Questo modulo va utilizzato dal personale addetto alla rilevazione presenze, quindi normalmente il personale di segreteria.
Dal menu selezionare “Presenze” e dal sottomenu “Registrazione assenze”.
Inserire quindi la data per la quale si desidera effettuare la ricerca e cliccare sul pulsante “Cerca”.
Da notare che per questo modulo la ricerca non mostra alcun dato se non è indicata una specifica data, come invece accade per altri moduli. E’ quindi sempre necessario inserire la data e premere il tasto “Cerca”.
Appare quindi la lista dei dipendenti: essa include sia il personale presente, che ha timbrato regolarmente, sia quello per il quale appare una segnalazione di omessa timbratura ed in cui il sistema ha potuto individuarne la causa attraverso le informazioni registrate in altre sezioni (assenze per ferie o permessi, ad es.). Infine vengono mostrati anche i casi per i quali non risulta la timbratura ma non è reperibile alcuna informazione.
Per questi casi, in cui il sistema non dispone di informazioni, si deve quindi materialmente individuare la causa dell’omessa timbratura (trasferta non segnalata, malattia, dimenticanza, ecc,) e intervenire poi cliccando sul pulsante a forma di matita posto accanto al nome della persona interessata. Nella finestra che si apre si può inserire il giustificativo dell’assenza e la durata della stessa: giornata intera, oppure ore e/o minuti (solo a multipli di 15 minuti).
Una volta salvata la pagina, l’assenza e la sua motivazione sono registrate.
In presenza di anomalie il sistema comunica direttamente via mail con il dipendente per segnalare la specifica irregolarità. Il dipendente potrà autonomamente risolvere l’anomalia inserendo un giustificativo oppure aggiungendo la eventuale timbratura mancante via Web.
Nella barra Azioni è possibile selezionare altre funzionalità, utili per effettuare controlli di vario genere di carattere più globale. Tali funzionalità saranno descritte in altre sezioni.
Export dei dati sulle presenze e altre informazioni per i cedolini
Quando tutte le presenze del mese precedente sono state inserite attraverso la procedura semi-automatica sopra illustrata, è possibile procedere alla generazione del cosiddetto “cartellino” che sta ad indicare l’insieme dei dati sulle presenze del personale nel mese, corredati dalle informazioni relative ad eventuali straordinari, ore viaggio, rimborsi di trasferta, ecc..
Cliccando sul link “export per cedolini” nella barra delle azioni sotto il menu “Registrazioni Assenze”, vengono richieste alcune informazioni necessarie per la generazione dei dati di presenza:
Anno (YYYY): inserire l’anno a cui si riferiscono le presenze
Mese (1-12): inserire il mese a cui si riferiscono le presenze
Settare flag inoltrato? ( SI/NO): questo flag consente di “marcare” i dati in modo che non vengano più prodotti alla successiva generazione. Ciò può essere utile ad esempio per evitare di inviare all’ufficio paghe rimborsi spese che sono già stati pagati al dipendente. Se si risponde “SI” vengono marcati e alla generazione successiva non saranno più presenti nel file. Viceversa se si risponde “NO” verranno nuovamente prodotti alla successiva generazione del file. Nel dubbio meglio rispondere “NO” per non rischiare di perdere dati utili.
Il file che viene generato è in formato zip e contiene al suo interno diversi file excel:
- cartellino: contiene i dati delle presenze, ore straordinario e ore viaggio
- note spese: contiene i rimborsi di spese trasferta da inserire sul cedolino dei dipendenti
- reperibilità: contiene le ore di reperibilità effettuate dai dipendenti
- rimborsi carburante: contiene i dati relativi ai km percorsi e al carburante consumato per viaggi di servizio
- schede carburante: contiene i dati relativi agli acquisti di carburante per le auto aziendali
- straordinari: contiene le ore di straordinario effettuate dai dipendenti; le ore sono suddivise in feriali/festive e diurne/notturne per poter consentire la corretta applicazione degli importi previsti contrattualmente;