Welfare e beni aziendali
Gestire e tracciare i beni aziendali significa risparmiare
Senza un sistema automatico di gestione e controllo dei beni aziendali, ogni assegnazione di beni ai dipendenti è laboriosa e comporta dei rischi. Disporre di una lista di beni aziendali assegnabili con un processo semplice può portare a notevoli risparmi di tempo e denaro. Infatti, i costi amministrativi e di gestione si riducono fortemente, così come il rischio di sbagliare nel tracking manuale dei beni e dei processi di approvazione o restituzione. Inoltre, senza una gestione efficace esiste il pericolo di perdere traccia degli asset aziendali e di non essere in grado di compilare correttamente il libro cespiti o registro dei beni ammortizzabili.
Sia per i beni materiali, sia per i beni immateriali come il welfare aziendale o i benefit, è necessario disporre di un inventario e di un sistema di tracking delle assegnazioni flessibile e configurabile. Inoltre, un buon sistema di gestione degli asset deve permettere di tracciare e notificare le eventuali date di scadenza del materiale. Solo così, infatti, si può assicurare che gli adempimenti in termini di sicurezza e qualità siano rispettati.
Il modulo di gestione dei beni aziendali di HR-Assistant è stato creato partendo da queste esigenze, frequenti sia tra aziende piccole e poco strutturate sia tra aziende grandi e dotate di sistemi ERP. In assenza di appositi sistemi, il software può anche tracciare la disponibilità dei beni man mano che vengono assegnati o restituiti, così da consentire una semplice gestione del magazzino.
Tieni organizzato l’inventario dei beni
Con il modulo di gestione welfare e beni aziendali di HR-Assistant puoi organizzare gli asset per categorie e definire il livello di controllo che si richiede per ciascuna categoria. All’interno delle categorie puoi tenere organizzati i singoli beni o gruppi di beni.
Grazie al motore di ricerca per categoria, nome e codice è facile trovare il bene aziendale e verificarne ad esempio data di scadenza e disponibilità. Allo stesso modo, se è stata creata un’assegnazione di beni la si può rintracciare cercando per bene, per dipendente o anche per sede di riferimento del dipendente.
Controlla il processo di assegnazione
A seconda del livello di controllo scelto per ciascuna categoria di asset, è possibile definire se i dipendenti possono creare assegnazioni di beni e restituire materiale liberamente. Inoltre è possibile scegliere se avviare il processo di autorizzazione che coinvolge i loro responsabili, o se potranno ricevere solamente le assegnazioni dai superiori. Pur mantenendo una notevole flessibilità d’uso, il software guida gli utenti ad un uso corretto dei processi in modo da garantire la tracciabilità e la facilità di gestione.
E’ anche possibile specificare il numero di beni da assegnare di volta in volta. Il sistema verificherà immediatamente la disponibilità a seconda del numero di beni totali disponibili e delle assegnazioni precedenti. In caso di mancata disponibilità può essere comunque creata e notificata l’assegnazione ma lo stato risulterà “non disponibile” fino a quando alcuni dei beni già assegnati non saranno restituiti.
Una soluzione per tutte le esigenze
E’ possibile specificare un codice per ogni singolo oggetto per gestire telefoni, cellulari e SIM, auto aziendali, carte di credito, tablet, stampanti, noleggi ecc. Per altre tipologie di beni, come voucher e ticket restaurant, coupons o piccoli oggetti, è preferibile la gestione e assegnazione multipla. In questo caso, il software traccia la disponibilità del magazzino automaticamente. Inoltre grazie all’integrazione con lo scadenzario di HR-Assistant monitorare le scadenze dei dispositivi di protezione personale (DPI) o altri beni che richiedono particolare attenzione è facile e veloce.
Facile da usare da tutti i dispositivi
Beni aziendali ed assegnazioni sono immediatamente visualizzabili dal personale in qualsiasi luogo si trovino, anche da smartphone e tablet.
Integrazione con lo scadenzario
Il modulo di welfare e beni aziendali è integrato con lo scadenzario di HR-Assistant, con un click puoi monitorare le scadenze ed assicurarti che i dispositivi di sicurezza o i benefit siano rimpiazzati prima della scadenza.
Controllo delle assegnazioni
Le assegnazioni di beni seguono la stessa logica di controllo degli accessi di HR-Assistant ma offrono alcune funzionalità extra. Ad esempio, è possibile bloccare la richiesta da parte di dipendenti e richiedere il processo di assegnazione completo con notifiche email ed approvazione.
Gestione automatica del magazzino
La disponibilità di beni è automaticamente verificata durante le assegnazioni ed aggiornata a seguito di restituzioni. In mancanza di materiale le assegnazioni vengono segnalate come non disponibili.
Ricerca rapida di beni ed assegnazioni
Con la ricerca tramite categoria, codice, dipendente e sede è possibile trovare gli asset desiderati facilmente e senza sforzo. La strutturazione per categorie aiuta a tenere organizzato l’inventario.
Flessibile ed adattabile
Il modulo è pensato per poter aiutare nella gestione dei beni di vario genere e in diversi contesti. Ad esempio, può essere usato per la gestione di telefoni, cellulari e SIM, auto aziendali, carte di credito, tablet, stampanti, noleggi, voucher e ticket restaurant, coupons, DPI ecc.
