Inserimento dei dati del personale
Inserimento dei dati del personale

HR-Assistant consente di gestire sia personale regolarmente assunto, che chiameremo personale interno, che collaboratori di qualunque tipologia, ad esempio i collaboratori coordinati e continuativi, i consulenti esterni, i dipendenti con contratto a tempo determinato,ecc., . A seconda della configurazione, è possibile consentire l’accesso sia al personale interno che a quello esterno per svolgere operazioni coerenti con il proprio ruolo. La distinzione tra personale interno ed esterno ha lo scopo di individuare l’insieme di soggetti che hanno determinati obblighi, ad esempio l’orario di lavoro, le timbrature di ingresso/uscita. A seconda del ruolo il personale potrà accedere a determinate funzioni del sistema (ad esempio la richiesta ferie/permessi, gli straordinari, i rimborsi di spese di trasferta, ecc.). Il modulo personale contiene al suo interno tutte le informazioni relative al fascicolo del dipendente e le logiche di funzionamento per i vari ruoli.
Le informazioni inserite nel modulo personale devono essere tenute costantemente aggiornate, in modo da poter costituire per tutti i responsabili dell’azienda un riferimento aggiornato e affidabile. Va tenuto inoltre presente che i dati contenuti nel modulo personale sono utilizzati dalla logica di funzionamento HR-Assistant. Ad esempio quando un dipendente effettua una richiesta su HR-Assistant che necessita di autorizzazione, il sistema recupera dal database il nominativo e la email del responsabile del dipendente che deve autorizzare la richiesta ed al quale viene inviata una notifica per email.
Il modulo personale di HR-Assistant è in grado di memorizzare molte tipologie di informazioni che saranno facilmente accessibili on line, al contrario di quello che accade quando sono archiviate in formato cartaceo o su fogli excel. E’ evidente il vantaggio di avere tutte queste informazioni accessibili in un unico punto, consultabile da qualunque postazione di lavoro interna o esterna all’azienda e anche da dispositivi mobili tramite una app.
E’ possibile esportare queste informazioni anagrafiche in formato excel per scopi di elaborazione o condivisione.
Un dipendente dell’azienda è di solito anche un utente di HR-Assistant, dotato quindi di username e password, e può avere uno dei ruoli previsti, scelto tra “dipendenti”, “responsabili”, segretarie e “Direttori”, a seconda della sua posizione nell’organigramma aziendale.
Viceversa possono esistere degli account utente di HR-Assistant ai quali non è associata alcuna informazione nell’archivio del personale. Può essere infatti utile dare accesso al sistema ad utenti che svolgono pure attività gestionali o di consultazione dei dati ma non sono dipendenti. Ad esempio l’amministratore del sistema o il responsabile HR, o il consulente esterno che si occupa di paghe, devono poter entrare nel sistema con un profilo specifico per poter svolgere attività gestionali e non hanno necessità di avere i propri dati inseriti nell’archivio del personale.
Se però queste persone sono anche dipendenti dell’azienda, dovranno essere presenti nell’archivio del personale ed avere anche uno specifico account che gli consente di gestire unicamente le loro pratiche individuali (richiesta ferie/permessi, trasferte, ecc..).
La seguente tabella riassume le situazioni che possono verificarsi:
Personale interno dell’azienda | Deve essere inserito nell’archivio del personale Deve possedere un account utente con il ruolo adeguato alla sua posizione in organigramma per poter accedere al sistema e gestire i dati che lo riguardano (timbrature, richieste permessi, straordinari, trasferte, note spese, ecc..). |
Personale esterno all’azienda che ha necessità di accedere al sistema | Può essere inserito nell’archivio del personale ma non è obbligatorio. Deve possedere un account utente con il ruolo adeguato alle funzioni che deve svolgere, ad esempio un consulente che si occupa della qualità o della sicurezza. |
Personale interno all’azienda che svolge funzioni gestionali su HR-Assistant | Deve possedere un account utente con ruolo HR |
Per accedere al modulo personale selezionare dal menu la voce “PERSONALE, quindi cliccare sulla sottovoce ““Personale”.

Viene mostrato un elenco dei dati presenti nell’archivio del personale.
Per inserire un nuovo dipendente, cliccare sulla voce “Crea personale”.
NB: Nell’inserimento dei dipendenti si consiglia di procedere in modo gerarchico partendo dal vertice aziendale e scendendo nell’organigramma. In questo modo quando si dovrà inserire il responsabile diretto lo si troverà già presente nell’elenco che il sistema propone.
Viene mostrata la pagina che consente l’inserimento dei dati, suddivisa in varie sezioni. I campi con * sono i dati obbligatori in assenza dei quali il sistema non permette di salvare. Si consiglia in ogni caso di inserire il maggior numero possibile di informazioni, in quanto risultano di più comodo accesso rispetto a doverle consultare su PC e su carta.
Si illustra nella tabella il significato delle varie voci; nella terza colonna si segnala se la voce è Obbligatoria (O), Consigliata (C) o facoltativa (F):
Cognome | Il cognome del dipendente | O |
Nome | Il nome proprio del dipendente | O |
Titolo | Titolo professionale | F |
Matricola | La matricola aziendale | F |
Sede | La sede aziendale alla quale è assegnato il dipendente | O |
Mansione | La mansione ufficiale assegnata | C |
Struttura di cui è responsabile | La struttura organizzativa di cui è eventualmente responsabile. E’ obbligatorio inserirla per tutti i responsabili di struttura. | C/O |
Risponde a | Il responsabile superiore del dipendente | O |
Telefono ufficio | Il telefono di ufficio del dipendente | C |
Cellulare aziendale | Il cellulare aziendale eventualmente assegnato al dipendente | C |
La email aziendale del dipendente | O | |
Azienda | L’azienda in cui lavora (consente la gestione multi-azienda). | O |
Data assunzione | La data di assunzione del dipendente | O |
Anzianità convenz. | L’anzianità convenzionale del dipendente (è l’anzianità riconosciuta che tiene conto degli eventuali passaggi di azienda che il dipendente ha avuto) | C |
Contratto | Il contratto di lavoro in cui è inquadrato il dipendente | O |
Livello | Il livello di inquadramento contrattuale del dipendente | O |
Part Time | Spuntare la casella se il dipendente è a part-time | C |
% Part Time | Se la casella del part-time è spuntata, indicare la % del part time | C |
Codice badge | Il numero progressivo del codice aziendale di timbratura assegnato al dipendente. Questo campo è obbligatorio se è attivo il modulo relativo alla rilevazione presenze | C/F |
Turnista | Spuntare la casella se il dipendente è adibito a turni di lavoro notturni o festivi | C |
In servizio | Togliere la spunta alla casella se il dipendente non è più in servizio | |
Data dimissioni | Se il dipendente ha dato le dimissioni indicare l’ultimo giorno lavorativo | C |
Profilo timbr. | E’ possibile associare al dipendente un profilo di timbratura/orario di lavoro tra quelli definiti (vedi la sezione “Inserimento dei profili di orario di lavoro/timbratura”) | C |
Profilo straordinari | E’ possibile associare al dipendente un profilo di gestione degli straordinari che permette di gestire le eventuali ore eccedenti il normale orario di lavoro. Se ad esempio un dipendente è pre-autorizzato al lavoro straordinario, le eccedenze potranno essere convertite automaticamente, entro certi limiti, in straordinari. | |
Scadenza contratto a t.d. | ||
Scadenza periodo di prova | Inserire la eventuale scadenza del periodo di prova | |
Prossimo scatto di anzianita | Inserire la eventuale data del prossimo scatto di anzianità | |
Categorie protette | Mettere la spunta se il dipendente appartiene alle categorie protette | |
Ruolo turnistica | Campo collegato al modulo “Turni e Sostituzioni” | |
Ferie e permessi | ||
Ore ferie non godute a.p. | Le ore di ferie maturate e non godute degli anni precedenti | C |
Ore EF non godute a.p. | Le ore di ex festività maturate e non godute degli anni precedenti | C |
Ore ROL non godute a.p. | Le ore ROL maturate e non godute degli anni precedenti | C |
Ore ConvRip non godute a.p. | Le ore di “conversione a riposo” maturate e non godute degli anni precedenti | C |
Ore Ferie spettanti | Le ore di ferie spettanti nell’anno | C |
Ore EF spettanti | Le ore di ex festività spettanti nell’anno | C |
Ore ROL spettanti | Le ore di ROL spettanti nell’anno | C |
In permesso maternità | Spuntare la casella se la dipendente è in maternità | C |
Inizio maternità | Indicare la data di inizio del periodo di permesso per maternità | C |
Fine maternità | Indicare la presunta data di fine del periodo di permesso per maternità | C |
Dati personali | ||
Data di nascita | Selezionare dal calendario la data di nascita | C |
Comune di nascita | Indicare il Comune di nascita | C |
residenza citta | Indicare il Comune di residenza | C |
Indirizzo di residenza | Indicare l’indirizzo di residenza | C |
Cellulare privato | Indicare il numero di cellulare privato del dipendente (laddove disponibile) | F |
Coniugato | Spuntare la casella se il dipendente è coniugato | F |
Marca e modello auto privata | Indicare la marca e modello dell’auto privata (serve per i rimborsi chilometrici) | F |
Rimborso chilometrico | Valore ricavato dalle tabelle ACI del rimborso chilometrico dovuto | F |
Codice fiscale | Codice fiscale del dipendente | F |
Codice IBAN stipendio | Indicare il codice IBAN su cui accreditare lo stipendio | F |
Studi | ||
Titolo di studio | Selezionare dal menu a tendina il titolo di studio | C |
Data | Data di conseguimento del titolo di studio | F |
Votazione | Indicare la votazione conseguita | F |
Curriculum | Campo non utilizzato | F |
Benefits | ||
Buoni pasto | Spuntare la casella se al dipendente sono assegnati i buoni pasto | C |
Benefit cellulare aziendale | Spuntare la casella se al dipendente è assegnato il cellulare aziendale | C |
PC portatile | Spuntare la casella se al dipendente è assegnato un PC portatile | C |
Auto aziendale | Spuntare la casella se al dipendente è assegnata l’auto aziendale | C |
Utilizzo auto | Selezionare dal menu a tendina il tipo di benefit auto | C |
Modello auto | Indicare marca e modello dell’auto aziendale | C |
Targa | Indicare la targa dell’auto aziendale | C |
Societa leasing | Indicare la denominazione della società di leasing o noleggio a lungo termine | C |
Plafond Km/anno | Indicare il numero di km/anno previsti a contratto | C |
Scadenza leasing | Indicare la data di scadenza del contratto | C |
Costo noleggio/mese | Indicare il costo mensile del contratto | C |
Costo/km carburante | Non utilizzato | |
Inizio godimento benefit auto | Indicare la data di inizio godimento dell’auto aziendale | C |
Politica retributiva | ||
Data ultimo aumento | Indicare la data dell’ultimo aumento retributivo | F |
Ultimo aumento (importo mensile lordo) | Indicare l’importo mensile lordo dell’ultimo aumento | F |
Data ultimo passaggio livello | Indicare la data dell’ultimo passaggio di livello | F |
Data ultima una tantum | Indicare la data dell’ultima una-tantum ricevuta dal dipendente | F |
Una tantum (importo lordo) | Indicare l’importo dell’ultima una-tantum | F |
Aumento ultimi 18 mesi? | Spuntare la casella se il dipendente ha ricevuto un aumento negli ultimi 18 mesi | F |
Aumento ultimi 3 anni? | Spuntare la casella se il dipendente ha ricevuto un aumento negli ultimi 36 mesi | F |
Raggiunto top RAL cat.? | Spuntare la casella se la retribuzione del dipendente si colloca nella fascia più alta per la sua categoria | F |
Prestazioni e assessment | ||
Ultima valutazione prestazioni | Indicare la data dell’ultima valutazione di prestazioni/performance | F |
Anno | Indicare a che anno risale l’ultima valutazione di prestazioni/performance | F |
Data ultimo_assessment potenziale | Indicare la data dell’ultimo assessment del potenziale | F |
Valutaz. globale assessment | Riportare la valutazione globale dell’ultimo assessment del potenziale | F |
Cognitive | Riportare la valutazione conseguita sulla sfera delle capacità cognitive | F |
Emotive | Riportare la valutazione conseguita sulla sfera delle capacità emotive | F |
Gestionali | Riportare la valutazione conseguita sulla sfera delle capacità gestionali | F |
Relazionali | Riportare la valutazione conseguita sulla sfera delle capacità relazionali | F |
Dati retributivi | ||
Retrib. lorda mensile | Riportare la retribuzione lorda mensile | F |
Premio annuo | Riportare l’importo del premio annuo | F |
Aumento CCNL | Riportare gli aumenti contrattuali | F |
RAL | Riportare la retribuzione annua lorda | F |
Imponib. benefit ticket | Riportare l’imponibile del benefit tickets (buoni pasto) | F |
Imponib. benefit auto | Riportare l’imponibile del benefit auto aziendale | F |
Imponibile previdenz. | Riportare il reddito imponibile previdenziale | F |
Contrib. INPS impiegati | Riportare i contributi INPS impiegati (se il dipendente non è dirigente) | F |
Contrib. INPS Dirigenti | Riportare i contributi INPS Dirigenti (se il dipendente è dirigente) | F |
Contrib. Telemaco | Riportare l’eventuale contributo al fondo Telemaco | F |
Contrib. Fondapi | Riportare l’eventuale contributo al fondo Fondapi | F |
Contrib. Assilt | Riportare l’eventuale contributo al fondo Assilt | F |
Contrib. Previndapi | Riportare l’eventuale contributo al fondo Previndapi | F |
Contrib. Fasi | Riportare l’eventuale contributo al fondo Fasi | F |
Contrib. solidarietà | Riportare l’eventuale contributo di solidarietà | F |
Contrib. Fasdapi | Riportare l’eventuale contributo al fondo Fasdapi | F |
Contrib. INAIL | Riportare l’eventuale contributo all’ INAIL | F |
TFR | Riportare l’importo del TFR maturato (in azienda) | F |
Costo tickets | Indicare il valore del ticket | F |
Costo auto az | Indicare il costo annuale dell’auto aziendale | F |
Costo aziendale totale | Indicare la somma dei costi aziendali del dipendente | F |