331 715 2500
You are here:
< Back
trasferte e note spesa

Trasferta

In questa sezione spieghiamo come inserire una richiesta di trasferta. Nella barra del menu cliccare “Trasferte” e poi “Trasferte” nel sottomenu.

Sulla barra Azioni selezionare “Crea trasferte”.

Si apre la pagina in cui inserire tutti i dati relativi alla trasferta. Se la trasferta è creata dalla segretaria o da un utente con il ruolo HR, il sistema chiede di selezionare il dipendente che deve effettuare la trasferta. Prima di tutto selezionare il nome dalla lista, cliccando sul pulsante “Seleziona”.

Si apre così una finestra di dialogo dove si può selezionare il nome desiderato

Una volta selezionato il nome, la finestra si chiude. Tramite il pulsante “Seleziona”, si può selezionare il progetto su cui si devono caricare i costi della trasferta, sempre utilizzando la finestra di dialogo che si apre. Si riempiono successivamente gli altri campi: la destinazione, l’eventuale motivazione, le date di partenza e di ritorno. Si possono anche inserire informazioni per l’ufficio viaggi come la richiesta di prenotazione del biglietto aereo, dell’ albergo,  di un’auto a noleggio, l’eventuale richiesta di anticipo in euro o in valuta estera, altre annotazioni. Poi si salva la pagina.

Si apre quindi una schermata di controllo dei dati inseriti e la richiesta è pronta per l’approvazione. Di norma la segretaria, poiché deve occuparsi di contattare l’ufficio viaggi, contestualmente fa anche firmare la richiesta al responsabile nella versione cartacea. Al momento non è disponibile l’autorizzazione elettronica prevista per le altre richieste.

Note spesa

Al ritorno dalla trasferta, si devono rendicontare le spese sostenute a carico dell’azienda, chiedere eventuali rimborsi, ecc.

Per procedere in questa operazione, sulla barra Azioni selezionare “Elenco trasferte” e sulla pagina che si apre il numero della trasferta effettuata.

Si apre una ulteriore pagina in cui compaiono tutte le informazioni relative alla trasferta e, nella parte inferiore, la sezione da cui si può creare la nota spese di quella particolare trasferta

Cliccando sul pulsante “Crea” si apre la pagina in cui vanno inserite tutte le informazioni relative alla nota spese.

La prima sezione richiede alcune informazioni:

  • selezionare la trasferta cliccando sulla freccia
  • pulsante “contiene fatture”: cliccare in caso affermativo
  • la data e l’eventuale orario di partenza, in relazione al tipo di contratto e al rimborso delle ore di viaggio
  • la data e l’eventuale orario di ritorno
  • la eventuale diaria prevista dal contratto

La seconda sezione è a cura della segretaria, perché in essa si riportano le spese di viaggio sostenute dall’azienda.

Nella terza sezione il dipendente annota le spese che ha sostenuto e di cui chiede il rimborso. Tali spese vanno indicate in questa sezione anche se pagate con carta di credito personale del dipendente.

Nella quarta sezione invece si annotano le spese sostenute con la carta di credito aziendale, per le quali non si dovrà ovviamente richiedere un rimborso ma che devono essere calcolate dall’azienda nel costo complessivo della trasferta.

La quinta sezione è infine relativa alle spese sostenute in valuta, per le quali bisogna effettuare la conversione in euro.

Se il dipendente ha completato la compilazione, clicca sulla casella “Completata dal dipendente”, altrimenti salva la pagina per completarla in un altro momento.

Gli scontrini relativi alla trasferta vanno raccolti in una busta chiusa, contrassegnata dal numero progressivo della trasferta.

Possibilità di allegare ricevute

E’ possibile allegare ricevute alla nota spese al fine di consentire all’amministrazione di effettuare i necessari controlli. Per allegare una ricevuta si deve prima salvare la nota spese e poi caricare nel sistema il file contenente la ricevuta. Esiste a tal fine un apposito modulo generico chiamato “Notes” che consente di caricare qualsiasi documento. Il modulo è accessibile dalla pagina “Home”. Selezionare “Crea Nota o Allegato”, e inserire un nome nel campo “Oggetto”, quindi scegliere il file da caricare e infine salvare. Tornare quindi alla Nota  Spese e selezionarla dall’elenco (va aperta in visualizzazione e non in modifica). Al fondo della pagina di visualizzazione della Nota Spese comparirà sotto la dicitura “Notes” il bottone “Seleziona” dal quale si potrà selezionare la nota contenente la foto della ricevuta che verrà allegata quindi alla Nota spese.

Al termine dell’operazione viene mostrato al fondo della Nota spese la ricevuta allegata.

Per ulteriori informazioni sul modulo trasferte e note spesa clicca qui