Trasferte e Note Spese con il modulo “HR-Viaggi”
Software trasferte e note spese semplice ed efficiente
Il modulo note spese dipendenti HR–Viaggi semplifica e rende più efficienti i processi, riduce i costi di gestione, previene gli errori e favorisce la collaborazione. Il sistema assiste amministrazione e dipendenti dalla organizzazione e autorizzazione della trasferta fino all’approvazione delle spese per il rimborso in busta paga.
Organizzare il viaggio
Quando si organizza una trasferta, possono essere richieste alcune informazioni essenziali, come date di partenza e di ritorno, scopo del viaggio ed eventuale codice di commessa.
A seconda della tipologia e della durata può essere necessario richiedere la prenotazione di mezzi di trasporto, alberghi, auto a noleggio. Per trasferte di lavoro all’estero può inoltre essere necessario acquistare valuta straniera. HR–Viaggi consente di raccogliere tutte queste informazioni in modo ordinato, di inviarle all’ufficio viaggi aziendale o alla segretaria e di richiedere facilmente le autorizzazioni necessarie.
Creazione nota spese super rapida
Al ritorno dalla trasferta, HR-Viaggi aiuta a creare rapidamente le note spese. Un ulteriore vantaggio è offerto dalla App Mobile che consente di compilare, mentre sei comodamente seduto sul treno e anche in assenza di connessione dati, la nota spese e di allegare una o più foto delle ricevute di tutte le spese sostenute. Così non rischierai più di perderle o di fare confusione tra le ricevute di trasferte diverse. Inoltre l’amministrazione avrà sempre on line tutte le informazioni a portata di mano con risparmio di tempo e riduzione del consumo di carta. In questo modo si ottiene un aumento della produttività di tutti i settori coinvolti e il calcolo della nota spese diventa semplicissimo.
Rimborso chilometrico
Il modulo HR-Viaggi include la funzionalità di gestione del rimborso chilometrico, studiata per i dipendenti che effettuano frequenti viaggi di servizio con la propria auto. Se si inseriscono nel sistema le informazioni relative ai viaggi effettuati e ai chilometri percorsi, tutti i costi sono sempre sotto controllo e associati automaticamente alle commesse. Inoltre si ottiene un bel risparmio di tempo rispetto alla tradizionale gestione cartacea o con fogli excel
Tracciamento di molteplici tipologie di spesa
Il modulo nota spese dipendenti HR-Viaggi permette di distinguere le diverse tipologie di spese trasferta dipendenti. In questo modo si possono effettuare analisi finalizzate a ottimizzare i costi.
E’ anche possibile gestire sia il rimborso forfettario che quello analitico a piè di lista, inserire l’eventuale indennità di trasferta e distinguere tra spese in contanti, con carta di credito aziendale e in valuta.
Grazie ai campi note, si possono trasferire informazioni e precisazioni all’amministrazione riguardo alle varie voci di spesa.
Si possono tracciate sia le spese sostenute dal dipendente sia le spese anticipate dall’azienda allo scopo di calcolare i costi complessivi della trasferta.
Schede carburante per le auto aziendali
Il modulo HR-Viaggi fornisce anche il supporto per la gestione delle schede carburante che, com’è noto, sono sottoposte ad una rigida regolamentazione.
Con HR-Viaggi tutti i dati nascono in formato elettronico e si riduce la possibilità di errori. Il modulo traccia gli acquisti di carburante, sia se effettuati con carta di credito aziendale sia con la propria, per poter gestire i rimborsi e calcolare correttamente il costo complessivo delle auto aziendali.
Non c’è nessuna scheda cartacea da scansionare e inviare per email e si diminuisce il rischio di errori perché tutti i dati sono in formato elettronico fin dall’inizio.
Analisi dei dati
Con i diversi tipi di reports Analytics già pronti il responsabile potrà visualizzare i dati di spese relative ad un determinato periodo temporale ed effettuare diversi tipi di analisi , ad esempio per individuare importi anomali o per ricavare statistiche sulle spese di trasferta. Per analisi più complesse è sempre possibile esportare tutti i dati di spesa in formato excel e creare i grafici più adatti alle diverse esigenze.
Calcolo nota spese
Grazie al software trasferte e note spese è facile effettuare il calcolo nota spese ed evidenziare i rimborsi da corrispondere ai dipendenti. Inoltre puoi scaricare in un unico file e con un unico click tutti gli scontrini e le ricevute allegati alle nota spese che ti interessano, senza doverle richiamare una ad una dal modulo nota spese dipendenti. Dopo le necessarie autorizzazioni I dati vengono inviati a fine mese al consulente del lavoro per il pagamento tramite cedolino.
Gestione della trasferta semplice e sicura
Inserisci in HR-Viaggi i dati della tua trasferta. Tutte le tue richieste per organizzare il viaggio arriveranno rapidamente e senza errori all’ufficio viaggi della tua azienda.
Niente più problemi con la nota spese
HR-Viaggi ti aiuta a compilare la nota spese dipendenti. Grazie all’App, puoi farlo dovunque, anche quando non c’è la connessione Internet, e allegare scontrini e ricevute scattando una semplice foto con lo smartphone.
Calcolo nota spese facile e veloce
I calcoli delle note spese dipendenti saranno subito pronti da inviare per il rimborso al consulente del lavoro. Con un unico click puoi scaricare tutti i file degli scontrini e delle ricevute che ti interessano.
E se si usa l’auto?
HR-Viaggi fornisce anche il supporto per la gestione delle schede carburante in caso di auto aziendale. Se invece usi la tua auto per i viaggi di servizio, HR-Viaggi include la funzionalità di gestione del rimborso chilometrico.
Individua e analizza le varie tipologie di spesa
I campi disponibili nel nostro modulo Nota Spese permettono di introdurre informazioni numerose e dettagliate sulle spese trasferta dipendenti. Questi dati possono essere analizzati per ricavare informazioni utili sui costi e sul loro andamento nel tempo.
Si adatta alla tua organizzazione
Il workflow autorizzativo è estremamente flessibile e configurabile e può adattarsi a qualunque organizzazione dalla più semplice alla più complessa. Puoi creare regole autorizzative specifiche per le diverse sedi e strutture dell’azienda.
