Nuovi strumenti per la gestione dell'onboarding - HR-Assistant
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Nei processi di integrazione di un neoassunto all’interno di un’azienda si parla sempre più spesso di Onboarding. Il termine può essere inteso come “socializzazione organizzativa”. In un contesto lavorativo in cui la motivazione e l’engagement contano sempre di più, l’Onboarding acquista un ruolo chiave per trattenere nell’azienda i lavoratori, specie i migliori. Questi tendono a cambiare lavoro più frequentemente ed aumenta il costo della loro sostituzione. La gestione del processo di Onboarding può pertanto fornire un vantaggio competitivo all’azienda.

L’Onboarding costituisce il processo che consente a una persona esterna ad un’organizzazione di entrare consapevolmente all’interno di essa. Possiamo vederlo dal punto di vista dell’azienda come l’insieme di procedure e di azioni che internamente devono essere attivate. Possiamo anche vederlo dal punto di vista del neoassunto come l’insieme di conoscenze, di competenze e di comportamenti che ha bisogno di apprendere per diventare membro effettivo dell’organizzazione.

Strumenti di automazione per l’Onboarding

Per questo è importante che in un gestionale risorse umane ci sia una funzione specifica per l’Onboarding. In una piattaforma HR le aziende devono avere una guida in questo processo, il neoassunto non deve essere solo nell’apprendere il funzionamento del suo nuovo luogo di lavoro. Ci deve essere per entrambi uno strumento che li guidi attraverso un percorso programmato e definito senza il rischio che si saltino passaggi e ci siano tempi morti. Per l’azienda è importante dare fin dall’inizio l’impressione di un’organizzazione efficiente, capace di fornire tutte le informazioni e gli strumenti essenziali per svolgere l’attività assegnata. Per il neoassunto è gratificante sentire di far parte di un gruppo che si occupa di lui, che ne previene le necessità, che lo aiuta ad inserirsi nel nuovo ambiente.

Un modulo di questo tipo è presente nel software gestionale risorse umane HR-Assistant. Esso permette all’HR di definire passo per passo i compiti, chi deve occuparsene, i tempi da prevedere. Ci sono compiti dell’HR stesso, o del supporto tecnico, come la fornitura al neoassunto di un computer e di un telefono aziendale. Altri compiti riguardano l’amministrazione, relativi alla documentazione e agli adempimenti necessari per la formalizzazione dell’assunzione. Ci sono attività che competono al tutor, per consentire al neoassunto di entrare pienamente nel gruppo di appartenenza, di conoscere il suo ruolo in relazione a quello degli altri, di creare i contatti necessari per svolgere il proprio lavoro.

Per saperne di più…

Le opzioni sono personalizzabili e adattabili ai processi specifici di ogni società. Questi sono collegati ad uno scadenzario “attivo”, che ricorda a ciascuno il compito da effettuare sia tramite mail sia con notifiche in una message board. Bisogna prevedere ciò che deve essere fatto prima dell’arrivo del neoassunto, l’accoglienza dei primi giorni, delle prime settimane, almeno dei primi tre mesi. Accanto alle attività più ovvie e agli strumenti più consueti, bisogna pianificare anche la gestione corsi di formazione: il neoassunto deve poter raggiungere in tempi definiti un livello di integrazione che gli permetta di lavorare autonomamente. In questo modo il nuovo impiegato può, in una prospettiva più lunga nel tempo, entrare consapevolmente nel sistema ideativo e produttivo dell’azienda e vedere davanti a sé un percorso organico di formazione e di sviluppo delle proprie competenze.

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