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HR-Assistant consente di gestire sia personale regolarmente assunto, che chiameremo personale interno, che collaboratori di qualunque tipologia, ad esempio i collaboratori coordinati e continuativi, i consulenti esterni, i dipendenti con contratto a tempo determinato, ecc., . A seconda della configurazione, è possibile consentire l’accesso sia al personale interno che a quello esterno per svolgere operazioni coerenti con il proprio ruolo. La distinzione tra personale interno ed esterno ha lo scopo di individuare l’insieme di soggetti che hanno determinati obblighi, ad esempio l’orario di lavoro, le timbrature di ingresso/uscita. A seconda del ruolo il personale potrà accedere a determinate funzioni del sistema (ad esempio la richiesta ferie/permessi, gli straordinari, i rimborsi di spese di trasferta, ecc.). Il modulo personale contiene al suo interno tutte le informazioni relative al fascicolo del dipendente e le logiche di funzionamento per i vari ruoli.

Le informazioni inserite nel modulo personale devono essere tenute costantemente aggiornate, in modo da poter costituire per tutti i responsabili dell’azienda un riferimento aggiornato e affidabile. Va tenuto inoltre presente che i dati contenuti nel modulo personale sono utilizzati dalla logica di funzionamento HR-Assistant. Ad esempio quando un dipendente effettua una richiesta su HR-Assistant che necessita di autorizzazione, il sistema recupera dal database il nominativo e la email del responsabile del dipendente che deve autorizzare la richiesta ed al quale viene inviata una notifica per email.

Il modulo personale di HR-Assistant è in grado di memorizzare molte tipologie di informazioni che saranno facilmente accessibili on line, al contrario di quello che accade quando sono archiviate in formato cartaceo o su fogli excel. E’ evidente il vantaggio di avere tutte queste informazioni accessibili in un unico punto, consultabile da qualunque postazione di lavoro interna o esterna all’azienda e anche da dispositivi mobili tramite una app.

E’ possibile esportare queste informazioni anagrafiche in formato excel per scopi di elaborazione o condivisione.

Un dipendente dell’azienda è di solito anche un utente di HR-Assistant, dotato quindi di username e password, e può avere uno dei ruoli previsti, scelto tra “dipendenti”, “responsabili”, segretarie e “Direttori”, a seconda della sua posizione nell’organigramma aziendale.

Viceversa possono esistere degli account utente di HR-Assistant ai quali non è associata alcuna informazione nell’archivio del personale. Può essere infatti utile dare accesso al sistema ad utenti che svolgono pure attività gestionali o di consultazione dei dati ma non sono dipendenti. Ad esempio l’amministratore del sistema o il responsabile HR, o il consulente esterno che si occupa di paghe, devono poter entrare nel sistema con un profilo specifico per poter svolgere attività gestionali e non hanno necessità di avere i propri dati inseriti nell’archivio del personale.

Se però queste persone sono anche dipendenti dell’azienda, dovranno essere presenti nell’archivio del personale ed avere anche uno specifico account che gli consente di gestire unicamente le loro pratiche individuali (richiesta ferie/permessi, trasferte, ecc..).

La seguente tabella riassume le situazioni che possono verificarsi:

Personale interno dell’azienda

Deve essere inserito nell’archivio del personale

Deve possedere un account utente con il ruolo adeguato alla sua posizione in organigramma per poter accedere al sistema e gestire i dati che lo riguardano (timbrature, richieste permessi, straordinari, trasferte, note spese, ecc..).

Personale esterno all’azienda che ha necessità di accedere al sistemaPuò essere inserito nell’archivio del personale ma non è obbligatorio. Deve possedere un account utente con il ruolo adeguato alle funzioni che deve svolgere, ad esempio un consulente che si occupa della qualità o della sicurezza.
Personale interno all’azienda che svolge funzioni gestionali su HR-AssistantDeve possedere un account utente con ruolo HR

Per accedere al modulo personale selezionare dal menu la voce “Personale” e nel sottomenu che appare al di sotto del menu, selezionare la voce “Personale”:

Viene mostrato un elenco dei dati presenti nell’archivio del personale.

Per inserire un nuovo dipendente, cliccare sulla voce “Crea personale” presente nella barra Azioni.

NB: Nell’inserimento dei dipendenti si consiglia di procedere in modo gerarchico partendo dal vertice aziendale e scendendo nell’organigramma. In questo modo quando si dovrà inserire il responsabile diretto lo si troverà già presente nell’elenco che il sistema propone.

Viene mostrata la pagina che consente l’inserimento dei dati, suddivisa in varie sezioni. I campi con * sono i dati obbligatori in assenza dei quali il sistema non permette di salvare. Si consiglia in ogni caso di inserire il maggior numero possibile di informazioni, in quanto se inserite in HR-Assistant risultano di più comodo accesso rispetto a doverle consultare su PC e su carta.

Si illustra nella tabella il significato delle varie voci; nella terza colonna si segnala se la voce è Obbligatoria (O), Consigliata (C) o facoltativa (F):

CognomeIl cognome del dipendenteO
NomeIl nome  proprio del dipendenteO
TitoloTitolo professionaleF
MatricolaLa matricola aziendaleF
SedeLa sede aziendale alla quale è assegnato il dipendenteO
MansioneLa mansione ufficiale assegnataC
Struttura di cui è responsabileLa struttura organizzativa di cui è eventualmente responsabile. E’ obbligatorio inserirla per tutti i responsabili di struttura.C/O
Risponde aIl responsabile superiore del dipendenteO
Telefono ufficioIl telefono di ufficio del dipendenteC
Cellulare aziendaleIl cellulare aziendale eventualmente assegnato al dipendenteC
emailLa email aziendale del dipendenteO
AziendaL’azienda in cui lavora (consente la gestione multi-azienda).O
Data assunzioneLa data di assunzione del dipendenteO
Anzianità convenz.L’anzianità convenzionale del dipendente (è l’anzianità riconosciuta che tiene conto degli eventuali passaggi di azienda che il dipendente ha avuto)C
ContrattoIl contratto di lavoro in cui è inquadrato il dipendenteO
LivelloIl livello di inquadramento contrattuale del dipendenteO
Part TimeSpuntare la casella se il dipendente è a part-timeC
% Part TimeSe la casella del part-time è spuntata, indicare la % del part timeC
Codice badgeIl numero progressivo del codice aziendale di timbratura assegnato al dipendente. Questo campo è obbligatorio se è attivo il modulo relativo alla rilevazione presenzeC/F
TurnistaSpuntare la casella se il dipendente è adibito a turni di lavoro notturni o festiviC
In servizioTogliere la spunta alla casella se il dipendente non è più in servizio 
Data dimissioniSe il dipendente ha dato le dimissioni indicare l’ultimo giorno lavorativoC
Profilo timbr.

E’ possibile associare al dipendente un profilo di timbratura/orario di lavoro tra quelli definiti (vedi la sezione “Inserimento dei profili di orario di lavoro/timbratura”)

C
Profilo straordinari

E’ possibile associare al dipendente un profilo di gestione degli straordinari che permette di gestire le eventuali ore eccedenti il normale orario di lavoro. Se ad esempio un dipendente è pre-autorizzato al lavoro straordinario, le eccedenze potranno essere convertite automaticamente, entro certi limiti, in straordinari.

 
Scadenza contratto a t.d.

 

 
Scadenza periodo di prova

Inserire la eventuale scadenza del periodo di prova

 
Prossimo scatto di anzianita

Inserire la eventuale data del prossimo scatto di anzianità

 
Categorie protette

Mettere la spunta se il dipendente appartiene alle categorie protette

 
Ruolo turnistica

Campo collegato al modulo “Turni e Sostituzioni”

 
Ferie e permessi 
Ore ferie non godute a.p.Le ore di ferie maturate e non godute degli anni precedentiC
Ore EF non godute a.p.Le ore di ex festività maturate e non godute degli anni precedentiC
Ore ROL non godute a.p.Le ore ROL maturate e non godute degli anni precedentiC
Ore ConvRip non godute a.p.Le ore di “conversione a riposo” maturate e non godute degli anni precedentiC
Ore Ferie spettantiLe ore di ferie spettanti nell’annoC
Ore EF spettantiLe ore di ex festività spettanti nell’annoC
Ore ROL spettantiLe ore di ROL spettanti nell’annoC
In permesso maternitàSpuntare la casella se la dipendente è in maternitàC
Inizio maternitàIndicare la data di inizio del periodo di permesso per maternitàC
Fine maternitàIndicare la presunta data di fine del periodo di permesso per maternitàC
Dati personali 
Data di nascitaSelezionare dal calendario la data di nascitaC
Comune di nascitaIndicare il Comune di nascitaC
residenza cittaIndicare il Comune di residenzaC
Indirizzo di residenzaIndicare l’indirizzo di residenzaC
Cellulare privatoIndicare il numero di cellulare privato del dipendente (laddove disponibile)F
ConiugatoSpuntare la casella  se il dipendente è coniugatoF
Marca e modello auto privataIndicare la marca e modello dell’auto privata (serve per i rimborsi chilometrici)F
Rimborso chilometricoValore ricavato dalle tabelle ACI del rimborso chilometrico dovutoF
Codice fiscaleCodice fiscale del dipendenteF
Codice IBAN stipendioIndicare il codice IBAN su cui accreditare lo stipendioF
Studi 
Titolo di studioSelezionare dal menu a tendina il titolo di studioC
DataData di conseguimento del titolo di studioF
VotazioneIndicare la votazione conseguitaF
CurriculumCampo non utilizzatoF
Benefits 
Buoni pastoSpuntare la casella se al dipendente sono assegnati i buoni pastoC
Benefit cellulare aziendaleSpuntare la casella se al dipendente è assegnato il cellulare aziendaleC
PC portatileSpuntare la casella se al dipendente è assegnato un PC portatileC
Auto aziendaleSpuntare la casella se al dipendente è assegnata l’auto aziendaleC
Utilizzo autoSelezionare dal menu a tendina il tipo di benefit autoC
Modello autoIndicare marca e modello dell’auto aziendaleC
TargaIndicare la targa dell’auto aziendaleC
Societa leasingIndicare la denominazione della società di leasing o noleggio a lungo termineC
Plafond Km/annoIndicare il numero di km/anno previsti a contrattoC
Scadenza leasingIndicare la data di scadenza del contrattoC
Costo noleggio/meseIndicare il costo mensile del contrattoC
Costo/km carburanteNon utilizzato 
Inizio godimento benefit autoIndicare la data di inizio godimento dell’auto aziendaleC
Politica retributiva 
Data ultimo aumentoIndicare la data dell’ultimo aumento retributivoF
Ultimo aumento (importo mensile lordo)Indicare l’importo mensile lordo dell’ultimo aumentoF
Data ultimo passaggio livelloIndicare la data dell’ultimo passaggio di livelloF
Data ultima una tantumIndicare la data dell’ultima una-tantum ricevuta dal dipendenteF
Una tantum (importo lordo)Indicare l’importo dell’ultima una-tantumF
Aumento ultimi 18 mesi?Spuntare la casella se il dipendente ha ricevuto un aumento negli ultimi 18 mesiF
Aumento ultimi 3 anni?Spuntare la casella se il dipendente ha ricevuto un aumento negli ultimi 36 mesiF
Raggiunto top RAL cat.?Spuntare la casella se la retribuzione del dipendente si colloca nella fascia più alta per la sua categoriaF
Prestazioni e assessment 
Ultima valutazione prestazioniIndicare la data dell’ultima valutazione di prestazioni/performanceF
AnnoIndicare a che anno risale l’ultima valutazione di prestazioni/performanceF
Data ultimo_assessment potenzialeIndicare la data dell’ultimo assessment del potenzialeF
Valutaz. globale assessmentRiportare la valutazione globale dell’ultimo assessment del potenzialeF
CognitiveRiportare la valutazione conseguita sulla sfera delle capacità cognitiveF
EmotiveRiportare la valutazione conseguita sulla sfera delle capacità emotiveF
GestionaliRiportare la valutazione conseguita sulla sfera delle capacità gestionaliF
RelazionaliRiportare la valutazione conseguita sulla sfera delle capacità relazionaliF
Dati retributivi 
Retrib. lorda mensileRiportare la retribuzione lorda mensileF
Premio annuoRiportare l’importo del premio annuoF
Aumento CCNLRiportare gli aumenti contrattualiF
RALRiportare la retribuzione annua lordaF
Imponib. benefit ticketRiportare l’imponibile del benefit tickets (buoni pasto)F
Imponib. benefit autoRiportare l’imponibile del benefit auto aziendaleF
Imponibile previdenz.Riportare il reddito imponibile previdenzialeF
Contrib. INPS impiegatiRiportare i contributi INPS impiegati (se il dipendente non è dirigente)F
Contrib. INPS DirigentiRiportare i contributi INPS Dirigenti (se il dipendente è dirigente)F
Contrib. TelemacoRiportare l’eventuale contributo al fondo TelemacoF
Contrib. FondapiRiportare l’eventuale contributo al fondo FondapiF
Contrib. AssiltRiportare l’eventuale contributo al fondo AssiltF
Contrib. PrevindapiRiportare l’eventuale contributo al fondo PrevindapiF
Contrib. FasiRiportare l’eventuale contributo al fondo FasiF
Contrib. solidarietàRiportare l’eventuale contributo di solidarietàF
Contrib. FasdapiRiportare l’eventuale contributo al fondo FasdapiF
Contrib. INAILRiportare l’eventuale contributo all’ INAILF
TFRRiportare l’importo del TFR maturato (in azienda)F
Costo ticketsIndicare il valore del ticketF
Costo auto azIndicare il costo annuale dell’auto aziendaleF
Costo aziendale totaleIndicare la somma dei costi aziendali del dipendenteF