Rendicontazione
Rendicontazione/Timesheet
Si illustra in questa sezione la Rendicontazione commesse/progetti, (detta anche timesheet).
Il funzionamento è articolato su tre moduli: Commesse, Assegnazione commesse, Rendicontazione come mostrato dalla voce di menu.
| Commesse | Contengono i codici identificativi e le descrizioni delle commesse/progetti con diverse informazioni associate. I dati possono essere introdotti manualmente oppure caricati da file. |
| Assegnazione commesse | Consente di assegnare a ciascun dipendente le commesse/progetti su cui potrà caricare le ore lavorate |
| Rendicontazione | Consente di inserire le ore lavorate sulle commesse con frequenza mensile, settimanale o giornaliera. Questo modulo include anche la generazione di diversi tipi reports esportabili in formato excel. |
Commesse
La commessa (o progetto) identifica l’attività commissionata dal cliente sulla quale possono essere caricate le ore lavorate. L’amministratore del sistema definisce, integrando i dati provenienti dalle varie strutture, tutti i nomi o codici di commessa/progetto che è opportuno tracciare. Per creare manualmente la lista dei nomi o codici di commessa, nella barra del menu a sinistra cliccare su “RENDICONTAZIONE”, quindi su Commesse. Nella pagina che si aprirà cliccare su “Crea Commessa”.
I campi da inserire sono mostrati nella figura seguente. Da notare che i campi obbligatori sono contrassegnati dalla stellina rossa.
Il modulo consente di definire una struttura complessa di commesse/progetti articolate eventualmente in sotto-progetti.
Sopra le commesse possono inoltre essere previsti due livelli, ovvero il “Progetto superiore” e il “Progetto generale” per un totale di 4 livelli.
Nel caso più semplice si avranno solo commesse senza sotto-progetti.
Nel “Nome breve o codice” bisogna inserire il nome o codice ufficiale della commessa mentre nel campo “Nome completo” si deve inserire un titolo descrittivo della commessa che è quello che il dipendente vedrà quando farà la rendicontazione. Entrambi i campi saranno visibili sul report excel.
Se le commesse hanno una struttura complessa articolata su più livelli, può essere utile compilare i campi “Progetto superiore e “Progetto generale”. Il report excel mostrerà in tal caso non solo i totali per commessa ma anche i totali per Progetto superiore e quelli per Progetto generale.
Nel campo “Cliente e possibile indicare il Cliente a cui la commessa si riferisce.
Nel campo “Prodotto/Servizio” è possibile indicare il prodotto o servizio a cui la commessa si riferisce. Nel campo “BU” può invece essere indicata la Business Unit o la struttura responsabile per l’attività. Nei campi Tipologia e Descrizione si possono inserire rispettivamente la tipologia di attività e la sua descrizione. Il campo “h/u previste” consente di definire quante ore uomo possono essere caricate in totale sulla commessa.
Infine occorre introdurre nel campo “Anno” l’anno al quale le informazioni si riferiscono. Tramite l’anno è possibile identificare tutti i progetti o commesse degli anni precedenti e le relative rendicontazioni, al fine di poter effettuare eventuali verifiche su richiesta degli organi di controllo, come nel caso di progetti finanziati.
Una commessa può essere “chiusa” quando non è più permesso caricare ore su di essa. Per chiudere una commessa è sufficiente spuntare il campo “Spuntare se commessa chiusa” che si trova al fondo della pagina di creazione/modifica Commesse.
Una volta salvata la pagina, il progetto compare nell’elenco Commesse.
Assegnazione commesse o progetti
Ad ogni dipendente che deve effettuare la rendicontazione devono essere assegnate una o più commesse/progetti sui quali è abilitato a caricare le ore. Per accedere al modulo di Assegnazione. commesse/progetti cliccare nella barra verticale del Menu su “RENDICONTAZIONE”, quindi su “Assegnazione Commesse”.
La vista elenco mostra le eventuali assegnazioni già presenti. Per modificare una assegnazione cliccare sul simbolo a destra del quadratino. Per creare nuove assegnazioni cliccare su “Crea Assegnazione Commesse”.
Cliccando su “Crea Assegnazione Commesse” si apre la pagina seguente.
Bisogna innanzitutto selezionare il dipendente cliccando sulla freccia. Si aprirà una pagina popup che consente di cliccare sul nome del dipendente desiderato.
E’ possibile assegnare al dipendente tutte le commesse esistenti spuntando la casella “Abilita tutte le commesse” consentendogli quindi di caricare le ore lavorate su una qualsiasi commessa. In alternativa, non spuntando la casella suddetta, si possono assegnare una o più specifiche commesse/sotto-progetti, fino ad un totale di 20.
Per modificare una assegnazione commesse esistente, dalla pagina elenco assegnazioni cliccare sul simbolo alla destra del quadratino in corrispondenza della riga che si vuole modificare.
L’assegnazione dei progetti ai dipendenti può avvenire più volte nell’anno, ad esempio se partono nuovi progetti o se un progetto è è stato chiuso per cui non si deve più permettere di caricare ore. Naturalmente il sistema non perde quanto rendicontato in precedenza: solo dal momento delle nuove assegnazioni di progetti si potrà rendicontare sui nuovi progetti, così come si potrà continuare a farlo sui precedenti.
Rendicontazione
La rendicontazione può essere effettuata con cadenza giornaliera, settimanale o annuale. La scelta del periodo deve essere effettuata dal cliente in fase di configurazione. Essa infatti non può più essere modificata successivamente se non rigenerando tutti i dati di rendicontazione e perdendo i dati preesistenti.
Nella figura che segue un dipendente ha caricato le ore lavorate giornalmente e nella colonna “Compilato” compare un “OK”, inserito automaticamente dal sistema, che sta a significare che la rendicontazione è stata effettuata.
Il dipendente Bianchi, che deve effettuare la rendicontazione per la data 13/11/2020, sceglierà la riga corrispondente alla data è cliccherà sul simbolo alla destra del quadratino (vedi figura) .
La finestra che si apre consente di scegliere con un menu a tendina i progetti su cui caricare scrivendo nella colonna a fianco il numero delle ore lavorate. E’ anche possibile aggiungere delle Note.
Di default il sistema non pone alcun limite sul valore delle ore inserite. Tuttavia a livello di configurazione è possibile vincolare, se necessario, la rendicontazione in modo che le ore caricate siano uguali a quelle lavorabili nel periodo. In tal caso il sistema impedirà il salvataggio dei dati qualora manchi la coerenza tra le ore totali da rendicontare e le ore caricate.
Reports di riepilogo delle ore lavorate
Report mensile dipendente: consente di selezionare il dipendente, il mese e l’anno e mostra le ore caricate in ogni giorno sulle commesse. Riporta inoltre i totali delle ore lavorate, ferie/rol e malattia.
Report sintetico di rendicontazione annuale: consente di selezionare l’anno e mostra i totali per commessa, dipendente e mese.
Report di commessa: consente di selezionare una commessa e visualizzare le ore caricate dai vari dipendenti nel tempo.
Tutti i report sono scaricabili in formato excel.
Cruscotto Analytics
E’ disponibile un potente cruscotto interattivo che permette di produrre in tempo reale viste personalizzate dei dati di rendicontazione in senza bisogno di scaricare i reports. Selezionando dagli elenchi a discesa l’anno, mese, giorno e dipendente vengono immediatamente visualizzati i dati relativi.
