Rilevazione presenze e timbrature on line con il software HR-Assistant Skip to content

Rilevazione presenze e timbrature online

Rilevazione presenze semplice e flessibile

Il modulo rilevazione presenze di HR-Assistant fa sembrare semplice un’attività che è in realtà molto complessa in quanto deve adattarsi alle più diverse esigenze della azienda cliente. Abbiamo creato un software altamente configurabile in termini di orari di lavoro, turni, contratti, gestione straordinari, tipologie di terminali di timbratura e di software paghe.

Il modulo rilevazione presenze include le timbrature, le ferie e permessi ed è integrato con il modulo straordinari e con il modulo rendicontazione.  Esso consente una gestione completa ed automatizzata delle presenze dei dipendenti, dalla raccolta delle timbrature, fino all’export dei dati verso il software paghe.

Può integrarsi con modalità diverse di raccolta delle timbrature: rilevatori presenze, timbratura da App HR-Assistant, o da QR Code generato dal modulo Gestione del personale e scaricabile su qualsiasi smartphone.

Timbratura da App HR-Assistant

Una soluzione innovativa, che elimina i vecchi terminali e consente la timbratura anche in sedi distaccate o provvisorie, è la timbratura da app installata sul proprio smartphone. Grazie alla geo-localizzazione il sistema può associare la timbratura alla sede di lavoro del dipendente, conservando solo il dato relativo alla predetta sede di lavoro, alla data e all’orario cui si riferisce la timbratura in coerenza con le indicazioni del Garante della Privacy relativamente al “Trattamento di dati personali dei dipendenti effettuato attraverso la localizzazione di dispositivi smartphone per finalità di rilevazione delle presenze”.

La timbratura si associa alle molteplici funzioni di accesso al sistema che si possono effettuare tramite l’App, per consentire a tutti i dipendenti di usufruire da qualunque luogo delle funzioni di HR-Assistant.

Timbratura con QR Code

HR-Assistant consente anche di effettuare la timbratura tramite QR-Code. Ci sono aziende che non dispongono di rilevatori presenze tradizionali ma l’amministrazione preferisce che la timbratura sia fatta localmente e non tramite App. In casi come questi, i dipendenti possono timbrare semplicemente caricando su un telefono o un tablet il proprio QR-Code. Questo verrà riconosciuto dal sistema attraverso un laptop o altro dispositivo di lettura interno all’azienda.

timbratura da app

Timbratura da rilevatori presenze

Il modulo Gestione presenze HR-Assistant è in grado di integrarsi con terminali di rilevazione presenze tradizionali, oppure con quelli biometrici di nuova generazione, importandone i dati nel cloud ai fini della elaborazione delle presenze.

Automazione dei controlli

Il modulo gestione presenze dipendenti di HR-Assistant può essere configurato con i differenti tipi di contratti di lavoro, di orari, di turni. Perciò è in grado di verificare la coerenza delle timbrature effettuate dal personale con gli orari di lavoro assegnati a ciascuno e tiene conto anche dei vari tipi di assenza possibili. Malattie, ferie e permessi compaiono quindi automaticamente nel foglio presenze del dipendente.

Gestione autonoma delle anomalie di timbratura

Può capitare di dimenticarsi di effettuare una timbratura, soprattutto se va effettuata sia all’ingresso che all’uscita o addirittura quattro volte al giorno, pausa pranzo inclusa. Il software di gestione presenze notifica tramite email ai dipendenti eventuali anomalie di presenza o timbratura e consente loro di inserire gli opportuni giustificativi. I dipendenti hanno la possibilità di controllare in ogni momento i propri dati di rilevazione presenze per verificarne la quadratura.

Controllo delle presenze

Il responsabile può controllare in qualsiasi momento i dati di presenza di tutti i dipendenti in modo da individuare gli eventuali problemi. Ha la possibilità di intervenire per poter gestire casi particolari modificando i dati generati dal software di gestione presenze, ad esempio per convertire ore di eccedenza in straordinario qualora il dipendente non fosse pre-autorizzato allo straordinario.

Inoltre, è possibile individuare facilmente, nel caso di prova di evacuazione o di reale emergenza, i presenti in azienda per poter effettuare i necessari controlli di sicurezza.

Il modulo gestione presenze permette anche di pianificare le presenze in sede quando una parte delle attività settimanali è svolta in smart working. Ogni dipendente ha la possibilità di informare ed essere informato attraverso un calendario interattivo sulle presenze nella sede di lavoro, sia per programmare riunioni che per evitare eccessivi affollamenti.

Integrazione con software paghe

La possibilità di esportare i dati delle presenze verso il software di elaborazione paghe è una caratteristica fondamentale per un sistema di rilevazione presenze.

Il modulo gestione presenze dipendenti di HR-Assistant consente di esportare i propri dati al software paghe usato dalla azienda cliente. Il sistema è in grado di adattarsi a qualunque software paghe in quanto il tracciato dei dati è configurabile.

Semplificazione della rilevazione presenze

Puoi facilmente gestire in modo completo ed automatizzato le presenze dei dipendenti, dalla raccolta delle timbrature fino all’export dei dati verso il software paghe.

Varie modalità di timbratura

Si può effettuare la timbratura usando diverse modalità: rilevatori presenze, timbratura virtuale con l’App HR-Assistant, QR Code personale.

Controlli automatici delle presenze

Puoi verificare con precisione le presenze nella sede di lavoro. Le anomalie verranno gestite automaticamente dal sistema. La programmazione dello smart working diventa facile e gestibile autonomamente dal personale.

Esportazione dei dati per i cedolini

Il sistema si adatta a qualunque software paghe. Puoi esportare i dati facilmente per trasferirli al consulente del lavoro.