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Informes de viajes y gastos con el módulo "HR Travel".

Software de informes de viajes y gastos sencillo y eficaz

El módulo de viajes de RRHH simplifica y agiliza los procesos, reduce los costes de gestión, evita errores y promueve la colaboración. El sistema apoya a la administración y a los empleados desde la organización y autorización de los viajes hasta la aprobación de los gastos para su reembolso en la nómina.

Organice su viaje

A la hora de organizar un viaje, es posible que se requiera cierta información esencial, como las fechas de salida y regreso, el propósito del viaje y el posible código de trabajo.

Dependiendo del tipo y la duración del viaje puede ser necesario solicitar la reserva de transporte, hoteles, coches de alquiler. Para los viajes de negocios al extranjero también puede ser necesario comprar moneda extranjera. HR-Travel le permite recopilar toda esta información de forma ordenada, enviarla a la oficina de viajes de la empresa o a la secretaría y solicitar fácilmente las autorizaciones necesarias.

Creación súper rápida de informes de gastos

A la vuelta de su viaje, HR Travel le ayuda a crear rápidamente informes de gastos. Otra ventaja es la aplicación móvil, que permite rellenar el informe de gastos desde la comodidad del tren, incluso sin conexión de datos, y adjuntar una o varias fotos de los recibos de todos los gastos realizados. De este modo, ya no correrá el riesgo de perderlos o de confundir los recibos de diferentes viajes. Además, la administración tendrá siempre online toda la información a su alcance, ahorrando tiempo y reduciendo el consumo de papel. De esta forma se consigue un aumento de la productividad de todos los sectores implicados y el cálculo del informe de gastos se hace muy sencillo.

Reembolso del kilometraje

El módulo HR-Travel incluye una función de gestión de reembolso de kilometraje, diseñada para los empleados que realizan frecuentes viajes de servicio en coche. Al introducir en el sistema la información sobre los viajes realizados y los kilómetros recorridos, todos los costes están siempre bajo control y se asocian automáticamente a los pedidos. Además, se ahorra mucho tiempo en comparación con la gestión tradicional en papel o con hojas de Excel.

Seguimiento de múltiples tipos de gastos

El módulo de informes de gastos de viaje de RRHH le permite distinguir entre los diferentes tipos de gastos de viaje de los empleados. De este modo, es posible llevar a cabo análisis destinados a optimizar los costes.

También es posible gestionar tanto el reembolso a tanto alzado como el analítico sobre la base de una lista, introducir las dietas de viaje, si las hay, y distinguir entre gastos en efectivo, en tarjeta de crédito de la empresa y en divisas.

Gracias a los campos de notas, puede transferir información y detalles a la administración sobre las distintas partidas de gastos.

Puede hacer un seguimiento tanto de los gastos realizados por el empleado como de los gastos adelantados por la empresa para calcular los costes totales del viaje.

Tarjetas de combustible para coches de empresa

El módulo de viajes de RRHH también ofrece soporte para la gestión de las tarjetas de combustible que, como saben, están sujetas a una estricta normativa.

Con HR-Travel todos los datos se crean en formato electrónico y se reduce la posibilidad de errores. El módulo hace un seguimiento de las compras de combustible, tanto si se realizan con una tarjeta de crédito de la empresa como si son propias, con el fin de gestionar los reembolsos y calcular correctamente el coste global de los vehículos de la empresa.

No hay que escanear y enviar por correo electrónico ningún formulario en papel y se reduce el riesgo de errores porque todos los datos están en formato electrónico desde el principio.

Análisis de datos

Con los diferentes tipos de informes de Analytics listos, el gestor puede ver los datos de los gastos de un periodo determinado y realizar varios tipos de análisis, por ejemplo, para identificar importes anormales u obtener estadísticas sobre los gastos de viaje. Para análisis más complejos, siempre es posible exportar todos los datos de los gastos en formato Excel y crear los gráficos más adecuados para las diferentes necesidades.

Cálculo del informe de gastos

Gracias al software de informes de viajes y gastos, es fácil calcular los informes de gastos y destacar los reembolsos que se deben pagar a los empleados. Además, puede descargar en un solo archivo y con un solo clic todos los recibos adjuntos a los informes de gastos que le interesen, sin tener que recuperarlos uno por uno desde el módulo de informes de gastos de los empleados. Tras las autorizaciones necesarias, los datos se envían a final de mes al asesor laboral para su pago mediante nómina.

Gestión de viajes sencilla y segura

Introduzca los datos de su viaje en HR Travel. Todas sus solicitudes de organización de viajes llegarán rápidamente y sin errores a la oficina de viajes de su empresa.

Se acabaron los problemas con los informes de gastos

HR-Travel le ayuda a rellenar el informe de gastos de los empleados. Gracias a la App, puedes hacerlo en cualquier lugar, incluso cuando no hay conexión a Internet, y adjuntar los recibos simplemente haciendo una foto con tu smartphone.

Cálculo rápido y sencillo del informe de gastos

Los cálculos de los informes de gastos de los empleados estarán inmediatamente listos para enviarlos para su reembolso al asesor laboral. Con un solo clic podrá descargar todos los archivos de recibos y facturas que le interesen.

¿Y si usas el coche?

HR-Viaggi también ofrece apoyo para la gestión de la tarjeta de combustible en el caso de los coches de empresa. Si, por el contrario, utiliza su coche para viajes de servicio, HR-Travel incluye la funcionalidad de gestión de reembolso de kilometraje.

Identifica y analiza los distintos tipos de gastos

Los campos disponibles en nuestro formulario de informe de gastos le permiten introducir información amplia y detallada sobre los gastos de viaje de los empleados. Estos datos pueden analizarse para obtener información útil sobre los costes y su evolución en el tiempo.

Se adapta a su organización

El flujo de trabajo de autorización es extremadamente flexible y configurable y puede adaptarse a cualquier organización, desde la más sencilla hasta la más compleja. Puede crear reglas de autorización específicas para las diferentes ubicaciones e instalaciones de la empresa.