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Trasferte e Note Spese

Semplice ed efficiente

Il modulo di gestione delle trasferte e note spese HR-Viaggi semplifica e rende più efficienti i processi, riduce i costi di gestione, previene gli errori e favorisce la collaborazione. Il sistema ti assiste dalla organizzazione e autorizzazione della trasferta fino alla approvazione delle spese sostenute dal dipendente per il rimborso in busta paga.

Supporto per l’organizzazione della trasferta

Ogni richiesta di trasferta deve essere accompagnata da alcune informazioni essenziali, come date di partenza e ritorno, scopo del viaggio, cliente ed eventuale codice di commessa, A seconda della tipologia e durata della partenza può essere necessario richiedere la prenotazione di mezzi di trasporto, alberghi, auto a noleggio, Per trasferte all’estero può inoltre essere necessario acquistare valuta straniera, HR-Viaggi ti aiuta a raccogliere tutte queste informazioni in modo ordinato e a richiedere le necessarie autorizzazioni..

Processo di gestione delle trasferte
Fotografare e allegare ricevute con smartphone

Creazione nota spese super rapida

Al ritorno dalla trasferta, HR-Viaggi aiuta a creare rapidamente le note spese. Un ulteriore vantaggio è offerto dalla App Mobile che consente di compilare, mentre sei comodamente seduto sul treno e anche in assenza di connessione dati, la nota spese  e di allegare una o più foto delle ricevute di tutte le spese sostenute. Così non rischierai più di perderle o di fare confusione tra le ricevute di trasferte diverse. Inoltre l’amministrazione avrà sempre on line tutte le informazioni a portata di mano con risparmio di tempo e riduzione del consumo di carta. In questo modo si ottiene un aumento della produttività di tutti i settori coinvolti e il calcolo della nota spese diventa semplicissimo.

Tracciamento di molteplici tipologie di spesa

La nota spese permette di inserire diverse tipologie di spesa allo scopo di consentire analisi finalizzate alla ottimizzazione dei costi. E’ possibile inserire la diaria trasferta e distinguere tra spese in contanti, con carta di credito aziendale e in valuta.  Sono disponibili anche campi note per poter trasferire informazioni e precisazioni all’amministrazione. Possono essere tracciate sia le spese sostenute dal dipendente sia le spese anticipate dall’azienda allo scopo di poter calcolare i costi complessivi della trasferta.

Schede carburante per le auto aziendali

Abbiamo voluto aggiungere al modulo HR-Viaggi anche il supporto per la gestione delle schede carburante che, com’è noto, sono sottoposte ad una rigida regolamentazione. Basta con le schede cartacee da scannerizzare e inviare per email. Con HR-Viaggi tutti i dati nascono in formato elettronico e si riduce la possibilità di errori. Gli acquisti di carburante sia quelli effettuati con carta di credito aziendale sia quelli sostenuti dal dirigente vengono tracciati per poter gestire i rimborsi e calcolare correttamente il costo complessivo delle auto aziendali..

Rimborsi chilometrici

Rimborso chilometrico

Il modulo HR-Viaggi include la funzionalità di gestione del rimborso chilometrico, studiata per i dipendenti che effettuano frequenti viaggi di servizio con la propria auto. Inserendo nel sistema le informazioni relative ai viaggi effettuati e ai chilometri percorsi, tutti i costi sono sempre sotto controllo e associati automaticamente alle commesse. Inoltre si ottiene un bel risparmio di tempo rispetto alla tradizionale gestione cartacea o con fogli excel.

Analisi dei dati

Con i diversi tipi di reports Analytics già pronti il responsabile potrà visualizzare i dati di spese relative ad un periodo temporale e fare diversi tipi di analisi, ad esempio per individuare importi anomali. Per analisi più complesse è sempre possibile esportare tutti i dati di spesa in formato excel e creare i grafici più adatti alle diverse esigenze.

Calcolo nota spese

Il software effettua il calcolo nota spese ed evidenzia i rimborsi da corrispondere al dipendente. Dopo le necessarie autorizzazioni I dati vengono inviati a fine mese al consulente del lavoro per il pagamento tramite cedolino.

Statistiche spese di trasferta

Per saperne di più consulta il nostro manuale

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