331 715 2500
You are here:
< Back

Si illustra in questa sezione la funzione timesheet ovvero l’attività di rendicontazione progetti. Nel seguito utilizzeremo anche il termine “commessa” come sinonimo di progetto. La struttura è articolata su tre moduli:

Codici commessaDefinizione dei codici identificativi dei progetti o commesse e informazioni ad essi associate. I codici possono essere introdotti manualmente oppure caricati da file.
Assegnazione commesseAssegnazione alle risorse dei progetti / commesse su cui caricare le ore lavorate
RendicontazioneRendicontazione mensile delle ore lavorate su progetto. Questo modulo include anche una funzione di generazione reports esportabili con il riepilogo delle ore lavorate sui vari progetti.

Codici progetto

Il progetto identifica l’attività commissionata dal cliente sulla quale possono essere caricate le ore lavorate. Il responsabile HR definisce, integrando i dati provenienti dalle varie strutture, tutti i nomi o codici di progetto o commessa che è opportuno tracciare. Per creare manualmente la lista dei nomi o codici di commessa, nel sottomenu cliccare su codici commessa e, nella barra Azioni “Crea Codici commessa”

Nel primo campo deve essere inserito il nome o codice di commessa/progetto. Il campo è totalmente libero. Tuttavia, poiché tale nome o codice comparirà nei report di rendicontazione e nelle successive schermate all’interno delle colonne, è opportuno scegliere un nome o codice non troppo lungo.

Nel campo “Cliente ”indicare il Cliente a cui la commessa si riferisce.

Nel campo “Prodotto/Servizio” si deve indicare il prodotto o servizio a cui la commessa si riferisce. Nel campo “BU” va invece indicata la Business Unit o la struttura responsabile per l’attività. Nei campi Tipologia e Descrizione si deve indicare rispettivamente la tipologia di attività e la sua descrizione. Il campo “h/u previste” consente di definire quante ore uomo possono essere caricate in totale  sulla commessa. Infine occorre introdurre nel campo “Anno” l’anno al quale le informazioni si riferiscono.

Tramite l’anno è possibile identificare tutti i progetti o commesse degli anni precedenti e le relative rendicontazioni, al fine di poter effettuare eventuali verifiche su richiesta degli organi di controllo, come nel caso di progetti finanziati.

Una volta salvata la pagina, il progetto compare nell’elenco Codici commessa.

Caricamento codici commessa da file

E’ anche possibile caricare da file i codici commessa e relative informazioni associate (cliente, prodotto, tipologia, ecc.). Il file deve avere una struttura predefinita descritta nella specifica documentazione tecnica. Per caricare il file è sufficiente cliccare sul link “Import File Codici Commessa”. Si aprirà una pagina in cui è possibile selezionare il file da caricare navigando tra la cartelle locali. Premendo il tasto “Upload File” il file viene caricato e tutti i dati in esso presenti vengono importati nella tabella dei Codici di Commessa sostituendo gli eventuali valori già presenti.

Assegnazione progetti o commesse

Ad ogni dipendente che deve effettuare la rendicontazione devono essere assegnati uno o più progetti / commesse sui quali è abilitato a caricare le ore.

Cliccando su “Crea Assegnazione codici” si apre una pagina in cui compare l’elenco dei dipendenti con i progetti loro assegnati. Se si vuole modificare tale assegnazione a qualcuno di loro, cliccare sul pulsante “Modifica” accanto al nome. Si apre così una nuova pagina.

Nell’esempio al dipendente sono assegnati tre commesse. Cliccando su una delle caselle vuote, si apre un menu a tendina, dal quale è possibile assegnare al dipendente eventuali altri progetti fino ad un massimo di 16. Se si vogliono assegnare più di 16 codici oppure se si vuole abilitare il dipendente a caricare su tutti i progetti disponibili, occorre spuntare la casella “Abilita tutti i Codici” in alto a destra.

L’assegnazione dei progetti ai dipendenti può avvenire più volte nell’anno, ad esempio se partono nuovi progetti o se un progetto si è chiuso per cui non si deve più permettere di caricare ore. Naturalmente il sistema non perde quanto rendicontato in precedenza: solo dal momento delle nuove assegnazioni di progetti si potrà rendicontare sui nuovi progetti, così come si potrà continuare a farlo sui precedenti.

Rendicontazione

La rendicontazione può essere effettuata con cadenza giornaliera, settimanale o annuale. La scelta del periodo deve essere effettuata dal cliente in fase di configurazione. Essa non può più essere modificata successivamente se non rigenerando tutti i dati di rendicontazione e perdendo quindi i relativi dati. 

Nella figura che segue un dipendente ha caricato le ore lavorate mensilmente e nella colonna “controllo” compare un “OK”, inserito automaticamente dal sistema quando il numero delle ore caricato è coerente col numero di ore che si poteva caricare in funzione quindi dell’orario di lavoro.

Il dipendente, nella sezione rendicontazione che lo riguarda, vede in questo esempio 12 reports mensili. Per caricare le ore sceglierà la riga corrispondente al mese su cui deve rendicontare (ad esempio il mese 2) cliccando sul simbolo di modifica (vedi figura) .

La finestra che si apre consente di scegliere con un menu a tendina i progetti su cui caricare scrivendo nella colonna a fianco il numero delle ore lavorate.

Qualora manchi la coerenza tra le ore totali da rendicontare e le ore caricate, il sistema segnala un errore. Questo è utile in particolare nei progetti finanziati dove i controlli da parte dell’autorità che finanzia il progetto sono più stringenti.

In pratica, il sistema controlla che ci sia coerenza tra le ore dichiarate e quelle per le quali il dipendente ha attestato la sua presenza al lavoro tramite le timbrature, incluse quelle effettuate a distanza, ad es. se lavora presso il cliente. Nel caso esemplificato, le ore inserite dal dipendente sono 162, mentre quelle­­ lavorate da consuntivare sono 168.

Riepilogo delle ore lavorate

Per generare un riepilogo delle ore lavorate su commessa cliccare su “Report rendicontazione”.

Si aprirà una pagina in cui viene richiesto di inserire l’anno di riferimento per le attività rendicontate. Il sistema chiederà quindi dove salvare il file generato.

Il file è generato nel formato “archivio zip” che contiene un file excel con il riepilogo delle ore caricate nell’anno.