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L’introduzione di HR-Assistant nel contesto aziendale è facilitata se si soddisfano alcuni requisiti organizzativi illustrati in questo paragrafo.

Tutti gli utilizzatori del sistema devono essere dotati di un terminale con accesso ad Internet (anche mobile) e della posta elettronica. Il sistema si basa infatti sulla comunicazione con gli utenti tramite email per inviare notifiche (richieste di autorizzazioni, notifiche di irregolarità nelle timbrature), alert sulle scadenze di rendicontazione, ecc.

Ogni dipendente deve essere assegnato ad un unico responsabile per quanto attiene alle autorizzazioni ferie e permessi, trasferte, reperibilità e straordinari e l’attribuzione dei progetti su cui rendicontare l’attività.  Ogni dipendente deve inoltre essere assegnato, per quanto riguarda il contesto HR-Assistant, ad un’unica struttura organizzativa di livello direzionale. Nel caso in cui un lavoratore sia assegnato a più strutture, occorre individuare, ai fini della configurazione di HR-Assistant, la struttura prevalente.

La gestione di HR-Assistant richiede l’individuazione di due figure chiave:  l’amministratore del sistema, di cui si è già accennato, e l’addetto alla registrazione presenze.  Questa seconda figura, che può essere scelta all’interno dello staff di HR oppure all’interno del personale di segreteria, ha il compito fondamentale di gestire le presenze giornaliere del personale in azienda assicurando che non vi siano casi di assenza non giustificata.  Nel fare ciò può avvalersi della funzionalità di elaborazione delle timbrature, che HR-Assistant supporta sia mediante rilevatori presenze tradizionali sia mediante timbrature virtuali, con le modalità descritte nella documentazione specifica,

HR-Assistant può semplificare enormemente il controllo delle presenze in azienda riuscendo a risolvere in automatico una elevata percentuale di casi laddove la maggior parte del personale effettui le timbrature.  Nel caso in cui in azienda non sia presente un rilevatore presenze tradizionale, è possibile utilizzare la app timbrature di HR-Assistant oppure effettuando la timbratura da web. Tale soluzione può essere adottata anche per il personale che lavora fuori sede.

L’addetto alla registrazione presenze deve gestire soprattutto i casi dei dipendenti per i quali non risulta nessuna timbratura e per i quali non è quindi possibile determinare in automatico la presenza al lavoro. Ad esempio dipendenti in malattia oppure in trasferta, dipendenti che lavorano fuori sede e non usano la timbratura via Internet, dipendenti che non sono tenuti a timbrare, di solito dirigenti, e  dei quali l’azienda vuole comunque tracciare la presenza.

Attraverso una semplice procedura manuale l’addetto alla registrazione presenze inserisce la presenza o l’assenza dei dipendenti per i quali il sistema non è stato in grado di produrre un risultato automatico. Nel caso di assenza ne deve indicare anche la motivazione, selezionando tra i casi predefiniti dall’amministratore del sistema. Questo lavoro non deve essere necessariamente fatto quotidianamente, in quanto è sufficiente che sia completato entro il termine in cui devono essere inviati i dati di presenza a chi si occupa della elaborazione dei cedolini.

Per sfruttare al meglio i vantaggi che HR-Assistant può apportare, è necessario inserire all’inizio quante più informazioni possibili nel sistema. In questo modo HR-Assistant potrà diventare il punto di accesso più comodo e veloce per una molteplicità di dati che saranno tutti disponibili da qualunque postazione di lavoro fissa o mobile in qualunque momento. Si otterrà anche il vantaggio di eliminare una considerevole quantità di carta dall’azienda risparmiando spazio e riducendo i costi. Basti pensare a tutta la modulistica cartacea che molte aziende ancora utilizzano per la gestione dei permessi, per i rimborsi spese, ecc..  e che costituisce un significativo aggravio in termini di tempo di archiviazione e ricerca delle informazioni