Trasferte e note spesa
Trasferte e note spesa
Trasferta
In questa sezione spieghiamo come inserire una richiesta di trasferta. Nella barra del menu cliccare “Trasferte” e poi “Trasferte” nel sottomenu.
Sulla barra Azioni selezionare “Crea trasferta”.
Si apre la pagina in cui inserire tutti i dati relativi alla trasferta. Se la trasferta è creata dalla segretaria o da un utente con il ruolo HR, il sistema chiede di selezionare il dipendente che deve effettuare la trasferta. Prima di tutto selezionare il nome dalla lista, cliccando sul pulsante “Seleziona”.
Si apre così una finestra di dialogo dove si può selezionare il nome desiderato
Una volta selezionato il nome, la finestra si chiude. Tramite il pulsante “Seleziona”, si può selezionare la commessa su cui si devono caricare i costi della trasferta, sempre utilizzando la finestra di dialogo che si apre. Si riempiono successivamente gli altri campi: la destinazione, l’eventuale motivazione, le date di partenza e di ritorno. Si possono anche inserire informazioni per l’ufficio viaggi come la richiesta di prenotazione del biglietto aereo, dell’ albergo, di un’auto a noleggio, l’eventuale richiesta di anticipo in euro o in valuta estera, altre annotazioni. Poi si salva la pagina.
Si apre quindi una schermata di controllo dei dati inseriti e la richiesta è pronta per l’approvazione. Di norma la segretaria, poiché deve occuparsi di contattare l’ufficio viaggi, contestualmente fa anche firmare la richiesta al responsabile nella versione cartacea. Al momento non è disponibile l’autorizzazione elettronica prevista per le altre richieste.
Note Spesa
Al ritorno dalla trasferta, si devono rendicontare le spese sostenute a carico dell’azienda, chiedere eventuali rimborsi, ecc.
Per procedere in questa operazione, sulla barra verticale di sinistra cliccare prima su TRASFERTE e poi su Note Spesa. Quindi nella pagina che viene aperta cliccare su Crea Note Spesa.
Si apre una ulteriore pagina in cui compaiono tutte le informazioni relative alla nota spese.
La prima sezione richiede alcune informazioni:
- selezionare il Dipendente cliccando sulla freccia: si aprirà una pagina popup in cui è possibile selezionare il dipendente
- selezionare l’eventuale trasferta, se esiste, relativa alla nota spese che si sta creando (in questo modo verranno associate alla nota spese tutte le informazioni relative alla trasferta)
- inserire la data e l’eventuale orario di partenza, in relazione al tipo di contratto e al rimborso delle ore di viaggio
- inserire la data e l’eventuale orario di ritorno
- inserire la eventuale diaria prevista dal contratto
- spuntare eventualmente la casella “Contiene fatture”
La seconda sezione è a cura della segretaria, perché in essa si riportano le spese di viaggio sostenute dall’azienda
Nella terza sezione il dipendente annota le spese che ha sostenuto e di cui chiede il rimborso. Tali spese vanno indicate in questa sezione anche se pagate con carta di credito personale del dipendente.
Nella quarta sezione invece si annotano le spese sostenute con la carta di credito aziendale che devono essere calcolate dall’azienda nel costo complessivo della trasferta.
La quinta sezione è infine relativa alle spese sostenute in valuta, per le quali bisogna effettuare la conversione in euro.
Una volta completata la compilazione, cliccare sulla casella ”Richiedi autorizzazione”, altrimenti salvare la pagina per poterla completare in un altro momento.
Possibilità di allegare ricevute
E’ possibile allegare ricevute alla nota spese al fine di consentire all’amministrazione di effettuare i necessari controlli. Se la nota spese viene creata mediante la APP, le ricevute/scontrini possono essere catturate tramite la macchina fotografica e verranno allegate automaticamente alla nota spese. Per allegare invece una o più ricevute accedendo dal browser, si devono prima scannerizzare le ricevute/scontrini. Al fondo della pagina di visualizzazione della Nota Spese comparirà, sotto la dicitura “Notes”, il bottone “Seleziona” dal quale si potrà selezionare il file contenente l’immagine della ricevuta che verrà allegata quindi alla Nota spese.
