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Rendicontazione progetti

Tieni sotto controllo i costi dei progetti

Tracciare le ore lavorate (e di conseguenza i costi) su tutte le attività che si svolgono quotidianamente è oggi imprescindibile. Ciò vale in particolare nei casi di lavoro su commessa e fatturazione dei progetti a consuntivo. La rendicontazione progetti serve per assicurare il rispetto del budget e verificare l’utilizzo delle risorse. Sempre più aziende si accorgono dei vantaggi che il time tracking può portare alla pianificazione del lavoro, al controllo dei costi dei progetti e, in definitiva, alla crescita del profitto. Però senza adeguati strumenti questa attività può rivelarsi piuttosto complessa. Con il modulo timesheet di HR-Assistant potrai disporre in tempo reale di tutti i dati di rendicontazione. 

Tracciare i costi di progetti o commesse
Definizione dei codici di rendicontazione

Definisci i progetti

Puoi definire i progetti su cui il personale dovrà effettuare la rendicontazione on line in due modi:

  • direttamente dal sistema, attraverso la maschera dedicata di creazione del progetto.
  • importando un file excel contenente l’elenco dei progetti e le relative informazioni

Non vi è limite al numero di progetti che possono essere creati. Inoltre potrai gestire progetti pluriennali e conservare tutti i dati relativi ai progetti degli anni passati.

Assegna i progetti alle risorse

I responsabili possono definire i progetti su cui il dipendente potrà caricare le ore. In alternativa è possibile abilitare un dipendente a caricare le ore su tutti i progetti. Le assegnazioni dei progetti possono essere modificate in qualunque momento.

L’attività di rendicontazione commesse può essere effettuata con cadenza giornaliera, settimanale o mensile. Richiede pochissimo tempo al personale che deve semplicemente inserire le ore in corrispondenza ai progetti mostrati sulla pagina di rendicontazione.

Assegnazione di codici di rendicontazione

Controlli flessibili

Il sistema permette di controllare la coerenza tra le ore inserite nel timesheet e le ore di presenza del dipendente. Il controllo può essere disabilitato per consentire di rendicontare un numero di ore inferiore all’orario lavorativo.

E’ anche possibile utilizzare il timesheet per inserire le ore di ferie, permessi, malattia e di attività extra progetti.

Rendicontazione anche tramite la App

Per rendere la rendicontazione ancora più semplice e veloce abbiamo creato la app HR-Timesheet compatibile con dispositivi android e iphone. Con la app i dipendenti possono inserire i dati nel timesheet dovunque si trovino, anche in assenza di connessione dati. Inoltre risparmiano tempo non dovendosi autenticarsi ogni volta.

Reminders

Il sistema può inviare reminders ai dipendenti in prossimità della data di scadenza della rendicontazione. In questo modo si evitano ritardi e i manager potranno sempre avere a disposizione dati di rendicontazione delle attività corretti e completi.

Reports di consuntivazione chiari e completi

Data integration su foglio excel

Applicando tecnologie di data integration,siamo in grado di creare un collegamento dinamico ai dati di rendicontazione in un tuo foglio excel. In questo modo il foglio excel si aggiornerà automaticamente e non avrai più bisogno di scaricare e importare ogni volta i dati. Potrai visualizzare per ogni progetto sia i costi del personale sia i costi totali. Questa soluzione ti permette di tenere sotto controllo i costi dei progetti e di risparmiare molto tempo.

Export dei dati e Reporting

Il modulo timesheet consente di produrre diversi tipi di reports giornalieri o mensili. I dati possono essere riferiti ad un singolo dipendente oppure a tutti i dipendenti. I reports sono esportabili sotto forma di file excel. Il sistema conserva lo storico dei dati di rendicontazione consentendo quindi di produrre reports relativi a qualsiasi periodo temporale.

Approfondimenti

Rispetto dei tempi di rendicontazione

Non devi più sollecitare i dipendenti perché effettuino la rendicontazione entro le scadenze prefissate. Un meccanismo di comunicazione più che collaudato assicura che i dati siano sempre disponibili senza ritardi.

Anagrafiche dei progetti

Puoi inserire informazioni come il cliente, la linea di prodotto o servizio, allo scopo di aggregare i risultati per categoria. Puoi anche strutturare i progetti in sotto-progetti e gestire la relativa rendicontazione.

Assegnazione flessibile dei progetti

Puoi modificare in qualsiasi momento l’assegnazione dei progetti ai dipendenti. Il sistema ne terrà conto immediatamente e modificherà di conseguenza le scelte di rendicontazione che il dipendente avrà a disposizione.

Personalizzazione dei reports

Possiamo personalizzare i reports sulla base delle tue esigenze. E’ possibile anche associare costi orari ai dipendenti e costi fissi o variabili alle attività per rendicontare anche le quantità. Così sarà possibile calcolare in automatico i costi complessivi dei progetti.

Rendicontazione semplice e veloce anche dalla app

I dipendenti possono inserire i dati nel timesheet anche tramite la app HR-timesheet risparmiando tempo.

Integrazione dati dinamica

Tramite le più avanzate tecnologie di data integration possiamo creare un collegamento dinamico con i dati di rendicontazione  all’interno di un tuo file excel.

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Per saperne di più consulta il nostro manuale

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