Inserimento dei dati del personale

HR-Assistant consente di gestire sia personale regolarmente assunto, che chiameremo personale interno, che collaboratori di qualunque tipologia, ad esempio i collaboratori coordinati e continuativi, i consulenti esterni, i dipendenti con contratto a tempo determinato,ecc., . A seconda della configurazione, è possibile consentire l’accesso sia al personale interno che a quello esterno per svolgere operazioni coerenti con il proprio ruolo. La distinzione tra personale interno ed esterno ha lo scopo di individuare l’insieme di soggetti che hanno determinati obblighi, ad esempio l’orario di lavoro, le timbrature di ingresso/uscita. A seconda del ruolo il personale potrà accedere a determinate funzioni del sistema (ad esempio la richiesta ferie/permessi, gli straordinari, i rimborsi di spese di trasferta, ecc.). Il modulo personale contiene al suo interno tutte le informazioni relative al fascicolo del dipendente e le logiche di funzionamento per i vari ruoli.

Le informazioni inserite nel modulo personale devono essere tenute costantemente aggiornate, in modo da poter costituire per tutti i responsabili dell’azienda un riferimento aggiornato e affidabile. Va tenuto inoltre presente che i dati contenuti nel modulo personale sono utilizzati dalla logica di funzionamento HR-Assistant. Ad esempio quando un dipendente effettua una richiesta su HR-Assistant che necessita di autorizzazione, il sistema recupera dal database il nominativo e la email del responsabile del dipendente che deve autorizzare la richiesta ed al quale viene inviata una notifica per email.

Il modulo personale di HR-Assistant è in grado di memorizzare molte tipologie di informazioni che saranno facilmente accessibili on line, al contrario di quello che accade quando sono archiviate in formato cartaceo o su fogli excel. E’ evidente il vantaggio di avere tutte queste informazioni accessibili in un unico punto, consultabile da qualunque postazione di lavoro interna o esterna all’azienda e anche da dispositivi mobili tramite una app.

E’ possibile esportare queste informazioni anagrafiche in formato excel per scopi di elaborazione o condivisione.

Un dipendente dell’azienda è di solito anche un utente di HR-Assistant, dotato quindi di username e password, e può avere uno dei ruoli previsti, scelto tra “dipendenti”, “responsabili”, segretarie e “Direttori”, a seconda della sua posizione nell’organigramma aziendale.

Viceversa possono esistere degli account utente di HR-Assistant ai quali non è associata alcuna informazione nell’archivio del personale. Può essere infatti utile dare accesso al sistema ad utenti che svolgono pure attività gestionali o di consultazione dei dati ma non sono dipendenti. Ad esempio l’amministratore del sistema o il responsabile HR, o il consulente esterno che si occupa di paghe, devono poter entrare nel sistema con un profilo specifico per poter svolgere attività gestionali e non hanno necessità di avere i propri dati inseriti nell’archivio del personale.

Se però queste persone sono anche dipendenti dell’azienda, dovranno essere presenti nell’archivio del personale ed avere anche uno specifico account che gli consente di gestire unicamente le loro pratiche individuali (richiesta ferie/permessi, trasferte, ecc..).

La seguente tabella riassume le situazioni che possono verificarsi:

Per accedere al modulo personale selezionare dal menu la voce “PERSONALE, quindi cliccare sulla sottovoce ““Personale”.