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Il modulo schede carburante consente di predisporre le richieste di rimborso carburante delle auto aziendali al fine di consentirne il pagamento tramite il cedolino. Inoltre consente di monitorare i costi complessivi per il controllo della spesa.

Il processo aziendale sotteso è il seguente: il dipendente che ha l’auto aziendale assegnata compila la scheda carburante in formato cartaceo, la firma, allega gli scontrini, consegna il tutto alla segreteria, si fa autorizzare attraverso il workflow la richiesta dal responsabile. Successivamente il personale di staff  inserisce i dati nel modulo che qui si descrive.

Dal menu selezionare “Auto aziendali” e dal sottomenu “Schede carburante auto az.”

Dalla barra Azioni selezionare “Crea Schede carbur. auto az.”.

Nella pagina che si apre inserire il nome del dipendente, selezionandolo dalla lista che si ottiene cliccando sul pulsante identificato da un freccia

L’anno di riferimento è preselezionato. Inserire poi il mese. La voce riguardante l’acquisto del carburante con carta aziendale è finalizzata al tracciamento dei costi, poiché evidentemente in questo caso non ci sono rimborsi da effettuare. Diversamente, nella casella “Costo carb. da rimbors” va indicato quanto risulta dalla richiesta cartacea.

Si clicca la casella “Da inoltrare” per evidenziare che la richiesta può iniziare l’iter per il rimborso.

Si salva infine la pagina.

Dal menu Azioni cliccando su   si apre la lista delle schede in cui comparirà anche quella appena inserita.

Attraverso i flag “Da inoltrare, “Inoltrato” e “Pagato”, settabili tramite la funzione “Mass update” è possibile gestire il processo di rimborso. L’incaricato del processo li utilizza nel modo seguente:

Da inoltrareSetta le richieste che devono essere inserite dal sistema nel file dei dati per i cedolini
InoltratoSegnala che le richieste sono pervenute all’ufficio paghe
PagatoSegnala che le richieste sono state rimborsate

Attenzione: Se non viene resettato lo stato “Da inoltrare”, ad ogni estrazione dei dati per i cedolini le richieste vengono reinserite.

Attraverso  i tre “stati” sopra descritti, nella pagina “Ricerca globale schede carburante auto az.” si possono facilmente filtrare i dati attraverso la maschera di ricerca e andare a selezionare specifiche schede carburante.