorno 20 del mese successivo con richieste di ferie/permessi da parte del dipendente. In presenza di saldo negativo oltre tale data si procederà d’ufficio al recupero tramite permessi non retribuiti. Non è previsto il pagamento di eventuali crediti risultanti a fine mese né la possibilità di trasferirli al mese successivo.

Assegnazione o modifica dei profili ai dipendenti

Una volta inseriti tutti i dipendenti nell’archivio del personale e creati i profili di orario/timbratura, è possibile procedere alle assegnazioni.

Dalla pagina che riporta l’elenco dei dipendenti,  selezionare il gruppo di dipendenti per i quali si vuole assegnare o modificare il profilo orario/timbratura spuntando la casella a sinistra del cognome.

Portarsi al fondo della pagina e cliccare sul bottone con il triangolino posto a destra del tasto Cancella.

Quindi cliccare sulla freccetta che si apre accanto alla destra del bottone “Cancella”, cliccando la quale si aprirà un menu con alcune opzioni (Modifica, Elimina duplicati, Esporta):

Cliccando su “Modifica” verranno mostrati i campi disponibili per la modifica collettiva.  Cliccare sulla Freccetta  alla destra del campo Profilo timbr.

Verrà mostrata una finestra nella quale è possibile selezionare il profilo di orario/timbratura da assegnare al gruppo di dipendenti.

Si seleziona il profilo semplicemente cliccandoci sopra. La finestra scompare ed il nome del profilo viene riportato nel campo “Profilo timbr.”. L’operazione può essere accelerata se si ricorda il nome del profilo in quanto lo si può scrivere direttamente, anche parzialmente, nel campo suddetto e il sistema propone il completamento.

A questo punto è sufficiente premere “Update” per salvare l’assegnazione del profilo al gruppo di dipendenti. Si ripete questa procedura finchè tutti i dipendenti hanno un profilo assegnato. Il profilo assegnato ad ogni dipendente è mostrato nell’ultima colonna a destra della lista dipendenti.