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Presenze
Questo modulo va utilizzato dal personale addetto alla rilevazione presenze, tipicamente il personale di segreteria o di HR.
Dal menu selezionare “Presenze” e dal sottomenu cliccare su “Presenze”
Le Presenze sono il risultato delle elaborazioni del sistema a fronte dell’orario di lavoro, delle richieste di ferie/permessi, delle eventuali timbrature e straordinari, turni e sostituzioni, ecc…
Il sistema elabora i dati di presenza che devono essere inviati al consulente del lavoro ai fini della produzione dei cedolini. Le elaborazioni vengono di solito effettuate in orario notturno per non creare rallentamenti del sistema.
In presenza di anomalie il sistema comunica direttamente via mail con il dipendente per segnalare la specifica irregolarità. Il dipendente potrà autonomamente risolvere l’anomalia inserendo un giustificativo oppure aggiungendo la eventuale timbratura mancante via Web.
Il modulo Presenze consente di visualizzare il risultato delle elaborazioni ed eventualmente di modificare i dati di presenza per casi particolari ove necessario.
Export dei dati sulle presenze e altre informazioni per i cedolini
Cliccando sul link “SCARICO PRESENZE”, vengono richieste alcune informazioni necessarie per la generazione dei dati di presenza.
Selezionare l’anno e il mese a cui si riferiscono le presenze
Selezionare l’azienda se più di una
Selezionare un dipendente oppure lasciare la scelta “*” per selezionarli tutti
Quindi cliccare su “Invia”. Verrà visualizzata la pagina delle presenze per il mese selezionato.
Il file che viene generato è in formato zip e può contenere al suo interno diversi file excel a seconda della configurazione del sistema:
- cartellino: contiene i dati delle presenze, ore straordinario e ore viaggio
- note spese: contiene i rimborsi di spese trasferta da inserire sul cedolino dei dipendenti
- reperibilità: contiene le ore di reperibilità effettuate dai dipendenti
- rimborsi carburante: contiene i dati relativi ai km percorsi e al carburante consumato per viaggi di servizio
- schede carburante: contiene i dati relativi agli acquisti di carburante per le auto aziendali
- straordinari: contiene le ore di straordinario effettuate dai dipendenti; le ore sono suddivise in feriali/festive e diurne/notturne per poter consentire la corretta applicazione degli importi previsti contrattualmente
Modifica dei dati di presenza
Nel caso in cui sia necessario modificare i dati di presenza da parte della segretaria o addetto HR per modificare i dati di presenza del dipendente, utilizzare la maschera di ricerca per selezionare il dipendente e la data.
Cliccando su “Cerca” verrà visualizzata la riga corrispondente ai parametri di ricerca.
Quindi cliccare sul simbolo alla destra del quadratino (e alla sinistra della data). Nella finestra che si apre si può inserire il/i giustificativo/i dell’assenza e la durata della stessa: giornata intera, oppure ore e/o minuti (solo a multipli di 15 minuti). E’ anche possibile modificare i valori delle ore lavorate, eccedenze e straordinari, ecc..
Una volta salvata la pagina, l’assenza e i relativi giustificativi sono registrati.